Bruno LANNOY & Philippe POPLIMONT Création d'un service informatique de proximité dans une université pluridisciplinaire multi-sites Bruno LANNOY & Philippe POPLIMONT

Présentation de l’URCA Chiffres clés 2016/2017 Composantes réparties dans 5 villes : 8 UFR (nombreuses spécialités) 2 IUT (dont 1 multi-sites) 1 ESPE (5 centres) 2 écoles d’ingénieurs (ESIReims, IFTS) … Effectifs (≃ ) : 26 000 étudiants 1 400 personnels enseignants, dont 800 enseignants-chercheurs 1000 personnels administratifs et techniques

Evolution de l’informatique à l’URCA Présentation de la DN Evolution de l’informatique à l’URCA CRI 1994-2013 18 DSI 2014-2016 56 DN Depuis 2017 63 52%

Contexte historique de terrain le CRI et ses correspondants de site avant 2014 Retour de terrain - - Instructions descendantes + + Informaticiens de l’URCA (dont un correspondants du CRI par site)

Contexte historique de terrain Constat par rapport à l’ancienne organisation Pas de travail collaboratif Pas de partage d'expérience inter-sites Nombreuses compétences spécifiques avancées, mais parfois peu utilisées sur site et jamais mutualisées Difficultés dans la continuité de service (surtout dans les petits sites) Pas suffisamment de formation pour faire face aux : perpétuelles évolutions des parcs numériques et des méthodes de travail fortes attentes des usagers de plus en plus technophiles Nécessité de réorganiser  Création du service InfoPROX

Préparation politique et sur le terrain Démarches Préparation politique et sur le terrain Présentation d’un projet sommaire au DGS (décembre 2012) Prise d’informations auprès d’autres universités (Rennes 1, Strasbourg…) 6 mois de visite dans toutes les composantes pour : Présenter le projet Rencontrer collectives et individuelles avec tous les acteurs : Directeurs, CSA, usagers et informaticiens Faire évoluer le projet en tenant compte des remarques voire des craintes Soumission à l’équipe présidentielle pour validation du projet final Soumissions pour validation au Comité Technique d’établissement et au Conseil d’Administration 1er janvier 2014

Service Informatique de Proximité Principe de base + InfoPROX

Service Informatique de Proximité Zoom sur le pôle Active Directory Active Directory centralisé  projet serpent de mer à l’URCA Plusieurs tentatives avortées faute de moyens humains et de coordination Contraintes fortes : Prise en compte des spécificités de fonctionnement des différentes composantes Prise en compte des nombreux AD autonomes déjà existants Couplage et interaction avec le Système d’Information existant Objectif de base  identification unifiée sur les postes de travail Fondation pour de nombreux autres services : serveur de fichiers, d’applications, d’impressions… Accompagnement d’un prestataire expert en architecture et sécurité AD : Formations en intra des futurs administrateurs centraux et des administrateurs des composantes Présence lors des grosses phases du projet (architecture, maquettage, prédéploiement, déploiement) Accompagnement à distance quand nécessaire Mise en prod Janvier 2018

Mise en œuvre ≃ 6500 heures depuis 2014 Formations Active Directory : Architecture Active Directory (5j) Formation Sécurité AD (5j) Administrateur de site (3j) Apple : OS X Maverick client (5j) OS X Server (9j) Spécialiste MCTS Windows 7 (5j) Linux, certification LPIC1 (9j) Virtualisation sous KVM (3j) ASG Live Navigator (2j) Typo 3 : Créer et administrer un site Web (3j) Modules et extensions (3j) Installation Serveur Kaspersky (3j) Formation Visioconférence (1/2j) Habilitation électrique (2j) Formation en ligne Lynda.com (cumul 700h/an) ITIL : Initiation (1j) ITIL V3 (4j avec certification) Accompagnement du Handicap (2j) Formations RH URCA : Gestion de projets (2j) Conduite de réunion (2) Conduite d’entretien professionnel (2) Rapport d’aptitude professionnelle (1j) Gestion de conflits (1,5j) ≃ 6500 heures depuis 2014

Bilan Freins Maintien de l’engagement de la direction de l’URCA sur la durée lors des alternances politiques (ex. : plan de formation, PFI) Le rattachement fonctionnel à la DN (dû à article L-721-3) pose des problèmes : Difficulté de repérage hiérarchique pour certains agents Possibilités d’interopérabilité inter-sites réduites Quelques tâches peu en rapport avec l’informatique (correction de QCM…) Dérives temporelles des gros projets Éloignement géographique  difficultés d’encadrement Certains projets d’envergure sont peu visibles des usagers et de la gouvernance (ex. : AD !)

Actions transversales de service Bilan Actions transversales de service Projets impactants menés par le service Active Directory Sauvegarde centralisée des données Serveurs antivirus centralisés Déploiement d’images système en usine (DELL) Renouvellement du parc des EMF … Interopérabilité des InfoPROX (remplacement, expertise, assistance à distance)  perfectible Organisation de campagnes d’achats mutualisés (gouvernance précédente) Déménagement de l’ensemble des services centraux Interactions accrues avec les autres services de la DN site Numérique, déploiement réseau, gestion des équipements audiovisuels… Globalement positif

Des questions ? Bruno LANNOY bruno.lannoy@univ-reims.fr