Formation sur la grille d'évaluation préliminaire interRAI pour les soins primaires et communautaires Objectif : accueillez les participants et présentez-vous. 1

Classification : moyen Programme Accueil et introduction Partie 1: Aperçu du PÉC SSC Partie 2 : Formation sur la grille d’évaluation préliminaire Aperçu de la grille d’évaluation Objectifs Codification de la grille d’évaluation préliminaire Partie 3: Compétences d’évaluation et de communication Partie 4: Récapitulatif des connaissances acquises : jeu de rôles et codification Conclusion et évaluation Objectif de la diapositive : examiner le programme comme un processus en quatre parties. Ressources : Remarques : les participants doivent se présenter en donnant leur nom, l’établissement dans lequel ils travaillent et la fonction qu’ils occupent. Nous ferons une introduction plus détaillée ultérieurement dans la partie Atelier sur les compétences d’évaluation (Communauté de savoir). Nous aborderons l'histoire de la GISC pour la relier au rôle d'évaluation qui comprend à présent la grille d'évaluation. Nous expliquerons ensuite comment la grille d'évaluation doit être utilisée lors de l'admission initiale, ainsi que les consignes pour remplir manuellement l'algorithme de détermination de l’urgence des évaluations (au cas où vous rencontrez des problèmes pour le remplir électroniquement). Le but est d’en faire une évaluation électronique. Cette partie sera suivie par une formation sur les compétences en matière d'évaluation afin que les participants se sentent plus à l'aise à poser des questions personnelles au téléphone, démarche peut être nouvelle pour certains participants. Enfin, nous effectuerons un bilan où les participants se mettront en situation par un jeu de rôles et rempliront une grille d'évaluation pour des clients fictifs. Pour conclure, vous recevrez une évaluation par Survey-monkey. Vos commentaires sont les bienvenus. Informations pratiques : Emplacement des salles de bain Les pauses et repas : auront lieu à des intervalles réguliers, au besoin. Demandez aux participants de : revenir rapidement de la pause; d'éviter les conversations privées; mettre leur cellulaire en mode vibration; chercher à comprendre clairement la matière; ne pas hésiter à poser des questions.   2 2 Classification : moyen 2

Documents de l'atelier Révision du classeur Objectif : veiller à ce que les participants sachent où se trouvent les documents dans le classeur. Remarques : feuilletez les pages du classeur.

Partie 1: Aperçu du PÉC SSC

Procédé d'évaluation de haut niveau du PÉC SSC Client GRILLE D'ÉVALUATION (EA /évaluation préliminaire) FOURNIR LE SERVICE OU ORIENTER, SELON CE QUI CONVIENT ÉVALUATION COMPLÈTE (SD/SMC) PLAN DE SOINS PLAN DE SERVICES Objectif : processus visuel dès l'admission du client dans un FSS SSC jusqu’à la prestation des services. Remarques : Le client reçoit une grille d'évaluation dès son admission, susceptible ou non de déclencher le besoin d’une autre évaluation complète. Suivez la diapositive pour montrer l’enchaînement avec ou sans évaluation complète, les deux menant à la prestation du service ou l’orientation. L'animateur peut profiter de cette occasion pour mentionner les éléments suivants : La GISC est un projet financé par le ministère de la Santé chargé de la mise en œuvre de la grille d'évaluation et de la SMC interRAI, ainsi que d'autres outils d'évaluation mis en œuvre : MDS2.0 dans les soins à longue durée, l’ÉBCO dans SM. interRAI, qui a mis en place la grille d'évaluation, la SMC, la SD et beaucoup d'autres outils interRAI, constitue un réseau collaboratif de chercheurs provenant de plus de 30 pays. Ces chercheurs s'engagent à améliorer les soins de santé fournis aux personnes âgées, aux personnes fragiles et handicapées. InterRAI promeut les pratiques cliniques fondées sur des données probantes en recueillant et en interprétant les données de haute qualité dans divers établissements de soins de santé et milieux sociaux.

