Journée INTER ORU du 24 mai 2013 G. VIUDES

Plan Contexte Méthode et principes retenus Outils mis en œuvre Résultats intermédiaires

Contexte : le réseau des urgences Circulaire du 13 février 2007 relative à la prise en charge des urgences Création d’une structure support au réseau des urgences (janvier 2008)

Réseaux des urgences : objectifs, cibles, outils ? Impliquer tous les acteurs Organiser le suivi Rechercher la transparence Exiger des engagements MCO Cadre commun et partagé de bonnes pratiques de prise en charge et d’orientation Instances collégiales régionale et territoriales Convention constitutive des Réseaux d’urgences SSR EHPAD Contrat Pluri annuel d’Objectifs et de Moyens Priorités régionales et territoriales PDS ambulatoire Fiches d’évènements indésirables Répertoire Opérationnel des Ressources

6 groupes urgences de territoires Groupe régionaux thématiques Instance collégiale du RTU 6 groupes urgences de territoires Informations FEI Priorités de territoire Groupe régionaux thématiques Groupe Inter SAMU Groupe SAMU - SIS Groupe SSR Priorités régionales Réalisées : - Diagnostics d’urgences plateaux techniques requis - Télémédecine en neurochirurgie - Hôpital en tension En cours : - AVC - Soins sans consentement - Traumatisés graves Outils informatiques - R O R - Terminal : urgence / SMUR .. - Inter-connexion des SAMU

Hôpital en tension Contexte régional Tensions itératives dans l’activité des établissements de santé avec un fort impact sur les urgences, Des organisations de prévention dans certains établissements, Septembre 2010 : 2 établissements sur 43 interrogés ont prévu un plan hôpital en tension Pas de signalement de tension

Circulaire n°DHOS/CGR/2006/401 du 14/09/ 2006 Plan blanc Gestion de crise Exercice Cahier spécifique (Cg III page 122) : hôpital en tension

« Hôpital en tension » : définition

Priorité régionale « hôpital en tension » Proposition du thème par l’ ICR Validation par l’ARS Travaux d’un groupe pluridisciplinaire sur 12 mois Validation des propositions par l’ICR Mise en œuvre par l’ORU PACA (ICR : instance collégiale du réseau des Urgences) Favoriser la mise en place des outils de gestion recommandés au plan national, Rechercher les adaptations aux caractéristiques régionales, Proposer un modèle de coordination régionale.

Groupe régional « hôpital en tension »

« Hôpital en tension » : Principes retenus Transparence des Etablissements Indicateurs et déclarations Accès par le ROR Implication opérationnelle de l’ARS (DT – VSS) Indicateurs Temps réel Veille régionale Actions : Plan hôpital en tension + « tension solidaire »

R.O.R PACA – Accueil Professionnel de santé MODULE SOCLE : Inventaire des structures de soins (1781 ES/ 4897 UO/ …) Inventaire des professionnels (15 516) Recherche en champ libre et multi paramètres Résultats tabulaires et cartographiques Déclaration d’alertes et d’informations Web service inter régional (en cours) MODULE D’IDENTIFICATION : Identification de chaque professionnel Gestion fine des droits (usage / droit de modification) Un ou plusieurs établissements par professionnel Accès login Mot de passe ou Carte CPS Maitrise des informations par le professionnel : « mon compte » Création de compte générique possible

R.O.R PACA – Accueil Professionnel de santé MODULE ORGANISATION : Gestion des évènements indésirables Lits disponibles Hôpital en tension Activité temps réel des urgences, SAMU Plan blanc élargi Serveur régional de veille et d’alerte CRUQPC Liste PDS ES (tests)- PDSA (septembre) MODULE PATIENTS : Réservation de lits (SSR/EHPAD/MCO) Télémédecine : Neurochirurgie / AVC Orthopédie / Cardiologie … Dossiers partagés Patients à risques SAMU/URG Accès (via SSO) à des logiciels tiers SMUR – Réseaux – MMG ….

