Kit 100% démat’ Mode d’emploi pour la passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés publics Mégalis page 1

Processus cibles dans le cadre d’une dématérialisation de bout en bout Vers une chaine de processus dématérialisés : Marchés publics Publication/Réponses/questions Marchés publics Attribution Contrôle de légalité Transmission des actes administratifs Marchés publics Notification Exécution financière Transmission des données comptables Electronique Electronique Electronique Electronique Electronique Garantir une chaîne de dématérialisation sécurisée et sans rupture : sécurité, traçabilité, intégrité des échanges, identité/non répudiation, Conserver des données dans des conditions permettant d’en assurer la valeur probatoire Maîtriser les impacts organisationnels issue du déploiement de processus transversaux totalement dématérialisés : des projets multi-acteurs et l’adoption de nouveaux outils Réussir la conduite du changement auprès des élus, des agents et des tiers impactés ARCHIVAGE ELECTRONIQUE A VALEUR PROBATOIRE La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis page 1

Appréhender la notion de salle des marchés publics La salle des marchés publics en ligne est un profil d’acheteur mutualisé à l’échelon régional. L’article 31 du décret n°2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics et l’article 4 du décret n°2016-86 du 1er février 2016 relatif aux contrats de concession disposent que « le profil d’acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs/autorités concédantes de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires». En pratique, le profil d’acheteur est un site, généralement appelé « plateforme », accessible en ligne via un réseau internet. Il centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de passation. Le site d’une collectivité ne peut être qualifié de profil d’acheteur que s’il offre l’accès à un certain nombre de fonctionnalités. La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis page 1

Appréhender la notion de salle des marchés publics Les articles 31 et 39 du décret du 25 mars 2016 ainsi que l’article 5 du décret du 1er février 2016 disposent que le profil d’acheteur doit permettre a minima aux acheteurs et aux autorités concédantes de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique. Ceux-ci doivent être disponibles sur le profil d’acheteur de façon gratuite. Le profil d’acheteur doit également permettre de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires. Concernant la publicité des procédures de marchés publics, les articles 31 et 39 du décret du 25 mars 2016 prévoient que le profil d’acheteur peut également permettre de publier les avis d’appel à la concurrence, dans les conditions prévues par le décret. Enfin, les articles 107 du décret du 25 mars 2016 et 34 du décret du 1er février 2016 instaurent une obligation de publication des données essentielles des marchés publics et des contrats de concession sur le profil d’acheteur. A partir du 1er octobre 2018, l’acheteur et l’autorité concédante doivent offrir sur leur profil d’acheteur un accès libre, direct, et complet aux données essentielles des contrats qu’ils ont conclus. La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis page 1

Les fonctionnalités de la salle des marchés publics La salle des marchés publics en ligne est un profil d’acheteur qui permet de dématérialiser les procédures de passation des marchés publics avec les fonctionnalités principales suivantes : s’identifier et s’authentifier publier des avis d’appel à la concurrence et leurs éventuelles modifications mettre à disposition les documents de la consultation réceptionner et conserver des candidatures y compris si elles se présentent sous la forme du document unique de marché européen (DUME) électronique réceptionner et conserver des offres, y compris hors délais compléter un formulaire nécessaire à la publication des données essentielles ou importer ces données lorsqu’elles sont disponibles dans un autre système d’information accéder à un service de courrier électronique au sens de l’article 1 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économique numérique accéder à un historique des évènements permettant l’enregistrement et la traçabilité des actions ayant eu lieu sur le profil d’acheteur notamment le retrait et le dépôt de documents répondre aux questions soumises par les entreprises obtenir les documents justificatifs et moyens de preuve lorsque ceux-ci peuvent être directement obtenus auprès d’autres administrations La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis page 1

Informations pratiques avant mise en ligne d’une consultation page 1

Se connecter à la salle des marchés publics en ligne Renseignez vos login et mot de passe dans « Mon compte » Cliquez sur « Mes services » Cliquez sur l’onglet « Accéder » en dessous du service « Salle des marchés » 1. 2. Si vous rencontrez des difficultés d’accès à votre compte : appelez le 02 23 48 04 54 3. La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

En cas de difficulté, un seul numéro : le 02 23 48 04 54 Une cellule d’assistance et de supervision est à votre disposition : A noter également que des tutoriels sont directement accessibles depuis la page d’accueil du site web Mégalis Bretagne La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

Les prérequis techniques / configuration de votre poste informatique L’utilisation de la salle des marchés nécessite que votre poste de travail respecte ses pré-requis Cliquez sur la rubrique « se préparer à dépouiller »puis « tester la configuration de mon poste » Cliquez sur « Lancer le test » Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur « OK » pour lancer le test Le test vous indique si votre poste respecte les pré-requis, sinon faites les mises à jour nécessaires En cas de difficultés : contactez le 02 23 48 04 54 1. 2. 3. 4. La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