Type d'évaluation de SSC par client et programme SMC interRAI Les clients nécessitent une évaluation complète pour informer la planification des soins - aide significative aux AVQ/AIVQ Grille d’évaluation préliminaire Les clients nécessitent un seul service pour un soutien de faible intensité. Autonome dans la gestion des AVQ/AIVQ SMC interRAI ou grille d’évaluation préliminaire Les clients ont des besoins en matière d'AVQ/AIVQ, implication du prestataire de soins Par sa capacité de gestion, le prestataire de soins peut fournir de l'information quant au besoin de SMC Destinataire de l’évaluation SMC InterRAI FSS/programmes pouvant soutenir le plan de soins - le client a complété une évaluation Objectif : déterminer quels sont les programmes qui utilisent le SMC et/ou un examen. Remarques : expliquer la diapositive comme présenté CRP = consultant en ressources psychogériatriques SVQ = soutien à la vie quotidienne Types de programme Services de jour, formation en autonomie/soutien à la personne, service d’aide à la vie autonome/logement supervisé (SVQ), services de préposé aux soins, Gestion de cas /coordination de services Soutien aux prestataires de soins, Intervention en situation de crise, Soins de séjour de nuit, relève Livraison de repas, visites sociale et de sécurité, déplacement, Service d’aide familiale, services aux personnes sourdes, devenues sourdes et malentendantes, INCA CRP, aphasie, entretien ménager, dîner social et collectif, services de soins podologiques 6

Qu'est-ce que l'évaluation SMC interRAI? L'évaluation de la santé en milieu communautaire (SMC) interRAI permet d'identifier les adultes qui doivent recevoir un soutien afin de prévenir ou de stabiliser un déclin fonctionnel ou une détérioration de santé précoces. Évaluation complète normalisée Format modulaire Non exhaustive – ensemble « minimal » de données Données destinées à être utilisées aux fins : de planification des soins; d'amélioration de la qualité à l'aide d'indicateurs de qualité; de mesure des résultats sur la base d’échelles cliniques. Objectif : comme décrit sur la diapositive. Remarques : L'outil SMC interRAI est un instrument modulaire. L’outil de base contient des éléments d'évaluation spécifiques qui invitent l'évaluateur à réaliser les suppléments. La SMC interRAI est un « ensemble minimal de données » qui n’inclut pas toutes les informations nécessaires à la planification des soins. Les indicateurs de qualité permettent à l'organisme d'observer les améliorations sur le plan organisationnel, que ce soit en matière de personnel, d'éducation ou de prestation de service. De plus, les indicateurs de qualité permettent à l'organisme de se comparer à d'autres organismes dans la même ville, le même RLISS ou la même province. Les mesures ou échelles des résultats servent à mesurer l'évolution de la santé et du bien-être du client au fil du temps en soulignant les changements, tant les améliorations que les régressions, d'une évaluation à l'autre.

Domaines de base de la SMC interRAI : A-P *Renseignements d’identification Demande et antécédents *Cognition Communication et vision *Humeur Bien-être psychosocial *Capacités fonctionnelles Continence Diagnostics médicaux *État de santé État nutritionnel Médicaments Traitements et interventions Soutien social Évaluation de l'environnement Congé Objectif : établir un lien pour les participants entre cet outil et la grille d'évaluation (6 questions de la grille d'évaluation sont extraites de cet outil). Ressources : l’outil SMC se trouve dans l'onglet Référence. Remarques : les clients seront évalués sur ces 16 domaines. 1. Analysez avec une grande attention chacune des sections précédées d’un * (identiques à la grille d'évaluation). 2. Sur votre copie de la SMC de base et du supplément fonctionnel de l’animateur, soulignez les similitudes (identification, cognition, humeur, état fonctionnel, état de santé et relations sociales). Il s’agit de montrer les similitudes et la quantité d’information plus détaillée recueillie avec la SMC. Les participants peuvent vous demander : pourquoi évaluer autant de domaines, alors que nous (en tant qu'organisme de FSS) ne fournissons pas le service requis pour répondre aux besoins identifiés? L'objectif de la SMC interRAI est de faciliter l'identification des risques et de prévoir les résultats pour les clients dans un milieu communautaire, ce qui contribuent à la planification des services et à l'orientation (avec l'accord du client pour les services). Par conséquent, une évaluation complète facilite la collecte des besoins du client ainsi que ses forces et ses préférences. 8

