dans l’informatisation de la production des soins Analyse des processus et de l’organisation dans l’informatisation de la production des soins

Organisation Ensemble de responsabilité, pouvoirs et relations entre les personnes (ISO 9000) Les bases de l’organisation (Henry Mintzberg) Sommet stratégique Centre opérationnel Ligne hiérarchique Technostructure Fonctions de support logistique Idéologie Système finalisé au sein d'un environnement But(s) Outil de production Interactions avec l’environnement

Processus Ensemble d’activité corrélées ou interactives qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie (ISO 9000) Le processus est « le quoi faire dans un ordre défini » Il n’est pas « tâche » = opération simple Il n’est pas « activité » = ensemble répétitif de tâches Il n’est pas procédé = « la façon de faire » L’analyse des processus de l’organisme conduit tout naturellement : à s’intéresser à leur efficacité à mettre en place des structures adaptées qui donneront plus d’autonomie et de responsabilité aux acteurs d’un processus

Les actions du Groupe AHNAC

1428 lits 2600 Coll. CA = 176M€ 3° acteur Entrées directes => 50 000 Groupe AHNAC = Association Hospitalière Nord Artois Clinique Etablissements privés PSPH Le Groupe AHNAC réunit un certain nombre d’hôpitaux de la Société de Secours Minière (SSM) = houillères du Nd et PDC. Journées en hôpital de jour => 35 000 Journées en hospitalisation complète => 250 000 DMS Médecine => 4,8 DMS Chirurgie => 3,3 DMS Gynéco-Obstérique => 4,2 Accouchements => 2 200 Urgences => 65 000 Consultations Externes => 200 000

Présentation des orientations du développement du SIH du Groupe AHNAC 2002 2002, création de la DSI – DRI (DOSI) Définition des orientations du développement du SIH

INFORMATIONS Unités Fonctionnelles Unités Fonctionnelles Groupe AHNAC Unités Fonctionnelles Médico-Techniques Décisionnelles Logistiques UF Urgences Bloc Hospitalisation Directions CME PMSI Lingerie Cuisine Unités Fonctionnelles Médico-Techniques Décisionnelles Logistiques UF Urgences Bloc Hospitalisation Directions CME PMSI Lingerie Cuisine Unités Fonctionnelles Médico-Techniques Décisionnelles Logistiques UF Urgences Bloc Hospitalisation Directions CME PMSI Lingerie Cuisine Unités Fonctionnelles Médico-Techniques Décisionnelles Logistiques UF Urgences Bloc Hospitalisation Directions CME PMSI Lingerie Cuisine Unités Fonctionnelles Médico-Techniques UF Bloc PATIENT UF Urgences - biologie cardiologie chirurgie orthopédique chirurgie urologique chirurgie viscérale médecine interne obstétrique pharmacie pneumologie psychiatrie radiologie rééducation rhumatologie secrétariats services administratifs services logistiques urgences etc. UF Hospitalisation UF Hospitalisation UF Hospitalisation UF Hospitalisation UF Hospitalisation UF Hospitalisation UF Hospitalisation UF Hospitalisation - aides-soignants - assistantes sociales - biologistes - brancardiers - infirmiers - kinésithérapeutes - manipulateurs radio - médecins AHNAC - médecins vacataires - personnel administratif personnel logistique pharmaciens sages-femmes etc. Unités Fonctionnelles Décisionnelles Unités Fonctionnelles Logistiques UF Directions UF Lingerie UF CME … qui produit des informations. Nous sommes donc devant des organisations dont le but est de produire du soin, dont le fonctionnement passe par la création d’informations d’origine multiple qu’il se doit de gérer et d’organiser. Vous constaterez que nous n’avons pas pour l’instant parlé d’informatique. UF PMSI UF Cuisine INFORMATIONS

Quelques objectifs pour le Système d’information

Unités fonctionnelles Unités fonctionnelles Unités fonctionnelles Groupe AHNAC Unités fonctionnelles Médico-Techniques PATIENT ARH Unités fonctionnelles Décisionnelles Unités fonctionnelles Logistiques PROCESSUS Mieux gérer l’information Cette meilleur gestion de l’information passe par la mise en place d’outil permettant l’optimisation des processus de l’organisation. SIH

Unités fonctionnelles Unités fonctionnelles Unités fonctionnelles Groupe AHNAC Unités fonctionnelles Médico-Techniques PATIENT ARH Unités fonctionnelles Décisionnelles Unités fonctionnelles Logistiques Qualité PROCESSUS DECISION Mieux gérer l’information Performance Activité L’impact sur la qualité, la performance et le contrôle de l’activité dépend plus de la qualité des décisions reposant sur les outils de pilotage et métiers de l’organisation. Une prise de décision sera d’autant plus pertinente que le professionnel ne sera pas devant des incertitudes et des ambiguïtés et aura des informations à valeur ajouté. SIH

Système d’information Système décisionnel Système d’information Lorsqu’on parle de prise de décision, on pense en général aux managers, dont le DG et autres directeurs pour lesquels l’activité de décision apparaît au premier plan. Mais n’oublions pas l’infirmière, le médecin, l’aide soignante, le brancardiers, etc. qui eux aussi sont en permanence confrontés à des prises de décisions ? Prenons l’exemple d’une prescription de médicament, soit un diurétique qui a la fâcheuse tendance à provoquer une diminution de potassium. Un système d’information papier oblige le professionnel à aller chercher le résultat du dernier contrôle biologique avant sa prescription pour éviter un risque majeur sur la santé du patient. Cette action peut parfois prendre beaucoup de temps ! Or un système d’information informatisé peut optimiser cette action en faisant apparaître automatiquement le dosage du dernier prélèvement dès sa prescription. Un tel système ne peut qu’être approprié un professionnel du fait d’une réelle aide pour son activité quotidienne. Attention, je ne parle pas des systèmes d’information qui transforment la recherche d’un résultat dans un dossier papier par une recherche dans un univers informatisé comprenant 10 clics pour avoir le résultat de sa recherche. Nous sommes au contraire dans une approche de type workflow où l’information doit pouvoir être présentée automatiquement au professionnel. Système opérant

