Consulting Schéma Directeur Informatique et des Télécommunications. Orientations stratégiques et Conception générale du futur système. Consulting

Sommaire Rappel de la démarche Orientations stratégiques Démarche générale Démarche utilisée pour ces étapes Orientations stratégiques Urbaniser un SI : Objectifs et principes Plan d’urbanisation du futur SI de la TGR Apports et fonctionnement du nouveau plan d’urbanisation Autres scénarii possibles Plan d’action à court terme Contenu du futur SI de la TGR Suite de l’étude et calendrier actualisé

Démarche générale 1. Lancement de l’étude - Formation - PAQ, note de lancement 2. Analyse et audit existant - Description détaillée de l’existant. - Synthèse. 3. Orientation du SDIT. Bonnes pratiques. - Bilan des expériences similaires. - Idées des cadres de la TGR. 4. Conception générale du futur système. - Architecture fonctionnelle - Description détaillée des domaines fonctionnels 5. Élaboration du ‘Plan Action Court Terme’ - Plan d’Action à Court Terme 6. Élaboration des scénarii mise en œuvre. - Dossier de choix des scénarii de mise en œuvre. 7. Planification de la solution retenue. - Schéma Directeur Stratégique. - Plan Directeur Opérationnel. Phase 1 : Phase 2 : Phase 3 : Phase 4 : Phase 5 : Des livrables attendus à l’issue de chacune des étapes Une démarche articulée autour de 7 étapes, réparties en 5 phases

Démarche utilisée pour ces étapes Partant des résultats de la première phase : analyse de l’existant et des besoins Partant des orientations stratégiques formulées par les Cadres, Responsables et la Direction de la TGR Études des systèmes similaires à ceux de la TGR Séances de travail animées par un expert ayant la connaissance des systèmes similaires (DGCP) Séances de travail avec la DAAG responsables de la mise en œuvre de plusieurs projets du domaine support pour le compte des départements du Ministère des Finances Présentation et discussions avec le Comité de projet et les Groupes projets

Sommaire Rappel de la démarche Orientations stratégiques Démarche générale Démarche utilisée pour ces étapes Orientations stratégiques Urbaniser un SI : Objectifs recherchés Plan d’urbanisation du futur SI de la TGR Apports et fonctionnement du nouveau plan d’urbanisation Autres scénarii possibles Plan d’action à court terme Contenu du futur SI de la TGR Suite de l’étude et calendrier actualisé

Orientations stratégiques (1/4) Vision opérationnelle de l’Évolution du SI de la TGR Élaborée à travers plusieurs grilles d’analyse et de notation, renseignées par le comité de suivi : Les besoins relatifs aux métiers Dépenses, Comptabilité et Banque sont mis en exergue, le SI de ce dernier métier pouvant être construit de façon indépendante Le datawarehouse et les outils décisionnels sont des projets transverses prioritaires Les projets de structuration et de rationalisation du SI (intégration, automatisation, normalisation et dématérialisation) sont les plus importants. Un effort prioritaire sera à porter aux d’échanges avec l’extérieur Les thèmes relatifs à l’intégration du SI au niveau du Ministère ne suscitent pas d’attentes fortes ; Les projets techniques ne conditionneront pas le futur SI mais vont supporter les projets d’évolution d’architecture et de contenu fonctionnel ; Une priorité plus grande doit être accordée aux outils GRH.

Orientations stratégiques (2/4) Orientations fixées par le Comité de Direction : Des améliorations à court terme sur la qualité des prestations et des solutions de sous-traitance de certains domaines fonctionnels (voire totale) sont à prévoir pour le métier «Banque »  Le métier « Comptabilité » est à scinder en deux parties, comptabilité de chaque métier (auxiliaire) et de l’ensemble des activités (centralisée et générale) A l’exception de quelques besoins urgents, les outils de gestion des Ressources Humaines, adaptés aux besoins de la TGR, seront développés dans le cadre du projet SIG-RH piloté par la DAAG ; Les évolutions des applications du métier « Dépenses », visant à améliorer la productivité, devront être développées en parfaite cohérence avec le projet informatique « GID ».

