Bienvenue au séminaire de formation des présidents élus et des secrétaires élus

Introductions Take up to 15 Minutes for self Introductions. State clearly what you want to hear: Note: You may have a very large group in the room so you will need to make sure each into is kept short and to the point. e.g.: Name Club and Country Number of Years in Rotary

Séance 1: Gérer efficacement votre club Administration du club This Session lasts an hour and a half. Suggested Timeline: Presenter 1: 15 Minutes Introduction of Participants and 15 Minutes of By-Laws 15 Minutes of Meetings to Plan and Promote Presenter 2: 45 Minutes on The Weekly Meetings including at least 20 Minutes of Questions and/or Brainstorming and sharing of best practices used by clubs Séminaire de formation des présidents élus | 3

Sujets de la discussion Le cadre de référence (lignes de conduite et procédures) du fonctionnement d’un club Responsabilités administratives Des idées pour les réunions de club

Modifier le règlement intérieur recommandé du club PRÉSENTS 60 membres dans le club 21 membres présents Majorité de 14 membres requise non oui Statuts du Rotary club et règlement intérieur Avez-vous consulté les statuts de votre club ? Et son règlement intérieur ? Notes à l’instructeur Les statuts types du Rotary club et le règlement intérieur recommandé au club sont inclus dans La présidence du club. Encourager les présidents élus à fournir une copie de ces documents aux membres de leur club.   Points clés Les statuts types, utilisés par tous les clubs, traitent de divers points liés au fonctionnement du club : Nom, localité et réunions du club Critères d’assiduité Qualifications pour être membre Direction du club Droits d’admission et cotisations Règlement intérieur Amendements Les modifications apportées par le Conseil de législation seront/sont reflétées dans les statuts types. Les prochains Conseils de législation se dérouleront en 2010 et 2013. S’assurer que votre club utilise le texte en vigueur le plus récent. Le règlement intérieur recommandé au club couvre la gouvernance du club : Élection des membres du comité et des dirigeants Responsabilités des dirigeants Modes de scrutin Responsabilités des commissions Dispenses d’assiduité Finances Ordre du jour des réunions Amendements. Quels amendements votre club a-t-il apporté à son règlement intérieur ? Point clé Si un club doit modifier son règlement intérieur refléter son fonctionnement actuel, son président doit : Aviser les membres par écrit du projet d’amendement au moins dix jours avant la réunion. S’assurer qu’un tiers des membres (quorum) est présent à la réunion où se déroulera le vote. Valider l’amendement si celui-ci est soutenu par un vote à la majorité des deux tiers des membres présents. Comment allez-vous utiliser les statuts et le règlement intérieur de votre club pour vous préparer à votre mandat ? Dans quel cas allez-vous y recourir durant votre mandat ?

Réunions Réunions statutaires Assemblées de club Réunions du comité Visites de l’adjoint du gouverneur Visite officielle du gouverneur Programme de formation au leadership Discuss each briefly and elaborate on: Qu’est ce qu’une assemblée de club ? Points clés Les membres, dirigeants, y compris les responsables de commission, se réunissent en assemblée pour discuter des actions du club ou à des fins de formation. Il est recommandé de réunir le club en assemblée 4 à 6 fois par an. Les nouveaux membres sont encouragés à assister aux assemblées de club. Quels seront les sujets abordés durant l’assemblée de club ? Formulation des objectifs annuels et à long terme Actions et activités du club Développement de l’effectif et fidélisation Participation aux réunions de district et du R.I. Programmes du Rotary Tout sujet amenant une discussion ouverte How often should your Assistant Governor visit you Club? What is the usual program in your club when the AG visits? Qu’est-ce qu’une visite officielle ? Visite officielle Il s’agit de la visite du gouverneur dans chaque club du district. Il peut s’agir d’une visite d’un club ou de plusieurs clubs à la fois. But de la visite officielle : aborder les questions rotariennes importantes assister les clubs en difficulté motiver les Rotariens reconnaître l’action exceptionnelle de certains Rotariens. Comment se préparer à la visite officielle ? L’annoncer lors des réunions de club et dans le bulletin du club. Étudier Objectifs du club : document de planification et être prêt à en discuter avec le gouverneur. Préparer une liste de questions à aborder durant la visite. Prévoir la remise par le gouverneur ou son adjoint des témoignages de reconnaissance (comme les PHF). Quelles activités votre club peut-il organiser dans le cadre de la visite officielle ? Visite officielle – Activités   Remise de charte Cérémonie d’intronisation Orientation des nouveaux membres Programmes de reconnaissances et citations Manifestation Fondation Réunion intervilles Quelles sont les ressources disponibles pour vous aider à gérer le club ?

