Alma Rechercher dans le répertoire Version du 1 mars 2018

Zone Institution & zone Communauté Effectuer des recherches Recherche Alma, un système URM Zone Institution & zone Communauté Effectuer des recherches Recherche Résultats de recherche Alma - Recherche

‘Unified resource management’ system Alma, un système URM ‘Unified resource management’ system Supporte toutes les opérations de la bibliothèque pour les ressources imprimées, électroniques (& numériques) Alma propose une recherche sur toutes les ressources considérées en lien avec leurs procédures de travail Factures, fournisseurs,… Demandes de fourniture de document Utilisateurs une recherche sur toutes les ressources, quel que soit leur format (physique, électronique) Au niveau de la notice bibliographique Au niveau de l’inventaire (HOL, Exemplaires, données d’accès électronique…) Dans des données d’autorité Alma - Recherche

Zone Institution & zone Communauté Toutes les recherches dans le catalogue se font par défaut dans les données liées à l’inventaire de la bibliothèque : onglet ‘Institution’. L’utilisateur peut choisir, avant de lancer une recherche simple, quelle zone il souhaite interroger. Alma - Recherche

Zone Institution & zone Communauté Par défaut, la recherche de notices d’autorité se fait dans la zone Communauté Exception Alma - Recherche Tous les fichiers d’autorité nom ou sujet gérés dans la CZ sont interrogés et le résultat initial donne le nombre de réponses pour tous les fichiers.

Zone Institution & zone Communauté Effectuer des recherches Alma, un système URM Zone Institution & zone Communauté Effectuer des recherches La barre de recherche permanente Sélectionner le type de recherche Quels éléments sont indexés par quel index? Particularités Recherche Résultats de recherche Alma - Recherche

Effectuer des recherches – la barre de recherche permanente Présente dans toutes les pages d’Alma. Permet de lancer une requête simple ou de construire une recherche avancée Dans le catalogue (All titles, Physical titles, Physical items, Electronics titles, Electronic portfolios, Authorities) Accessible à n’importe quel rôle « staff » Dans d’autres composantes du système : Acquisitions (lignes de commandes, factures….), Fulfillment (requests) Accessibles en fonction des rôles de l’utilisateur Alma - Recherche Alma New UI : il n’y a plus de bouton Saved Queries => il faut utiliser le lien Manage Sets

Effectuer des recherches – la barre de recherche permanente Recherche simple dans le catalogue et affichage des résultats Alma - Recherche L’option de recherche par défaut est l’option All titles Keywords => recherche de type ‘tous les mots’ sur les notices de documents imprimés & de ressources électroniques

Effectuer des recherches – la barre de recherche permanente Passer de la recherche simple à la recherche avancée Alma - Recherche Et passer de la recherche avancée à la recherche simple…

Effectuer des recherches – la barre de recherche permanente En recherche avancée, l’utilisateur peut sélectionner la zone qu’il souhaite interroger avant de lancer sa recherche Alma - Recherche

Effectuer des recherches – sélectionner le type de recherche En recherche simple comme en recherche avancée, le type de recherche par défaut est le type « All titles » (« Tous les titres »). Le type de recherche (critère préalable à la recherche) conditionne : les index proposés le nombre de résultats l’affichage des résultats Alma garde en mémoire, de session en session, le dernier type de recherche sélectionné dans la barre permanente de recherche. Alma - Recherche

Effectuer des recherches – sélectionner le type de recherche En fonction du type de recherche sélectionné (critère de pré-recherche), la liste des index proposés et le nombre de résultats varient. Alma - Recherche Les index sont classés par ordre alphabétique (non configurable)

Effectuer des recherches – sélectionner le type de recherche Pour un même type de recherche (critère préalable à la recherche), la recherche avancée propose plus d’index que la recherche simple. Alma - Recherche Recherche simple Recherche avancée

Effectuer des recherches – sélectionner le type de recherche All titles (Tous les titres) Recherche dans tous les documents physiques (Print) et électroniques (Electronic) Les notices descriptives (notices bibliographiques) des documents électroniques peuvent être les notices de la zone Communauté (CZ) Physical titles (Titres physiques) Recherche sur des documents physiques de la zone Institution si et seulement il existe une notice de fonds (notice HOL) Electronic titles (Titres électroniques) Dans la zone Institution, recherche sur des documents électroniques pour lesquels l’Institution possède un inventaire (accès électronique) Dans la zone Communauté, recherche sur les documents électroniques pour lesquelles la CKB gère un accès Digital titles (Titres numériques) Alma - Recherche

