Request Operator Alma @ ULiège– Request Operator à l’intention des agents ULiègeLibrary, des candidats jobistes, des stagiaires alma-fulfillment@lists.ulg.ac.be Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Au terme de ce module, vous serez capable de visualiser les request à traiter, pour votre bureau de prêt ; réaliser les opérations de traitement sur les requests ; gérer le hold shelf de votre bureau de prêt ; visualiser les requests entre les bibliothèques du Réseau. Alma @ ULiège– Request Operator Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Qu'est-ce qu'une Request ? Request = demande de réservation ou commande d'un document d'une autre bibliothèque Alma @ ULiège– Request Operator soit le lecteur crée une request à partir de Primo soit le documentaliste (rôle Circulation Desk Operator) peut créer une request pour un lecteur, à partir d'Alma Qui peut faire une request ? Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Que va faire le request operator ? visualiser les requests à traiter Alma @ ULiège– Request Operator user bibliothèque pick-up transit armoire de réservation (hold shelf) Circulation Desk Operator traiter les requests Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Visualiser les requests à traiter pour votre bureau de prêt Alma @ ULiège– Request Operator Visualiser les requests à traiter pour votre bureau de prêt Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Pour voir les requests à traiter pour votre bureau de prêt : 3 possibilités Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Requests à traiter par notre bureau de prêt Affichage des requests (Pick Up Requested Resources) ou raccourci Alt+P Alma @ ULiège– Request Operator Requests à traiter par notre bureau de prêt facettes qui permettent de trier les requests (par bibliothèque, type de document, destination…) Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Affichage des requests et options disponibles Alma @ ULiège– Request Operator Les options varient suivant le document et les rôles Alma Print slip : pour imprimer le bordereau (« fantôme ») Edit : pour modifier la request Cancel Request : pour annuler la request Update Expiry : pour modifier la date d’expiration de la request Skip Location : pour attribuer la request à un autre bibliothèque qui possède également un exemplaire du document (si c’est le cas) Mark as Missing : modifie le statut de l'item dans la notice même -> « manquant » dans Primo View Title in search : pour visualiser la fiche du document en recherche Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

sur la Request, dont la bibliothèque de destination Sur le chiffre de Requests pour faire apparaître différentes informations sur la Request, dont la bibliothèque de destination Alma @ ULiège– Request Operator Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Réaliser les opérations de traitement sur les requests Alma @ ULiège– Request Operator Réaliser les opérations de traitement sur les requests Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Visualiser les request à traiter sur le Pick from Shelf (raccourci Alt+P Alma @ ULiège– Request Operator Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

aller chercher le document en rayon Étapes à suivre : Print slip : impression d'un bordereau (« fantôme ») (INDISPENSABLE si envoi dans une pick-up location extérieure) aller chercher le document en rayon scanner le document (icône Alma -> Fulfillment -> Resource Requests -> Scan in items) Alma @ ULiège– Request Operator Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Circulation Desk Operator En d’autres mots : automatique user = demande de réservation ou commande d'un document d'une autre bibliothèque user bibliothèque pick up transit traitement Alma @ ULiège– Request Operator hold shelf automatique user Circulation Desk Operator Request Operator aller chercher le document scanner le document l'envoyer (transit) ou le mettre dans l'armoire de réservation (hold shelf) Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v.6 - 18 septembre 2015)

Bibliothèque propriétaire Réservation : le document demeure dans sa bibliothèque sur le Hold Shelf Bibliothèque propriétaire Procédure : scanner le document (Scan in items) -> envoi automatique d'un mail au demandeur Armoire de réservation Alma @ ULiège– Request Operator 2 possibilités emprunt consultation sur place Le statut du document change dans Primo : devient « emprunté » dans Alma : devient en hold shelf puis loan (si prêt)

Transit avec le slip consultation sur place emprunt Bibliothèque propriétaire Procédure : scanner le document (Scan in items) Si circ-desk de transit: scanner deux fois: in and out Transit (courrier interne ou navette) Bibliothèque de retrait (pick up location) Procédure : scanner le document (Scan in items) -> envoi automatique d'un mail au demandeur Alma @ ULiège– Request Operator avec le slip 2 possibilités emprunt consultation sur place Le statut du document change dans Primo : devient « emprunté » dans Alma : devient « en transit », puis « hold shelf », puis « loan » (si prêt) Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Place in queue indique le nombre de request en cours sur le document Le simple fait de scanner le document -> en transit ou en hold shelf (réservation) dans notre exemple : c'est un document de BSV qui doit être transféré, à la demande du lecteur, en BST-Sciences Place in queue indique le nombre de request en cours sur le document Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Si on scanne le mauvais livre, ou si on se trompe de code barre Alma @ ULiège– Request Operator Alma vous demande gentiment de le remettre à sa place ☺ Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Quand un livre arrive d’une autre bibliothèque, il faut effectuer le Scan in et le déposer en Hold shelf Alma Alma @ ULiège– Request Operator