Promotion des réunions et des programmes Convention Conférence de district Conference de District Rotary Leadership Institute (RLI) Club du Mois Collaboration aux Activites Locales Visites aux autres Clubs Point clé Le président de club doit promouvoir : La convention du R.I. Les réunions de district : L’assemblée de district La conférence de district Le séminaire Fondation de district Le séminaire Effectif de district Le séminaire de perfectionnement. Qui peut vous aider à planifier et promouvoir ces réunions ? Points clés Les présidents de club peuvent nommer s’ils le souhaitent un chargé de formation. Celui-ci devra travailler avec le président du club, les commissions et le comité du club, l’adjoint du gouverneur, la commission Formation de district et le gouverneur. Note: Details of Club du Mois are discussed in a later session

Réunions statutaires Hand over to Presenter #2: This sessions should take 45 Minutes and should be used as an ideas exchange for making meetings EFFECTIVE and STIMULATING Show the next slide of standard lists for effective meetings (This is also a handout) : Then spend 15-20 minutes to get other ideas from the floor. List on a flip chart.

Preparation Ordre du Jour Membre pour l’Accueil Table pour Verification des Membres Insignes d’Identite Cartes pour les MakeUp Insignes Autocollants pour les Invites Feuilles d’inscription pour les Invites(incluant les informations pour les contacter) Materiel du Rotary pour les Invites Drapeaux et bannieres affiches Write and Agenda for you to use as a guide Who should arrive early to prepare the room? Greeter should arrive 15 minutes before others and wear “GREETER” Badge Sergeant-at-Arms to put up banners, check on bell, podium, room set-up, proper equipment available ( microphone, computer,projector,screen) Room: Pay close attention to tables arrangements. This can have a significant affect on fellowship and on the quality of the meeting. Round tables? Long Tables? Square? U-Shape? Fellowship Time: Before or after the meeting?? Welcome Table should be manned to welcome members and guests and get them checked in Members check in (Including makeups) and given name badges Guest given “Rotary” stick on name badge Sign up guest sheet including NAME,PHONE #, E-MAIL ADDRESS,PROFESSION,WHO INVITED Given Rotary material to take home Flags and banners displayed prominently Rotary material (especially information about club projects etc) should be available for all visitors What will you consider when planning your weekly meeting programs? How will you conduct effective weekly meetings? Weekly Meetings Key point To help ensure effective weekly meetings, club presidents can Delegate the responsibility of arranging programs to the club administration committee Determine programs and create agendas in advance Relate programs to current club projects and activities using the Rotary calendar Include programs that update members on Rotary information Begin and end the meeting on time Have a contingency plan in case the scheduled program is canceled What creative strategies do you use to develop interesting, relevant, and informative club programs?

The Meeting Reunion commence a l’heure……finit a l’heure Priere – Hymne Nationale- Chant – Critere des 4 Questions Suivre l’Ordre du Jour Bienvenue aux Invites Reconnaitre les Activites personnelles (Anniversaires, etc…) Programme Principal Informations Rotariennes Reconnaitre les realisations reussies Rotariennes ou Professionnelles Remercier les Invites Remercier le Conferencier Annonces de la prochaine reunion hebdomadaire Amusez-Vous!!!!! Meeting: Pledge of Allegiance- Invocation- Song Agenda being followed Welcoming of guests: Visiting Rotarians - First Time Guests – Returning Guests – VIP Meeting Starts on Time Proper podium-bell-gavel Proper equipment available ( microphone, computer,projector,screen) Fellowship time, before and/or after meeting Sunshine Committee (announce birthdays-anniversaries) first meeting of the month Rotary Minute-Craft Talk Speakers/program ( informational/amusing/entertaining) Rotary announcements (Projects-Socials-Fundraisers) Recognition of Rotary and/or professional accomplishments Thank the guests for coming and invite them to next meeting Thank the speaker for their presentation Dignified induction ceremony Club Assembly Announce and /or promote next week’s meeting End meeting on time Recite the ” 4 Way Test” Have FUN!!!!!

Les Autres Idées? What creative strategies do you use to develop interesting, relevant, and informative club programs?

Ressources

Ressources Do you know where to find these resources?

