Prenez en main votre site avec le projet Collaborateurs Connectés KIT ANIMATEUR

Rôle de l’animateur de site Vous venez de demander la création d’un site de partage documentaire avec votre équipe ? Ce document vous permettra de saisir les principaux éléments qui vous seront utiles dans la promotion de votre espace auprès des membres de votre équipe. En tant qu’animateur, vous serez essentiellement amené à accorder des droits d’accès aux personnes que vous souhaitez ajouter à votre espace de partage, et partager les bonnes pratiques du travail en collaboratif.

Sommaire Découvrir comment SharePoint répond aux besoins des utilisateurs avec quelques exemples (boîtes emails saturées, travail en doublon…) Je découvre les avantages de SharePoint Naviguer dans le site d’équipe et ses différentes rubriques Je découvre mon espace de partage Gérer les droits d’accès à un site Promouvoir le site auprès des collaborateurs et les mobiliser Je me lance en tant qu’animateur

JE DÉCOUVRE LES AVANTAGES DE SHAREPOINT

Quels sont les usages collaboratifs possibles aujourd’hui ? Travailler à plusieurs et en même temps sur des documents Office Être certain de consulter la version la plus à jour Partager vos notes avec vos équipes

La consolidation des données pourrait être facilement optimisée. Aujourd’hui Demain Bonjour Nicolas, je ne retrouve pas ton email sur la présentation du projet Alpha… Information pour l’équipe projet : Présenter un exemple et ensuite faire parler les utilisateurs sur leurs différents besoins Saturation des boîtes mail Plusieurs versions du fichier à différents endroits Risque d’erreur lors de la consolidation des données Informations à jour à un seul endroit Compléter les données à plusieurs en même temps

Je prépare une réunion importante avec mon équipe. J’envoie ma présentation dans un email, avec une pièce jointe. Mon équipe me renvoie la présentation à jour. J’ai des modifs, je leur renvoie avec mes remarques. Ils me renvoient à nouveau la présentation à jour... Et ainsi de suite. Bien sûr, entre-temps, ils se sont aussi coordonnés entre eux avec des échanges d’emails multiples.

Je prépare une réunion importante avec mon équipe. A la fin de la journée : Ma boîte mail arrive vite à saturation Le document est stocké à plusieurs endroits : dans les boîtes mail, sur mon PC, sur le PC de mon assistante, dans le réseau partagé… et on ne sait plus où trouver la dernière version. Ma boîte mail arrive vite à saturation. Je ne sais pas où est stockée la version du document la plus à jour. Heureusement, aujourd’hui…

Le document est stocké à un seul endroit Espace Projet https://nexity.sharepoint.com/sites/projets/mod_projet/default.aspx Le document est stocké à un seul endroit Je suis sûr certain de consulter la version la plus à jour Nous pouvons travailler à plusieurs et en même temps sur des documents Désormais, le document est stocké à un seul endroit, dans un espace de partage défini. j’accède à coup sûr à la version la plus à jour (montrer l’envoi d’un lien plutôt qu’une pièce jointe). nous pouvons y apporter des modifications en même temps (ouvrir un document online ou offline. Montrer qu’il est toujours enregistré au même endroit) J’accède à mes documents de partout

J’identifie les utilisateurs de mon site. Animateurs de site : 2 personnes au minimum, pour avoir un back-up en cas d’absence de l’un. Utilisateurs : ciblez les membres de votre espace de partage. Ce sont en priorité les personnes qui auront un intérêt à y contribuer.

JE DÉCOUVRE MON ESPACE DE PARTAGE DOCUMENTAIRE

Allons voir de plus près notre espace de partage : https://nexity.sharepoint.com/sites/projets/mod_projet/default.aspx Astuce : Accédez rapidement à votre communauté en la rajoutant à la barre de vos favoris. Allez dans Sharepoint et suivez le site pour qu’il remonte dans votre page d’accueil SPT

Contacter les animateurs de site Cet espace de partage sera le lieu de stockage unique pour vos documents partagés. Rechercher un document Recherche Consulter les parcours de formation sur le Campus ou consulter la liste des sites existants Liens utiles Les 10 documents les plus récents Partager des documents Animateurs Information pour le « formateur » Contacter les animateurs de site

