Prélude ERP 7 Les ERP (Enterprise Resource Planning) Les Progiciels de Gestion Intégrée © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Définition Système de gestion de l'entreprise reposant sur une « solution logicielle intégrée » très paramétrable Le leader du marché : SAP Concurrence : Oracle, PeopleSoft, JD Edwards, Intentia … Grand nombre de fonctions : gestion financière gestion commerciale Gestion des ressources humaines gestion de production Supply Chain Management etc. Intégration : données centralisées dans une base de données unique (éventuellement répartie) © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Définition ERP : Entreprise Ressource Planning ou PGI : Progiciel de Gestion Intégré « Ensemble d’unités logicielles intégrant les principales fonctions nécessaires à la gestion des flux et des procédures de l'entreprise (comptabilité et finances, logistique, paie et ressources humaines, etc.). Toutes ces unités accèdent à des ressources communes, en particulier des bases de données. » L'Encyclopédie e-Business http://www.journaldunet.com/encyclopedie/ « C’est un ensemble de modules applicatifs – généralement signé par un même éditeur – et travaillant en mode natif sur une base de données unique, au sens logique du terme » JL Tomas, ERP et progiciels de gestion intégrés, Dunod © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Caractéristiques des ERP Logiciel intégré Prise en charge de la totalité des fonctions de l’entreprise Un environnement applicatif unique, quelque soit le domaine Des référentiels partagés (base de données) Des traitements qui travaillent en cohérence Une saisie unique des données interdépendantes Une standardisation des processus et des règles de gestion Accès à distance à toutes les données © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

L’intégration des systèmes applicatifs Outils bureautiques Messagerie W o r k f l o w Gestion des achats Gestion des stocks Gestion commerciale G E D Gestion des immos Gestion des projets Gestion des ressources Gestion de la trésorerie Comptabilités Gestion des RH et paie Reporting / EIS © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Historique Jusque dans les années 1990, des applications séparées, spécifiques à un secteur de l’entreprise Exemples : Gestion commerciale, Facturation, Gestion des stocks Comptabilité, Paye GPAO (Gestion de production assistée par ordinateur) De nombreux logiciels spécifiques « maison » Des interfaces pour transférer périodiquement les informations d’une application à une autre © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Historique Dans les années 1990 : Augmentation de la puissance et de la connectivité des systèmes Apparition des réseaux Nécessité d’intégration des applications pour accompagner les changements organisationnels des entreprises © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Evolution des besoins en gestion A l'intérieur de l'entreprise, le travail change : Les acteurs doivent coopérer dans des processus On professionnalise des métiers en structurant les échanges entre ces métiers Les échanges d'information deviennent à la fois plus formels et plus dématérialisés Développement de la notion de processus : Business Process Reengineering © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

La notion de processus … Processus Métier 1 Métier 2 Métier n Fournisseur ENTREPRISE Client Processus Métier 1 Métier 2 Métier n … © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Fonctions et processus A C H T S E T U D S P R O D U C T I N D I S T R B U O N V E N T S C O M P T A B I L E Fonctions de l’entreprise Processus Processus L'ERP permet d'avoir une entreprise basée sur une structure horizontale. Les activités sont organisées en interne pour les besoins de l'entreprise et en externe pour les besoins des clients : il faut donc créer les processus qui traverseront les activités de l'entreprise. © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Système international avec toutes les spécificités nationales Multi-langues Adaptation aux pratiques nationales (monnaie, fiscalité, législation, …) Possibilité de consolidation des comptes des entreprises d’un groupe international © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018 9 9

Les modules des ERP Base de données unique Gestion des ventes Distribution Plans à long terme Gestion des données techniques Planification de la production Comptabilité de gestion Gestion des achats Base de données unique Comptabilité générale Gestion des stocks Gestion des immobilisations Gestion de la qualité Suivi de fabrication Gestion de la maintenance Gestion de projets © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