Sujets de la discussion Le cadre de référence (lignes de conduite et procédures) du fonctionnement d’un club Responsabilités administratives Des idées pour les réunions de club

Administration du club Fin de la Séance 1: Merci Administration du club S'il vous plaît complétez vos évaluations

Séance 2: Diriger et motiver Séminaire de perfectionnement du district | 16 District XXXX

Sujets de la discussion Identifier les qualités requises pour occuper un poste de club Identifier la capacité à motiver nécessaire pour servir au niveau du club

Diriger Qu’est-ce qui vous a motivé à assister à ce séminaire ? POINT CLÉ Ce séminaire vise à préparer les Rotariens du district qui ont les compétences, les connaissances et la motivation nécessaires pour occuper un poste au-delà du club. Quels postes avez-vous occupés dans votre club ? Quels postes souhaiteriez-vous occuper à l’avenir ? Avez-vous fait preuve de leadership dans votre vie professionnelle ou personnelle ? Chef d’entreprise ou commerçant Manager ou cadre supérieur dans une grande entreprise Commission ou conseil d’administration d’une agence ou association Quelles sont les caractéristiques d’un bon dirigeant ? Fixer des objectifs et suivre les progrès Déléguer certaines responsabilités Encadrer les membres de son équipe en vue d’un succès Tirer les leçons des erreurs commises Saluer les accomplissements et célébrer les succès

Leadership Qualities Vision Motivation Organization Communication Recap only

Postes à responsabilités Rotary club Président Membre de commission Membre du comité Secrétaire Vie professionnelle et personnelle Chef d’entreprise Cadre supérieur Responsable associatif Demander aux participants de travailler seuls ou en binômes et de déterminer si les compétences sont transférables entre les deux colonnes. S’il reste du temps, demander à chaque groupe de communiquer ses résultats au reste du groupe. Postes et compétences Quelles sont les compétences utilisées dans les deux contextes ? Montrer l’exemple Motiver Déléguer Organiser Fixer un cap et donner des conseils Animer En quoi être un dirigeant dans sa profession diffère-t-il d’être un dirigeant au Rotary ? POINTS CLÉS Dans les clubs, les dirigeants rotariens connaissent bien les gens avec qui ils travaillent. Au niveau du district, les dirigeants doivent diriger des Rotariens qu’ils ne connaissent pas forcément.

Motivation

Qu’est-ce qui motive les Rotariens? La camaraderie Service à l’étranger et local Possibilités de networking Reconnaissance de leurs efforts Qu’est-ce qui motive les Rotariens ? Motiver les Rotariens POINTS CLÉS Camaraderie et amitié Servir la collectivité localement et à l’étranger Networking avec d’autres professionnels Reconnaissance des efforts par des confrères et la collectivité Avez-vous utilisé ces facteurs pour motiver des membres de votre club à participer à des actions ou activités ? Possibilités de camaraderie dans le cadre d’une action L’idéal de servir et les besoins de la collectivité Possibilités de travailler aux côtés de personnes poursuivant les mêmes idéaux et de partager son expertise. Comment saluer les efforts de ceux que vous dirigez ? POINT CLÉ Une reconnaissance des efforts doit être : Fréquente Spécifique Opportune Sincère

Les obstacles au bénévolat Obligations professionnelles Vie familiale Coûts (inscriptions, transport, repas, etc.) Dérangement/distances Obligations d’assiduité Quels sont les obstacles à la participation des Rotariens aux actions et programmes ? Obstacles au bénévolat POINTS CLÉS Obligations professionnelles Vie familiale Coûts (cotisations, repas, inscriptions, dons, etc.) Distances ou inconvénients Comment trouvez-vous le temps de vous consacrer au Rotary ? En quoi motiver les Rotariens au niveau du district est-il différent d’au niveau du club ? Les actions de district requièrent plus de temps et d’énergie. Elles demandent à collaborer avec des Rotariens que l’on ne connaît pas forcément.

Étude de cas Facteurs de motivation Surmonter les conflits Break participants into groups. Groups on one side of the room handle “Using Motivating Factors” Case Studies Other side of the rooms discuss “Overcoming Competing Interests” Case Studies Ask for short reports

Ressources Gouverneur Adjoint du Gouverneur Membres des commission de district Les autres présidents du club

Rotary International Webinars Ressources Your Club Leadership Plan Do you know where to find these resources? Rotary International Webinars

Sujets de la discussion Identifier les qualités requises pour occuper un poste de district Identifier la capacité à motiver nécessaire pour servir au niveau du district Posez-vous les questions?