Le travail à plusieurs est géré à différent niveaux sur Word, PowerPoint et Excel. Modifier des paragraphes différents en même temps. PowerPoint Modifier des diapositives différentes en même temps. Excel Modifier des cellules différentes en même temps. Information pour l’équipe projet : Faites faire des modifications à vos utilisateurs. A savoir : Pour l’accès et la modification des documents, vous avez 2 possibilités : Accédez et/ou modifiez avec le client riche Accédez et/ou modifiez en ligne (attention, les modifications limitent les fonctionnalités, sur Excel par exemple avec les macros) Il est bien entendu possible d’être plusieurs en même temps sur les fichiers en version Online pour de la coédition, de même qu’en client riche, excepté pour l’outil Excel (pour lequel la coédition n’est possible qu’en version Online). Cette diapo fait office de récapitulatif. Note : sur Excel, la co-édition n’est possible que sur la version en ligne (dans votre navigateur)

Je consulte les parcours de formation disponibles sur le Campus pour être rapidement autonome dans mon espace de partage Pensez à consulter les parcours de formation disponibles sur le Campus http://www.nexity-campus-connecte.fr/?token=aWRzeWY6MzE1OTE2NzM%3D pour découvrir en quelques minutes les meilleures pratiques collaboratives.

JE ME LANCE EN TANT QU’ANIMATEUR

J’attribue des droits différents en fonction du profil des utilisateurs. Gestion des droits Modifie la structure de la communauté Ajoute des modules supplémentaires Gère les droits d’accès A les droits de membre Animateur [Contrôle total] Ajoute, modifie, supprime des documents Propose à l’animateur d’ajouter des personnes A les droits de visiteur Accède à la communauté en lecture seule Peut télécharger le contenu [Lecture seule] Visiteur [Collaboration] Membre Critère de confiance Partage de bibliothèque Une ouverture d’accès à des documents se gère par bibliothèque et non par document individuel Niveaux d’autorisation 3 niveaux : lecture, collaboration et contrôle total Héritage ? 3 périmètres possibles : Site interne(société) privé : Pour favoriser le travail en équipe, l’animateur attribuera des droits à chaque utilisateur Site interne public : Accessible à l’ensemble de la société Site externe (société) privé : Permet de travailler avec des personnes ne disposant pas de compte société. IMPORTANT : ce type de site ne doit pas être géré de la même façon que les sites internes. Vous pouvez également décider d’ouvrir l’accès à votre site à des personnes externes à Nexity (prestataires, fournisseurs, collectivités…). Sachez malgré tout qu'il existe des restrictions sur certains espaces, donc pensez à vous renseigner auprès de l’animateur de ces sites là.

Je partage mon site avec les bonnes personnes. Commencez par vérifier d’abord qui a accès à quoi. Cliquez sur « Partager »

J’ouvre le site à mes utilisateurs 1 Cliquez sur « Partagé avec » pour voir la liste des utilisateurs ayant accès à votre espace. 2 En cliquant sur « Avancé », vous accédez à la liste des différents groupes dans lesquels sont inscrits les utilisateurs de votre espace. Accédez à chacun de ces groupes pour y renseigner les utilisateurs à rajouter en cliquant sur « Nouveau » et ensuite « Ajouter des utilisateurs à ce groupe » 3

Le travail collaboratif repose sur le critère de confiance Le système de confiance dans la communauté est nécessaire pour permettre le bon fonctionnement de la communauté. Il est important de pouvoir décloisonner les informations au sein d’une même communauté. La gestion des droits doit donc se faire au niveau du site même, ou à défaut au niveau de la bibliothèque de documents*. L’animateur doit être le seul à pouvoir attribuer des droits. Il est fortement déconseillé de jouer avec les droits au niveau de chaque document. Astuce : Quelle est le risque que cette personne accède à ces documents ? Il est possible de créer des bibliothèques de documents à accès restreints à un certain groupe de personnes.

Pensez également à suivre votre site d’équipe

Adoptons les bonnes pratiques collaboratives ! Stockons nos documents à un seul endroit Communiquons des liens, plutôt que des pièces jointes Travaillons à plusieurs sur un même document et en même temps Accédez à votre espace Collaborateurs Connectés (lien) pour retrouver tous vos supports d’accompagnement et poser vos questions directement plutôt que par mail, et pour adopter rapidement les bonnes pratiques du collaboratif.

UNE QUESTION? RENDEZ-VOUS SUR L’ESPACE CC A VOUS DE JOUER ! UNE QUESTION? RENDEZ-VOUS SUR L’ESPACE CC

Annexes

Proposition d’email Animateur pour les membres de son équipe