Domaines du supplément fonctionnel Renseignements d’identification Cognition Humeur et comportement Capacités fonctionnelles Continence Diagnostic médical État de santé État bucco-dentaire et nutritionnel État de la peau Médicaments Traitements et interventions Responsabilité *Relations sociales Évaluation de l'environnement Congé potentiel Objectif : établir un lien pour les participants entre cet outil et la grille d'évaluation (1 question de la grille d'évaluation a été extraite de cet outil). Ressources : dans l'onglet Référence. Remarques : analysez avec une grande attention chacune des sections précédées d’un * (identiques à la grille d'évaluation). Les domaines du supplément fonctionnel sont similaires à la SMC de base. Les éléments d'évaluation spécifiques de la SMC de base invitent l'évaluateur à remplir le supplément fonctionnel. Ce supplément contient un éventail plus large d'éléments d'évaluation visant à fournir plus de renseignements détaillés que ceux recueillis à partir de la SMC de base. Mettez en évidence que le domaine Relations sociales est le seul domaine qui figure dans la grille d'évaluation. Adapté avec la permission de ideas for health, Université de Waterloo, juin 2010 9

Partie 2 : Formation sur la grille d'évaluation préliminaire Intention : Objectif : 10

Classification : moyen Format Interactif, tout en laissant du temps pour les questions/précisions Les participants sont invités à : - évoquer les expériences qu’ils ont vécues en lien avec l’évaluation - explorer les répercussions de la grille d'évaluation préliminaire sur leurs pratiques professionnelles actuelles Objectif de la diapositive : expliquer brièvement aux participants le déroulement de la séance. Ressources : Remarques : Compte-rendu : des questions? 11 11 Classification : moyen 11

Classification : moyen Objectifs Après cette section, les évaluateurs de la grille d'évaluation préliminaire approfondiront leurs connaissances sur les domaines suivants : Avantages de la grille d'évaluation préliminaire; Rôle de l'évaluateur dans le processus de la grille d'évaluation préliminaire; La manière de remplir la grille d’évaluation préliminaire; La manière dont la grille d'évaluation préliminaire s’intègre au processus d'évaluation globale du client. Objectif de la diapositive : veiller à ce que les participants comprennent les objectifs de l'atelier. Remarques : les participants présents dans la salle occupent des fonctions différentes, mais aujourd'hui, nous allons nous mettre dans la peau d’un évaluateur. Un évaluateur est une personne qui recueille les renseignements pertinents d'un client afin de répondre à ses besoins. Nous avons tous recours à nos compétences d'évaluation, que nous les considérions ou non comme telles. Compte-rendu : des questions? 12 12 Classification : moyen 12

Aperçu de la grille d’évaluation préliminaire interRAI La grille d’évaluation préliminaire interRAI appuie le procédé d'admission guidé par les deux objectifs principaux suivants : Permettre les prises de décision en lien avec l'identification des personnes qui bénéficieraient d'une évaluation complète; Consigner les renseignements de base des personnes qui ne feront pas l'objet d'une évaluation complète SMC interRAI ultérieurement Objectif : donner aux participants un aperçu de la grille d’évaluation préliminaire aux participants – à l’aide de cette diapositive et de la suivante. Certains clients SSC sont en santé et autonomes; une évaluation complète ne leur servirait probablement pas. Conservez les grilles d’évaluation remplies au même titre que les autres documents du client relatifs aux RPS conservés au sein de votre organisme. 13

