Formation PRI « Mercure » 13h30-16h 12/09/2016

Plan de formation Intro : Rôles des accompagnateurs relais – OB Que contient Mercure ? - PT Stratégie/planning de déploiement - SC OWA et outils en ligne – SC/HA/JFC Que faire en cas de problèmes ? - SC Outlook – prise en main - PT Conclusion : Annexes et pointeurs

Intro : Rôles des AR

I – Que contient Mercure ? Exchange : messagerie et agenda Skype/Entreprise : chat et visioconférence Sharepoint et OneDrive : espace de fichier en ligne collectif et personnel Office Web App (depuis l’interface en ligne Onedrive/sharepoint)

Avant Mercure=> Après Mercure

II – Stratégie de déploiement Seule une année de mails sera transférée du 23/09 au 26/09 : Entre le 23/09 et 26/09 : Ne pas déplacer/Renommer/supprimer les dossiers et mails. Du 26/09 au 29/09 : la semaine est consacrée : A la migration des données (qui va s’étaler sur la semaine) A corriger les problèmes rencontrés A faire une première prise en mains des outils en ligne Après le 29/09, déploiement des autres outils en ligne et clients lourds

II – Stratégie de déploiement Rôles des PRI : Ne pas dénigrer l’outil quoi qu’on en pense. Vérifier que chaque agent retrouve ses mails sur OWA Ouvrir des tickets Ariane si gros problèmes de transfert Faire le lien avec les accompagnateurs (intervenants de premier niveau) Aider à la migration des contacts, filtres, signatures, modification « listes.inra.fr », dossiers locaux (à terme)

Préconisations de centre / AR Le client lourd Thunderbird est à proscrire Le client lourd à utiliser sous windows est outlook Pack office 2013 ou 2016 Pour les agents qui le nécessitent (préconisation INRA) La prise en main des autres fonctionnalités est mieux intégrée dans l’environnement windows avec les clients lourds officiels : Outlook Skype entreprise Onedrive entreprise

Points d’attention Le 26/09 chaque agent retrouvera un an de mail, en conséquence : L’utilisation de l’ancienne messagerie sera nécessaire en parallèle pour retrouver les messages plus anciens (durée estimée : 1 semaine) Il ne faudra pas modifier les arborescences de dossiers tant que la migration ne sera pas complétement terminée (durée estimée : 1 semaine) Après le 26/09 chaque agent devra modifier son adresse de messagerie sur https://listes.inra.fr Ce changement n’est pas automatique pour les listes de messagerie Procédure : https://ariane.inra.fr/kb_view.do?sysparm_article=KB0010410 Les adresses fonctionnelles/de service de type « pri-unite@clermont.inra.fr » seront modifié en « pri-unite-ara@inra.fr » Un responsable INRA pour chaque boite fonctionnelle doit être identifié Ces boites ne pourront plus être accédées directement mais seront visibles sous la forme de « sous dossiers » dans les boites emails principales Une communication sera faite en amont du 23/09

Planning de déploiement

III – OWA et outils en ligne Login : inra\t6mercure mot de passe : P@ssw0rd OWA : Messagerie + agenda + chat https://messagerie.inra.fr Critique : Au premier lancement, vérifiez la synchro horaire Exercices : lire / écrire un courrier, vérifier l’agenda, créer un rendez-vous Espace collaboratif et Onedrive : https://partage-fichiers.inra.fr (L’accès doit être demandé via ticket Ariane) Accès direct : https://partage-fichiers.inra.fr/perso/<login> https://sites.inra.fr Lien vers la documentation : Exercice : Créer un répertoire en ligne dans Onedrive Skype en ligne (planification de réunion): https://scheduler.inra.fr Lien vers la procédure : https://ariane.inra.fr/block/sys_attachment.do?sys_id=f96d257a0ff8ee00db98936792050e0a Exercices : planifier une réunion et s’y connecter

Pour afficher rapidement vos messages électroniques dans une fenêtre de navigateur utilisez Outlook Web App. 1. Ouvrez votre navigateur web et accédez à la page https://messagerie.inra.fr . 2. Sur la page d’authentification INRA entrez votre compte Ldap et mot de passe. 3. Dans la navigation dans la partie supérieure de l’écran, choisissez messagerie. 4. Sélectionnez un message à afficher dans le volet de lecture.

MERCURE vous propose un calendrier sur lequel vous pouvez planifier vos réunions et rendez-vous. Votre calendrier est maintenu à jour sur l’ensemble de vos appareils avec lesquels vous utilisez la messagerie.

Accédez à votre calendrier rapidement dans une fenêtre de navigateur à l’aide de Outlook Web App. 1. Dans la navigation dans la partie supérieure de l’écran, choisissez calendrier. 2. Pour modifier l’affichage de votre calendrier (par exemple, pour passer de l’affichage jour à l’affichage semaine), sélectionnez jour, semaine de travail semaine ou mois dans le coin supérieur droit.

