PROCESSUS LICENCES CE QU’IL FAUT SAVOIR

SOMMAIRE Annexes Présentation du livret Précisions sur les nouveaux certificats médicaux Rappels de certains points à savoir sur les licences 1. Avant la saisie des licences 2. Qui saisit ? 3. Les droits financiers 4. Qualifications FBI et extraction de fichiers Excel 5. Les types de licences et temps de vérification 6. Mutations et licences T 4) Les modifications en cours de saison sportive 5) Les surclassements 6) Modes opératoires FBI 7) Ou trouver les documents ? 8) Tableaux familles de licences Annexes Tableau des surclassements

1. Présentation du livret Ce guide a pour but d’informer et aider la ou les personne(s) qui s’occupent de la gestion des licences au sein d’un club et ainsi permettre un bon fonctionnement entre le Comité du Rhône et Métropole de Lyon de Basket Ball et le club. Le Comité compte depuis deux saisons plus de 19 200 licenciés. Chaque année, les créations, renouvellements, mutations, réactivations, prêts, licences loisirs, AS et bien d’autres, sont saisis aussi bien par les clubs que par le Comité. Ce travail partagé nécessite une implication consciencieuse et rigoureuse, nécessaire au bon fonctionnement de la saison sportive. Ce livret vous permettra de retrouver toutes les informations nécessaires à un bon fonctionnement entre les deux structures, soit une remise à niveau pour les nouveaux Présidents, Correspondants ou autres bénévoles de clubs. 18609 licenciés 2014-2015 19219 licenciés 2015-2016 19621 licenciés 2016-2017

2. Précisions sur les nouveaux certificats médicaux Chaque questionnaire de santé devra être correctement rempli et signé. IL EST IMPORTANT DE FAIRE SIGNER PAR LE LICENCIE LA PARTIE « ATTESTATION AU QUESTIONNAIRE DE SANTE » SUR LA DEMANDE DE LICENCE * Le Questionnaire de santé est à conserver par le licencié (ou le club) /!\ ATTENTION : Sur la demande de licence il faut obligatoirement penser à cocher et signer la partie « attestation du questionnaire médical » si le licencié a répondu négativement a toutes les rubriques.

La saisie est possible : Nous vous demandons de : Rappels de certains points à savoir sur les licences 1. Avant la saisie AVANT LA SAISIE DES LICENCES La saisie est possible : Dès que le Comité a saisi la ré-affiliation de votre club (Sous réserve de paiement de celle-ci) Vous devez modifier le mot de passe utilisé lors de la saison précédente Nous vous demandons de : VÉRIFIER que vos dossiers sont complets avant l’envoi des demandes de licences pour vérification : Nom, prénom Adresse du licencié N° téléphone Adresse messagerie électronique (obligatoire pour les officiels) Certificat médical et/ou questionnaire de santé pour les renouvellements N° d’agrément et tampon du médecin / signature licencié ou tuteur légal Taille du joueur obligatoire et conforme Signature du licencié Signature du président et tampon du club Choix du type de licence qui doit être coché correctement et saisie du surclassement si autorisation du médecin Signature obligatoire pour l’assurance

Concernant l’envoi ou le dépôt de vos licences : Tous les dossiers de dépôts de licences, déposés au Comité ou postés, parvenus incomplets, seront directement retournés aux clubs. Aucun dépôt de demandes de licences sans bordereau ne sera accepté. Classer les demandes de licences par ordre alphabétique obligatoirement Imprimer le bordereau obligatoirement, que vous recevez par mail après saisie de vos licences sur FBI ou faire apparaitre la date de qualification sur celles-ci lors de l’envoi Déposer ou envoyer par courrier les demandes de licences au Comité dans les 8 jours qui suivent la saisie. En début de saison, pensez à remplir correctement l'adresse exacte du correspondant du club sur l’imprimé des renseignements administratifs. Cette personne sera le correspondant entre le Club et le Comité. Tous les courriers et cartons de licences seront envoyés à l'adresse indiquée. Si changement en cours de saison, pensez a le signaler au Comité le plus tôt possible. Jusqu’à fin octobre compte tenu du nombre important de licences à établir, nous vous demandons dans la mesure du possible, de venir chercher vos cartons de licences au Comité : COMITE DU RHONE ET METROPOLE DE LYON DE BASKET BALL Atrium 3 1-3 Rue Colonel Chambonnet 69500 BRON

