La transformation de la formation à la Régie des rentes du Québec CEGO 3 avril 2014

Yannick Roy Direction du soutien aux opérations Conseiller stratégique Équipe de la transformation de la formation

La formation à la tâche (Normes et systèmes) Direction du soutien aux opérations (DSO) 2 lignes daffaires principales La rédaction des aides à la tâche

Renseignements Régime de Rentes Soutien aux enfants Autres clientèles Direction du soutien aux opérations (DSO) Ses clients

Un service qui fonctionne mais qui doit être transformé 1090 jours de formation 294 diffusions

1522 apprenants 539 personnes

pages daide à la tâche 3800 m.à.j. par année (30 %)

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Ça fonctionnait mais… on devait tout de même se transformer Mouvements de personnel (effet domino) Besoins de formation Transformation des formations Clientèle externe + Ressources restreintes +

Ça fonctionnait mais… on en profite pour améliorer Indicateurs de gestion Processus et outils Communication interne-externe Collaboration avec nos clients Planification Encadrement des activités

Ce que nous avons fait jusquà maintenant projets de transformation réalisés (10 formations – 3 aides opérationnelles) - Mise à jour des outils daide à la tâche - Analyse des tâches et des besoins - Conception pédagogique - Sélection des contenus

Ce que nous avons fait jusquà maintenant projets de transformation réalisés (10 formations – 3 aides opérationnelles) - Flexibilité organisationnelle- Efficacité et efficience -25 % - Durées - Satisfaction des clients

Ce que nous avons fait jusquà maintenant projets de transformation réalisés (10 formations – 3 aides opérationnelles) Flexibilité organisationnelle Efficacité et efficience 62 diffusions depuis 2010 Économies 1175 j-p. (participants) 300 j-p. (diffusion) -25 % - Durées

Ce que nous avons fait jusquà maintenant Des façons de faire transformées – Processus révisés – Outils de gestion plus performants – Outils de travail plus efficaces

1 La démarche en 3 étapes Un plan réaliste 2 Une équipe de transformation 3 Transformer en se transformant

1 La démarche en 3 étapes Un plan réaliste 2 Une équipe de transformation 3 Transformer en se transformant

Faire un état de situation réaliste De décision De coordination De travail Outils de travail Ressources Produits Processus Matérielles Humaines Gestion Production Relations avec les clients Internes Externes 1a1a Processus

Se donner une vision 1b1b Ce quon veut être Les défis à relever Les priorités Les valeurs Le tout dans une image « simple » ou dans un texte court et facile à partager

Se donner une vision 1b1b Ce quon veut être Les défis à relever Les priorités Les valeurs Le tout dans une image « simple » ou dans un texte court et facile à partager

Créer le mouvement 1c1c Appui de la haute direction Appui de la gestion Appui des clients Se donner le temps, les moyens et les mandats

Planifier, sadapter, avancer 1d1d Accepter que la planification soit vivante et active Choisir les projets: – Critères de sélection appropriés – Opportunités Se mettre en action rapidement

1 Notre démarche en 3 étapes Un plan réaliste 2 Une équipe de transformation 3 Transformer en se transformant

1 Notre démarche en 3 étapes Un plan réaliste 2 Une équipe de transformation 3 Se transformer en transformant Page titre section 2 si impression

Équipe permanente 2a2a Chargée de projet Conseillers pédagogiques Intégrateur multimédia Conseillers soutien à la tâche Conseiller stratégique

Équipes projets 2b2b Chargée de projet Conseillers pédagogiques Intégrateur multimédia Conseillers soutien à la tâche Conseiller stratégique Formateur à la tâche Formateur normes Rédacteur Expert contenu Décideur client

Équipes projets 2b2b Chargée de projet Conseillers pédagogiques Intégrateur multimédia Conseillers soutien à la tâche Conseiller stratégique Formateur à la tâche Formateur normes Rédacteur Expert contenu Décideur client

Léquipe de transformation Chargée de projet Conseillers pédagogiques Intégrateur multimédia Conseillers soutien à la tâche Conseiller stratégique Formateur à la tâche Formateur normes Rédacteur Expert contenu Décideur client

1 Notre démarche en 3 étapes Un plan réaliste 2 Une équipe de transformation 3 Transformer en se transformant

Notre démarche en 3 étapes 3 Transformer en se transformant Une équipe de transformation 1 Un plan réaliste 2- Façons de faire 1- Formation 2

Se donner des principes de travail 3.1a3.1a Concrétiser la vision dans les projets Orienter les stratégies Encadrer le développement

Concrétiser la vision Orienter les stratégies Encadrer le développement Se donner des principes de travail 3.1a3.1a Analyser et utiliser les tâches comme base du contenu Impliquer les ressources client dans nos travaux Réviser les aides à la tâche avant la conception Mettre les apprenants en action en favorisant le traitement de cas réels

Se donner un processus de travail 3.1b3.1b Expliquer les étapes de travail Définir les rôles et responsabilités Expliquer les efforts et les durées – internes – clients

Expliquer comment le travail sera fait Définir les rôles et responsabilités Expliquer les efforts et les durées Se donner un processus de travail 3.1b3.1b

Expliquer les étapes de travail Définir les rôles et responsabilités Expliquer les efforts et les durées – internes – clients Se donner un processus de travail 3.1b3.1b