Activer les alertes mails La salle des marchés offre la fonction d’alertes électroniques, sur votre boite mail Cliquez sur le bouton Allez dans « Mes alertes électroniques » puis sélectionnez vos alertes Les questions posées par les candidats potentiels Les offres reçues par voie électronique La synthèse de la consultation, une fois la date limite de remise des offres échue La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

Cycle de vie d’une consultation sur la SDM La passation d’une consultation se décline en 5 temps forts : Elaboration Identification du marché, fixation des modalités de remise des plis et mise en ligne En attente de validation Validation de la consultation pour mise en ligne Consultation Téléchargement des DCE/RC par les opérateurs, messagerie électronique (questions/réponses) et remise des offres Ouverture et analyse Ouverture des plis et vérification de la validité juridique des offres reçues Demande de complément Attribution / rejet Décision Recensement de la consultation en vue de l’archiver Notification La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis page 1

Accéder au tableau de bord des consultations à tout moment de la procédure Accès au tableau de bord : Dans la section « consultations et annonces », puis dans la rubrique « consultations », cliquez sur « toutes les consultations » Ou faites une recherche en saisissant un mot-clé Les consultations sont accessibles selon leur état d’avancement : Élaboration En attente de validation Consultation Ouverture et analyse Décision Précisions : Les consultations sont classées selon leur date limite de remise des offres (DLRO), de la plus récente à la plus ancienne, quel que soit le statut d’avancement de la consultation. La recherche par mot-clé permet une recherche affinée par date de mise en ligne et remise des offres La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

Les icones (actions pouvant être engagées par un agent) les plus fréquemment utilisées La saisie d’informations, la mise en ligne d’une consultation, l’accès aux réponses… se font par le biais d’icones. L’agent clique sur l’icone correspondant à une action de son choix pour accéder à la saisie, à la validation ou aux offres électroniques de la consultation. Deux modalités d’accès aux actions sont possibles : Situées à droite de l’écran, en fonction du statut d’avancement de chacune des consultations (les 5 temps forts précédemment présentés) , vous trouverez les actions principales à effectuer : L’icône présente au statut Elaboration permet de demander la validation pour la mise en ligne de la consultation Située au milieu de l’écran, une icone permet d’accéder à l’exhaustivité des informations d’une consultation et services associés (ex : messagerie électronique de la salle des marchés) ainsi qu’à l’ensemble des actions pouvant être engagées pour les différent statuts d’avancement/temps forts d’un marché public. La passation de procédures dématérialisées sur la salle des marchés Mégalis

Pour aller plus loin Modules annexes : Je cadre mon projet de dématérialisation Je communique sur mon projet Je gère et je paramètre les comptes de la salle des marchés

Le 100% démat’ des marchés publics Mentions pouvant être ajoutées au Règlement de Consultation page 1

Le présent document a vocation de proposer à l’acheteur public des éléments liés à la dématérialisation des marchés pouvant être ajoutés à son règlement de consultation. Ces propositions sont à adapter par l’acheteur, l’objectif étant de compléter l’information apportée à l’entreprise et faciliter l’échange sans alourdir les documents de consultation.

Marché Public Simplifié Informer les entreprises sur l’existence du dispositif Marché Public Simplifié et son fonctionnement. Exemple du RC Mégalis avec une page dédiée :

Imposition de la réponse électronique Dans les conditions d’envoi des offres : « Les candidats transmettront leur proposition exclusivement par voie électronique. Conformément à l’article 40 du Décret 2016-360 relatif aux marchés publics, et de l’arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics, la collectivité impose la transmission des offres par voie électronique à l'adresse https://marches.megalisbretagne.org »

2016-05_Annexe + nom du document Nommage des pièces Il peut être intéressant pour l’acheteur d’imposer aux opérateurs économiques des règles de nommage et de format pour le dépôt de leurs candidatures et/ou offres. Par exemple un ajoutant un tableau des pièces demandées avec précision du nom et du format attendus pour chacun (exemple ci-dessous) : L’utilisation d’accents dans les noms de fichiers et plus généralement de tous les symboles et caractères spéciaux est prohibée, ne pas utiliser les .exe et les macros » DOCUMENT NOM DU FICHIER FORMAT ATTENDU Cadre d’Acte d'engagement (ATTRI1) à compléter 2016-05_ATTRI rtf Acte spécial de sous-traitance (DC4) le cas échéant 2016-05_DC4 Pdf Décomposition du prix globale et forfaitaire (DPGF) 2016-05_DPGF Un mémoire technique et financier 2016-05_Annexe + nom du document Annexe au mémoire technique : calendrier détaillé de réalisation 2016-05_Annexe + nom du document