Avantages de la grille d’évaluation préliminaire interRAI Il est possible de la réaliser au téléphone; Elle recueille les renseignements essentiels au moment d'une admission ou d'un dépistage; Elle permet de prendre une décision informée et appuyée sur la nécessité ou non d'une évaluation complète; Elle facilite la communication entre les organismes grâce à l'utilisation d'un même langage d'évaluation; Elle fournit des données normalisées et agrégées souvent utiles aux prises de décisions et à la planification. Objectif de la diapositive : résumer les avantages pour les clients, les évaluateurs et les organismes. Remarques : la grille d’évaluation facilite la communication entre les organismes grâce à l‘emploi d'un même langage d'évaluation; nous verrons que les questions de la grille d’évaluation proviennent du document fonctionnel/de base. Peut cerner les programmes dans lesquels les clients déclenchent de plus amples évaluations par rapport aux programmes dans lesquels les clients n’en déclenchent pas. 14 14 Classification : moyen 14

En quoi consiste la grille d’évaluation préliminaire interRAI? Est un examen rudimentaire servant à filtrer les personnes les moins susceptibles de tirer profit d'une évaluation de base; N'est PAS une évaluation complète; Comprend uniquement le nombre minimal d'éléments d'évaluation nécessaire pour classer les clients dans l'un des deux groupes suivants : ceux qui tireraient avantage d'une évaluation plus approfondie, ceux qui ne tireraient pas avantage d'une évaluation plus approfondie, Ne doit pas être utilisée pour planifier les services; Est brève, simple et rapide à réaliser. Objectif de la diapositive : décrire en quoi consiste l'outil de grille d’évaluation préliminaire, et leur rappeler l'importance d'une relation thérapeutique de confiance avec le client afin de réaliser cette grille d’évaluation. Remarques : Ensemble minimal de données indispensable pour classer les clients dans deux groupes : 1. Personne autonome qui se porte bien et qui ne tirerait aucun avantage d'une évaluation complète, 2. Personne avec un déficit dans un domaine quelconque ou une indication de fragilité qui bénéficierait d'une évaluation complète. 15 15 Classification : moyen 15

Grille d'évaluation préliminaire interRAI : structure La grille d'évaluation préliminaire interRAI est destinée à être utilisée comme un processus en plusieurs étapes impliquant une documentation et des prises de décisions dans les sections suivantes : Identifiants/démographie Grille d'évaluation préliminaire – (7 domaines) Compétences cognitives, 4 AVQ, dyspnée, auto-évaluation de l’état de santé, instabilité de l’état, humeur auto-déclarée, statut de l'aidant naturel Résumé Urgence en matière d'évaluation Décision relative au besoin d’une évaluation plus poussée/SMC interRAI Objectif de la diapositive : présenter un aperçu de la grille d’évaluation aux participants, ce qui nous conduira aux prochaines diapositives où les participants parcourront la grille d'évaluation préliminaire avec à l’appui le manuel de l'utilisateur. Remarques : avant d’explorer la grille d'évaluation, demandez aux participants d'avoir à leur disposition leur copie de l'outil et du manuel de l'utilisateur. Passez brièvement en revue le manuel d'utilisateur : page de l’index__, lisez la page __ à partir du dernier paragraphe ainsi que les 3 puces. La grille d'évaluation préliminaire interRAI est destinée à… Page __ : les participants peuvent lire cette page de leur côté pour se rafraîchir les idées. Page __ : révisez le format standard Objectif, Définition, Processus et Codification (les personnes qui effectuent les SMC connaîtront bien ces éléments) Passez à la diapositive suivante 16 16 Classification : moyen 16

Remplir la grille d'évaluation préliminaire interRAI Section A: Renseignements d’identification Objectif : obtenir des identifiants personnels servant à identifier le client et établir des liens entre les évaluations séquentielles dans une base de données électronique. Objectif de la diapositive : aider les participants à comprendre et à utiliser l'outil. Ressources : manuel de l'utilisateur. Remarques : commençons! Ouvrez le manuel de l'utilisateur de la grille d'évaluation préliminaire interRAI à la page 8 et l’ébauche du formulaire de la grille d'évaluation préliminaire et passez en revue la section A où nous aborderons les renseignements d'identification du client, le besoin d’interprétation, le motif de l'orientation et la date de référence de l’évaluation. Révisez l'objectif et la codification de tous les éléments des données dans la section A en utilisant le formulaire de la grille d'évaluation et en lisant directement le manuel de l'utilisateur. RAPPELEZ aux participants la collecte des données des renseignements personnels sur la santé (RPS) et la nécessité de respecter les directives de confidentialité de l’organisme afin de préserver la vie privée du client. Le numéro de dossier du cas (A4c) sera généré électroniquement et l'identifiant de l'établissement/organisme (A6) est votre numéro SIG (détenu par le directeur administratif ou le directeur financier). Insistez sur l'exemple suivant : A10 : veuillez lire attentivement la définition dans son intégralité à la page  __ du manuel de l'utilisateur et insistez sur la période d’observation de 24 heures. 17 17 Classification : moyen 17