Orientations stratégiques (3/4) Points de convergence La priorité majeure accordée au métier « Dépenses », pour lequel l’axe privilégié est l’amélioration de la productivité Le SI du métier « Banque » doit être amélioré à court terme et complété en faisant appel à de la sous-traitance externe Après les métiers fondamentaux, l’importance doit être allouée à l’instrumentalisation de la fonction Pilotage … ces orientations stratégiques complètent le cadre d’évolution du SI L’affectation claire de priorités permettra une conception fine du SI (solutions adaptées, planification cohérente) La distinction de la Comptabilité centrale de la comptabilité propre à chaque métier est une caractéristique importante de la future architecture fonctionnelle La priorité d’évolution des « Recettes » est l’amélioration du point de contact avec le client. L’amélioration de la productivité et/ou l’efficacité financière n’est pas prioritaire

Orientations stratégiques (4/4) Orientations fondamentales : Capitaliser sur les projets du Ministère Adopter des solutions du marché et externaliser certaines charges Optimiser l’allocation des ressources en se concentrant sur les sujets spécifiques et stratégiques Les chantiers d’accompagnement pourront être anticipés pour faciliter l’évolution du SI

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Urbaniser un SI : Objectifs recherchés Urbanisation : Modélisation "à grosses mailles" du SI, représentant l'ensemble du SI d'un établissement avec ses divers domaines. Urbanisme est la démarche stratégique pour : Répondre aux défis du changement de périmètre et environnement Comprendre, anticiper les évolutions des S.I. et les aligner sur la stratégie Intégrer les meilleures pratiques du métier et faire évoluer l’activité Se doter d’une cible et vision partagée et garantir la cohérence globale d’évolution des SI Intégrer les dimensions métier / organisation / technologie et tirer le meilleur parti des technologies de l’information Créer les conditions de la gouvernance du S.I. et préserver l’initiative des projets

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Plan d’urbanisation du futur SI de la TGR Domaine : Support Domaine : Métier Inspection et audit Domaine : Pilotage et aide à la décision Contribuables, Déposants, Collectivités, Entreprises… Données Espace public – Services aux partenaires, clients et agents – Call center Entrepôts de données, Tableaux de Bord, Statistiques, Analyse de l’activité et Coordination Gestion des Ressources Matérielles et Financières Ressources Humaines Comptabilité et Centralisation Dépenses de l’Etat et des Collectivités Locales Recettes de l’Etat et des CL Activité bancaire Paie du Personnel Interfaces : Système d’échanges de données et de messages Codifications et Nomenclatures Portail Multiservices de la TGR Dette Responsabilité des comptables Conseil Financier aux Gestion documentaire Courrier Annuaire, Agenda et messagerie Affaires juridiques Portefeuille Trésorerie Règles de gestion Référentiels

Plan d’urbanisation – autre proposition E C H A N G E S P O R T A I L Pilotage&Contrôle S U P P O R T Réf. Comptabilité&Centralisation Dépenses Paie Recettes Finances Locales Activité Bancaire Trésorerie, Portefeuille, Dette

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Apports et avantages du nouveau plan d’urbanisation Système structuré et optimisé : une mission, un système Indépendance vis-à-vis de l’organisation Système intégré et mutualisé : données et référentiels communs et partagés Plate-forme normalisée et unique d’échange entre applications Large couverture fonctionnelle régissant la propriété des composants du S.I. Facilités d’accès aux informations à travers les différents médias proposés par les T.I. Possibilité de recours à des outils du marché (Progiciels…) Ouverture maîtrisée aux partenaires, contribuables et clients L’utilisateur au centre des préoccupations du SI : accès unique, personnalisé et large, multiples fonctions d’aide, de rappel, de planification, de recherche…

