La logistique d’une opération de communication événementielle Communiquer par l’événement La logistique d’une opération de communication événementielle Carole Leoni - Année 2004/2005

LA LOGISTIQUE D’UNE OPERATION DE COMMUNICATION EVENEMENTIELLE C’est : Choisir le lieu adéquat Gérer les éditions Élaborer le fichier invités Gérer l’accueil des personnes Concevoir et mettre en place une signalétique opérationnelle et efficace Gérer la restauration Gérer les transports et les transferts Gérer l’hébergement

CHOISIR LE LIEU ADEQUAT Identifier les différents moyens pour trouver un lieu Internet, guides, connaissances perso… Identifier les critères standards qui permettent de comparer et de sélectionner un lieu en fonction : des capacités en salle, en surface d'exposition… des moyens techniques disponibles des capacités d'hébergement (Qualitatif & Quantitatif) d'adaptabilité aux tonalités de l'opération de la situation géographique des coûts (rapport qualité/prix) dates de disponibilités

CHOISIR LE LIEU ADEQUAT Apprécier l'ampleur de son projet événementiel et déterminer ses propres critères de choix en fonction de ses propres contraintes et de ses attentes objectifs de l'événement cibles nombre de personnes attendues dates souhaitées et durée de l'événement format de l'événement budget imparti

CHOISIR LE LIEU ADEQUAT Préparer la visite de repérage pour collecter un maximum d'information en un minimum de temps Analyser les éléments récupérés par rapport aux contraintes et attentes (tableau récapitulatif : points positifs / points négatifs)

GERER LES EDITIONS Réaliser les différentes éditions carton d’invitation, coupons réponses, contremarques, badges, fichets transport… Déterminer les éléments logistiques devant figurer sur le carton d'invitation accès, plan, parcours voiture, gare et parking proches… Établir le planning du poste "Éditions" Identifier les différentes étapes de la réalisation de tout document rédaction des textes, proposition, corrections et validation maquette, correction maquette, choix des papiers épreuve de contrôle, signature du BAT (Bon à Tirer) impression livraison 

GERER LES EDITIONS Évaluer la durée nécessaire pour la réalisation de chaque étape Déterminer dans le temps les actions à entreprendre Sélectionner le ou les fournisseurs pour la réalisation de ces documents Coordonner l’ensemble

LA GESTION INFORMATIQUE DES INVITES Élaborer le fichier des invités (Logiciels Excel & File Maker Pro…)  Selon la complexité de l’événement, définir les paramètres à prendre en compte dans l'élaboration du fichier invités (les renseignements à intégrer dans le fichier) invités VIP intervenants hébergement/transport choix ateliers…

LA GESTION INFORMATIQUE DES INVITES Établir un planning du poste "Gestion des invités" Répertorier l'ensemble des opérations à mener envoi des invitations / sortie d’étiquettes suivi des réponses, relances, bilan des réponses envoi des confirmations réalisation des badges édition des différents listings Déterminer dans le temps des actions à entreprendre Déterminer les dates clefs (début de l'action/ fin de l'action)

GERER L’ACCUEIL DES PERSONNES (invités, participants, intervenants…) Identifier les éléments à prendre en compte, les points critiques, les points de blocages possibles nombre de personnes à accueillir, typologie des personnes à accueillir type d’événement, lieu de l’opération, la durée de l’opération le timing…

GERER L’ACCUEIL DES PERSONNES (invités, participants, intervenants…) Élaborer le principe d’accueil et définir la mission des hôtesses et des agents de sécurité hôtesses d’accueil (procédure d’inscription, remise de documentation, remise de badges, traitement des litiges…) gestion des flux… hôtesses en salle (contrôle des entrées, passage des micros, distribution et récupération des casques d’interprétation…), agents de sécurité missions d’encadrement et d’accompagnement Préparer les briefing

CONCEVOIR ET METTRE EN PLACE UNE SIGNALETIQUE OPERATIONNELLE ET EFFICACE Signalétique spécifique et signalétique directionnelle  Repérer les différentes formes, matières et supports de signalétique à disposition : totem, drapeau, kakemono, projections… kadapak, plexi, drop paper, impression photo, impression tissu, bâche… Choisir et réaliser une signalétique pertinente en fonction des caractéristiques du projet : accueil selon le lieu, typologie des invités, budget imparti…

GERER LA RESTAURATION Définir les besoins en restauration, en fonction : du type d’événement de la typologie des invités du budget imparti du nombre de personnes du timing…  Choisir la formule adéquate pauses café, cocktail, déjeuner/dîner assis, dîner de gala…

GERER LA RESTAURATION Établir un cahier des charges et sélectionner le traiteur après appels d’offre Étudier le principe de disposition (buffet, table…) et choisir la décoration Coordonner l’ensemble confirmer au traiteur le nombre de participants, vérifier la mise en place, les plans de table…

GERER LES TRANSPORTS ET LES TRANSFERTS Évaluer les besoins en transport Identifier les différentes actions à mener dans le cadre d'une gestion des transport choix d’un transporteur officiel négociation des tarifs (fichets SNCF, fichets Air France…) affrètements spéciaux Évaluer les besoins en transferts, par exemple : accueil spécifique ou mise en place navettes aéroport, gare, ... liaisons entre les hôtels et le lieu de la manifestation déplacements lors des réceptions, des soirées, des excursions…

GERER LES TRANSPORTS ET LES TRANSFERTS Identifier et distinguer les différents moyens que l'on peut mettre en place navettes / autocars station de taxi mobile carte de circulation transport en commun service de location de voitures voitures avec chauffeur

GERER LES TRANSPORTS ET LES TRANSFERTS Identifier les éléments à prendre en compte, les points critiques, les points de blocages possibles, par exemple : typologie des personnes (VIP, public...) temps imparti budget imparti capacité du parking du lieu de la manifestation Choisir les solutions (ou moyens) pertinentes en fonctions des caractéristiques du projet

GERER L’HEBERGEMENT Définir les besoins en hébergement, en terme de : nombre de chambres et de nuitées nécessaires publics (participants, intervenants, organisateurs…) catégories (4*, 3*, 2*) Identifier et distinguer les différentes formes de gestions possibles   gestion directe de l'hébergement gestion par un intermédiaire