Remplir la grille d'évaluation préliminaire interRAI Section B : Questions de la grille d'évaluation Contient les éléments servant à l'algorithme d’aide à la prise de décisions pour différencier les personnes qui n'ont pas besoin d'autres examens ni évaluations de celles qui tireraient avantage d'une évaluation approfondie. Les compétences cognitives dans la prise de décisions quotidienne; Activités de la vie quotidienne; Dyspnée; Auto-évaluation de l’état de santé; Instabilité de l'état; Humeur auto-déclarée, Statut de l'aidant naturel. Objectif de la diapositive : dire aux participants que les réponses aux questions de la section B permettront d’indiquer la nécessité ou non d'une autre évaluation. Ressources : manuel de l'utilisateur. Remarques : B1 -lisez l'objectif de la page ___ du manuel de l'utilisateur et analysez les deux exemples de la section Définition et expliquez le processus impliquant l’entrevue du client, l'observation du client et la consultation avec d'autres personnes au besoin. Nous tenons à nous assurer que nous codifions en fonction de ce que la personne fait vraiment (performance). Allez ensuite à la page___ et lisez le 2e paragraphe en intégralité en mettant l'accent sur la capacité par rapport à l'occasion et sur le respect de l'évaluateur à l’égard du droit du client à prendre les décisions avec lesquelles nous pouvons être en désaccord. Puis, révisez la codification. B2 – lisez l'objectif de la page ___, et insistez sur le fait que nous n’examinons pas toutes les AVQ, mais seulement 4. Analysez les 4 AVQ, mettez l'accent sur la définition d'aide pour la préparation (page ___) et sous Procédé, examinez les questions utiles et mettez l'accent sur le fait que nous examinons l’occurrence où la dépendance est la plus marquée, si le client a pris plus d’un bain au cours des dernières 24 heures; et S’il N’A PAS pris de bain au cours des 24 dernières heures, en se basant sur le dernier bain qu’il a pris. Vous trouverez des exemples de vignettes d’AVQ à la page ___ au besoin. Révisez la codification. B3 – lisez l'objectif de la page 18 du manuel de l'utilisateur, à partir de la section Processus, employez d'autres expressions, par exemple, « essoufflé » , « incapable de reprendre son souffle » etc., puis examinez la codification en insistant sur le fait que même SI l'activité n’a pas eu lieu au cours des dernières 24 heures, elle aurait eu lieu si la personne avait entrepris l’activité, puis codifiez en fonction de cet épisode. Vous trouverez les vignettes à la page___. B4 – lisez l'objectif de la page ___ et le processus en insistant sur le fait qu’il s’agit d’une auto-évaluation stricte de l’activité, et indiquez l’option de codification n°8 lors de la révision de la codification. Les vignettes se trouvent à la page___. B5 – lisez l'objectif et les définitions de la page ___ du manuel de l'utilisateur. Insistez sur la différence entre B5A (état de santé/maladie rend instable les capacités cognitives, les AVQ, l'humeur et le comportement) et B5b (crise aiguë ou une poussée d’un problème récurrent ou chronique). B6 – lisez l’objectif de la page ___ du manuel de l'utilisateur, et insistez sur le fait qu’il s’agit d’une question « auto-déclarée » à l’instar du B4. Révisez la codification et notez que les vignettes se trouvent à la page __. B7 – lisez l’objectif de la page ___du manuel de l'utilisateur et veillez à poser les questions 7a (aidant informel) et 7b (famille/amis proches) séparément de l’évaluation du client. Il est important d’être attentif à ces éléments au même titre qu’à la situation actuelle et à l’aptitude à continuer à l’avenir. Une vignette se trouve à la page ___. 18 18 Classification : moyen 18