Gestion « Hôpital en tension » 1 . Indicateurs régionaux partagés (ES/ARS) : Inventaire journalier des lits disponibles Activité temps réel des urgences et des SAMU (production juin) Bilan des alertes et tensions Déclarations des professionnels Déclarations d’alerte Déclarations de tension (directeur) Information ARS Alerte (VSS) en temps réel (mail automatique) Déclaration de tension solidaire provoquée par l’ARS

LES INDICATEURS DE TENSION

Pré-hospitalier : « SAMU » 3 Indicateurs pré-hospitaliers temps réel

15 Indicateurs « urgences » temps réel Données RPU étendues transmises toutes les 10 mn pour 39 sites (Terminal urgences et autres) Curseur temporel Détail patient anonyme

Gestion « Hôpital en Tension » 1 . Activité temps réel des urgences 15 Indicateurs Urgences

Gestion « Hôpital en Tension » 1 . Activité temps réel des urgences Alerte automatique selon l’antériorité

Gestion « Hôpital en Tension » 1 . Activité temps réel des urgences Détail des pathologies prises en charge

Lits disponibles : fréquence de saisie Nombre de lits disponibles en : « soins critiques » (Réanimations / Soins continus / USIC /UNV…..). Tous les jours 3 fois par jour au moins (8h / 13h / 18h) Nombre de lits disponibles en maternité Nombre de lits disponibles en chambres d’isolement (santé mentale) Nombre de lits disponibles en MCO En cas de tension 3 fois par jour au moins Nombre de lits disponibles en SSR Nombre de lits disponibles en EHPAD Saisie manuelle ou flux (webservice) Projet de saisie au fil de l’eau au lieu de 3 fois par jour

Hospitaliers : « Lits disponibles » Saisie par unité de soins Permet l’alimentation du module SRVA de l’ARS

Hospitaliers : « Lits disponibles » vue régionale Vue régionale par spécialité Focus détaillé par ES en cas de besoin

Indicateur Composite : « NEDOCS » Score objectif de saturation hospitalière Total des patients aux urgences Capacité d'accueil aux urgences Nombre de patients vus par un médecin aux urgences sur le total Nombre total de lits MCO dans l'établissement Nombre de patients graves (ccmu 4 et 5) Temps de présence du plus ancien patient Temps d'attente avant prise en charge médicale du dernier patient vu par un médecin.

ORGANISATION DE LA VEILLE

Organisation de la veille 1 . Etablissements: Cellule de veille Alerte par les professionnels de l’établissement Territoires SAMU DT ARS Région PDS ES « tension hospitalière » ARS siège (VSS) Vision complète Droits différents

Organisation de la veille

Astreinte régionale « Hôpital en tension » Schéma régional de la PDS ES Jours – WE – Fériés Médecins Veille et analyse écrite Conseil à l’ ARS

ACTIONS MISE EN OEUVRE

Actions des professionnels de santé Alerte Tension Tension solidaire

ALERTE Qui? Médecin urgentiste, Cadre de santé, Cadre supérieur de santé Quand? Le service des urgences est saturé par le nombre et/ou la gravité des patients. Déclarer une Alerte Modifier une Alerte Lever une Alerte Veuillez renseigner les formulaires de manière complète. A chaque enregistrement d’un formulaire, un mail est envoyé automatiquement à la Plateforme de Veille et d’Alerte de l’ARS, au mail Alerte de l’établissement, au Directeur de l’établissement, au SAMU du département, à l’ORU PACA et au déclarant.

Procédures Etablissements ALERTE ROR Procédures Etablissements Procédures ARS Procédures SAMU Procédures Déclarant Déclare l’Alerte sur le ROR. Contacte le Directeur ou son représentant. Procédures Directeur ou représentant Analyse, constate et : confirme l’Alerte en déclarant la tension. infirme l’Alerte en la levant. Procédures ARS Si l’Alerte est déclarée via un autre canal que le ROR, le gestionnaire d’appels demande au déclarant de confirmer sur le ROR sa déclaration. L’intervenant désigné en DT (H. ouvrées) ou le cadre d’astreinte (H. astreinte) sollicite le Directeur ou son représentant qui détermine s’il doit déclencher une tension. Procédures SAMU Si une Alerte est déclarée via un autre canal que le ROR, le gestionnaire d’appels demande au déclarant de confirmer sur le ROR sa déclaration.

