Gérez votre groupe d'intérêt CIRCABC Module 2 Gérez votre groupe d'intérêt DIGIT A3 Par DIGIT-CIRCABC-SUPPORT jeudi 8 novembre 2018 1

Contenu Qu'est-ce que CIRCABC ? Accéder à CIRCABC Créer un compte ECAS Réinitialisation du mot de passe Mise à jour de vos données personnelles Créer un nouveau groupe d'intérêt (GI) Gérer l'accès à votre GI Rejoindre son GI Inviter un nouveau membre Changer le profil Supprimer son adhésion à un GI

Contenu Gérer les profils d'accès Gérer la permission aux espaces Exporter et importer des profils Gérer le partage d'espaces Récupérer des documents supprimés Forums de discussion Notifications Service d'information Gérer les aspects visuels Quoi d'autre ? Questions ?

Qu'est-ce que CIRCABC ? CIRCABC est un service web fourni par la Commission européenne. Vous pouvez y créer des espaces collaboratifs où des communautés d'utilisateurs travaillant ensemble et partageant informations et ressources. CIRCABC est un service fourni et géré dans le cadre ISA http://ec.europa.eu/isa Version OSS (Open Source Software) de CIRCABC disponible sur Joinup : http://joinup.ec.europa.eu/software/circabc/description

Essayez CIRCABC comme service en ligne https://circabc.europa.eu Qu'est-ce que CIRCABC ? Essayez CIRCABC comme service en ligne https://circabc.europa.eu (Production) https://circabc.acceptance.europa.eu (Test) https://circabc.training.europa.eu (Formation)

Groupe d'intérêt Groupe d'intérêt Information Bibliothèque Evénements Sujet principal Documents Brainstorming Réunions Evénements Forum Rapports Organisation Membres Grâce à CIRCABC, vous pouvez gérer contenu et utilisateurs et communiquer via des groupes collaboratifs appelés Groupes d'Intérêt

 https://circabc.europa.eu Accéder à CIRCABC  https://circabc.europa.eu

Accéder à CIRCABC  Sélectionnez votre domaine : Login

Créer un compte ECAS Un utilisateur externe peut créer un compte ECAS : Depuis la page domaine externe Sign up ou Not registered yet

Créer un compte ECAS

Créer un compte ECAS Ils recevront un email avec un lien d'activation

Créer un compte ECAS Grâce à ce lien, ils peuvent encoder leur mot de passe ECAS

Réinitialisation du mot de passe Si vous ou vos membres avez perdu votre mot de passe ECAS (depuis le bon domaine) New password ou Lost your password Les utilisateurs externes doivent cliquer sur "New password" depuis la page de domaine externe

Réinitialisation du mot de passe

Mise à jour des informations personnelles Les utilisateurs externes peuvent mettre à jour leurs informations personnelles https://circabc.europa.eu  Login

Mise à jour des informations personnelles Account information Modify my personal data

Mise à jour des informations personnelles Editez vos informations personnelles et cliquez sur Submit

Mise à jour des informations personnelles Les informations personnelles peuvent être mises à jour dans CIRCABC Login Administration My account Get data from Central User database

Créer un nouveau groupe d’intérêt TAXUD CIRCA ADMIN AGRI CIRCA ADMIN ENV CIRCA ADMIN RTD CIRCA ADMIN REGIO APPLICATIONS ADMIN MARKT CIRCA ADMIN CLIMA CIRCABC ADMIN COMM LSA ENTR CIRCA ADMIN SANCO CIRCA ADMIN DEVCO LSA EMPL CIRCABC ADMIN HR IRM Pour les autres catégories : DIGIT CIRCABC SUPPORT via votre service desk local Créer un nouveau groupe d’intérêt Envoyez votre demande à votre Administrateur CIRCABC local avec les détails suivants :  Titre  Leader (minimum un leader)  Description (Facultatif)

Créer un nouveau groupe d‘intérêt Lorsque votre groupe d'intérêt est créé, vous pouvez  inviter plusieurs leaders (hautement recommandé)

Créer un nouveau groupe d’intérêt et  Changer le titre et ajouter une description

Gérer l'accès à votre groupe d'intérêt 3 modes d'accès Membership : seulement sur invitation Registered : par login (ECAS), ils peuvent voir le titre et la description de votre GI Public : visiteurs anonymes (pas besoin de login), ils peuvent voir le titre et l a description de votre GI Membership est le mode d'accès par défaut