S'il vous plaît complétez vos évaluations Fin de la Séance 2: Merci S'il vous plaît complétez vos évaluations

Travailler avec les dirigeants du district Séance 3: Travailler avec les dirigeants du district 2012-13 2014-15 This session is 45 Minutes Suggested Timeline: 20 Minutes to discuss the Team/Focus Groups and Club of the Month 25 Minutes for Case Study./ 2011-12 2013-14

Sujets de la discussion Le rôle de soutien du district Combien d’entre vous ont-ils déjà travaillé avec leur district ? Points clés Le rôle des districts est de soutenir les clubs. On peut lire dans le Manuel de procédure [035-FR] que « les clubs sont regroupés en districts à des fins administratives avec pour seul but d’aider chaque club à réaliser les objectifs du Rotary International. » De quelle manière votre district soutient-il votre club ? DIAPOSITIVE 19 Votre district Point clé Le district : Fournit assistance et conseils Met les clubs en contact (situation ou actions similaires) Est source d’informations Transmet des informations détaillées sur le R.I. et la Fondation aux clubs.

Votre district Fournit assistance et conseils Met les clubs en contact (situation ou actions similaires) Est source d’informations Transmet des informations détaillées sur le R.I et la Fondation aux clubs Quel est le rôle du gouverneur vis-à-vis de votre club ? Point clé Le gouverneur : Est une ressource Motive les membres du club Informe les clubs et leurs dirigeants sur les activités et les opportunités offertes au niveau du district. Qui d’autre au niveau du district peut vous être utile ?

L'équipe dirigeante du district du gouverneur des adjoints des commissions de district du formateur de district du secrétaire de district des anciens gouverneurs. HANDOUT: List of all District Chairs with their contact addresses. L’équipe dirigeante du district Point clé L’équipe dirigeante du district est composée : du gouverneur Adjoints du gouverneur des commissions de district du formateur de district du secrétaire de district des anciens gouverneurs. Comment votre adjoint du gouverneur peut-il vous aider à diriger un club performant ?

Your District Team Focus Groups Administration et Formation Partenariat et Effectif Actions et Objectifs du RI Nouvelles Generations Relations Publiques et Sensibilisation La Fondation Rotary PLEASE TRANSLATE SLIDE! How many of you have heard about the District 7020 Focus Groups? What is their purpose? Key Points Refer to the Handout: District Team Contact List The Focus Groups combine together an number of District Chairs with a view to strengthening the knowledge base and the support given to clubs The Focus Groups mirror the Club Committee Chairs It is vital that you input ALL your Committee Chairs in ClubRunner so they can be supported by their Focus Group It is important that your members know who to contact at the District level for guidance The AG is the “Generalist” and the Focus Groups are the “Specialists”

Supported by Focus Groups VISITEZ LES TABLES DE RESSOURCES Club Committees Club Admin. Membership Public Relations Service Projects The Rotary Foundation New Generations Supported by Focus Groups PLEASE TRANSLATE SLIDE! Information flows to and from Clubs via AG’s and your committee members Remember to copy the District Leadership on your initiatives and important information distribution. Keep everyone in the loop Visit the Resource Tables tomorrow and Thursday to meet your Focus Groups Admin & Training Membership & Partnership PR & Outreach Service & Emphases The Rotary Foundation New Generations VISITEZ LES TABLES DE RESSOURCES

L'adjoint du gouverneur Aide à mettre en place le Plan de leadership de club Aide à identifier des objectifs et à revoir avec vous les progrès réalisés Visite votre club au moins 4 fois pour l’annee Encourage votre club à suivre les suggestions du gouverneur Planifie la visite du gouverneur dans votre club Identifie et encourage le développement de futurs dirigeants de district We discussed the role of the AG during Pre-PETS sessions Do you have any questions regarding the role of your AG?

Club du Mois Aôut 2102 – Mars 2013 Soumissions au plus tard le 5 du mois Resultats le 15 du mois Gagnats pour les Grands Clubs et les Petits Clubs Insignes Assistance des Groupes de Consultations PLEASE TRANSLATE SLIDE! How many of you are familiar with the Club of the Month program? How many of you have been personally involved with it in the past year? Key Points Program is intended to be a catalyst to share best practices and to motivate clubs to think about the RI monthly theme Participation counts towards your DG Award More details will be explained during the Plenary session and you have details on your “Jump Drive”

Ressources www.7020.org Your District Team Contact List Your Assistant Govrnor The District Secretary chrleshcrane@hotmail.com Your Club Leadership Plan

Sujets de la discussion Le rôle de soutien du district Questions?

