FORMATION Office 2003 (1) WORD 2003 TOPSOFT FORMATION Office 2003 (1) WORD 2003 Patrick QUINIO Édition novembre 2008

SOMMAIRE Création d ’un document Présentation des outils de mise en page Utilisation des tableaux Correction du texte Publipostage Créer un modèle Personnaliser Word et gérer les fichiers

Création d ’un document Ou cliquer sur Fichier Cliquer sur nouveau document Cliquer sur nouveau document Ou choisir un type de modèle Choisir un modèle Choisir un modèle

Enregistrer un document Cliquer sur Fichier Ou cliquer sur enregistrer sous Cliquer sur enregistrer Donner un nom pour ce nouveau fichier

Présentation des outils de mise en page Marges En tête et pied de page Formatage du texte Justification, polices Styles Sommaire automatique Insertion d ’objets (images, données)

Mise en page Position de la reliure Important en cas de recto verso Régler les marges Cliquer sur Papier Cliquer sur Disposition Cliquer sur Fichier Sélectionner le format du papier (A4 par défaut) Préciser l’orientation de la page Configurer les en-tête et pied de page Cliquer sur Mise en page

En tête et pied de page Cliquer sur Affichage Tout ce qui sera inséré dans cette zone apparaîtra sur toutes les pages du document ou de la section suivant les options.

Formatage du texte Alignement: Grandeur de la police Style de police: - Gauche - Centré - Droite - Justifié Grandeur de la police Style de police: - Gras - Italique - Souligné Police de caractères Barre de menu Barres d ’outils Couleur de la police Barres d’état

Edition Grace à ces boutons vous pouvez annuler une ou plusieurs de vos actions ou les rétablir

Styles Un style définit les caractéristiques d ’un titre, sous-titre, paragraphe etc… On peut utiliser des styles prédéfinis ou créer ses propres styles. L ’intérêt de l ’utilisation d ’un style est de gagner du temps dans la mise en page d ’un document et d ’avoir une homogénéité dans leur présentation.

Styles (caractères) Pour un style personnalisé cliquer sur Format Style de paragraphe Choisir la Police de caractère Choisir le style Choisir la taille Sur Style mise en forme Nommer le Style Choisir les options Cliquer sur nouveau cliquer sur Format Cliquer sur Police

Styles(paragraphe) Pour un style personnalisé cliquer sur Format Style de paragraphe Choisir l’alignement du texte par rapport aux bords de la page Choisir la hierarchie (titre, sous-titre etc…) important pour faire un sommaire automatique Cliquer sur enchainements Sur Style mise en forme Options pour éviter qu’une phrase ou un mot soit coupé par un saut de page ou un saut de ligne Fixer la position du texte par rapport aux bords Nommer le Style Cliquer sur nouveau Fixer la position du paragraphe par rapport aux précédents et suivants cliquer sur Format Cliquer sur Paragraphe

cliquer sur Tabulations Styles(Tabulation) cliquer sur Format cliquer sur Tabulations

Styles(Bordures) Préciser la distance séparant le texte des bordures Choisissez le style de lignes Personnaliser l’encadrement pour chaque coté Choisissez la couleur de lignes Choisissez l’épaisseur de lignes Cliquer sur option cliquer sur Format cliquer sur Bordures

Choisir la langue utilisée pour ce paragraphe Styles(Langue) Choisir la langue utilisée pour ce paragraphe cliquer sur Format cliquer sur Langue

Styles(Cadre) Choisir la position du texte par rapport à un cadre(ce peut-être une photo ou un autre paragraphe encadré) cliquer sur Format cliquer sur Cadre

Styles(Numérotation) Choisir un style de liste cliquer sur Numéro ou des lettres cliquer sur hiérarchisation cliquer sur Style de liste Détermine le style d’une liste ici des puces Détermine le hiérarchisation des listes imbriquées Détermine le style d’une liste ici des numéros cliquer sur Format cliquer sur Numérotation

cliquer sur Touches de raccourci… Styles() Choisir les combinaisons de touches que vous voulez pour accéder directement au style choisi cliquer sur Format cliquer sur Touches de raccourci…

Sommaire automatique Cliquer sur Insertion Préciser le nom des styles par niveau de titre, sous titre etc… Si vous avez sélectionner tout le texte du document avant ceci est automatique Cliquer sur Insertion Cocher cette case pour avoir un menu à partir des styles Précisions sur la présentation du Menu Cocher la case niveaux hiérarchiques Cliquer sur Référence puis tables et index Sélectionner un modèle de style de Menu Sélectionner le nombre de niveau (Titre, sous-titre, etc…) à afficher dans la table des matières Cliquer sur option

Insertion d ’objets Un objet peut être un dessin, une photo, un graphique, en règle générale il s ’agit d ’un élément qui a été créé par un autre logiciel. Le fait de double cliquer sur un objet ouvre le logiciel qui l ’a créé (s’il est disponible) pour en permettre la modification.