Fonctionnement Système indépendant de l’organisation : Chaque utilisateur a un profil qui lui définit ses droits d’usage du SI Toutes les entités utilisent le même système (dépenses, recettes, comptabilité…) accessible aux utilisateurs selon leurs autorisations indépendamment du lieu et du service Les informations agrégées et consolidées automatiquement (ex. compte 10.03 deviendra 10.03.RR.LL, RR code région, LL poste comptable). La visibilité du comptable centralisateur est totale 10.03. Pré-centralisateur limité à sa région 10.03.RR. Comptable limité à son poste 10.03.RR.LL La comptabilité auxiliaire est un produit de la comptabilité générale Echanges normalisés : Chaque bloc fonctionnel génère un message (ex. ER1 {montant, date, rubrique…}) EAI : Distribue le message aux blocs concernés avec les données nécessaires (Ex. EAI est paramétré pour reconnaître le message ER1 et l’acheminer totalement à la comptabilité et partiellement à la Trésorerie)

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Scénarii fonctionnels possibles Deux scénarii possibles : Organisation du système par activité Organisation du SI par « client » : État ou Collectivités Locales Présentation des scénarii fonctionnels : Par activité : Domaine : Métier Inspection et audit Comptabilité et Centralisation Dépenses de l’Etat et des Collectivités Locales Recettes de l’Etat et des CL Activité bancaire Paie du Personnel Dette Responsabilité des comptables Conseil Financier aux Portefeuille Trésorerie

Scénarii fonctionnels possibles Présentation des scénarii fonctionnels Par budget « État » ou « Collectivités Locales » Domaine : Métier Recettes de l’État Dépenses de l’État Finances de l’État Conseil Financier CL Recettes des CL Dépenses des CL Activité bancaire Paie du Personnel Comptabilité et Centralisation Inspection et audit Responsabilité des comptables Dette de l’État Dette des CL Portefeuille Trésorerie Finances Locales

Scénarii fonctionnels possibles Evaluation des scénarii Organisation par processus (activités) Mutualisation des traitements, les procédures sont quasi-identiques. Bloc fonctionnel grand, difficile à gérer et à maintenir. Organisation selon budget État et Collectivités Locales Souplesse pour les adaptations réglementaires. Démultiplication des traitements identiques. La taille du code est quasiment le double. Recommandation L’impact est essentiellement technique et concerne la manière avec laquelle sera organisé le futur système informatisé. Un bon paramétrage rendra cette organisation totalement transparente pour les utilisateurs. L’organisation par processus permet d’intégrer et de mutualiser les traitements, de réduire le volume des modules et de faciliter leur réalisation et maintenance.

Autres scénarii Comptabilité autonome de l’activité bancaire Exception justifiée par les spécificités de cette activité. Les décisions prises (dématérialisation, plan comptable spécifique…) militent pour l’autonomie de l’activité bancaire. Gestion de la dette Faut-il disposer d’un bloc fonctionnel pour réaliser toutes les opérations de la dette ou réaliser les opérations de dépenses et recettes par leurs systèmes respectifs dépenses et recettes? Techniquement, il est possible de concilier entre les deux. Bloc fonctionnel des prestations de services Permet de regrouper toutes les prestations dans un seul bloc (paie à façon, gestion du compte SEGMA, gestion des clients, facturation…). Les avis sont partagés !

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Plan d’action à court terme Mise à niveau de la filière informatique Amélioration de l’organisation de la filière informatique Définition précise des attributions et responsabilités des entités Renforcement ou création des fonctions : Assistance aux utilisateurs, Assurance qualité (et méthode), Gestion des projets, Sécurité du système d’information, Réseaux des télécoms Coordination, encadrement et suivi des cellules régionales. Définition et mise en place des procédures et règles de gestion Méthodes de gestion de projets (MSF, ITIL, MPI…) Adopter et promouvoir une démarche assurance qualité Mettre en place les tableaux de bord de la DSI Structure chargée de la formation informatique destinée aux utilisateurs et aux informaticiens (ingénierie et pilotage) Plan de formation continue des informaticiens