S'il vous plaît complétez vos évaluations Fin de la Séance 3: Merci S'il vous plaît complétez vos évaluations

Planification à Long Terme La Plan de leadership du club This session is one hour. Careful planning is necessary to ensure all aspects are covered. You may need to talk a little more and have less discussion than is usual in order to cover all the material. Key Point Participants should leave this session with a full understanding of how to complete an effective strategic plan for their club Notes à l’attention du facilitateur Les notes de chaque diapositive sont là pour vous aider dans votre présentation. Elles proposent des activités facultatives que vous pouvez utiliser pour rendre votre présentation plus interactive. Votre auditoire peut être votre club, les membres d’un autre club ou celui de plusieurs clubs. N’hésitez pas à adapter ces notes à votre style et à votre public.

Objet Understand the importance of long term planning and its effect on the health of your club Implement the Club Leadership Plan Consider methods for creating and maintaining an effective Strategic Plan for your Club Activité Poser les questions suivantes aux participants : À quoi ressemble votre club ? Est-il dynamique et vivant ? Est-il divers et ouvert aux nouvelles idées ? Les membres sont-ils activement impliqués?

Purpose of the Plan Ensures club are regularly evaluating current practices and implementing new ideas to increase their vitality

Quels sont les avantages pour votre club ? Promouvoir l’innovation et la flexibilité Adapter les meilleures pratiques à la culture du club Remettre en question les traditions et mettre à l’essai de nouvelles pratiques La plan stratégique du Rotary International souligne l’importance de l’innovation et de la flexibilité dans les clubs. Les clubs en bonne santé sont ceux qui mettent en place des idées répondant aux besoins des membres et augmentant la vitalité du club. Il existe 34 000 Rotary clubs dans le monde. Chaque club a sa propre culture et ses propres pratiques qui le distingue des autres. Les clubs doivent épouser les caractéristiques qui les distinguent des autres tout en étant attractifs pour la collectivité. Envisagez les meilleures pratiques présentées dans les prochaines diapositives et discutez-en avec les membres de votre club. Encouragez-les à proposer de nouvelles idées pouvant améliorer le fonctionnement du club et assurez-vous que les décisions prises ont le soutien de la majorité d’entre eux.

Définir des objectifs à long terme Votre club est-il engagé dans une réflexion stratégique ? Quelle est la vision de votre club ? Quels sont ses objectifs à long terme ? Les clubs doivent engager une réflexion stratégique comprenant une vision décrivant où ils se voient dans trois ou cinq ans, ainsi que des objectifs à long terme alignés sur cette vision. Les membres du club doivent avoir la possibilité de se faire entendre afin de recueillir le plus grand nombre possible d’idées novatrices et diverses. Planifier l’avenir permet à votre club de rester en phase avec la société. Cela lui permet également de monter sur le long terme des actions de plus grande envergure et aux résultats plus durables. Activités Poser les questions suivantes aux participants : Qu’est-ce qu’une vision ? En quoi se distingue votre club ? Que sait faire votre club ? Demander aux participants de réfléchir à une vision pour leur club. Distribuer des exemplaires du Guide de planification stratégique pour aider les Rotariens à se familiariser avec le concept de réflexion stratégique et à commencer à y réfléchir.

Fixer des objectifs annuels Réaliser d’abord une évaluation de la collectivité. Demander aux commissions de proposer des objectifs. Impliquer l’ensemble des membres. La réflexion stratégique vise à donner au club une vue d’ensemble de son avenir. Pour atteindre ses objectifs à long terme, un club doit également se fixer des objectifs annuels. Objectifs du club – Document de planification est un outil destiné à définir ces objectifs annuels. Fixer des objectifs permet de s’assurer que le club est constamment en quête d’amélioration et ne se satisfait pas du statu quo. Activité Poser les questions suivantes aux participants : Quels sont les objectifs annuels de votre club ? Comment ces objectifs ont-ils été fixés ? La procédure doit-elle être changée ?

Organiser des assemblées de club Organiser une assemblée tous les trimestres pour recueillir des idées, souligner les réussites et mettre en avant les actions. Demander l’avis des membres sur les pratiques, actions et activités du club. Il est important que les membres du club soient constamment impliqués dans le processus de réflexion stratégique et informés de toutes les initiatives du club. Les assemblées de club constituent un excellent moyen de communiquer avec les membres. Envisagez d’organiser une assemblée visant à évaluer l’efficacité des pratiques actuelles ou à générer des idées novatrices afin de donner la possibilité aux membres de donner leur avis ou de faire des suggestions. Les Rotariens soutiendront et participeront davantage à des projets qui ont été définis avec leur aide. Activités Poser les questions suivantes aux participants : À quoi d’autre les assemblées de club peuvent-elles servir ? Les assemblées de club se sont-elles avérées efficaces dans votre cas ? Demander aux participants de noter des idées qu’ils souhaiteraient voir discutées à une assemblée de leur club.

