Gestion des Collaborateurs Formation Administrateurs

Objectifs Objectifs: Exécuter et planifier un travail Modifier et créer un document de fusion Réaliser une reprise documentaire Mettre à jour un workflow Personnaliser les messages de flux

Planning de formation Agenda Introduction Reprise documentaire Travaux Workflow et messages de flux Documents de fusion

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Introduction Un administrateur doit être en capacité de : Gérer les travaux Gérer les workflow Pour ceci, deux principaux points d’entrées sont à connaître : Administrateur Administrateur / Données de référence

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Reprise documentaire La reprise documentaire vous permet d’affecter rapidement à tous les collaborateurs les documents préalablement scannés. Afin de préparer la reprise, il faut enregistrer les documents scannés dans un dossier qui porte le nom du type de document concerné (par exemple tous les CV dans un dossier « cv »), tous les contrats dans un dossier « contrats », etc.). Il faut ensuite enregistrer les documents sous le nom du collaborateur concerné (par exemple CV_Pierre_DUPONT). Enfin, il faut placer ces dossiers sur le serveur où est installé Premium-RH®.

Type de document On entend par type de document les documents suivants : Attestation Carte vitale Disciplinaire Avenant Divers (documents administratifs) Bulletin de salaire Divers (documents confidentiels) Certificats de travail Documents privés Contrat Permis de conduire Courriers émis Photo d’identité Courriers reçus Photocopie carte de séjour Curriculum Vitae Relevé d’Identité Bancaire Diplômes et attestations de formations

Réaliser sa reprise documentaire Dans Administrateur / Reprise documentaire, vous arrivez sur l’écran suivant : Documents préalablement chargés sur le serveur Type de document à charger Collaborateur(s) concerné(s) Lancer la reprise des documents à traiter Fichier(s) à traiter

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Travaux Un travail permet d’exécuter une action en masse. Un travail peut être planifier afin d‘être exécuté périodiquement (une interface par exemple). Différents types de travaux existent et permettent entre autres : L’envoi d’alertes (sur des rubriques individuelles, des dates d’entretien, un flux de validation, etc.) L’exécution d’une interface L’envoi de relance (pour une validation de questionnaire)

Tableau de bord Dans Administrateur / Travaux, vous pouvez accéder au tableau de bord des travaux : Travaux périodiques Vos favoris (affichage personnel) Travaux accessibles pour votre profil utilisateur

Paramètres d’un travail En cliquant sur vous pouvez exécuter un travail en spécifiant certains paramètres. Par exemple, le travail RUBRIQUE a les paramètres suivants : En appuyant sur le bouton « Aide » vous accéder à la définition du travail et de ses paramètres

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Workflow et Messages de flux Un flux de validation, ou workflow, permet de gérer un processus R.H. nécessitant différentes étapes et interlocuteurs. Un Worflow (flux) permet de gérer en enchaînement logique d’étapes, lié à un certain événement. On parle par exemple du flux de validation d’un entretien individuel ou bien du flux de planification d’une visite médicale. A chaque passage d’étape, il est possible d’envoyer un message d’alerte à un ou plusieurs interlocuteurs. Des workflows standards sont proposés et peuvent être mis à jour par les administrateurs dans Administrateur / Workflow.

Les workflows Le flux se constitue des étapes et des liens qui permettent de lier les étapes entre eux dans un ordre défini. Les étapes seront représentées dans une représentation graphique par des boîtes rectangulaires, comme dans l’exemple ci-dessous : 

Les étapes Afin de créer une étape, cliquez sur le bouton Code (8 caractères alphanumériques) Descriptif (visible par les utilisateurs) Icône (visible sur les tableaux de bord notamment) Défini la 1ère étape du flux Visible par les utilisateurs autres que DRH Permet l’affichage d’une alerte sur la page d’accueil Défini la (ou les) dernière(s) étape(s) du flux

Les liens Afin de créer un lien entre deux étapes, dessinez à l’aide de la souris un trait partant de l’étape source et allant jusqu’à l’étape cible  Code de l’étape source Code de l’étape cible Permet de créer définitivement les éléments sur la base Mail associé Pièce jointe à l’email Utilisé pour les interfaces

Les règles d’envoi e-mail Sur chaque lien entre les étapes, il est possible d’envoyer un e-mail. Le bouton ‘Règles d’envoi e-mail’ permet de définir le ou les destinataire(s) de cet e-mail. Pour définir un nouveau destinataire, choisissez dans la liste déroulante (par son profil, ses rôles, etc.), définissez la valeur correspondante (le profil concerné, le rôle concerné, etc.) et cliquez sur le  

Les droits Les droits doivent être définis sur les étapes et sur les liens. Deux niveaux de droits existent : Droit en visualisation Droit en modification Définition des droits en modification : Règles restrictives sur les profils autorisés en visualisation Définition des droits en visualisation : Liste des profils autorisés

Profils vs Rôles - Rappels Un profil intranet : Permet de donner accès à des fonctionnalités Peut se baser sur un rôle pour définir la population visible Un rôle est utilisé : Pour les profils utilisateurs : Afin de définir la population visible Pour les documents de fusion : Afin de définir des signataires Pour la structure de l’organisation : Afin de restreindre les entités visibles Pour le plan et le budget de formation : Afin de restreindre les entités visibles Pour la gestion des alertes : Afin de définir les destinataires des alertes liées à des rubriques individuelles

Messages de flux Les messages de flux peuvent être modifiés pour correspondre à vos besoins. Un message de flux se base sur un langage HTML simplifié, il est donc possible de personnaliser sa mise en page et de spécifier des paramètres afin de récupérer automatiquement des informations de PREMIUM-RH (nom et prénom du collaborateur, etc.). Pour modifier un message de flux, référez au workflow pour trouver le numéro du message associé au lien puis allez dans Administrateur / Données de référence / Messages de flux

Messages de flux – Le corps du messages

Messages de flux – Les balises Vous pouvez vous servir des balises HTML suivantes pour mettre en forme votre message : <br> : Saut de ligne <b> TEXTE </b> : Texte en gras <i> TEXTE </i> : Texte en italique <u> TEXTE </u> : Texte en souligné <a href="https://premium-rh.pro/SOCIETE">portail Premium-RH</a> : Mettre en lien dynamique vers PREMIUM-RH (Pensez à modifier le lien internet pour spécifier le vôtre).

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Documents de fusion A venir…

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