Vous pouvez changer le thème de la messagerie MERCURE en toute simplicité. Une large gamme de couleurs et de motifs est disponible pour personnaliser votre interface.

Pour personnaliser Outlook Web APP MERCURE, vous pouvez notamment changer le thème. C’est simple et rapide. 1. Sélectionnez Paramètres . , puis Modifier le thème. 2. Sélectionnez le thème voulu, puis appuyez sur OK. Remarque : La modification du thème ne modifie pas celui que vous utilisez éventuellement pour la version de bureau d’Outlook.

Pour personnaliser un peu plus MERCURE, vous pouvez ajouter une signature automatique à vos messages électroniques. Ce paramètre est utile lorsque vous voulez éviter d’entrer vos coordonnées à la fin de chaque message. Il permet également de conserver une cohérence entre tous les messages envoyés.

Votre signature personnalisée peut être ajoutée automatiquement aux messages sortants, ou uniquement à certains messages. 1. Sélectionnez Paramètres . , puis Définir les réponses automatiques. 2. Sélectionnez ensuite Paramètres, puis messagerie. 3. Entrez le texte de votre signature et choisissez la police et les autres paramètres souhaités. 4. Sélectionnez Insérez automatiquement ma signature dans les messages que j’envoie, puis enregistrez. Remarque : Une procédure mise à disposition décrit la méthode pour insérer la signature HTML INRA.

Vous pouvez définir des réponses automatiques afin d’informer vos contacts que vous n’êtes pas disponible. Vous pouvez spécifier une plage horaire pour vos réponses automatiques, ou encore spécifier différents messages destinés à différents groupes.

Pour configurer des réponses automatiques dans votre navigateur à l’aide d’Outlook Web 1. Sélectionnez Paramètres . , puis Définir les réponses automatiques. 2. Sur la page des réponses automatiques, sélectionnez Envoyer des réponses automatiques. 3. Cochez la case en regard de l’option Envoyer des réponses uniquement pendant cette plage horaire, puis indiquez les dates et heures de début et de fin. 4. Dans la case située sous les paramètres de police, entrez le message à afficher à l’intention des personnes de votre organisation qui vous envoient des messages. 6. Faites défiler la page.

(SUITE) 7. Si vous ne voulez pas envoyer de messages aux personnes extérieures à votre organisation, sélectionnez les options appropriées. 8. Entrez ensuite votre message et sélectionnez enregistrer. Les personnes qui vous envoient des messages durant la période pour laquelle vous avez défini les réponses automatiques reçoivent la réponse créée.

Lorsque vous vous connectez à MERCURE pour la première fois, il est possible qu’aucun contact n’apparaisse. Vous avez accès aux contacts de votre organisation, même si vous ne les trouvez pas à première vue. Pour commencer, vous pouvez rechercher les membres de votre organisation, puis les ajouter à votre liste de contacts. Vous pouvez également ajouter des contacts extérieur.

Trouver un contact 1. Dans la navigation dans la partie supérieure de l’écran, choisissez contacts. 2. Dans le panneau de gauche, sous Répertoire, sélectionnez Tous les utilisateurs pour afficher la liste des personnes au sein de votre organisation. Pour rechercher une personne, entrez son nom dans la zone de recherche. Vérifiez que le dossier Tous les utilisateurs est sélectionné. Pour ajouter un contact de la liste, sélectionnez son nom, puis Ajouter aux contacts.

Votre calendrier vous permet de mieux vous organiser Votre calendrier vous permet de mieux vous organiser. Vos réunions et vos rendez-vous sont tous indiqués au même endroit, et disponibles sur vos différents appareils. En quelques clics seulement, vous pouvez configurer une réunion ou un rendez-vous, et définir des rappels afin de ne rien oublier.

Pour planifier une réunion sur Outlook Web App 1. Dans la navigation dans la partie supérieure de l’écran, choisissez calendrier. 2. Sélectionnez + Nouvel événement. 3. Entrez le nom de l’événement (réunion) et le lieu. 4. Pour les participants, entrez les noms dans l’espace disponible, ou sélectionnez + (signe plus) pour ouvrir votre liste de contacts, puis ajoutez les invités. 5. Sélectionnez Assistant de planification en haut de l’invitation de réunion pour afficher la disponibilité de votre invité avant de définir une date et une heure. 6. Indiquez la date, l’heure, la durée et un rappel. 7. Tapez l’ordre du jour et sélectionnez Envoyer.

Avec MERCURE, vous pouvez partager votre calendrier avec toute personne interne ou externe à votre organisation. Lorsque vous partagez votre calendrier avec un membre de l’organisation, celui-ci pourra l’ajouter directement à sa vue Calendrier dans Outlook ou Outlook Web App. Les personnes externes à votre organisation recevront une URL qu’ils peuvent utiliser pour afficher votre calendrier.