Communiquer Clairement Qui communique avec les dirigeants du district ? Comment les membres donnent-ils leur avis ? Quelles sont les informations pouvant être publiées en ligne ? Grâce à l’Internet et aux réseaux sociaux, les clubs peuvent facilement parler de leurs activités, de leur actualité et de leurs manifestations. Quelle que soit la méthode choisie, ils doivent maintenir les canaux de communication ouverts et élaborer un plan pour diffuser l’information. Les besoins des membres du club doivent être exprimés et connus des dirigeants du club mais aussi parfois du district. De même, les initiatives de district doivent être communiquées aux dirigeants et aux membres des clubs. Les réseaux sociaux sont un excellent moyen de diffuser des informations, d’autant plus que leur popularité croît sans cesse. Activités Poser les questions suivantes aux participants : Pourquoi consultez-vous les sites web de votre club et de votre district ? Quel contenu souhaiteriez-vous voir sur ces sites web ? Répartir les participants en binômes en associant un participant familier des réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, etc.) avec un autre qui ne l’est pas. Orienter la discussion sur les avantages des réseaux sociaux, le type d’informations pouvant être diffusé grâce à ce moyen et la création d’un compte.

Assurer la continuité à la tête du club S’assurer que les dirigeants en place collaborent avec les dirigeants sortants et entrants. Envisager d’assigner des mentors aux nouveaux membres. Mettre en œuvre un plan à long terme peut être rendu difficile par le changement annuel de dirigeants. Pour garantir la continuité, les clubs doivent choisir leurs dirigeants aussi tôt que possible et les impliquer dans le processus de planification afin qu’ils puissent avoir leur mot à dire dans les décisions qui vont les concerner. Activités Poser les questions suivantes aux participants : Qui seront les dirigeants de votre club l’an prochain ? Dirigeants actuels : Comment vous êtes-vous préparés à votre mandat ? Qu’est-ce qui aurait pu vous aider davantage ? Votre club a-t-il défini un parcours à suivre pour ses dirigeants ? Si oui, quels en sont les résultats ? Si non, en voyez-vous l’utilité ? Répartir les participants en équipes qui auront pour tâche d’établir une liste de projets ou de procédures qui requièrent de la continuité à la tête du club pour être efficaces.

Modifier le règlement intérieur du club Revoir ce règlement tous les ans. Identifier les changements à apporter. Permettre aux membres de proposer des idées. Mettre ces idées à l’essai avant de les adopter. Vous êtes supposés adapter le règlement intérieur recommandé aux Rotary clubs à la situation particulière de votre club. Ce règlement propose une structure et des politiques standard, mais les clubs peuvent les adapter à leurs besoins. Le règlement intérieur de votre club doit refléter ses pratiques actuelles.

Resserrer les liens Promouvoir la camaraderie. Donner la possibilité de faire du networking. S’amuser ! Nous voulons que les membres arrivent aux réunions pleins d’enthousiasme. Les réunions ne doivent pas être ennuyeuses ou représenter une corvée. Les clubs dynamiques sont exaltants et leurs membres sont enthousiastes. Si votre club ne semble pas s’amuser, demandez à ses membres de faire des suggestions pour changer la situation. Des liens étroits entre les membres sont la clé de la fidélisation. Si les nouveaux membres ne se sentent pas les bienvenus ou inclus dans les réunions, des tensions et un manque d’intérêt risquent de naître. Le Rotary offre des possibilités de networking qui doivent être mises en avant au moment du recrutement. Ces possibilités sont particulièrement attrayantes pour les jeunes en début de carrière. Activités Demander aux participants de faire des suggestions pour rendre leur club plus amusant. Demander aux participants de se lever et de se diriger vers une personne qu’ils connaissent peu ou pas du tout. Leur demander d’échanger une bonne nouvelle de la semaine.

S’assurer que les membres sont actifs Susciter l’intérêt et le dévouement. Entretenir la fierté du club. Attirer des nouveaux membres et susciter l’attention de la collectivité. Comment votre club implique-t-il ses membres ? Les membres de votre club sont-ils impliqués ? Si la seule chose que font les membres est d’assister aux réunions, votre club n’est probablement pas dynamique. Pour impliquer les membres, il faut commencer par leur parler de leurs centres d’intérêt et de leurs souhaits. Élaborer des programmes de réunion qui répondent aux attentes des membres afin de susciter leur participation active.