R/3 Présentation de SAP R/3 Client / Serveur ABAP/4 L’ERP le plus répandu dans le monde Solutions intégrées Modèles de données d'entreprise SD Ventes FI Comptabilité Financière MM Gestion des articles. CO Contrôle de Gestion PP Production AM Immobili- -sations. Richesse fonctionnelle R/3 Architecture Client / serveur Client / Serveur ABAP/4 QM Assurance Qualité PS Gestion de Projets Destinés à tous les types d'activités PM Maintenance WF Workflow Systèmes Ouverts HR Ressources Humaines IS Solutions Métiers Plus de 10 000 installations dans le monde entier Multinational © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018 2

La Chaîne Logistique Intégrée C O N T R O L E Finances Balances Capital Coûts Achats Production Ventes/Distrib.. Marché des Fournisseurs Marché des Clients Machines Ress. Opérationnelles Ress. Humaines R E S SO U R C E S © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Challenges des systèmes logistiques Production à la commande de produits en quantités arbitraires et spécifiés par le client Capacité informationnelle à traiter les clients individuellement Réduction du cycle de fabrication et des délais Convergence des produits et des services Réseaux globaux de production et coopération inter-entreprises dans tous les domaines de la chaîne logistique © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Intégration verticale de processus Production Approvis. Distribution Ventes Cont. Gestion Compta Trésorerie Réception Ordre Décision Risque Contrôle crédit Gestion Risque Décision Livraison Gestion Devises Ordre de Transport Ordre Production Sélection Fournisseur Valorisation Coûts Ordre Ordre Achat Enregistr Ordre P&P Ordre © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Schéma de flux dans SAP R/3 Prévisions ventes par famille Evaluation plan appros Evaluation charges ressources critiques Commande client Consommation des prévisions PIC par famille Macro-gammes Ressources critiques Matières critiques Livraison client PIC par article de la famille PIC par article de la famille Evaluation lissage charges Ecriture fact. à émettre Ecriture mvts stocks Planification Long Terme Scénario reprenant bes. indép. PDP Gammes court terme Plan Directeur Besoins indépendants sur PF Besoins dépendants sur SF Facture client Ecriture facture Analyse marge Remise en cause besoins indépendants version active ou de simulation Evaluation plan appros MRP Besoins dépendants sur tous niveaux Lissage de charge Capacité finie Sug. Achats Ordres planifiés Sug. Fab. Ordres planifiés Transformation OF OF ouvert Coût Budgété OF Sous Traitance Demande Achats Réservations OF lancé Impression documents Cde Fournisseur Ecriture engagement Sorties Suivi matières/Temps OF confirmé Pointage de temps STOCKS Ecritures de stocks Réception Ecriture fact. à recevoir Ecriture mvts stocks Entrée Déclaration Fab. Coût réel OF Ecritures de stocks Facture Fournisseur Solde OF Imputation Régulari. Ecriture facture régul. stock Ecritures imputations écarts Ecritures mvts stocks Ecritures collecteur © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Processus multisites - Logistique Globale Fonctions Centrales X EDI Fournisseur P R O C E S 1 P R O C E S 2 P R O C E S M R/3 Région / Pays 1 ALE R/3 Région / Pays 2 ALE Région / Pays n R/3 EDI Client Y © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Gestion de la Logistique SD - Administration des Ventes: Gestion des prospects; prise de commande; expédition; facturation. MM - Gestion Matières: gestion des achats, approvisionnements et dépôts; DRP. PP - Gestion de la Production: Planification, suivi de fabrication, calcul du coût de revient . Adapté à tous types de fabrication. QM - Gestion de la Qualité : Contrôle qualité de toute la chaîne logistique. PM - Gestion de la Maintenance: Maintenance préventive et curative des équipements. SM - Gestion du SAV: Gestion du parc client Gestion de la garantie SD Ventes MM Achats Stocks PP Production QM Assurance qualité PM Maintenance SM SAV © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Les modules de production de SAP PP - BD Basic Data PP - MPS Master Prod. Scheduling Introduction SD FI PP - MRP Mat. Rqmts. Planning MM CO PP R/3 AM PP - CRP Capacity Rqmts. Planning Client / Server ABAP/4 QM PS PP - SFC Shop Floor Control PM WF HR IS PP - PI Process Industries PP - PC Product Costing PP - IS Production Info System © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018 The PP Production Planning module includes several integrated components. The PP-PI subcomponent was developed to provide an integrated PPC system for process industries.