2. Qui saisit ? 3. Les droits financiers LICENCES QUE LES CLUBS PEUVENT SAISIR SUR FBI LICENCES QUE LES CLUBS NE PEUVENT PAS SAISIR SUR FBI Créations et renouvellements (pour toutes les catégories sauf les licences loisirs (JL) ) Demandes de licences majeurs étrangers avec titre de séjour en cour de validité (Se référer à l’annuaire de la F.F.B.B. pour la couleur de licence et/où droits financiers voir tableau ci-dessous) Réactivation de licence dans la base historique (voir mode opératoire à la fin du livret) Licences Loisirs (JL) Tous les joueurs étrangers mineurs Les mutations C1 et C2 Les licences JT (prêt) Licences AS et AS U20 Toutes modifications de licences après validation (qualification) sur FBI par le club (exemple : Rajout de surclassement, certificat médical, date de naissance, erreur sur l’identité du licencié et autres) 3. Les droits financiers

Ce fichier est aussi utile pour les surclassements 4. Qualifications FBI et extraction de fichier Excel AVANT chaque rencontre, vérifier, que les joueurs qui participent au match sont qualifiés sur FBI. Licencié écriture en noir : Qualifié (peut participer à des rencontres sportives) Licencié écriture violette : Non qualifié (ne peut pas participer à des rencontres sportives) Pour vérifier que les licenciés de votre club sont qualifiés avant une rencontre, vous pouvez exporter depuis FBI un fichier Excel représentant le listing de vos licenciés, il vous suffit de : 1/ Lancer une recherche (sans nom, ni prénom) 2/ Cliquer sur le petit fichier Excel 3/ Ouvrir le fichier télécharger Ce fichier est aussi utile pour les surclassements

5. Types de licences et temps de vérification Une licence DC (dirigeant) peut permettre d’accompagner ou coacher, si un certificat médical d’aptitude est fourni avec la demande de licence et/ou questionnaire de santé. Pour rappel vous devrez le saisir en tant que « DIRIGEANT ACCOMPAGNATEUR ». Sans certificat d’aptitude la licence n’a pas lieu d’apparaitre sur les feuilles de matchs en tant qu’accompagnateur et/ou coach. En niveau supérieur comme « National » ou « Régional » il est interdit d’avoir une licence DC (dirigeant) pour coacher et/ou entrainer. Les licenciés participants à des rencontres et championnats « DETENTE » , doivent être OBLIGATOIREMENT saisis en JC (joueur compétition) et non en JL (joueur loisir). Tout licencié qui apparait sur une feuille de match doit avoir le type de licence approprié à ses fonctions. Licences LOISIRS (JL), ne doivent PAS être saisi par le club, mais par le Comité sauf en cas de renouvellement de la licence JL. Exemple : Une personne ayant la saison précédente été licencié en Joueur loisir ,peut être renouvelée par le club. Chaque carton de licence doit OBLIGATOIREMENT comporter la photo du licencié lors des rencontres. Les demandes de duplicatas peuvent être demandés dès réception du premier carton de licence pour : Les joueurs évoluant dans deux équipes Les entraineurs Les coachs Temps de qualification des demandes de mutations, licences T, AS et surclassements : Début de saison : Dépôt du lundi au mercredi pour qualification le week-end de la semaine en cours. Toutes les demandes déposées le jeudi seront traitées la semaine d’après sauf cas exceptionnel.

Sous réserve de justificatifs Sous réserve de justificatifs 6. Mutations et licences T Tout dossier de mutation incomplet ou non conforme, sera retourné au club. Rappel période de mutations Les dossiers de mutations C1 hors délais (passé le 30/06/N) nécessitant une mutation de type C1, car évoluant à un certain niveau, devront joindre au dossier un ou des documents justifiant l’opportunité d’une demande (exemple : bail, contrat de travail, attestations, facture, école, carte étudiante etc.). Si aucun justificatif n’est joint au dossier, celui-ci sera traité automatiquement comme une mutation hors délais et le licencié sera qualifié en C2. Période demande de Licence T Lors d’une demande de prêt il vous est demandé de ne pas qualifier le licencié au préalable mais de rendre le dossier complet et non saisi. Cela évite une double licence. Toutefois, si le licencié a été saisi par erreur, veuillez le signaler ou bien remettre le carton de licence avec le dossier. C1 Hors délais uniquement U15 et moins Du 01/06/N au 30/06/N Sans justificatif 01/07/N au 30/11/N Sous réserve de justificatifs 01/12/N au 29/02/N C2 Hors délais Du 01/07/N au 30/11/N Sans justificatif Du 01/12/N au 29/02/N Sous réserve de justificatifs T (demande de prêt) Du 01/07/N au 30/11/N Avoir – de 21 ans