Gérer l'accès à votre groupe d'intérêt Membership : Un utilisateur ne peut pas demander à rejoindre votre groupe Registered & Public : Un utilisateur peut demander à rejoindre votre groupe

… et maintenant, veuillez faire une demande d'accès à mon groupe (registered) Header : Others Category : Training

Rejoindre son groupe d’intérêt Les leaders reçoivent un email automatique

Rejoindre son groupe d’intérêt Vérifiez et acceptez les demandes

Rejoindre son groupe d‘intérêt Accédez à la demande et accordez l'adhésion

Rejoindre son groupe d’intérêt 1 – Sélectionnez l'utilisateur 2 – Choisissez son profil 3 – Ajouter à la liste 4 - Next 5 - Finish

Gérer l'accès La visibilité de votre groupe d'intérêt est définie dans ‘Access profiles’ du menu ‘Administration’ de votre groupe d'intérêt

Profil = Permission pour chaque service Gérer l'accès Gérez la visibilité de votre GI (mode d'accès) Profil = Permission pour chaque service

Gérer l'accès Le tableau ci-dessous donne la liste des permissions pour la bibliothèque No-access : vous ne pouvez pas lire le contenu. Access : lecture seule ; vous pouvez seulement télécharger le contenu et sa description. Edit only : vous pouvez éditer mais ni effacer ni créer le contenu. Manage own : vous pouvez créer, éditer et supprimer votre propre contenu. Vous pouvez aussi lire le contenu géré par les autres membres. Full Edit : vous pouvez créer, éditer et supprimer n'importe quel contenu (géré par vous ou par un autre membre). Administer : vous pouvez gérer toute la bibilothèque.

Gérer l'accès Permettez l'accès à la bibliothèque aux utilisateurs grâce au login ECAS, sans qu'ils soient membres du groupe - Activez le «Registred access» - Changez la permission de profil à « Access »

Inviter un utilisateur Les leaders peuvent inviter n'importe quel utilisateur disposant d’un compte ECAS

3 – Sélectionnez l'utilisateur 4 – Choisissez le profil 1 – Entrer l'identifiant (Email, UserID, prénom ou nom) 2 - Search 3 – Sélectionnez l'utilisateur 4 – Choisissez le profil 5 - Add to list 6 – Next 7 - Finish

Inviter un utilisateur Le nouveau membre est visible dans le service ‘Members’

Changer le profil ‘Membership’ se trouve dans le menu ‘Administration’ du groupe d'intérêt

Changer le profil Changez le rôle et sélectionnez le nouveau profil

Supprimer l'adhésion L'utilisateur ne sera plus membre du groupe. Il reste ‘registered’ et peut-être membre d'autres groupes d'intérêt

Gérer les profils d'accès Permet de créer un nouveau profil Dans la page des profils d'accès :

Gérer les profils d'accès Donnez les permissions d'accès aux services

Gérer les profils d'accès Le nouveau profil est prêt à être utilisé

Gérer les profils d'accès Supprimer un profil Le profil ne peut être supprimé que s'il n'a pas été assigné

Gérer la permission aux espaces Vous devez définir des permissions spécifiques aux espaces de la bibliothèque : Les utilisateurs ayant le profil "Italy" ont accès à seulement l'espace "Italy" Les utilisateurs ayant le profil "Spain" ont accès à seulement l'espace "Spain" Les utilisateurs ayant le profil "France" ont accès à seulement l'espace "France" Creéz espaces et profils : Profils Bibiliothèque

Gérer la permission aux espaces Dans l‘administration de chaque espace

Gérer la permission aux espaces La permission par défaut pour "Italy", "Spain" et "France" est "Access". Donc annulez l'héritage du niveau supérieur ("Inherit Parent Space Permissions")

Gérer la permission aux espaces et permettez l'accès au bon profil seulement (dans ce cas-ci "Italy")

Gérer la permission aux espaces L'espace "Italy" est visible seulement par le profil "Italy"

Exporter/Importer des profils Les leaders peuvent rendre un groupe de membres prêts à être inclus dans différents groupes d’intérêt de la même catégorie Etape 1 : Exportez le profil depuis le premier GI