TENSION Qui? Directeur d’établissement ou son représentant Quand? Constat et confirmation par le Directeur de la déclaration d’alerte des Urgences. Déclarer une Tension 2 possibilités: Pas d’alerte déclarée Une alerte a été déclarée Mise en œuvre de la cellule de crise restreinte. Modifier une Tension Lever une Tension Veuillez renseigner les formulaires de manière complète. A chaque enregistrement d’un formulaire, un mail est envoyé automatiquement à la Plateforme de Veille et d’Alerte de l’ARS, au mail Alerte de l’établissement, au Directeur de l’établissement, au SAMU du département, à l’ORU PACA et au déclarant.

Procédures Etablissements ROR Procédures Etablissements Procédures ARS Procédures SAMU TENSION Procédures Directeur ou représentant Vérification sur place de l’activité des urgences. Vérification de la disponibilité des lits de son établissement et des établissements alentours. Vérification du nombre de patients en attente de SSR. Mise en place de la cellule de crise restreinte et de ses actions. Procédures ARS (H. ouvrées = DT) (H. Astreinte = Cadre + Astreinte médicale) L’intervenant désigné contacte le Directeur ou son représentant et vérifie : La mise en place de la cellule de crise restreinte et de ses actions. Les indicateurs de tension du département et/ou région. La synthèse des lits disponibles du département et/ou région. Contexte épidémiologique (CIRE) ou situation particulière (crise). L’intervenant désigné peut avoir recours à un expert pour analyser les situations aux urgences (SAMU ou référent du réseau des urgences PACA et à POSA). Il signale l’événement au DG ARS. Procédures SAMU Alerte les services d’incendie et de secours. Sur demande de l’ARS, dans la mesure où les établissements d’un même territoire de proximité sont en capacité de recevoir et sont prévenus, et que l’état des patients le permet, une limitation et une réorientation des admissions peut être réalisée. Procédures Etablissements du département. Vérification de la disponibilité effective en lits et réalisation d’un relevé temps réel (au moins 3 fois par jour) des lits d’hospitalisation complète sur le ROR.

Missions de la cellule de crise restreinte. TENSION Etablissement Missions de la cellule de crise restreinte. Déclarer les lits sur le ROR. Elle vérifie la disponibilité effective en lits et réalise un relevé temps réel (au moins 3 fois par jour) des lits d’hospitalisation complète sur le ROR. Anticiper des sorties. Elle incite à organiser des sorties (domicile, SSR, …) ou des reports d’admissions programmées. Transférer. Elle transfère les patients dans les établissements adaptés. Ajouter des lits supplémentaires. Elle met en place des lits supplémentaires dans la limite de ses possibilités et selon les besoins de la situation. Mobiliser du personnel supplémentaire. Elle mobilise le personnel adéquat afin de veiller à la sécurité du patient et à la bonne mise en œuvre de ses différentes missions. Ajouter des moyens logistiques. Elle assure la logistique pour gérer ce flux de patients. Déprogrammer. Elle prend connaissance de l’activité programmée qu’elle peut modifier. Reporter des travaux. Elle reporte des travaux bloquant l’accès à des lits. Réorienter. Elle réoriente dans la mesure où la sécurité et la volonté du patient sont respectées.

Procédures Etablissements TENSION SOLIDAIRE ROR Procédures Etablissements Procédures ARS Procédures Directeurs ou représentant établissements en tension solidaire Vérification de la disponibilité des lits de son établissement. Vérification du nombre de patients en attente de SSR. Mise en place de la cellule de crise restreinte et de ses actions. Procédures ARS : L’intervenant désigné : Consulte les indicateurs de tension du département et/ou région. Vérifie la synthèse des lits disponibles du département et/ou région : L’exhaustivité des renseignements. Le nombre de lits disponibles en SSR et MCO. La bonne utilisation des lits disponibles des établissements proches dans le cadre de transferts. Contacte en cas de besoin, le professionnel d’astreinte (SAMU ou référent du réseau des urgences PACA ) pour analyser les situations aux urgences et la disponibilité des lits. Peut déclencher les tensions solidaires dans tous les établissements de santé et notamment : Dans les établissements disposant de services d’hospitalisation en pédiatrie lorsque la tension concerne un service d’urgence pédiatrique. Dans les établissements SSR, lorsque le nombre de patients en attente de SSR dans l’établissement en tension est élevé. Dans les établissements MCO y compris lorsque ceux ci ne disposent pas d’autorisation pour l’activité d’urgences. Dans ce cas : Il déclare la Tension solidaire dans le ROR. Il contacte les Directeurs ou représentants pour demander de mettre en œuvre la tension solidaire. Il vérifie la mise en place de la cellule de crise restreinte et de ses actions.

