Université de La Rochelle Master 2 Pro Management de projet Projet de déploiement Corfdir, Leyssenne, Lucas, Judde, Huguet Mars 2006

Transmission des consignes Organisation d’une semaine type du chef de projet Gestion de l’équipe : Règles Préparation des règles non négociables Incidents - Classification - Impact

Transmission des consignes

Consignes avant déploiement Consignes en cours de déploiement Retour des Consignes

Consignes avant déploiement Les consignes sont données lors des journées de formations (formations et périodes d’essais) par l’Assistant Chef de Projet aux : Correspondants Régionaux Déployeurs

Consignes en cours de déploiement Consignes Urgentes : Le Chef de projet contacte directement la ou les personnes à informer : Téléphone fixe ou mobile… Consignes non urgentes Consignes récurrentes

Consignes non Urgentes Entretiens téléphoniques Assistant chef de projet/Correspondant régional Entretien lors de rencontres chef de projet/PDG des concessions Le correspondant régional informe le déployeur lorsqu’il se rencontre en début/fin de tournée.

Consignes récurrentes Le correspondant régional informe le déployeur de chaque nouvelle tournée hebdomadaire et de ses spécificités le vendredi soir. Il lui remet un Road Book . Le CP et l’Assistant CP maintiennent des rapports privilégiés et se rencontrent tous les mercredis.

Retour de Consignes Le Déployeur et le Correspondant régional entretiennent des rapports téléphoniques privilégiés et réguliers. Le Correspondant régional traite l’information lui-même ou/et la fait parvenir à l’Assistant CP.

Organisation d’une semaine type du chef de projet

Planning hebdomadaire général JOURNEE TACHE MAJEUR ASSISTANCE Mardi Suivi général du projet Chef de projet Mardi AM Réunions d'avancement Assistant Chef de projet et le correspondant régional Mercredi Comité de pilotage Chef de projet et l'assistant chef de projet Jeudi Suivi des concessions Chef de projet et PDG de la concession Vendredi Lundi Comité directeur Chef de projet, assistant et maîtrise d'ouvrage

MARDI : suivi général du projet Suivi et respect du planning Suivi et respect du budget Suivi de l’équipe projet Bilan sur le projet => anticipation

Mardi AM : réunion d’avancement Tâche déléguée à l’assistant chef de projet Réunions téléphoniques Avec le correspondant de chaque région Rapport d’avancement

AVANCEMENT Concessions faites? Problèmes rencontrés?

MERCREDI : comité de pilotage Avec l’assistant chef de projet Solutions choisies Mise en place des actions correctives Suivi du projet Maîtrise des risques

JEUDI & VENDREDI : suivi des concessions Réunions sur place Avec le PDG de la concession État des lieux : validation ou non

LUNDI : comité directeur Avec la maîtrise d’ouvrage Avancement du projet

Gestion de l’équipe : Règles

Organigramme Le correspondant régionale Le déployeur L’assistant déployeur

CHEF DE PROJET ASSISTANT CHEF DE PROJET Assistant déployeur 2 PARIS Responsable Région 1 Déployeur 1 RENNES Responsable Région 2 Déployeur 2 BORDEAUX Responsable Région 3 Déployeur 3 LYON Responsable Région 4 Déployeur 4 REIMS Responsable Région 5 Déployeur 5 MARSEILLE Responsable Région 6 Déployeur 6

Correspondant régional (CR) 50% du temps Présent pour le départ et le retour du déployeur Disponible à 100% de son temps au téléphone

Planification des RDV en concessions Réservation des hôtels En contact permanent avec l’assistant chef de projet

Le déployeur Respect de la mission chez le client Grande mobilité Respect des plannings Organise avec le CR le départ du lundi et le retour le vendredi Fait un point chaque jour avec le CR

En cas de maladie : prévenir au plus vite le CR ou l’assistant CP Dispose d’une carte autoroute et carburant Dispose d’un téléphone portable Conditions des déplacements à respecter Avantage panier repas pour chaque midi Prime de déplacement et d’objectifs

L’assistant déployeur Sous les ordres de l’assistant CP avant affectation A son arrivée dans la région, il doit respecter les mêmes règles que les autres déployeurs Même mission que les autres déployeurs

Préparation des règles non négociables

Le matériel informatique Les moyens humains Organisation du projet Gestion du planning