Effectuer des recherches – sélectionner le type de recherche Physical items (Exemplaires physiques) Recherche sur des documents physiques de la zone Institution si et seulement il existe un exemplaire (item) (qui peut être virtuel) Digital files (Fichiers numériques) Electronic portfolios (Portfolios électroniques) Dans la zone Institution, recherche sur des documents électroniques pour lesquels l’Institution possède un inventaire (accès électronique) Dans la zone Communauté, recherche sur les documents électroniques pour lesquelles la CKB gère un accès Des critères de recherche supplémentaires à la recherche Electronic titles sont proposés Cette recherche ne permet pas un accès direct à la ressource si l’utilisateur n’a pas un rôle lié à la gestion des ressources électroniques. Electronic collection (Collection électronique) Cible un ensemble (package) de portfolios et bases de données Alma - Recherche

Effectuer des recherches – sélectionner le type de recherche Collection Ensemble créé par un gestionnaire de collection Qui contient des notices de sources diverses (Print, Electronic, images,…) Rassemblées dans un but précis : thématique, ensemble de ressources semblables Et peut être exploité dans l’outil Discovery Exemple : Les bases de données proposées par ULiège Library Authorities (Autorités) Recherche dans les notices d’autorité de la zone Communauté (CZ) (par défaut) ou de l’Institution La recherche se fait dans tous les fichiers d’autorité de la CZ ; le choix du fichier peut être opéré une fois les résultats affichés Les notices d’autorité locales sont en nombre restreint La recherche porte sur les formes préférées (formes retenues) et non- préférées (formes rejetées) Mais ne porte pas sur les autres zones des notices d’autorité (notes, …) Et permet de rebondir dans le catalogue en lançant une requête de type « Tous les titres contient les mots-clés » Dans les zones 1xx/6xx (y compris indexation locale 699)/7xx/8xx Alma - Recherche

Effectuer des recherches – sélectionner le type de recherche : exemples Recherche simple : Une convention franco-anglaise pour régler le commerce et la navigation dans les Indes Occidentales par Paul Vaucher Type de recherche All titles, Physical titles ou Physical items ? Recherche simple : toutes les notices qui ont une zone Marc21 indexée dans l’index « Description » (505, 7xx#2) Type de recherche All titles : * Ressource physique ou ressource électronique? Type de recherche All titles Facette Resource type Retrouver « vos » notices bibliographiques Recherche avancée, All titles ou Physical titles/items, index « Cataloger name » sous les index Title Retrouver des collections électroniques et les titres inclus dans une collection Recherche sur Springer Alma - Recherche

Effectuer des recherches – sélectionner le type de recherche : exemples Retrouver les ressources électroniques qui ont été activées après une date donnée Type de recherche Electronic portfolios, « Activation date » sous les index Electronic portfolio Retrouver les fascicules d’une année précise d’un périodique Type de recherche Physical items : « Title » sous les index Title AND « Chronology I » sous les index Physical item Alma - Recherche

Effectuer des recherches – quels éléments sont indexés par quel index? À peu près toutes les zones Marc21 des notices bibliographiques et des notices de fonds sont indexées. Pour les notices d’autorité, seules les zones de point d’accès sont indexées ; les zones de notes (3XX, 6XX) ne sont pas indexées. Tout ce qui relève de la gestion administrative de l’inventaire (physique et électronique) Pour identifier précisément l’index à interroger, voir l’aide en ligne (Customer Center d’Ex Libris), chapitre Search Indexes Certains éléments peuvent présenter des particularités, ou, notre catalogue peut avoir une influence sur le contenu d’un index : le document Détails sur l’indexation dans Alma sur le wiki Gestion des ressources Par exemple, l’index « Serial title » porte uniquement sur la zone Marc21 222, très peu utilisée dans nos notices de périodiques ‘papier’. Alma - Recherche

Effectuer des recherches – quels éléments sont indexés en « Keywords » (« Tout »)? Voir la liste complète sur le Customer center d’Ex Libris Sont indexés notamment : Creator, Name Description (505 a, g, r, t, and 520 a, b) ISBN, ISSN Subjects Edition, Publisher, Date of publication Title, Uniform title, Serial title, Collection Barcode Item description Holding Note , Fulfillment Note, Internal Notes, Public Note Package name Alma - Recherche