Algorithme de détermination de l’urgence de l’évaluation v2 19 Algorithme de détermination de l’urgence de l’évaluation v2 grille d’évaluation préliminaire pour les soins primaires et communautaires© v1 Objectif : donner un aperçu simple de haut niveau avant d’expliquer en détail comment calculer l’algorithme de détermination de l’urgence des évaluations à la prochaine diapositive. Remarques : 1. L'outil génère le résultat au moyen de votre logiciel 2. Le seuil du déclencheur est « 3 » – toute note supérieure ou égale à 3 indique que le client bénéficierait d’une autre évaluation complète. 3. L'avantage de cet algorithme est qu’il démontre à quel niveau potentiel de risque le client pourrait être. 4. En tant qu'évaluateur, vous pouvez poursuivre la conversation avec le client au sujet des autres soutiens dont il peut avoir besoin ou bénéficier si vous le souhaitez. Passez à la diapositive suivante pour expliquer en détail comment calculer la note à l’aide du manuel. 19

Remplir la grille d'évaluation préliminaire interRAI Section C : Sommaire Objectif : enregistrer la note de l'algorithme générée par ordinateur (qui est intégrée dans la grille d'évaluation préliminaire interRAI) afin qu'elle puisse être utilisée pour éclairer les décisions concernant l'urgence de réaliser une évaluation plus approfondie. Objectif de la diapositive : présenter aux participants l'algorithme de la codification qu'ils auront à remplir « manuellement » lors de cette formation. Leur expliquer que l’algorithme sera généré automatiquement dès qu’ils utiliseront l'ordinateur. Ressources : algorithme de détermination de l’urgence des évaluations (outil d’aide à la prise de décisions) comme guide visuel et l’exemple de la grille d’évaluation préliminaire remplie. Remarques : lisez la définition de la page ___ du manuel de l'utilisateur et indiquez que l'algorithme d’aide à la prise de décisions résume les questions requises pour prendre des décisions éclairées alors que l'algorithme de détermination de l’urgence des évaluations (note qu'ils transcriront dans C1) indique la nécessité de réaliser d’autres évaluations (supérieure ou égale à 3) ou non (1 ou 2). Révisez la codification 1 (la moins urgente) et 6 (la plus urgente) aux fins de réalisation d’une évaluation complète. À l’aide de l’algorithme de détermination de l’urgence des évaluations interRAI (outil d’aide à la prise de décisions) et de l’exemple de la grille d'évaluation remplie, donnez des explications en partant de l’indice d’autonomie qui démontre : Une déficience en cas de réponse positive aux questions B1 (habiletés cognitives pour les prises de décisions quotidiennes) ou B2 ( AVQ). Indépendance modifiée ou toute déficience relative à l'habileté cognitive pour les prises de décisions quotidiennes (B1 = 1) Supervision ou toute autre aide physique reçue pour effectuer les AVQ évaluées : Bain (B2a = 1), hygiène personnelle (B2b = 1), Habillement de la partie inférieure du corps (B2c = 1), Locomotion (B2d = 1) Puis, descendez en expliquant chaque étape à l’aide de l’exemple de M. Bob Smith. Ensuite, à l’aide d’un client hypothétique, par exemple Mme Smith, donnez des explications en supposant que même si elle est autonome, elle obtient une note de 3 dans le domaine État instable en utilisant l’arthrite en tant qu’exacerbation. Autres considérations : Lisez la page du manuel ___Section C Résumé du processus C1, 2e paragraphe. Faites toujours preuve de prudence. 20 20 Classification : moyen 20

Classification : moyen Questions et réponses Remarques : rappelez aux participants qu'ils recevront une évaluation par Survey-monkey 38 38 Classification : moyen 38

Merci! Centre de soutien du projet Coordonnées Courriel : csscap@GISC.on.ca Sans frais : 1-866-909-5600, Option 9 Site Web : www.GISC.on.ca