MENER UNE ETUDE PREALABLE C. BERNARD septembre 2007

SAVOIR OU ALLER … AVANT D’ALLER PLUS LOIN Mener une étude préalable Une réponse adaptée Face à un environnement instable … Face à des enjeux importants … Face aux interrogations des responsables … Face aux coûts croissants … SAVOIR OU ALLER … AVANT D’ALLER PLUS LOIN ETUDE PREALABLE

Mener une étude préalable PLAN Définition et enjeux  Démarche Place de l’étude préalable Déroulement de l’étude préalable Dossier de choix Sortie de l’étude préalable Outils Liste des outils utilisables Tableau des objectifs, contraintes, problèmes Sous-ensemble représentatif Évaluation de l’étude préalable Conclusion

Mener une étude préalable PLAN Définition et enjeux  Démarche Place de l’étude préalable Déroulement de l’étude préalable Dossier de choix Sortie de l’étude préalable Outils Liste des outils utilisables Tableau des objectifs, contraintes, problèmes Sous-ensemble représentatif Évaluation de l’étude préalable Conclusion Définition et enjeux

Qu’est-ce qu’une étude préalable ? Mener une étude préalable Définition et enjeux Qu’est-ce qu’une étude préalable ? D’abord une étude de l’existant des besoins réels de l’opportunité de faire des solutions disponibles des options possibles des coûts et des gains à venir des risques et des enjeux . . .

Qu’est-ce qu’une étude préalable ? Mener une étude préalable Définition et enjeux Qu’est-ce qu’une étude préalable ? Ensuite un préalable à une décision prise en connaissance de cause à des choix raisonnés à une participation active de tous les acteurs à un projet planifié dans le temps quantifié en ressources mené avec méthode contrôlé par rapport à l’objectif . . .

Quels facteurs de succès ? Mener une étude préalable Définition et enjeux Quels enjeux ? Maîtrise de l’investissement envisagé Faisabilité technique et organisationnelle Cadrage du projet Quels facteurs de succès ? Pertinence quant à l’objet et aux résultats à obtenir Rapidité et limitation de l’investissement (effectif, temps) Exploration des possibles Intégration dans un cadre méthodique rigoureux

Mener une étude préalable PLAN Définition et enjeux  Démarche Place de l’étude préalable Déroulement de l’étude préalable Dossier de choix Sortie de l’étude préalable Outils Liste des outils utilisables Tableau des objectifs, contraintes, problèmes Sous-ensemble représentatif Évaluation de l’étude préalable Conclusion Démarche

Place de l’étude préalable Mener une étude préalable Démarche Place de l’étude préalable Après une expression de besoin jugée conséquente Avant le lancement d’un projet important Lors de la refonte de l’informatisation d’un domaine ou d’un sous-domaine suite à un schéma directeur Pour orienter un développement important dans telle ou telle direction Pour stabiliser les objectifs, donner les orientations fonctionnelles et techniques Pour permettre le choix du progiciel le plus adapté . . .

Mener une étude préalable Démarche 4 grandes phases RECUEIL Validation et choix CONCEPTION ORGANISATION APPRECIATION Dossier de choix Décision

Mener une étude préalable Démarche La phase de recueil ACTIONS DELIMITER l’étude EXPLORER le champ OBSERVER l’existant RECUEILLIR les besoins QUALIFIER la situation PROPOSER les orientations RESULTATS État des lieux Recommandations Propositions OUTILS Diagramme de contexte, de flux Tableau des objectifs, problèmes, contraintes S.E.R. Marché des progiciels / Applications existantes

Mener une étude préalable Démarche La phase de conception ACTIONS CHOISIR les orientations ELABORER les modèles ETUDIER la solution CONCEVOIR le S.E.R. RESULTATS Solution fonctionnelle conforme (spécifications) OUTILS Modèles de données (conceptuel et logique) Modèles de traitement (processus et procédures)

La phase d’organisation Mener une étude préalable Démarche La phase d’organisation ACTIONS MATERIALISER la solution QUANTIFIER ORGANISER RESULTATS Solution opérationnelle viable OUTILS Architecture technique matérielle et logicielle Outils de quantification Modèles de charge

La phase d’appréciation Mener une étude préalable Démarche La phase d’appréciation ACTIONS PREPARER le projet EVALUER REDIGER PRESENTER CONVAINCRE RESULTATS Plan de mise en œuvre Bilan économique Dossier de choix OUTILS Méthode et outil d’estimation (charge, coût, délai) Méthode et outil de planification Outils bureautiques

Le rapport d’étude préalable (*) Mener une étude préalable Démarche Le rapport d’étude préalable (*) Présentation de l’ étude Contexte de l’étude Objectifs Champ de l’étude (périmètre, …) Présentation des orientations Conceptuelles (de gestion) Organisationnelles Techniques Présentation des scénarios (= projet à venir) Phases planifiées Investissements (charges, coûts) Fonctionnement (charges, coûts) Présentation des enjeux, risques et impacts (*) appelé aussi « dossier de choix »

SORTIE DE L’ETUDE PREALABLE Mener une étude préalable Démarche SORTIE DE L’ETUDE PREALABLE Dossier de choix Présentation des scénarios DECISION Abandon ou ajournement Étude complémentaire Lancement du projet

Mener une étude préalable PLAN Définition et enjeux  Démarche Place de l’étude préalable Déroulement de l’étude préalable Dossier de choix Sortie de l’étude préalable Outils Liste des outils utilisables Tableau des objectifs, contraintes, problèmes Sous-ensemble représentatif Évaluation de l’étude préalable Conclusion Outils

LES OUTILS UTILISABLES Mener une étude préalable Outils LES OUTILS UTILISABLES Diagramme de contexte  champ d’étude, périmètres Schéma d’environnement  flux entre acteurs Tableau des objectifs, contraintes, problèmes Enchaînement de processus Sous-ensemble représentatif (S.E.R.) Modèles de données (MCD, MLD, DOG, modèle UML) Modèles de traitement (MCT, MOT, diagramme H/M) Diagramme fonctionnel général (DFG) . . .