Envoyer directement un mail à : 4. Les modifications en cours de saison sportive Si changement d’identité en cours de saison : Le licencié doit fournir un justificatif (carte d’identité, titre de séjour, récépissé) à son club qui transmettra l’information au Comité pour modification. Modification d’adresse postale en cours de saison pour un(e) licencié : Avec FBI, le club peut modifier l’adresse postale du licencié en question. Modification si erreur de saisie en milieu de saison (sur la date de naissance, oubli d’un surclassement, modification du type de licence) : Envoyer directement un mail à : licences@basketrhone.com Rappel : une création de licence peut-être supprimée sous 15 jours. Penser à le signaler pour éviter des doublons. Dépôt pour modification ou rajout : Lors de vos dépôts de licences, pour toutes modifications ou ajouts sur une licence (ex: date de surclassement) la procédure a suivre sera : Passage au Comité Mettre les demandes de modifications à part des autres documents Signaler à l’accueil Envoi Postal Signaler la modification par écrit

5. Les surclassements Le surclassement est accordé au vu d’un certificat médical délivré par un médecin de famille, médecin agréé, régional et fédéral, selon la catégorie dans laquelle le licencié souhaite évoluer (se reporter au tableau des surclassements de la saison en cours sur notre site internet www.basketrone.com ,le site de la FFBB http://www.ffbb.com/, mais aussi à la fin du livret où vous trouverez une copie de ce tableau afin de faciliter les recherches) Quelques exemples de surclassements pouvant apparaitre sur un carton de licence : Sur les licences (EXEMPLE) : Surclassement National U20 Surclassement Département U11 Surclassement Région U15

Mode opératoire plus détaillé en page 17 ATTENTION les surclassements par médecin régional ou médecin fédéral demandent des imprimés spéciaux : Vous devez utiliser : IMPRIME BLEU : Pour un surclassement nécessitant une visite médicale par un médecin agréé où régional. Faire parvenir ce document à la ligue du lyonnais de Basket Ball. Vous le trouverez sur le site de la FFBB , en allant dans l’onglet FFBB Imprimés  Surclassements. Mode opératoire plus détaillé en page 17

Mode opératoire plus détaille en Page 17 IMPRIME JAUNE : Pour un surclassement exceptionnel par le médecin fédéral avec avis DTN. Faire parvenir le dossier à la Fédération Française de Basket Ball Vous le trouverez sur le site de la FFBB , en allant dans l’onglet FFBB Imprimés  Surclassements Mode opératoire plus détaille en Page 17

Réactivation de licence : 6. Modes opératoires Réactivation de licence : Lorsqu'un licencié n’a pas pris de licence en année N-1 ou plus, mais a déjà été , une réactivation de licence est nécessaire. Peu importe le club d’origine vous pourrez suivre la procédure suivante pour réactiver sa licence dans votre club : FBI: L’étoile : * Vous pourrez vous servir de * pour des recherches plus faciles, vous permettant de trouver un plus grand nombre de résultats sur FBI lorsque vous ne connaissez pas toutes les informations sur le licencié. Exemple : Le licencié s’appelle DUPONT Martin mais sur la demande de licence ou les informations dont vous disposez sont DUPONT « Ma » Vous taperez : NOM : DUPONT PRENOM : Ma* FBI vous sortira toutes les personnes ayant comme nom DUPONT et un prénom commençant par « Ma » Cet outil peut être utile lors de la réactivation de licence ou bien pour chercher un licencié afin d’être sûr de devoir réaliser une demande de mutation. Taper nom et prénom du licencié Avant de lancer la recherche cocher « Recherche dans la base historique » et « Recherche dans la base national » Lancer la recherche Se référer à la date de naissance et autres informations dont vous disposez afin de qualifier la bonne personne

7. Où trouver les documents ?

1 2 Administratif 3 Sur le site internet du Comité : http://www.basketrhone.com Mode opératoire : 1 2 Administratif 3

8. Tableau familles des licences Libellé AGTSP Agent Sportif JC Joueur Compétition JL Joueur Loisir - Participation à des entrainements, - Etant sélectionné pour participer à des sélections au niveau départemental, régional ou national JC1 Joueur compétition Mutation dans les délais 01/06/N au 30/06/N Joueur compétition Mutation pour les catégories U15 et moins) du 01/12/N au 29/02/N JC2 Joueur compétition Mutation hors délais du 01/07/N au 30/11/N Joueur compétition Mutation hors délais du 01/12/N au 29/02/N, si JUSTIFICATIFS (déménagement pour études et/ou travail, forfait d’équipe si non-participation à des rencontres sportives et autres types de motifs) JT Joueur prêt JAS Joueur Compétition Autorisation Secondaire JC1AS Joueur Compétition Mutation Normale avec licence AS TC Technicien TC1 Technicien Mutation Normale 01/06/N – 30/06/N TC2 Technicien Mutation hors délais OC Officiel Compétition OC1 Officiel Compétition Mutation OC2 Officiel Compétition Mutation Hors délais DC Dirigeant DC1 Dirigeant Mutation DC2 BS Dirigeant Mutation hors délais Basket Santé