Élaborer un plan de formation Les dirigeants de notre club assistent-ils aux réunions de district ? Les nouveaux membres suivent-ils des séances d’orientation ? Une formation continue est-elle proposée aux membres du club ? Un programme de développement du leadership est-il proposé à tous les membres ? Les réunions de district, l’orientation des nouveaux membres, la formation continue et la formation au leadership sont les éléments d’un plan de formation complet. Pour s’assurer que les membres sont bien informés, quelle que soit leur ancienneté, les clubs peuvent envisager la nomination d’un chargé de formation ou d’une commission Formation si la taille du club le permet. Les clubs peuvent également évaluer les connaissances de leurs membres afin de cibler la formation. Activité Poser les questions suivantes aux participants : De quel type de formation votre club a-t-il besoin ? Quelles sont les formations pouvant être abandonnées, combinées ou radicalement modifiées ?

Former des commissions de club Recommandées Administration du club Effectif Relations publiques Actions Fondation Rotary Former d’autres commissions en fonction des objectifs du club. Quel que soit l’organigramme choisi par votre club, les commissions doivent s’intéresser aux domaines d’action, à la vitalité du club, à la participation des membres et aux besoins du club. Les clubs de grande taille peuvent envisager la création de commissions supplémentaires afin d’impliquer davantage de membres tandis que les petits clubs peuvent en fusionner pour éviter que des membres aient trop de responsabilités différentes. Activité Poser les questions suivantes aux participants : En quoi cet organigramme peut-il entraver le fonctionnement de votre club ? Pensez-vous que des commissions supplémentaires permettraient d’améliorer le fonctionnement de votre club ? Y-a-t-il des commissions superflues ?

Tradition et innovation Le changement fait souvent peur, mais l’innovation ne doit pas forcément être synonyme d’abandon de toutes les traditions. Conservez les traditions qui ont encore un sens et créez un environnement qui autorise les membres à remettre en question certaines pratiques. Si la raison pour conserver une pratique est « Nous avons toujours fait les choses de cette façon », il est probable que cette pratique ne contribue pas à la vitalité du club. Activités Poser les questions suivantes aux participants : Quelles sont les traditions qui ont encore un sens et quelles sont celles qui ne contribuent plus à la vitalité de votre club ? Quelles nouvelles idées votre club pourrait-il mettre à l’essai ? Répartir les participants en binômes et leur demander d’évoquer des changements qui ont produit des résultats positifs dans leur club. Demander à un participant de partager une anecdote personnelle sur une idée novatrice qui a amélioré son quotidien. Les quatre premiers Rotariens Diplômés des Centres du Rotary

Mettre en place des idées Envisager d’organiser une retraite d’une journée. Incorporer les idées proposées par les membres. Mettre les idées à l’essai avant de modifier le règlement intérieur. Consider other Strategic Plans and how they may impact on your Club Plan Activité Poser les questions suivantes aux participants : Quels autres idées souhaiteriez-vous mettre en place ? Avez-vous des sujets qui vous préoccupent ?

Gouvernance d’un club dynamique ? Qu’est que Gouvernance d’un club dynamique ? Un guide pour aider les clubs à élaborer leur propre plan de leadership Une présentation de 10 meilleures pratiques Un outil qui vous encourage à dynamiser votre club Ressources Gouvernance d’un club dynamique – Le Plan de leadership du club Guide de réflexion stratégique Objectifs du club – Document de planification Action d’intérêt public – Comment monter une action Formation au leadership – Guide pour lancer un programme Plan stratégique du Rotary et modules d’e-learning Règlement intérieur recommandé aux Rotary clubs Statuts types du Rotary club ProjectLINK Informations sur les réunions et assemblées de club Organigramme des commissions du club Activité Distribuez Gouvernance d’un club dynamique – Le Plan de leadership du club.

Rubriques Pour chaque meilleure pratique, Gouvernance d’un club dynamique propose : Des questions à se poser sur votre club Des idées à mettre à l’essai dans votre club Des outils pour vous aider à explorer cette question

Comment utiliser ce guide Examiner les meilleures pratiques. Identifier les besoins d’amélioration. Trouver de nouvelles idées. Mettre les nouvelles pratiques à l’essai. [Ajoutez des notes le cas échéant.]