Effectuer des recherches – quels éléments sont indexés par quel index? Nous n’avons pas la main ni sur le paramétrage des index ! SAUF : est-ce que l’index apparaît dans la liste ou non, en recherche simple et/ou en recherche avancée? ni sur les champs et sous-champs Marc ou les éléments liés à l’inventaire qui sont indexés. Par contre, on peut indexer toutes les zones locales du bloc 9XX pour les formats bibliographique, données de fonds, autorités. Alma - Recherche

Effectuer des recherches – particularités Caractères spéciaux, caractères non latins Les caractères spéciaux comme les tirets, barres obliques… (-, /…) sont omis * pour une chaîne de caractère Soit dans un mot : « chemi* » Sauf si le mot contient un tiret Soit comme seul et unique critère de recherche : permet d’obtenir les notices dans lesquelles la zone interrogée est présente ISBN convertis en ISBN-13 et inversément Article initial : avec ou sans Alma - Recherche

Recherche Effacer tous les critères à la fois Recherche avancée Effacer tous les critères à la fois Ajouter/dupliquer/supprimer des critères Alma - Recherche Alma New UI : il n’y a plus de bouton Change Query => il faut modifier le formulaire

Recherche Recherche avancée Construction des équations de recherches et opérateurs booléens Alma - Recherche Il n’y a pas d’opérateur booléen « NOT » dans Alma. Pour des résultats impliquant un « NOT », utiliser la fonctionnalité « Combine » dans la gestion de sets. Voir le support de formation Exploiter les résultats de recherche

Recherche Recherche avancée Construction des équations de recherches et opérateurs booléens ! Le AND est prioritaire sur le OU Les titres qui contiennent « journal british » ou « journal american » en Bibliothèque des Sciences de la Vie? Alma - Recherche L’équation ne correspond pas à ce qu’on attend : différence de logique entre l’ancienne et la nouvelle interface d’Alma !

Recherche Recherche avancée Construction des équations de recherches et opérateurs booléens ! Le AND est prioritaire sur le OU Les titres qui contiennent « journal british » ou « journal american » en Bibliothèque des Sciences de la Vie? Construire la requête autrement : répéter les critères Alma - Recherche

Recherche Recherche avancée Construction des équations de recherches et opérateurs booléens ! OU implicite entre valeurs d’une même liste Alma - Recherche OR

Choisir la condition logique Recherche Recherche avancée Alma - Recherche Choisir la condition logique

Recherche Recherche avancée Condition logique « is empty » Permet de faire des recherches sur des zones « vides » censées contenir une information spécifique. Alma - Recherche Identifier les notices de périodiques qui n’ont pas d’ISSN Voir un échantillon de zones pour lesquelles la condition « is empty » est d’application

Recherche Certains index ne fonctionnent qu’avec des listes de choix Recherche avancée Certains index ne fonctionnent qu’avec des listes de choix Zones codées du Marc Données administratives (process type, disponibilité, type d’accès, présence d’un inventaire, présence d’un item…) Bibliothèques/Localisations Alma - Recherche

Recherche Recherche avancée Recherche sur le critère Localisation (Permanent physical location, zone 852$$c de la notice de fonds) À partir d’une recherche Physical titles ou Physical items Dans la section « Holdings »  des index Liste des Bibliothèques Alma - Recherche Ouvrir la liste des localisations Sélectionner toutes les localisations (pour désélectionner ensuite 1 localisation) Sélectionner 1 ou plusieurs localisation

Rappel : l’arborescence BIB – HOL – Exemplaires Selon le principe du Marc, la notice bibliographique d’un document physique chapeaute une ou plusieurs notice(s) de fonds (holding). A chaque notice HOL est (sont) attaché(s) un ou plusieurs exemplaire(s). Nécessité d’avoir une vision claire de l’arborescence BIB – HOL – Exemplaires avant toute modification ou suppression d’exemplaire ! Notice bibliographique: Décrit le document de manière précise, sans tenir compte de sa localisation ou des caractéristiques propres à un exemplaire. Notice Holding (ou Données de fonds): Décrit et localise ce que la Bibliothèque possède : contient la localisation, la cote, l’état de collection (pour les périodiques), la description de la reliure (pour les volumes anciens), etc. Exemplaires: Identifient chaque exemplaire physique sur base: d’un code-barre d’une indication du volume, fascicule, etc. C’est à ce niveau que se font les requests et le prêts. Alma - Recherche Notice bibliographique Notice Holding Notice Holding Exemplaire Exemplaire Exemplaire