Dépôt de l’offre Rappeler aux entreprises d’anticiper leurs dépôts afin de réduire le risque que ceux-ci soient hors délai : « Les candidats sont invités à prendre en compte le temps de chargement de leur pli sur la plate-forme par rapport à la date et heure de clôture, ce temps de chargement étant fonction du débit de leur accès internet et de la taille des documents à transmettre. » La réponse doit être impérativement reçue avant la date et heure limite de la consultation. Le dépôt de l’offre est horodaté et donne lieu à un accusé de réception envoyé par mail confirmant la date et l’heure de réception de manière certaine. En outre, conformément à l'article 57.I du Décret 2016-360 du 25/03/2016 relatifs aux Marchés Publics, il est rappelé que, si plusieurs offres sont successivement transmises par un même candidat, seule la dernière offre reçue par le pouvoir adjudicateur dans le délai fixé pour la remise des offres, est ouverte. »

Questions/renseignements complémentaires Afin d’éviter l’arrivée de questions ou de demandes de renseignement trop tardives de la part des opérateurs économiques, il est intéressant d’ajouter une mention encadrant leur réception (exemple ci-dessous) : « Conformément au III de l’article 39 du décret n°2016-360, tous renseignements complémentaires sur les documents de la consultation sont envoyés aux opérateurs économiques six jours au plus tard avant la date limite fixée pour la réception des offres, pour autant qu’ils en aient fait la demande en temps utile : par voie électronique sur https://www.marches.megalisbretagne.org (référence «n°DCE »/ rubrique « poser une question »). Dans un souci d’égalité de traitement des candidats, les réponses seront communiquées à l’ensemble des candidats simultanément. »

Echanges avec les opérateurs économiques Les différents échanges avec les opérateurs économiques se feront via la messagerie de la salle des marchés, il faut donc les inviter à être vigilants sur les adresses mail utilisées : « Les demandes de compléments et leurs réponses ; l’invitation à concourir à une négociation ; l’envoi des courriers de rejets et la notification du marché seront adressés, par voie électronique, à l’adresse mail renseignée par les candidats lors de leur identification sur la plateforme. Ainsi, une attention particulière est demandée aux entreprises. En effet, ces dernières sont seules responsables du paramétrage et de la surveillance de leur propre messagerie : validité de l’adresse mail, redirection automatique de certains mails, utilisation d’anti-spam... »

La signature électronique Suivant le choix retenu par l’acheteur, il pourra être rappelé à l’entreprise qu’elle n’a pas l’obligation de signer électroniquement son offre au moment de son dépôt et que seul l’attributaire signera électroniquement les pièces du marché : « la consultation étant totalement dématérialisée, les candidats sont informés que les pièces du marché seront exclusivement signées électroniquement. La signature intervient à l'achèvement de la procédure, toutefois le candidat qui le souhaite peut signer sa proposition dès la remise de son offre. »

La signature électronique au moment de l’attribution Il pourra être utile d’insérer un rappel concernant le certificat électronique : « Le certificat doit être détenu par une personne ayant capacité d’engager le candidat dans le cadre de la consultation. Le certificat doit être valide lors de la signature. L’obtention d’un certificat électronique étant soumise à un délai variable il est impératif que le candidat en anticipe l’acquisition ou le renouvellement le cas échéant.  Conformément à l’arrêté du 15 juin 2012 relatif à la signature électronique dans les marchés publics : La signature est au format PAdES (de préférence) XAdES ou CAdES. Sont autorisés tous les certificats de niveau ** (2) minimum conformes au RGS, ou garantissant un niveau équivalent de sécurité.

La signature électronique au moment de l’attribution Suite Il est donc possible d’utiliser : les certificats figurant dans la liste des certificats approuvés en France disponible à l’adresse suivante : http://references.modernisation.gouv.fr/ les certificats figurant dans la liste des certificats dressée par la Commission européenne disponible à l’adresse suivante : http://ec.europa.eu/information_society/policy/esignature/eu_legislation/trusted_lists/index_en.htm tout autre certificat non référencé émis par d'autres autorités de certification, françaises ou étrangères, délivrées dans des conditions équivalentes à celles du Référentiel général de sécurité défini par le décret du 2 février 2010. Dans ce dernier cas, le candidat doit fournir : les outils techniques de vérification du certificat : chaîne de certification complète jusqu'à l'autorité de certification racine, adresse de téléchargement de la dernière mise à jour de la liste de révocation tout élément d'analyse permettant d'établir que le certificat utilisé est émis selon des normes équivalentes à celles du Référentiel général de sécurité, avec traduction des documents en langue française »