EGIDE Les coulisses de la journée Projet Profusion DESS SID – 2002/2003

INTRODUCTION Ses buts Son développement Le projet 2003 La commande Le client : Association Promidée Ses buts Son développement Le projet 2003 La commande

INTRODUCTION Une manifestation réussie 4 mars 2003 Retour sur la journée 4 mars 2003 Le knowledge management 116 inscrits, 88 participants Une manifestation réussie

INTRODUCTION Nombreuses contraintes Création de 3 fonctions… Une journée… mais quelle organisation ! Nombreuses contraintes Création de 3 fonctions… Mais une participation de chacun

PLAN La planification Les auteurs - le thème La communication Le budget La capitalisation Retour sur le projet

FONCTION PLANNING Pourquoi un planning ? Deux personnes… … mais une participation de toute l’équipe Pourquoi un planning ?

Un outil utile Mise en avant des alertes Vérification des délais Mise en avant des alertes Une évaluation relativement cohérente Quelques écarts… Les ressources mobilisées

Quatre étapes principales La définition du projet La préparation de l’événement La réalisation de l’événement La capitalisation

La définition du projet Souhait et commande du client La définition de l’événement, une étape décisive L’étude de faisabilité La préparation de l’événement Choix des auteurs et des intervenants Organisation logistique

La réalisation de l’événement - No comment La capitalisation Pérenniser la «journée EGIDE» Transmettre une expérience forte

A retenir... le temps Gestion et maîtrise d’une importante contrainte : le temps

AUTEURS Deux étapes: Le choix du thème et des auteurs La communication avec les auteurs

Le temps des choix: De début novembre à début décembre Deux recherches en parallèle: un thème et des auteurs Nos pistes de recherche: - Listes de diffusion - Conférences - Sites d’éditeurs - Sites de librairies

… et d’une liste d’auteurs à contacter Les choix Plusieurs thèmes apparaissent: portails d’entreprise, gestion de contenu … L’accord de notre client Choix définitif du Knowledge Management… … et d’une liste d’auteurs à contacter

Appels à contribution auprès des spécialistes du KM 28 auteurs identifiés Envoi du 1er mail le 27 novembre 2002 16 réponses Fin de la sélection : le 03 janvier 2003

La Dream Team de la journée EGIDE Les conférenciers Jean-Yves Prax Gilles Balmisse Patrick Bouvard et Patrick Storhaye Eunika Mercier-Laurent Et le modérateur Dominique Cotte

1ère phase de communication Sujet de leur intervention Définition du périmètre Degré de spécialisation du discours Modalités pratiques Avantages offerts en cas de participation Un gage de qualité : l’accueil du CETE

Problèmes rencontrés Risques budgétaires Aucune confirmation écrite de la venue des auteurs Risques liés à la communication par mail

2ème phase de communication Règlement des détails pratiques Définition plus précise du sujet d’intervention Communication enrichissante Dialogue autour de notre vision du KM Echange d’opinions sur les ouvrages des auteurs Conseils organisationnels

Apports de cette communication Communication toujours effective Contacts précieux Aide à la recherche de stage !

COMMUNICATION «A notre époque où on parle tant de communication, la vraie communication est poétique» Robert SABATIER

Les niveaux de communication - Invitations Entreprises Presse & média Presse & média Invitations Institutions Diffusion Communication anciens / nouveaux élèves Diffusion / réception des retours Présentation du projet Avant Communication Interne Après Communication entreprises / témoins de L’évènement Communication auteurs Communication Intervenants Communication entreprises / outils + implication

Moyens de communication Site Internet Plaquette Dossier de presse Mails Listes de diffusion Média traditionnels

Différents pôles de communication Les auteurs Les invités Le « grand public » Les entreprises intervenantes Les anciens étudiants La communication interne

Les entreprises intervenantes Entreprises de démos « Entreprises-témoins » : Deux intérêts différents, une communication différente.

Les invités Les institutions, les entreprises régionales Le « grand public » Les anciens élèves du dess sid

Communication après l’événement Retours sur la journée Mise à disposition des supports d’intervention

FINANCEMENT DU PROJET Au commencement du projet, nous avions des idées… Mais pas d’argent.

La recherche de partenaires Une recherche méthodique... Recherche des organismes à contacter Recherche d’informations et de contacts Préparation des argumentaires Le travail de toute une équipe Un outil de suivi utile : le tableau récapitulatif

Organismes contactés Peu d’organismes contactés pour un financement... Fonds de professionnalisation (15.12.02) FAVE-FSDEI (15.01.03) Conseil régional Beaucoup pour la salle... Mairie de Lille Maison de la recherche Cité des sciences, etc.

Au final : ENFIN DES SUBVENTIONS... … MAIS POUR UNE PART INEXPLOITABLES Fonds de professionnalisation de Lille 3 3000,00 € 1917,00€ FSDIE Lille 3 4 917,00 €

BUDGET final

Bilan d’une expérience Manque de temps Des démarches à faire longtemps à l’avance Peu d’arguments à développer Manque d’expérience Une méconnaissance des organismes à contacter Une méconnaissance des démarches à accomplir Intérêt de la capitalisation

CAPITALISATION Un volet capital du projet Une démarche cohérente avec la démarche de pérennisation des journées EGIDE / Promidée Un outil indispensable pour capitaliser et transmettre une partie de l’expérience acquise

RETOUR SUR LE PROJET Pourquoi ce retour ? Objectif pédagogique Apports du projet

RETOUR SUR LE PROJET L’équipe : 8 personnes Des avantages… : Une équipe très soudée Du travail pour tous Et des inconvénients Profusion / Promidée : 2 équipes Du travail plus qu’il n’en faut Une communication dans l’urgence

RETOUR SUR LE PROJET Le management de projet, c’est : Prendre le temps de se poser Savoir se remettre en question S’adapter aux contraintes et opportunités

RETOUR SUR LE PROJET Et si c’était à refaire ?

«Mon projet préféré, c ’est le prochain» Frank Lloyd Wright, Architecte américain