MATERIELS INFORMATIQUE Matériels informatique commandés avant projet pas de rupture de stock Matériels informatique abîmés ou endommagés retour aux fournisseurs remplacement par les fournisseurs

MOYENS HUMAINS Assistant Chef de Projet Personnes non compétentes connaissances en management compétences gestion d’équipe Personnes non compétentes arrêt du contrat (période essai) pas de perte de temps

MOYENS HUMAINS 1 concession / personne / jour lorsqu’une région est terminée soutient des déployeurs à une autre respect délais

ORGANISATION DU PROJET ATTENTION AUX JOURS FERIES S’assurer de la présence du responsable informatique des concessions déplacement congé Rendez-vous concessions 2 semaines avant fermetures éventuelles planification tournées

ORGANISATION DU PROJET Réservation hôtels 1 semaine avant fonction des tournées selon disponibilité Tournée de la semaine en cours préparée et chargée le vendredi précédent prête pour le lundi matin

GESTION DU PLANNING Aucunes perturbations de fonctionnement 1H pour le transfert des données 6 PC en même temps temps suffisant Autres tâches pendant le transfert des données

GESTION DU PLANNING Somme pour frais d’hôtel/repas Carte d’autoroute (télépéage) pas pour des fins personnelles relevés factures Téléphone portables

Incidents - Classification - Impact

Incidents essentiels (bloquants) Incidents importants (majeurs) Incidents relatifs Incidents faibles (accessoires)

Arrêt Maladie et gestion. Incidents Essentiels Annulation site (visite de ministre, prolongation de chasse à la palombe, tour de France, événement particulier…..) Il faut être très vigilant sur les éventuels événements dans chaque étape de tournées, l'assistant CP doit s'assurer des événements possible dans chaque étape de tournées. Incidence sur l'organisation des tournées des déployeurs, Arrêt Maladie et gestion. La personne qui se trouvera en arrêt maladie doit immédiatement prévenir son délégué régionale, en cas d'impossibilité il doit appeler directement l'assistant CP qui gère les deux assistants déployeurs pour les transférer dans la région concerné. Dans le cas ou le congé maladie dure longtemps, on prendrait un intérimaire que l'on formerait et qu'on l'on mettrait en doublon pour que cette personne ait un référent.

Saturation dispo ligne FT dans le cas de multi PVS Incidents Importants   Saturation dispo ligne FT dans le cas de multi PVS Ce problème sera réglé avant le début du projet, comme toutes les questions relatives à FT. France Télécom (Chemin critique, Délai, Transpac) L'assistant CP a à sa charge les questions relatives avec FT et dans les questions de délais, on sait qu'il s'y ait pris en temps et heure. Stockage, topologies et Accès Délégations de Province (Unique et spécifique à chaque Délégation). Se renseigner sur les éventuels travaux aux alentours des délégations régionales, vérifier que les semi remorque peuvent accéder aux zones de livraison sinon prévoir un local accessible et sécurisé accessible à un autre type de véhicule de moindre tonnage Le 1er Master Le premier Master est réalisé par le fabricant donc peu de risque de faille et le matériel nous est livré avec le master installé et un Master sur cd fourni au cas ou il y a un problème Manque de documentation portable aux Concessionnaire et refus (Prise en main impossible) Risque faible car au préalable, nos services ont réalisés un mode d'emploi détaillé de l'utilisation du logiciel et de son environnement

Livraison vérolée Stations, Serveurs, Portables. Effectuer un contrôle strict et rigoureux de chaque matériel à la réception, si Pb, le renvoyer immédiatement avant le début du projet afin de n'occasionner aucune gêne Commande ligne FT. Ce délai de 6 semaines demandé par FT, peut, à certaine période et sur certaine région, être repoussé parfois à 12 semaines ! C'est un problème constant sur toute la durée du déploiement avec pour conséquence des annulations de migrations à J - 1. Chaque concessionnaire a à sa charge la commande d'une ligne téléphonique (connexion internet) avant une date fixée par nos soins. Ils doivent nous faire état de leur avancement de l'état des commandes de lignes, Avant une autre date fixe, choisi par nos soins, le correspond régionale doit s'assurer que les connexions internet sont bien en place et effective Montée en charge incidents proportionnelle au déploiement Avec notre gestion hebdomadaire des problèmes comme vu dans la partie C (Elodie) nous avons peu d'incidence.