Système d’information : améliorer la prise de décision Maîtriser l'incertitude existe-t-il une information pertinente me permettant de résoudre mon problème ? où est cette information ? Maîtriser l’ambiguïté parlons-nous de la même chose ? Créer des informations à valeur ajoutée Je peux paraître réducteur par cette approche où le système d’information a pour principale vocation l’amélioration de la prise de décision. Mais à bien y réfléchir, la maîtrise de l’incertitude passe par la traçabilité, le recueil, le stockage, les moteurs de recherche, etc. La maîtrise de l’ambiguïté passe par la mise en place de référentiels, de procédures, etc. La création d’une valeur ajoutée passe par l’analyse des processus impactant l’organisation. Et tous ces éléments ne vont-ils pas servir en définitive, à un moment ou un autre, un professionnel confronté à une prise de décision ?

Et depuis 2002 ??? Les leçons à retenir.

Maîtrise d’ouvrage Implication de la direction Implication du DG Implication des différents métiers concernés par une analyse des processus et de l’organisation Assistance à maîtrise d’ouvrage pour certains domaines sensibles Maîtrise du sujet

Gestion du complexe et non du compliqué

2 n 2 Etc. Gestion du COMPLEXE et non du compliqué 1 processus => possibilité de 4 interactions 2 processus => possibilité de 16 interactions 3 processus => possibilité de 512 interactions 4 processus => possibilité de 65536 interactions Etc.

Maîtrise d’ouvrage avec une capacité décisionnelle forte et pertinente Echec d’un premier projet de dossier médical informatisé Appropriation de l’approche processus par la direction : service « Organisation » modélisation des processus recherche d’efficience : Rapprochement des services de facturation et PMSI Redéfinition des fonctions des secrétaires médicales Etc.

Maîtrise d’œuvre DSI = maîtrise d’œuvre ou d’ouvrage ? Editeurs = maîtrise d’œuvre ou d’ouvrage ? Editeur partenaire ? Gestion des insuffisances des éditeurs ou véritable éditeur force de proposition ?

Système Organisationnel Qui change l’organisation ? Maîtrise d’ouvrage Système Organisationnel Administration générale Comptabilité - Finance Production de soins aux patients Soutien logistique Administration générale du personnel Prestation de services aux patients Soutien technique Maîtrise d’œuvre

Comment changer ? Laisser le temps au temps ? Réengineering ? Adaptation progressive du SI aux évolution de l’organisation Facilite la conduite du changement Mais approche peu dynamique et le monde de la santé … Un risque = mettre de l’informatique sans vraiment changer les processus transversaux de l’organisation Réengineering ? Remise en cause importante de l’existant Refonte des processus en profondeur Approche dynamique souvent aidée par la nécessité de prendre en compte de nouvelles orientations réglementaires => T2A, comptabilité analytique, DMP, etc. Mais conduite du changement sensible !

Dossier Unique du Patient SIH Groupe AHNAC - Dossier Unique du Patient

SIH Cible Intranet Workflow eGroupGen BPM EAI Utilisateurs Intranet Workflow eGroupGen SSO BPM EAI ASP STOCK PACS DM-PSY Serveur ID GMAO Dossier Anesth. BLOC GAM-Fact Dossier Medical ASP Mvt Compta Trésorerie Gestion RH OPEN EXECUTIVE Dossier Soins Inf. Saisie PMSI PGI PUBLI ACTIVITE Dossier Urgences Paie Gest. Invest IMMO RDV Ress VISASYS Gestion Temps Archive Gestion CR Hémo Vigilance ERP ERP PGI Appel malade Huissiers HESTIA Réseaux Géronto DMP Exchange SantNetBox APICRYPT LABOS Réseau de transport physique Supervision PYTHEAS Serveurs PC clients TV Vidéo IP Réseau Ht-Débit Téléphonie IP Wifi Web

Projet DUP Groupe AHNAC - CH Valenciennes SIH Cible Utilisateurs Intranet Workflow eGroupGen SSO BPM EAI ASP DM-PSY Serveur ID BLOC GAM-Fact Projet DUP Groupe AHNAC - CH Valenciennes Dossier Medical Mvt Dossier Soins Inf. Saisie PMSI Dossier Urgences RDV Ress Archive Gestion CR ERP Réseau de transport physique Supervision PYTHEAS Serveurs PC clients TV Vidéo IP Réseau Ht-Débit Téléphonie IP Wifi Web

Processus dans un service Processus interservices DMP Partage d’informations entre établissements Entreprise étendue Co-organisation Coopération organisée

Un projet innovant Recherche d’efficience des processus de soins. Organisation des processus intra et inter établissement Le SI accompagnera le professionnel de santé dans ses prises de décisions. Recentrer l’informatique sur le métier de l’hôpital, la conduite du changement, la conduite de projet, l’optimisation des processus. Mutualisation des moyens la plus large possible.

Le travail continue !