Adaptation à tous les types de production Conception à la commande Fabrication à la commande Fabrication discrète Complexi té des produits Commande client Assemblage à la commande Fabrication répétitive Production par lotissement Production de masse Production en ligne Production en process continu stabilité des produits © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018 Our aim is to cover the requirements of the most most diverse branches of industry with the PPC system. Therefore, our system is suitable for make-to-order/project production as well as for process industries. We support the classical production according to lots, but we also offer solutions for the repetitive manufacturer or the mass producer.

Gestion Financière FI - Gestion financière: Comptabilités générale, clients, fournisseurs; trésorerie et consolidation. CO - Contrôle de Gestion: Analyse des coûts par centres, opérations; Compte de résultat analytique. AM - Gestion des Immobilisations: Gestion comptable, physique et technique des immobilisations; suivi des investissements. PS - Gestion de Projets: gestion financière et opérationnelle (Planning, tâches, charges, ressources ..) FI Gestion Financière CO Contrôle de Gestion AM Immobilisations PS Gestion de Projets WF Workflow IS Industry Solutions © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018 liste des fonctions

Les modules financiers Comptabilité générale Comptabilité fournisseurs Comptabilité clients Trésorerie Consolidation Gestion des immobilisations © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Processus commercial Livraison sur stock Réception de la commande du client Vérification de la disponibilité des produits ATP Vérification du crédit client Validation de la commande Expédition des lignes de commandes Emission de bordereaux de livraison Sorties de stock Mouvements comptables de stock Facturation de la commande Mise à jour des comptes (compte client, compte de vente, compte de TVA) Enregistrement du règlement Mise à jour des comptes (compte client, trésorerie) © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Processus commercial Livraison sur stock Comptabilité générale Service Expéditions Comptabilité Clients Administration des ventes Client Vérification du crédit client Vérification de la disponibilité des produits Commande Non Proposition de délai Ecritures de stock Non Notification de refus Sorties de stock Bordereaux de livraison Ecritures Facture Facturation Facture Ecritures Règlement Enregistrement Règlement Règlement © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Processus commercial Fabrication à la commande Réception de la demande du client Définition du produit (études), calcul du devis, détermination du délai de livraison Remise de l’offre au client Acceptation de la commande (validation) Calcul des besoins (MRP) © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Processus commercial Fabrication à la commande Achats Production Bureau d’études Client Etudes techniques Consultation Devis Offre Délai de livraison Besoins matière Ordres d’achat fermes Planification de la fabrication Commande © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Processus Achat Identification des besoins Ordres d’achat suggérés par - le calcul des besoins nets - la gestion des stocks - demandes diverses (saisie manuelle) Affermissement des ordres d’achat suggérés Choix du fournisseur, demande de prix et de délai Passation de la commande au fournisseur Attente de la confirmation de commande Validation de la commande fournisseur Réception des marchandises Edition de bordereaux de réception Entrées en stock Mouvements comptables de réception Vérification et enregistrement de la facture fournisseur Mouvements comptables (compte fournisseur, compte d’achat, compte de TVA) Paiement de la facture Mouvements comptables (compte fournisseur, compte de trésorerie) © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Processus Achat Fournisseur(s) Service Réceptions Traitement des ordres d’achat fermes issus de la planification de la production, de la gestion des stocks et des besoins ponctuels Fournisseur(s) Service Réceptions Comptabilité générale Comptabilité Fournisseurs Achats Demandes de prix et de délai Consultation Choix du fournisseur Offres Passation de commande Commande Bordereaux de réception Entrées en stock Expédition Ecritures de stock Contrôle de la facture Facture Ecritures Facture Enregistrement de la facture Ecritures Paiement Paiement de la facture Règlement © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Le processus de planification : la planification hiérarchisée Nécessité de prévisions pour disposer des ressources nécessaires à la fabrication Prévisions à long terme pour ajustements majeurs des capacités de production (horizon de 1 an à 3 ans) Prévisions à moyen terme pour ajustements mineurs des capacités et passation de commandes aux fournisseurs (horizon de 1 à 4 mois) Prévisions à court terme pour réaffectation des ressources et gestion des priorités (horizon de une à 2 semaines) Niveau 0 : Plan stratégique à très long terme Niveau 1 : Plan directeur Planification de la capacité Niveau 2 : Gestion des flux Calcul des besoins et gestion des stocks Niveau 3 : Ordonnancement Gestion des priorités © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Le processus de production Articles Plan Industriel et Commercial Prévision d’activité Nomenclatures Programme de production Commandes Données techniques Ressources Stocks Calcul des besoins nets Gammes Livraisons Ordres de fabrication Ordres d’achat A gauche en jaune, le bloc de gestion des données techniques Cliquer sur un pavé pour accéder directement à la diapo détaillée Des boutons RETOUR figurent sur ces diapo pour revenir ici. Ordo Lancement Achats Appro Comptabilité de gestion Comptabilité générale Suivi de fabrication Réception © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