TABLEAU « OBJECTIFS, CONTRAINTES, PROBLEMES » Mener une étude préalable Outils TABLEAU « OBJECTIFS, CONTRAINTES, PROBLEMES »

Objectifs Synthétiser les raisons, les motifs de la demande Mener une étude préalable Outils : tableau objectifs, contraintes, problèmes Objectifs Synthétiser les raisons, les motifs de la demande Cerner avec rigueur et précision les préoccupations des principaux acteurs impliqués dans le projet Contrôler tout au long du processus de développement la capacité de la solution à répondre aux attentes

Formalisme Mener une étude préalable Outils : tableau objectifs, contraintes, problèmes Formalisme Préoccupations Niveaux Objectifs à satisfaire Contraintes à prendre en compte Problèmes actuels à résoudre Conceptuel GESTION QUOI ? … Organisationnel ou logique ORGANISATION QUI ? QUAND ? OU ? COMMENT ? Physique TECHNOLOGIE AVEC QUOI ?

Mode d’emploi Reprendre toutes les idées exprimées Mener une étude préalable Outils : tableau objectifs, contraintes, problèmes Mode d’emploi Reprendre toutes les idées exprimées Classer les idées en 3 catégories : Objectifs à satisfaire = ce qui doit être atteint par la future solution Contraintes à prendre en compte = ce qui doit être préservé par la future solution Problèmes actuels à résoudre = ce qui ne doit plus exister dans la future solution Classer les idées en 3 niveaux : Conceptuel = QUOI ? Organisationnel = QUI ? QUAND ? OU ? COMMENT ? Physique = AVEC QUOI ? Présenter sous la forme d’un tableau Faire valider

Conseils Formuler les idées avec précision et rigueur Mener une étude préalable Outils : tableau objectifs, contraintes, problèmes Conseils Formuler les idées avec précision et rigueur S’en tenir à la réalité Sans déborder du champ d’étude Sans vouloir remplir toutes les cases Sans perdre trop de temps Sans vouloir placer une idée dans une et une seule case Initialiser le tableau le plus tôt possible Enrichir le tableau au fur et à mesure de l’avancement de l’étude S’y référer fréquemment

SOUS-ENSEMBLE REPRESENTATIF Mener une étude préalable Outils SOUS-ENSEMBLE REPRESENTATIF

Mener une étude préalable Outils : sous-ensemble représentatif (S.E.R.) Objectifs Limiter l’étude à un sous-ensemble des procédures (variantes de processus) Limiter l’investissement (charge, délai) Disposer de résultats significatifs et pertinents S’appuyer sur le plus important

Mener une étude préalable Outils : sous-ensemble représentatif (S.E.R.) Mode de détermination Rechercher les critères permettant de différencier les événements à l’entrée des processus Rechercher les règles de gestion importantes susceptibles d’amener à effectuer des activités différentes Décliner ces critères et ces règles et recenser les variantes obtenues Qualifier ces variantes selon leur représentativité tant quantitative que qualitative Constituer le S.E.R. en choisissant une variante par processus principal Faire valider

Mener une étude préalable Outils : sous-ensemble représentatif (S.E.R.) Conseils Faire abstraction de toutes notions physiques ou organisationnelles (ce ne sont pas des critères de variance) Veiller à parcourir tout le processus, des événements d’entrée aux résultats de sortie Veiller à ce que tous les résultats principaux soient produits Une variante en relation avec les objectifs fondamentaux de l’étude doit faire partie du S.E.R. Pour chaque processus, ne retenir que 0 à 2 variantes au maximum en justifiant le choix

Mener une étude préalable PLAN Définition et enjeux  Démarche Place de l’étude préalable Déroulement de l’étude préalable Dossier de choix Sortie de l’étude préalable Outils Liste des outils utilisables Tableau des objectifs, contraintes, problèmes Sous-ensemble représentatif Évaluation de l’étude préalable Conclusion Évaluation de l’étude préalable

Charges et délais Mener une étude préalable Évaluation de l’étude préalable Charges et délais Une semaine au minimum par phase => délai minimum = 1 mois Une seule personne au minimum => charge minimum = 20 j/h Évaluation d’après le nombre d’entretiens à mener en phase de recueil (1 entretien = 1 à 3 j/h) => phase de recueil = nb entretiens * charge unitaire Étude préalable = 3 fois la charge de la phase de recueil Etude préalable = 5 à 10 % du total du projet lancé

Qui ? entretiens Mener une étude préalable Évaluation de l’étude préalable CHEF DE PROJET Qui ? MAÎTRE D’OUVRAGE EXPERTS UTILISATEURS ANALYSTE CONCEPTEUR UTILISATEURS ANALYSTE CONCEPTEUR entretiens ANALYSTE CONCEPTEUR UTILISATEURS

Mener une étude préalable PLAN Définition et enjeux  Démarche Place de l’étude préalable Déroulement de l’étude préalable Dossier de choix Sortie de l’étude préalable Outils Liste des outils utilisables Tableau des objectifs, contraintes, problèmes Sous-ensemble représentatif Évaluation de l’étude préalable Conclusion Conclusion

Mener une étude préalable CONCLUSION Une étude préalable est un projet distinct qui doit être conduit Aller à l’essentiel : le temps est limité ! Ne pas hésiter à faire approuver certaines orientations en cours d’étude Solliciter la maîtrise d’ouvrage sur les aspects « enjeux, risques et impacts » des solutions élaborées