Exporter/Importer des profils Etape 2 Importez le profil dans un autre GI de la même catégorie et personnalisez les permissions

Partager des espaces avec un autre GI Les espaces de la bibliothèque peuvent être partagés avec d'autres groupes d'intérêt de la même catégorie Etape 1 : Les "Leaders" ou "Authors" du GI 1 invitent le GI 2 à partager l'espace Etape 2 : Les "Leaders" ou "Authors" du GI 2 créent un espace partagé disponible dans le GI 2

Partager des espaces avec d'autres GI (Etape 1) "View Details"

Partager des espaces avec d'autres GI (Etape 1) Invitez un GI à partager votre espace et sélectionnez la permission que vous voulez donner aux membres de ce GI

Partager des espaces avec d'autres GI (Etape 2) Si la permission maximum est "Full Edit" : Permissions given to the library of the invited IG Right permissions to our space Lib Admin Lib Full Edit Lib Access Le GI "CIRCABC team" est maintenant invité à partager votre espace

Partager des espaces avec d'autres GI (Etape 2) Rendez disponible l'espace partagé dans la bibliothèque du GI 2

Récupérer des documents effacés ‘Manage deleted items’ se trouve dans le menu ‘Administration’ de la bibliothèque

Récupérer des documents effacés L'administrateur de la bibliothèque (Leader) peut récupérer : les documents effacés à une certaine période des documents spécifiques (sélection par nom ou par contenu, …)

Forum de discussion Le forum est une discussion en ligne dans votre GI où vos membres peuvent tenir des conversations sous forme de messages La discussion peut être modérée : Les messages doivent être approuvés par un modérateur avant de devenir visibles

Forum de discussion "Newsgroups" est constitué de forums Un forum contiens des sujets ("topics")

Forum de discussion Pour démarrer une discussion, le leader doit créer un forum Nommez le forum et indiquez s'il doit être modéré ou non

Forum de discussion "Leaders", "authors", "contributors" ou quiconque pouvant accéder et poster peut créer un sujet ("topic") dans un forum

Forum de discussion

Forum de discussion ou répondre à un sujet existant

Notifications Vous pouvez souscrire aux notifications pour la bibliothèque ou le forum Les leaders peuvent changer le statut de notification pour un membre ou un profil

Notifications Laissez la boîte de recherche vide et cliquez ‘search’ : Tous les profils sont affichés Sélectionnez le profil Sélectionnez "Subscribed" "Add to list"

Notifications Tous les membres avec le profil ‘Access’ reçoivent une notification lorsqu'un document est ajouté à la bibliothèque

Notifications What a notification looks like

Service d'information Page web statique décrivant le groupe d'intérêt Permet aux leaders de présenter leur groupe

Service d'information Ajoutez un mini site web comme contenu dans ‘Information’

Service d'information Créez un espace dans lequel vous ajoutez les images de liées à la page web (similaire au dossier dans Windows)

Service d'information Liez le contenu de l'espace grâce à un index Cet index peut être configuré grâce à ‘Edit Information service properties’ dans ‘Administration’ du service ‘Information’

Service d'information Cet index a le même nom que le fichier html ajouté comme contenu

Service d'information Vous pouvez avoir un aperçu de la page d'information (dans la même fenêtre ou une autre)

Service d'information Toute personne ayant accès au service 'information' peut voir cette page en cliquant sur 'Information' dans le menu services

Gérer les aspects visuels Les leaders peuvent personnaliser la présentation grâce à "Manage look & feel"

Gérer les aspects visuels Les préférences de navigation et un logo personnalisé sont disponibles dans "Administration" du groupe d'intérêt

Gérer les aspects visuels Préférences de navigation pour la bibliothèque

Quoi d'autre ? Créez une partie restreinte et une partie publique dans la bibliothèque Invitation de groupe ("Bulk user invitation") Evénements Logs Mots clé ("Keywords") Personnalisation des propriétés des documents Message aux membres Discussion liée à un document Recherche

Merci de votre attention ! Questions ? Et pour les questions auxquelles nous ne pouvons répondre Les guides (CIRCABC HUB) sont disponibles dans la catégorie DIGIT de CIRCABC https://circabc.europa.eu/w/browse/dd0468dd-9069-44a7-8455-1ba675d83db0 L'équipe de support via votre helpdesk local Merci de votre attention !