La planification de la production On part des besoins (commande fermes, prévisions, objectifs de stock) Analyse et mise au point du PDP Calcul MRP, vérification de la capacité Ordres lancés en fabrication Sorties de composants Déclarations de fabrication Entrée des produits en stock Expédition © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

La gestion de la production Comptabilité générale Gestion des stocks Ateliers Planification Commercial Prévisions Ecritures de stock Sortie de composants Fabrication PDP Commandes clients Ecritures de stock Entrée en stock MRP OF suggérés Affermissement OF fermes Ecritures de fabrication Déclarations de production Lancement OF lancés Ecritures de stock Expédition © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Automatisation de Processus et Workflow fonction standard adaptable ATP Limite Crédit Préparation Calc. Prix Allocation Transport saisie cde EDI livraison facturation EDI EDI incorp bloqué Dépasst Limite EDI msg Scan log Liste de chargt Workflow pour gérer les exceptions Déclencheur pour mails, transactions, messages EDI... © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018 This is an example of an SAP business process making use of EDI technology in addition to the integration provided by the SAP application modules.

Qu’apportent les ERP ? Touche « tous » les volets fonctionnels de l'entreprise Mise en cohérence du système d'information Existence d'un référentiel unique de données Capacité de récupérer automatiquement et quasi instantanément toute l'information Homogénéisation des méthodes de travail © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Quel intérêt pour l’entreprise ? Décisionnel Aide à la décision Économique Réduire des coûts de maintenance Améliorer et accélérer les processus Gestion commerciale / relation client Organisationnel Réduire les délais de traitement ou d'acheminement des flux d'information dans l'entreprise … © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Avantages de l’ERP Avec ERP Sans ERP Unicité du format de l'information qui est unique et est disponible en temps réel à tous les niveaux de l'entreprise; « homogénéité » Toutes les données sont regroupées dans une seule base de données et peuvent servir à tous les domaines L'information circule facilement : cela permet d'avoir des outils de gestion puissants Sans ERP Plusieurs langages/formats/ technologies selon les branches de l'entreprise; «hétérogénéité » Redondances quant à la saisie d'information Manque de réactivité et d'informations décisionnelles © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Inconvénients majeurs Inadéquation entre le système d’information et la couverture fonctionnelle de l’ERP Fonctionnalités mal ou non exploitées Développements spécifiques Cible du SI Couverture fonctionnelle totale de l’ERP Fonctionnalités bien exploitées © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Les risques Nécessite la mise en œuvre de modules spécialisés en complément On parle d'EAI (Enterprise Application Interface) pour désigner l'interface entre le progiciel et les logiciels tiers « Perte de contrôle » du système d’information Infrastructure du SI externalisée Perte/diminution de la connaissance, du savoir-faire en interne Dépendance client-éditeur « extrême » Risque de « fuite en avant » Consulting /expertise onéreux © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018

Complexité de la mise en œuvre Risques lié au projet : Une mauvaise définition des besoins et exigences Une mauvaise communication au sein de l'entreprise La résistance aux changements L'incapacité du progiciel à s'adapter aux nombreuses possibilités d'évolution d'une entreprise L'incapacité du progiciel à recouvrir l'éventail des complexités d'une entreprise Ne pas négliger certaines étapes du projet : Audit de l'organisation de l'entreprise L'analyse des processus Intégration Tests Documentation - Formation © Gérard Baglin - 2005 16/09/2018