Exemple de mail que reçoit le lecteur lorsque le document demandé est disponible Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Gérer le hold shelf de votre bureau de prêt Alma @ ULiège– Request Operator Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Qu'est-ce que le hold shelf ? Alma @ ULiège– Request Operator = "armoire" où sont placés des documents appartenant à notre bibliothèque et réservés pour consultation ou prêt ; appartenant à une autre bibliothèque ULiège et mis à disposition d'un lecteur après transit. Active Hold Shelf Expired Hold shelf Hold Shelf Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

2 types de Hold Shelf dans Alma Selon la bibliothèque et le contenu de ses collections, chaque entité sera dotée du/des type(s) de Hold Shelf le(s) plus adéquat(s) à son bon fonctionnement : Le Hold Shelf type Loan (pour les empruntables uniquement): p.e. ALPHA-Bureau du prêt Le Hold Shelf type Reading Room (pour les consultables sur demande uniquement): p.e. ALPHA – Salle de consultation (pour les documents Storage du MAL) Alma @ ULiège– Request Operator Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

3 types de Hold Shelf dans Alma Notez que les bibliothèques disposant à la fois de documents empruntables et consultables sur demande peuvent fonctionner avec : soit 1 Hold Shelf Loan uniquement (si leurs collections comptent peu de consultables) soit 2 Hold Shelf (Hold Shelf type Loan + Hold Shelf type Reading Room) => ce qui exige 2 Circulation Desk distincts Alma @ ULiège– Request Operator Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Pour visualiser les demandes non expirées -> Active Hold Shelf demandes expirées -> Expired Hold shelf Alma @ ULiège– Request Operator Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Active Hold Shelf pour les documents en Hold Shelf dont la date de mise à disposition suite à la request n'est pas dépassée Durée de l'Active Hold Shelf = 7 jours (plus long pour les Storage du MAL) Alma @ ULiège– Request Operator Options disponibles pour les Active Hold Shelf : Cancel Request Update Expiry Mark as Missing View Audit Trail Options de Tri Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Expired Hold Shelf pour les documents en Hold Shelf dont la date de mise à disposition suite à la request est dépassée (expired) 3 options remise en rayon (Reshelve) renvoyer à la bibliothèque propriétaire (Send to…) Activate Next : pour traiter l'éventuelle demande suivante dans la queue des requests sur un même document Cliquer sur Reshelve est indispensable lors de la remise en rayon sinon le document restera indisponible pour les autres lecteurs changement de statut dans Alma : "item in place" dans Primo : « disponible » Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Quelles opérations après le retour de prêt ? Alma @ ULiège– Request Operator Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Retour de l’ouvrage dans sa bibliothèque d’origine Alma @ ULiège– Request Operator Alma demande de le ranger dans son rayon Formation Fulfillment 2 - 2e partie (v. 5 - 18 septembre 2015)

Petites précisions sur les retours de transit (Transit for Reshelving) Un retour de document se fait toujours vers sa bibliothèque propriétaire, même si celle-ci n’est pas pick-up location Exemple : un livre d’ALPHA-Germanique, rentré en Bibliothèque des Sciences de la Vie, doit repartir par courrier interne vers ALPHA-Germanique (et non en ALPHA-Bibliothèque principale) ; et sans oublier de joindre le slip ! Où renvoyer les livres appartenant à ALPHA-Bibliothèque principale ? Il faut savoir que la majorité des livres appartenant à ALPHA-Bibliothèque principale sont rangés au MAL La mention « Réserve Distante » (= MAL) apparaît sur le slip → à renvoyer au MAL via la navette Alma @ ULiège– Request Operator Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v.6 - 18 septembre 2015)

Comment voyagent les documents en transit ou en retour de transit ? Par courrier interne de partout (sauf le MAL et Arlon) vers partout (sauf le MAL et Arlon) Par la navette ULgLibrary du MAL vers Pickup Locations SAUF Arlon (= les 9 pick-up location SAUF Arlon) de toutes les pickup location vers le MAL PIB entrant et sortant (sauf exceptions par courrier externe = bpost) Par courrier externe (= bpost) de partout vers Arlon et de Arlon vers partout (frais à charge de la bibliothèque et non du lecteur !) Alma @ ULiège– Request Operator . Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v.6 - 18 septembre 2015)

request lecteur Pour des raisons évidentes de bon fonctionnement Bibliothèque propriétaire request bibliothèque ou Primo Alma @ ULiège– Request Operator transit choisi par le lecteur (pickup location) Circ Desk principal Alma Fulfillment 1 - 1e partie (v.6 - 18 septembre 2015)

Pour visualiser les requests entre les bibliothèques Monitor Requests & Item Processes Alma @ ULiège– Request Operator Le Monitor Requests & Item Processes et la gestion complète des 3 types de Hold shelf sont abordées lors de la formation Request operator approfondie