Plan d’action à court terme Sécurisation du système d’information Création de la fonction «gestion de la sécurité du système d’information» Nomination d’un responsable de la sécurité du SI (RSSI) Définition des relations hiérarchiques et fonctionnelles, missions et attributions de l’entité Organisation de séances d’information, de formation et de sensibilisation à l’attention du management de la TGR. Élaboration de la politique sécurité et du manuel de procédures « sécurité » (par le biais d’une mission d’audit global de sécurité) Définir les responsabilités des acteurs dans la gestion de la sécurité Classifier les informations Nommer et former les propriétaires des biens et applications informatiques  Introduire la matrice d’habilitation et de responsabilités Elaborer un plan de Continuité

Plan d’action à court terme Amélioration des applications actuelles Beaucoup de chantiers sont entamés pour répondre à ces attentes (32 actions). Les services informatiques ont établi un plan d’action présenté au comité informatique du 29/05. D’autres actions peuvent être conseillées : Uniformiser l’exploitation des applications existantes Documenter les principales applications exploitées Promouvoir l’EDI entre le siège, réseau, ordonnateurs et partenaires

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Contenu du futur SI de la TGR Domaine : Support Domaine : Métier Inspection et audit Domaine : Pilotage et aide à la décision Contribuables, Déposants, Collectivités, Entreprises… Données Espace public – Services aux partenaires, clients et agents – Call center Entrepôts de données, Tableaux de Bord, Statistiques, Analyse de l’activité et Coordination Gestion des Ressources Matérielles et Financières Ressources Humaines Comptabilité et Centralisation Dépenses de l’Etat et des Collectivités Locales Recettes de l’Etat et des CL Activité bancaire Paie du Personnel Interfaces : Système d’échanges de données et de messages Codifications et Nomenclatures Portail Multiservices de la TGR Dette Responsabilité des comptables Conseil Financier aux Gestion documentaire Courrier Annuaire, Agenda et messagerie Affaires juridiques Portefeuille Trésorerie Règles de gestion Référentiels

Dépenses de l’État et des CL PEC, vérification et certification des crédits budgétaires de l’État ; Contrôle de la validité des dépenses ; Gestion des dépenses ordonnancées de l’État et CL (marchés, nantissement et oppositions, payeurs délégués) ; PEC et suivi d’exécution des budgets des CL (PEC des budgets, engagement des dépenses) Gestion des dépenses sans ordonnancement préalable (régies de dépenses, DSOP à l’étranger) ; Règlement des dépenses effectuées par la TGR ; Statistiques et reporting relatives aux dépenses de l’État et CL Référentiel des données et paramètres des dépenses de l’Etat et CL

Recettes de l’État et CL Encaissements spontanés : Encaissement des versements spontanés Information des ordonnateurs pour régularisation Répartition des sommes recouvrées (TJ, PF, AT…) Recouvrement sur prise en charge : PEC des créances à recouvrer (OR, bordereaux, rôles…) Information du redevable et recouvrement amiable Suivre les étapes du recouvrement forcé Apurement des créances irrécouvrables et admission en non-valeur Statistiques des recettes de l’État et CL Référentiel des recettes de l’État et des CL

Gestion du Portefeuille PEC et suivi des titres gérés par la TGR : traites de douane, billets à ordre, cartes patentes des marchés ruraux, bons du trésor (6mois)… La gestion des caisses guichets Statistiques et reporting

Activité bancaire Services clients ( Relations client et actions de marketing) Gestion des opérations guichet (Front office) Gestion des opérations hors guichet (salaires, primes, prélèvements, change…) Recouvrement des valeurs bancaires Gestion administrative des comptes (oppositions, saisies arrêtes, ATD et incidents de paiement…) Monétique (exploitation des GAB) Centralisation des informations produites par les agences Comptabilité bancaire (comptabilité agence, centralisation comptable et gestion des arrêtés comptables ) Reporting pour le pilotage de l’activité, de disposer de la traçabilité des opérations et de l’audit de l’activité bancaire. Référentiel des données et paramètres de l’activité bancaire.