Une délégation Régionale perd 2 moniteurs sur le déploiement Incidents Relatifs   Une délégation Régionale perd 2 moniteurs sur le déploiement S'il y a une perte de moniteur, cela veut dire qu'il y a eu une complaisance à l'intérieur de la délégation régionale, donc il nous est pas forcement aisé de retrouver le fautif même si une et seulement une seule personne détient la clé du local où sont stockés les matériels. Il sera donc à la charge de la délégation régionale de racheter le matériel manquant. Les Vols Risques faibles pour le stockage matériel dans les délégations régionales (Bâtiment sous télésurveillance) mais il réside un risque important pour le matériel dans les camions lors des nuits a l'hôtel. Parking de l'hôtel pas très sécurisé,

Les DOA (Traitement et Statistique) Traitement : retour immédiat au fabricant. Dans chaque tournée, chaque déployeur embarque 10% de materiel en plus pour ne pas etre géné par les DOA. Statistique : quantifier le nombre de matériel DOA et eventuellement demander une remise supplémentaires du fait des DOA. Transporteurs. Ponctualité Dans notre cas ce risques n'existe quasiment plus car le matériel est livré avant le début du déploiement, ce qui nous laisse une marge de manœuvre suffisante pour commencer le projet. Equation : Nombre Sta/Svr/Ptb/// Capacité de stockage /// Rythme de livraisons /// Besoins en déploiement. Dans nos hypothéses, nous avons prévu que l'ensemble des livraisons se faisait avant le début du projet dans les délégations régionales. Nous avons estimé suivant vos indications que chaque délégation dispose d'un espace de stockage suffisant pour l'ensemble de la livraison. Donc du point de vue dela capacité de stockage cela n'a qu'une incidence faible sur le projet. Du point de vue du besoins en déploiement, nous prévoyons que chaque déployeur embarque avec lui 10% de matériel supplémentaires pour ne pas être géné en cas de problème.

Remasteurisation des lots de stations et de serveurs. On laisse la materiel en doublons et on demande au fabricant de se déplacer pour la remasterisation en SAV, on peut exiger de lui une indemnité pour le manque à gagner sur l'organisation des tournées. Les bricoleurs soft Il y a un risque potentiel qu'une connaissance d'un membre du personnel viennent bidoullier dans les configuration standard du matériel. CELA EST A PROSCRIRE FORMELLEMENT. Tout changement dans la plateforme sera sanctionné. La concession aura à sa charge les frais de remise en état de a plateforme. Electricité dans agence A l'heure d'aujourd'hui, les coupures d'électricité sont très rare. Chaque délégation a des lignes électrique a potentiel suffisants pour fournir l'ensemble du matériel.

Camions en mauvais état. Incidents Faibles   Changement de configuration le jour de l'installation avec refus de déploiement en chantage. Aucun risque car nous avons précisé dans les règles non négociables que la configuration pouvait être changer sous certaines conditions. Camions en mauvais état. Nous n'avons de pb de ce coté la car nous des camions MASTER loué chez Renault Rent, les camions sont soit neufs soit de faible kilométrage Le Froid ! On a prévu de réaliser les régions délicates du point de vue des conditions climatiques dans les saisons les plus favorables à notre travail Mobilier Concessionnaire non adapté On a considéré que les concessionnaires ont le mobilier adéquat au nouveau matériel et que si ce n'était pas le cas, il sera à sa charge de fournir du mobilier adéquat au nouveau matériel Méconnaissance Concessionnaire sur nouveau matériel (Souris) Autoformation des membres de la concession par l'un des dirigeants de la concession

Déstockage inter Délégation Dans notre cadre, le stockagedu matériel se fait dans chaque délégation avec un surplus de 10%, donc dans nos prévisions, il n'y aura pas de déstckoage inter délégation Qualiparc (nomenclature/référentiel) La gestion du matériel est géré de tel facon que à chaque tournée, l'ensemble du matériel embarqué est compté comme destocké. Donc dans le suivi du matériel, c'est le délégué régional qui se charge de faire l'enregistrement du matériel. Ouvert le samedi et fermé le Lundi Les concessions sont en général ouvertes du mardi au samedi mais certaines sont ouvertes du lundi au vendredi, cela n'a pas une incidence énorme car nos tournées sont prévus sur 5 jours.