Insertion d ’objets Cliquer sur Insertion Cliquer sur Insérer une forme Cliquer sur Images clipart ou A partir du fichier, un scanner, etc… pour une photo Cliquer sur Formes automatiques Choisir la forme désirée Cliquer sur WordArt Choisir un modèle Cliquer sur Organigramme Remplir les cases

Cliquer sur graphiques Insertion d ’objets Créer un graphique à partir d’une feuille de données Word ou à partir d’un document Excel Cliquer sur graphiques

Choisir le type de Diagramme Insertion d ’objets Cliquer sur Diagramme Choisir le type de Diagramme Cliquer sur OK

Lien hypertexte Un lien hypertexte permet en cliquant dessus d’aller directement dans une autre partie du document, dans un autre document, ou même (si vous êtes connecté) dans un document internet ou intranet. Un intranet fonctionne comme internet mais dans un réseau privé(au sein d’une entreprise par exemple).

Lien hypertexte Cliquer sur Lien hypertexte Selectionner le texte qui va donner le lien Sélectionner le fichier cible du lien

Utilisation des tableaux Création et modification d ’un tableau Additionner les données d ’un tableau Tri dans un tableau

Cliquer sur l’icône tableau Création d ’un tableau Faire glisser la souris en maintenant le bouton gauche enfoncé pour obtenir le nombre de case désirées Cliquer sur l’icône tableau

Modification d ’un tableau Pour regrouper 2 cases en une seule Cliquer sur tableau et fusionner les cellules Sélectionner les 2 cases avec la souris Ou en appuyant sur la touche  (maj.)

Formules de tableau Remplir la formule et cliquer sur OK Cliquer sur tableau et formule Pour obtenir le montant total formule = B2*C2

Aditionner les cellules Cliquer Tableau, Formule Sum (above) pour une colonne Sum(left) pour une ligne si les données sont à gauche. Pour additionner les valeurs de la colonne D cliquer sur cette case

Trier les données d’un tableau Cliquer sur tableau, Trier Sélectionner les lignes à trier Sélectionner la colonne du premier critère de tri Indiquer l’ordre de tri

Correction du texte Correction d ’orthographe et grammaticale.

Correction d ’orthographe et grammaticale Correction automatique Cliquer sur Outil, option de correction automatique Cocher les options qui vous intéressent

Forcer la correction Nota: pour corriger une parti du texte sélectionner la partie à corriger et cliquer sur l’icône Cliquer sur icône

Publipostage Le publipostage ou « mailing » est une méthode pour envoyer la même lettre à plusieurs personne mais en les personnalisant de façon automatique à partir d ’un fichier de données Vous devez pour cela avoir un fichier avec les données dont vous avez besoin.

Publipostage Vous pouvez avoir vos données dans une base de données type Access ou SQL. Vos données peuvent êtres aussi dans une feuille Excel Ou encore dans une feuille de donnée Word. Vos sources de données sont accessibles par le dossier spécialisé « Mes sources de données »

Publipostage Cliquer sur Outil, lettre et publipostage, fusion et publipostage Mr Nous sommes heureux de vous annoncer que vous avez gagné Choisir le document Choisir lettre si vous faite un envoie postal Choisir message électronique si faite un envoie par mail Suivre les étapes en cliquant sur suivante Suivre les étapes en cliquant sur suivante

Publipostage Cliquer sur Parcourir Pour une source à partir d ’un document office cliquer sur DSN ODBC Ou créer une nouvelle source Cliquer sur suivant Pour selectionner le fichier contenant la source Sélectionner à quel programme appartiennent vos données Sélectionner une source de données Puis sur suivant

Publipostage Lorsque la liste des données s’affiche vous pouvez sélectionner tout ou une partie des données de la source Cliquer OK Cliquer sur suivant

Le champ « Prénom » s’affiche Cliquer sur autres éléments Publipostage «Prénom» Vous écrivez maintenant votre lettre mais lorsque voulez mettre une info correspondant à une personne par exemple le prénom Le champ « Prénom » s’affiche Cliquer sur autres éléments Choisir prénom Cliquer pour fermer le fenêtre Puis insérer Cliquer sur suivant

Ici se trouve la barre d’icône de Publipostage Le premier prénom de la source de donnée s’affiche Utiliser ces boutons pour faire défiler les données Ou encore ces boutons Cliquer sur suivant

Cliquer ici pour imprimer Ou encore ce bouton Si c’est un envoie par messagerie internet cliquer sur ce bouton

Créer un modèle Qu ’est ce qu ’un modèle Pour créer un modèle Un modèle est un document de base dans lequel figure tout les paramètres communs à ce type de document. Par exemple, l ’entête, le pied de page, le style etc… Pour créer un modèle Préparer un document type puis l ’enregistrer au format .DOT

Créer un modèle Cliquer sur Enregistrer sous Cliquer sur Fichier Taper le nom du fichier Cliquer sur la flèche Type de fichier Cliquer sur Modèle de document

Personnaliser Word Cliquer sur la commande à rajouter, maintenir le bouton enfoncé glisser la commande sur la barre d ’outil à modifier et lâcher le bouton à l ’emplacement désiré Sélectionner la ou les barres d’outils dont vous avez besoin Pour ajouter un outil à une barre cliquer sur Commandes Cliquer sur outils, personnaliser Pour modifiier l’image du bouton cliquer avec le bouton droit Cliquer sur modifier l’image du bouton puis sur l’icône que vous voulez