Paie du Personnel Pré-paie prend en charge les actes de gestion du personnel et les oppositions Traitement de la paie, calcul des salaires et des retenues Gestion des prêts et des conventions de prestations de services Règlement des salaires, factures des prestataires de services et édition des titres de paiement Gestion du budget de personnel et recouvrement des recettes Référentiel des paramètres et de la réglementation Statistiques relatives à la gestion de la paie, des prêts et des conventions de prestation de services.

Gestion de la Trésorerie Suivi des mouvements financiers Gestion prévisionnelle de la trésorerie Analyse rétrospective de la trésorerie Reporting, situations de suivi et de prévision de la trésorerie

Gestion de la dette Gestion de la dette extérieure : Exécution des opérations de recettes et de dépenses relatives à la dette extérieure Gestion de la dette intérieure : Exécution et centralisation des opérations y afférente Reporting et situations relatives à la dette intérieure et extérieure ; Référentiel des paramètres utilisés par la gestion de la dette.

Comptabilité et Centralisation Tenue de la comptabilité générale de l’État PEC des opérations comptables (générées ou saisies) Gestion continue des flux comptables Couverture des spécificités de chaque poste (centralisateur ou pré-centralisateur…) Centralisation des écritures comptables et consolidation des comptes Tenue de la comptabilité auxiliaire Reporting et restitution des états de fin de gestion en central et en local Référentiel : plan comptable, schémas d’écritures et logique comptable, formes et numérotation des pièces, règles de gestion comptables…

Conseil aux Collectivités Locales Analyse financière : Données de références locales ou nationales, analyse de la structure de la dette de la CL Banque des projets locaux (portefeuille de projets des CL, assistance à la réalisation des projets des CL…) Outil d’information et mémoire des expériences des CL Statistiques et reporting

Responsabilité des comptables Gestion des documents comptables Gestion, le suivi et la mise à jour des postes comptables Assistance et suivi de la responsabilité des comptables Reporting et statistiques de suivi de la responsabilité des comptables Référentiel des paramètres utilisés

Inspection et audit Inspection : Gestion des dossiers d’inspections, programmation, outils d’aide pour l’évaluation et suivi des instructions Gestion des enquêtes : Aide pour la conduite d’enquêtes de vérification et suivi des dossiers d’enquêtes Audit : Planification, outils d’aide au déroulement des audits, gestion des dossiers d’audit et suivi des recommandations Statistiques et reporting relatives aux missions d’audit et d’inspection

Gestion des Ressources Humaines Gestion administrative du personnel Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences : évaluation des besoins, gestion des recrutements, référentiel des compétences, gestion des carrières et des emplois Formation : Planification, support logistique et administratif et suivi Reporting permet la restitution des situations et statistiques sur les ressources humaines

Gestion des ressources matérielles et financières Gestion budgétaire : Programmation budgétaire Gestion et suivi des crédits alloués PEC et suivi des opérations d’engagement des dépenses Mandatement et ordonnancements des dépenses Prise en charge comptable des dépenses Gestion de la dépense : PEC des achats par marché, BC, régie Gestion des recettes SEGMA réalisées par la TGR Gestion du patrimoine : suivi de maintenance du patrimoine mobilier et immobilier Gestion et approvisionnement des stocks Statistiques des dépenses et consommations de la TGR

Juridiques, documentation et courrier Système d’assistance à l’élaboration des textes réglementaires : Automatiser le processus de rédaction et de validation Définir les acteurs, les délais et les actions par service  Gérer les versions des documents Faire des recherches en texte intégral Gestion documentaire : Gestion électronique des documents Gestion des archives Gestion du Courrier

Annuaire, Agenda électronique, Messagerie, Interfaces et référentiels L’annuaire : Identification et administration des acteurs ou groupe d’acteurs intervenant sur le SI de la TGR Agenda électronique : Gestion des rendez-vous et suivi des réunions programmées Messagerie à généraliser à tout le personnel cadre EAI : Entreprise Application Interface. Plate-forme permet de supporter et de normaliser les échanges entre applications du SI. Le référentiel des codifications, nomenclatures et autres : Alimentation et la mise à jour des codifications, de manière centralisée, normalisée et unifiée Le référentiel des règles de gestion : définit pour toutes les activités de la TGR, les règles de calculs, les taux et les barèmes à appliquer, les conditions réglementaires gérant la recette, la dépense et les autres activités