TENSION SOLIDAIRE Procédures ARS Déclarer une Tension solidaire H. ouvrées = Directeur DSPE ou POSA H. Astreinte = Astreinte COMEX et cadre Actions doublées d’un appel téléphonique. Déclarer une Tension solidaire SSR / pédiatrie / réanimation / médecine Modifier une Tension solidaire Lever une Tension solidaire A chaque enregistrement d’un formulaire, un mail est envoyé automatiquement à la Plateforme de Veille et d’Alerte de l’ARS, au mail Alerte des établissements, aux Directeurs des établissements (Tension et Tension solidaire), au SAMU du département, à l’ORU PACA et au déclarant.

Procédures Etablissement TENSION SOLIDAIRE Procédures Etablissement Directeur d’établissement ou son représentant L’ARS PACA vous a déclaré en Tension solidaire pour venir en aide à un établissement en Tension. Vous recevez un mail sur les adresses mail Alerte et Directeur de l’établissement, doublé d’un appel de l’ARS PACA vous demandant de mettre en œuvre la Tension solidaire au travers des missions de la cellule de crise restreinte. Votre établissement apparait dans la liste des Tensions hospitalières du ROR.

Missions de la cellule de crise restreinte. TENSION SOLIDAIRE Etablissement Missions de la cellule de crise restreinte. Contacter l’établissement en Tension. Elle se met en rapport avec l’établissement en tension afin de prendre connaissance de l’aide à leur apporter. Déclarer les lits sur le ROR. Elle vérifie la disponibilité effective en lits et réalise un relevé temps réel (au moins 3 fois par jour) des lits d’hospitalisation complète sur le ROR. Anticiper des sorties. Elle incite à organiser des sorties (domicile, SSR, …) ou des reports d’admissions programmées. Transférer. Elle transfère les patients dans les établissements adaptés. Ajouter des lits supplémentaires. Elle met en place des lits supplémentaires dans la limite de ses possibilités et selon les besoins de la situation. Mobiliser du personnel supplémentaire. Elle mobilise le personnel adéquat afin de veiller à la sécurité du patient et à la bonne mise en œuvre de ses différentes missions. Ajouter des moyens logistiques. Elle assure la logistique pour gérer ce flux de patients. Déprogrammer. Elle prend connaissance de l’activité programmée qu’elle peut modifier. Reporter des travaux. Elle reporte des travaux bloquant l’accès à des lits.

Procédures Etablissement TENSION SOLIDAIRE Procédures Etablissement Directeur d’établissement ou son représentant L’ARS lève la Tension solidaire Vous recevez un mail sur les adresses mail Alerte et Directeur de votre établissement, doublé d’un appel de l’ARS vous remerciant et vous signifiant la levée de la Tension solidaire. Archiver une Tension Solidaire Veuillez renseigner le formulaire de manière complète : actions mises en œuvre, difficultés rencontrées et communication. A l’enregistrement du formulaire, un mail est envoyé automatiquement à la Plateforme de Veille et d’Alerte de l’ARS, au Directeur de l’établissement, à l’ORU PACA et au déclarant.

RESULTATS et CONCLUSIONS

Résultats Saisie des lits : 86% exhaustivité 1° trimestre 2013 : 44 alertes 28 tensions 3 tensions solidaires

Résultats Tension solidaire à dominance « attente SSR » Efficacité de l’inventaire des patients en attente de SSR Exemple : Toulon 8 places libérées le jour même 12 places le lendemain Tension solidaire pédiatrie Efficacité de l’engagement précoce des directeurs d’établissements Efficacité de l’implication de l’ARS Travaux en cours sur la réorientation des flux par le SAMU en zone urbaine

Conclusions Transparence des données des établissements bien acceptée, Efficacité des mesures en cours d’évaluation mais subjectivement positives, Ressenti des professionnels positif, Implication de l’ARS et des directeurs d’établissements très importante Charge de mise en œuvre importante Traitement de la base de données qui se constitue. Proposer des alertes automatiques et des structurer les niveaux de réactions Proposer des organisations d’anticipation (saisonnalité ..)

24 mai 2013 Merci