Rappel : les bibliothèques et les localisations Le Réseau des bibliothèques de l’ULg compte 5 bibliothèques réparties sur 17 implantations. Le catalogue intègre aussi les fonds de bibliothèques de centres spécialisés (Fonds Simenon, Ciriec, Lentic…), et les bibliothèques de services. Chaque implantation est définie dans Alma en tant que « bibliothèque » (« library »), et comprend différentes « localisations physiques » («physical locations »). Chaque bibliothèque est identifiée par un code et par un nom. Chaque localisation est identifiée par un code, par un nom interne à Alma, et par un nom public (> Primo). Alma - Recherche Notice bibliographique Notice Holding Le document est localisé en : BGP02 MALSA ALPHA-Bibliothèque principale Réserve distante - Section A - EXTENDED Dans PRIMO : Réserve distante - Section A

Rappel : les bibliothèques et les localisations ALPHA BGP02 Alpha – Bibliothèque principale || Ex. MALSD Réserve distante - Section D BGP03 Alpha – Germanique || Ex. PG004 Libre accès - EXTENDED BGP04 Alpha – Philosophie et Communication || Ex. PP012 Salle de lecture - EXTENDED BGP05 Alpha – Romane BGP06 Alpha – Sciences historiques BGP07 Alpha – Sciences de l’Antiquité BGP08 Alpha – Architecture (Botanique) BGP09 Alpha – Architecture (Outremeuse) Alma - Recherche

Rappel : les bibliothèques et les localisations Graulich GRA01 Bibliothèque Graulich|| Ex. GG003 Réserve spéciale droit (Monographies) BSA FSA01 Bibliothèque des Sciences agronomiques || Ex. 01XPE Salle des périodiques - REGULAR Alma - Recherche BSV BSV02 Bibliothèque des Sciences de la Vie || Ex. VM175 Libre accès – Serials BSV04 BSV-Vétérinaire || Ex.

Rappel : les bibliothèques et les localisations BST BST01 BST-Géosciences || Ex. TG004 Cartothèque BST03 BST-Sciences || Ex. TS005 Bureau du documentaliste BST08 BST-Sciences appliquées et Mathématiques || Ex. TSA04 Libre accès - Ouvrages de didactique de référence BST11 BST-Campus Arlon || Ex. TCA11 Périodiques - SHORT LOAN Ouverte Alma - Recherche CDA CDA04 CIRIEC CDA05 Réseau des bibliothèques. Direction générale CDA07 Fonds Simenon

Rappel : les bibliothèques et les localisations Services associés aux bibliothèques Service associé BGP90 Services associés à ALPHA GRA90, GRA91, GRA92, GRA93 Services associés à la Bib. Graulich FSA90 Services associés à la BSA BST90, BST91 Services associés à la BST BSV90 Services associés à la BSV CDA90 Alma - Recherche

Recherche Les 10 dernières recherches sont gardées en mémoire Alma - Recherche

Recherche En recherche avancée, les 5 derniers index utilisés sous le type de recherche sélectionné (critère de pré-recherche) sont gardés en mémoire Alma - Recherche Les éléments remontés ne se trouvent plus avec les autres dans la liste

Recherche Comment retrouver un index si on ne connaît pas son nom exact? Listes déroulantes sous chaque regroupement « Title », « Holding », « Physical item » Alma - Recherche Taper un terme dans la barre de recherche : Alma donne des suggestions d’index existants

Zone Institution & zone Communauté Effectuer des recherches Recherche Alma, un système URM Zone Institution & zone Communauté Effectuer des recherches Recherche Résultats de recherche Généralités Tri Facettes Configuration Liens d’action Éléments affichés IZ ou CZ Alma - Recherche

Résultats de recherche Alma - Recherche

Résultats de recherche Nombre de résultats : Le comptage est exact sauf si le terme recherché apparaît trop souvent dans un index général (par exemple, dans une recherche All titles / Keywords) Alma - Recherche => Pour obtenir le comptage exact, il suffit de sauvegarder le jeu de résultats et d’ exemplariser le set (« Itemize ») 20 résultats maximum par page Imagettes : GoogleBooks, si présence d’un ISBN/ISSN ou d’un LLCN

Résultats de recherche - Tri Tris disponibles pour les recherches All titles, Physical titles, Electronic titles Alma - Recherche Tris disponibles pour la recherche Physical items