Portail Multiservices Portail public : accès universel aux ressources informationnelles de la TGR Espace privé : Services personnalisé selon la catégorie d’utilisateurs Services aux partenaires Services aux clients : contribuables, clients de la banque, fonctionnaires et prestataires… Services aux agents de la TGR : accès au SI et données personnalisées concernant l’agent.

Pilotage et aide à la décision Entrepôt de données : Consolider les données et en faciliter l’accès Tableaux de bord dynamiques et synthétiques des indicateurs des activités de la TGR Statistiques et situations d’analyse des informations Outils pour le contrôle de gestion : Mesurer les performances, comparer les réalisations avec les prévisions Comptabilité analytique : Coûts des activités et fonctions de la TGR, analyse des résultats Coordination : Suivre la contractualisation siège - réseau, supporter la démarche qualité et de mise à niveau du réseau, aider à évaluer les charges et à rationaliser la gestion des ressources

Sommaire Rappel de la démarche Orientations stratégiques Démarche générale Démarche utilisée pour ces étapes Orientations stratégiques Urbaniser un SI : Objectifs et principes Plan d’urbanisation du futur SI de la TGR Apports et fonctionnement du nouveau plan d’urbanisation Autres scénarii possibles Plan d’action à court terme Contenu du futur SI de la TGR Suite de l’étude et calendrier actualisé

Suite de l’étude : Etape 6 Phase : 1 1. Lancement de l’étude Objectifs : Concevoir et évaluer les scénarii pour la réalisation du futur Système d’Information et des Télécommunications. Permettre au comité de pilotage de choisir la solution optimale. Résultats : un dossier de choix comparant les avantages et inconvénients entre 2 ou 3 scénarii selon différents critères Solution applicative, architecture technique, moyens humains, organisation, risque, cheminement (ressources, délais, échéancier…), évaluation financière macroscopique… Modalités pratiques : Recherche des solutions applicatives adaptées à chaque domaine fonctionnel / métier : progiciel, développement spécifique… Analyse des solutions techniques : plate-forme, outils, OS, architecture… Evaluation et analyse de chaque scénario sur les critères définis. Durée : mi-juin 2005 2. Analyse et audit existant Phase : 2  3. Orientation du SDIT. Phase : 3 4. Conception générale du futur système. Phase : 4 5. Élaboration du ‘Plan Action Court Terme’ 6. Élaboration des scénarii de mise en œuvre. Phase : 5 7. Planification de la solution retenue.

Suite de l’étude : Etape 7 Phase : 1 1. Lancement de l’étude Objectifs : Planifier et ordonnancer les tâches nécessaires pour la réalisation du futur SI, projets, planning, budget... Ebaucher les mesures d’accompagnement et les besoins de conduite de changement induits par la mise en œuvre du SDIT. Résultats : Le Schéma Directeur Informatique et Télécoms : Orientations stratégiques, priorités, urbanisation … Le Plan Directeur Opérationnel ou plan de mise en œuvre : choix technologiques, projets, organisation, structures de projet… Modalités pratiques : Approfondissement du scénario retenu lors de l’étape précédente, Elaboration et validation du plan directeur opérationnel, Rédaction et validation du schéma directeur. Durée : mi-juillet 2005 2. Analyse et audit existant Phase : 2  3. Orientation du SDIT. Phase : 3 4. Conception générale du futur système. Phase : 4 5. Élaboration du ‘Plan Action Court Terme’ 6. Élaboration des scénarii de mise en œuvre. Phase : 5 7. Planification de la solution retenue.

Calendrier actualisé

Schéma Directeur Informatique et des Télécommunications Conception générale du futur SI. Débat Consulting