Réflexion stratégique You can select three or five years, whichever you wish. Each year this long range plan will help make the Planning Guide goal setting easier When completing the Planning Guide, the Club should review its progress as it relates to the Strategic Plan Each year you can review the Strategic Plan and update and amend as necessary

Votre club Votre plan Travaillez ensemble pour comparer les pratiques de votre club à celles décrites dans ce guide. Pour les domaines ayant besoin d’être améliorés, réfléchissez à de nouvelles idées et à la manière de les mettre en place. Cela nécessite du temps mais en vaut la peine. Activité Poser les questions suivantes aux participants : Quelles autres meilleures pratiques devriez-vous envisager ? Avez-vous des questions ou des commentaires ?

Your Club Leadership Plan Resources RLI Leaders Assistant Governor Area Trainer Outside Professional Your Club Leadership Plan

Objet Understand the importance of long term planning and its effect on the health of your club Implement the Club Leadership Plan Consider methods for creating and maintaining an effective Strategic Plan for your Club Questions?

Serais-vous une club dynamique? La Plan de leadership du club This session is one hour. Careful planning is necessary to ensure all aspects are covered. You may need to talk a little more and have less discussion than is usual in order to cover all the material. Key Point Participants should leave this session with a full understanding of how to complete an effective strategic plan for their club Notes à l’attention du facilitateur Les notes de chaque diapositive sont là pour vous aider dans votre présentation. Elles proposent des activités facultatives que vous pouvez utiliser pour rendre votre présentation plus interactive. Votre auditoire peut être votre club, les membres d’un autre club ou celui de plusieurs clubs. N’hésitez pas à adapter ces notes à votre style et à votre public. S'il vous plaît complétez vos évaluations

S'il vous plaît complétez vos évaluations Fin de la Séance 4: Merci S'il vous plaît complétez vos évaluations

Reporting Requirements Séance 5: Reporting Requirements This session is 45 Minutes. For PE’s, this is the final breakout about Club management and strategies. All remaining PETS sessions will cover Social Media, New Generations and Future Vision. Secretaries have an hour long breakout tomorrow to cover their role in the club. It is unlikely you will need the full 45 minutes to cover this session so it may be an opportunity to have an open question time on any of the topics covered throughout the day….or any other topic. Make sure you collect all Day One evaluation forms from the participants. Copies to Your Assistant Governor Copies a Votre Assistant Governeur

Accès Membres Make sure participants understand how to find Member Access on the website

Rapports à soumettre Au RI (via Accès membres) Au district À la Fondation Rapports semestriels utilisés pour payer les cotisations Objectifs du club : document de planification et Développement des fonds - Objectifs de club Utilisation des fonds de la Fondation Changement d’effectif Rapports mensuels d’assiduité Changement de dirigeants ou de réunion Renseignements requis pour l’Official Directory Rapports à soumettre Points clés Rapports à soumettre au R.I. : Rapports semestriels (1er juillet et 1er janvier) utilisés pour payer les cotisations au Rotary Changement d’effectif Changement de dirigeants ou de réunion Renseignements requis pour l’Official Directory. Rapport à soumettre à la Fondation : Utilisation des fonds de la Fondation Rapports à soumettre au district : Objectifs du club : document de planification [862-FR] et Développement des fonds - Objectifs de club Rapports mensuels d’assiduité. Que se passe-t-il si votre club n’envoie pas ces rapports ? Radiation en cas de non paiements des cotisations au Rotary. Plus de publipostage (notamment le rapport semestriel) si les noms et coordonnées des dirigeants sont inexacts. Difficulté de joindre le club faute d’être listé dans l’Official Directory. Enquête des administrateurs en cas de mauvaise gestion des fonds de la Fondation et suspension possible du club par le Rotary International.

Rapport des Realisations Report Zone 34 District 7020 Club of the Month 5th Each Month DG Award April 15, 2013 Presidential Citation March 31, 2013 Zone 34 PR Award March 15, 2013 Do you know about these Award programs? Key Point: The Zone 34 Public Relations Award is new and details are on your Jump Drive

Les autres rapports Club Builder Award 15th October, 2012 Report District 7020 Club Builder Award 15th October, 2012 RI Vocational Service Leadership Award 15th December, 2012 Membership Development Initiatives - MDI 15th April, 2013 RI Membership Development and Extension Award - MDEA 1st May, 2013 Recognition of Smaller Club Membership Growth Family and Community Service Award Ongoing Avenues of Service Citation Where can you find the application forms?

séminaire de formation Fin du Jour 1 COLLECT THE EVALUATION FORMS FROM EVERYONE S’il vous plait remettez vos evaluation du Jour 1