Expliquer les étapes de travail Définir les rôles et responsabilités Expliquer les efforts et les durées – internes – clients Se donner un processus de travail 3.1b3.1b

Se donner des outils de travail 3.1c3.1c Encadrer la production Assurer une uniformité entre les projets Concrétiser les principes de travail

Se donner des outils de travail 3.1c3.1c Encadrer la production Assurer une uniformité entre les projets Concrétiser vos principes de travail

Se donner des outils de travail 3.1c3.1c Encadrer la production Assurer une uniformité entre les projets Concrétiser vos principes de travail Processus de tâche Ateliers didentification des tâches et procédures

Se donner des outils de travail 3.1c3.1c Encadrer la production Assurer une uniformité entre les projets Concrétiser vos principes de travail Fichier danalyse des procédures

Se donner des outils de travail 3.1c3.1c Encadrer la production Assurer une uniformité entre les projets Concrétiser vos principes de travail Fichier danalyse des procédures

Se donner des outils de travail 3.1c3.1c Encadrer la production Assurer une uniformité entre les projets Concrétiser vos principes de travail Fichier danalyse des procédures

Se donner des outils de travail 3.1c3.1c Encadrer la production Assurer une uniformité entre les projets Concrétiser vos principes de travail Ratios utilisés (rédaction AO) Modification simple Modification complexe Nouvelle simple Nouvelle complexe 1 j-p. 1,5 j-p. 2,5 j-p.

Se donner des outils de travail 3.1c3.1c Encadrer la production Assurer une uniformité entre les projets Concrétiser vos principes de travail Ratios utilisés (formation) Analyse et recommandation 20 à 50 j-p. Conception pédagogique De 13 à 20 / 1 * *Concepteur expert de contenu

Se donner des outils de travail 3.1c3.1c Encadrer la production Assurer une uniformité entre les projets Concrétiser vos principes de travail

Se donner des outils de travail 3.1c3.1c Encadrer la production Assurer une uniformité entre les projets Concrétiser vos principes de travail

Se donner des outils de travail 3.1c3.1c Encadrer la production Assurer une uniformité entre les projets Concrétiser vos principes de travail

Se donner des outils de travail 3.1c3.1c Encadrer la production Assurer une uniformité entre les projets Concrétiser vos principes de travail

La technologie, un moyen et non une fin 3.1d3.1d Besoins = moyens Formation en salle Classe virtuelle Elearning Capsule de formation Etc.

Notre démarche en 3 étapes 3 Transformer en se transformant Une équipe de transformation 1 Un plan réaliste 2 2- Façons de faire 1- Formation

Profiter du momentum Profiter de lélan créé par la transformation des formations pour transformer les façons de faire – Processus – Outils de gestion – Outils de travail Planifier des rencontres de travail 3.2a3.2a

Mandats en fonction des besoins Donner des mandats en parallèle des projets de transformation Concevoir un lexique pédagogique Élaborer des processus et outils de travail Tester des idées ou des solutions Etc. 3.2b3.2b

Donc quand vous aurez à vous transformer 1 2 3

1 2 3 Plan État de situation Vision Appuis Mandats Moyens Équipe Permanente De projets Transformer² Principes Processus Outils Mandats en Formations

Merci ? !

Annexe 1 Étapes et intervenants ÉtapesIntervenants - DSOIntervenants - Client 1.Analyse et recommandations a. Analyse préliminaire (tâche et le contexte) Conseiller pédagogique Formateur « systèmes » Formateur « normes » Rédacteur Équipe dexpertise Chefs déquipe des ressources impliquées Gestionnaires des ressources impliquées Gestionnaire client Expert de contenu client Intervenant de la DÉPA b. Analyse des procéduresConseiller pédagogique Formateur « systèmes » Rédacteur Équipe dexpertise Expert de contenu client c. Hypothèse de réflexionsConseiller pédagogique Formateur « systèmes » Formateur « normes » Gestionnaire client Expert de contenu client d. Stratégie de formationConseiller pédagogique Formateur « systèmes » Formateur « normes » Rédacteur Équipe dexpertise Chefs déquipe des ressources impliquées Gestionnaires des ressources impliquées Expert de contenu client Intervenant de la DÉPA 2. Découpage pédagogiqueConseiller pédagogique Formateurs « systèmes » et « normes »

Annexe 1 Étapes et intervenants ÉtapesIntervenants – DSOIntervenants - Client 3. Conception a. Aides à la tâcheRédacteur Équipe dexpertise Chefs déquipe des ressources impliquées Gestionnaires des ressources impliquées Expert de contenu client b. FormationConseiller pédagogique Formateurs « systèmes » et « normes » Chefs déquipe des ressources impliquées Gestionnaires des ressources impliquées Expert de contenu client 4. PlanificationGestionnaires et chefs déquipe de la formation Responsable de la planification Gestionnaire client 5. DiffusionConseiller pédagogique Formateurs Chefs déquipe des ressources impliquées Gestionnaires des ressources impliquées Expert de contenu client (mandats à définir à la phase danalyse) 6. BilanConseiller pédagogique Formateurs Rédacteur Équipe dexpertise Chefs déquipe des ressources impliquées Gestionnaires des ressources impliquées Gestionnaire client Expert de contenu