1. Dans la navigation dans la partie supérieure de l’écran, choisissez calendrier > Partager. 2. Entrez le nom ou l’adresse de messagerie de la (des) personne(s) avec qui partager votre calendrier dans la zone Partager avec. 3. Sélectionnez les informations à afficher, puis sélectionnez Envoyer. L’option Tous les détails indique l’heure, l’objet, le lieu et d’autres détails sur tous les éléments de votre calendrier. L’option Détails limités indique uniquement l’heure, l’objet et le lieu. L’option Disponibilité uniquement indique uniquement l’heure des éléments du calendrier.

Les autres personnes peuvent partager leur calendrier avec vous et, en fonction des autorisations qu’elles vous accordent, vous pouvez consulter leur calendrier, le modifier ou agir en tant que délégué pour les demandes de réunion

Lorsqu’un calendrier est partagé avec vous, une notification vous informe sur vos modalités d’accès. 1. Sélectionnez +Ajouter le calendrier. 2. Accédez ensuite à l’onglet calendrier et sélectionnez le calendrier partagé pour en afficher les éléments.

Vous pouvez rechercher des messages, des contacts ou des éléments de calendrier de différentes manières.

Pour rechercher des messages et des contacts dans Outlook Web App, utilisez la zone de recherche située dans la partie supérieure de chaque fenêtre. 1. Dans la navigation dans la partie supérieure de l’écran, choisissez messagerie ou calendrier. 2. Tapez l’objet de votre recherche dans la zone Rechercher des messages et des contacts, puis appuyez sur Entrée. 3. Pour affiner votre recherche, sélectionnez l’un des filtres situés sous la zone de recherche : Tous, Non lus, A moi ou Avec indicateur.

Vous pouvez utiliser des tâches pour configurer une liste de tâches à votre intention, qui sera disponible sur tous vos appareils. Par ailleurs, si Outlook est installé sur votre ordinateur, vous pouvez affecter des tâches à d’autres personnes.

Pour configurer une tâche à votre intention. 1. Dans la navigation dans la partie supérieure de l’écran, choisissez Tâches. 2. Dans le coin supérieur gauche de la fenêtre, sélectionnez + Nouvelle tâche. 3. Renseignez des détails tels que l’objet, la date d’échéance, etc. 4. Sélectionnez Enregistrer quand vous avez terminé.

MERCURE L’équipe Mercure En vous connectant à https://messagerie.inra.fr vous avez dès maintenant accès à la messagerie en ligne, ainsi qu’à votre nouveau service d’agenda.   Tous les agents Inra qui disposent de ce nouveau service peuvent d’ores et déjà voir vos disponibilités dans votre agenda, en fonction des évènements que vous y inscrivez. Cependant, ils ne pourront voir le détail de vos indisponibilités que si vous partagez volontairement votre agenda avec eux. Après la migration de votre agenda, si vous souhaitez toujours utiliser un logiciel de messagerie/agenda, il devra être configuré avec les informations qui sont disponibles dans la base de connaissances d’Ariane. Si vous avez besoin d’aide pour cette configuration, merci de vous adresser à votre support informatique de proximité. Retrouvez le détail du fonctionnement des agendas, mais aussi beaucoup d’autres trucs et astuces pour vous faciliter l’utilisation des services Mercure au quotidien sur la base de connaissances d’Ariane https://ariane.inra.fr/block/inra_kb.do. Pour toute question, merci de nous adresser un ticket Ariane (https://ariane.inra.fr). Nous espérons que les services Mercure vous apporteront entière satisfaction,  L’équipe Mercure

IV – Que faire en cas de problèmes ? Rechercher dans la base de connaissance Ariane Contacter les AR Mercure-ar@clermont.inra.fr Ouvrir un ticket Ariane Bien choisir la section concernée Faire ouvrir le ticket par les agents et se mettre si besoin en observateur pour aider

V – Outlook et clients lourds Windows – installation Outllook fait partie du pack office, il est soumis à licence Si le pack office est déjà installé, il peut etre nécessaire de réutiliser le média d’installation du pack office pour installer le composant Outlook Skype entreprise « Basic » Téléchargeable sur le site de Microsoft https://products.office.com/fr-fr/skype-for-business/download-app?tab=tabs-3 OneDrive Entreprise Déjà disponible sous windows 10 Pour les autres version de Windows : https://onedrive.live.com/about/fr-fr/download/

V – Outlook– Configuration Documents de configuration disponibles sur Ariane : https://ariane.inra.fr/sys_attachment.do?sys_id=071ea1940fa31a40db98936792050e5a

VI – Annexes Ariane Procédure migration d’adresse personnelle dans sympa : https://ariane.inra.fr/kb_view.do?sysparm_article=KB0010410 Formation elearning en ligne : https://elearning.formation-permanente.inra.fr/course/index.php?categoryid=125