Résultats de recherche - Tri Tri par défaut (« Rank ») = mécanisme de classement interne basé sur Apache Solr Sont pris en compte pour le classement : La fréquence des termes = le nombre d’occurrences du terme t dans le document d La fréquence inverse des termes dans les documents = l’importance d’un terme t dans un ensemble D de documents (en gros, un terme qui apparaît rarement peut être considéré comme plus important qu’un autre qui apparaît dans tous les documents) Le facteur de coordination Plus il y a de termes de requête trouvés dans un document, plus haut est son score La longueur du champ Plus un champ contient de mots, plus bas est son score Alma - Recherche

Résultats de recherche - Facettes La liste de résultats peut être affinée grâce aux facettes. Les facettes proposées varient selon le type de recherche (critère de pré-recherche) sélectionné. Facettes pour les types de recherche All titles et Physical titles Alma - Recherche Facettes pour le type de recherche Electronic titles ? Collection : apparaît avec certaines recherches ( par ex. All titles / Keywords = Journal) mais n’est pas listé dans l’aide en ligne. ! « Material Type » issu des données codées du format Marc pour la recherche « All titles » et « Electronic titles » Issu des données de l’exemplaire (« item material type ») pour la recherche « Physical titles »

Résultats de recherche - Facettes Facettes pour le type de recherche Physical items Alma - Recherche Facettes pour le type de recherche Electronic portfolios ? Resource type : listé dans aide en ligne new UI mais n’apparaît pas ? Availability

Résultats de recherche – Configuration des éléments affichés Configuration personnalisable liée au compte de l’utilisateur et conservée de session en session affichage ou non de l’inventaire Alma - Recherche

Résultats de recherche – Configuration des éléments affichés Alma - Recherche

Résultats de recherche – Configuration des éléments affichés affichage sur 1 -> 4 colonnes Alma - Recherche Ordre modifiable (drag & drop) Activé vs désactivé Limité aux éléments proposés

Résultats de recherche – Configuration des éléments affichés Liens d’actions Alma - Recherche Max 2 actions directement accessibles Ordre modifiable (drap & drop) Activé vs désactivé Liste affichée en cliquant sur ou via clic droit sur la ligne de résultat

Résultats de recherche – Liens d’actions Les liens qui apparaissent dépendent du type de recherche des rôles de l’utilisateur (toutes les actions ne sont pas accessibles pour tous les utilisateurs) Alma - Recherche Recherche All titles, inventaire physique Recherche All titles, inventaire électronique

Résultats de recherche – Liens d’actions View It - Accès au texte intégral à partir du résultat de recherche Alma - Recherche

Résultats de recherche – Éléments affichés and others quand + de 3 fois la même zone Alma - Recherche

Résultats de recherche – Éléments affichés Visualiser la notice bibliographique complète en Marc21 ou en BIBFRAME À partir de n’importe quel type de recherche, cliquer sur le lien du titre permet d’afficher la notice bibliographique détaillée Alma - Recherche

Résultats de recherche – Éléments affichés Visualiser le détail de l’inventaire physique EEE Alma - Recherche Exemplaire disponible/ indisponible

Résultats de recherche – Éléments affichés Visualiser le détail de l’inventaire physique Alma - Recherche Inventaire (notice Holding) dans 1 ou plusieurs implantations Localisation temporaire

Résultats de recherche – Éléments affichés Visualiser le détail de l’inventaire physique Visualiser la notice de fonds en Marc21 Visualiser la liste des notices de fonds Alma - Recherche

Résultats de recherche – Éléments affichés Visualiser le détail de l’inventaire physique Visualiser la liste des exemplaires Alma - Recherche

Résultats de recherche – Éléments affichés L’onglet Other details Visualiser les notices liées : filiations des publications en série Alma - Recherche

Résultats de recherche – Éléments affichés L’onglet Other details Alma - Recherche Visualiser les notices liées : lien sur l’inventaire avec la zone Marc 773

Résultats de recherche – Éléments affichés Indication de Peer Reviewing et d’Open Access Alma - Recherche

Résultats de recherche – Éléments affichés L’onglet Other details Alma - Recherche Visualiser les notices liées : lien sur l’inventaire avec l’ISSN ! 1 notice par support : on n’associe jamais 1 inventaire physique et 1 inventaire électronique à 1 même notice bibliographique

Résultats de recherche – IZ ou CZ ! Selon que la recherche se fait dans la zone Institution ou dans la zone Communauté, les résultats, les données affichées, les facettes, les liens d’action… ne sont pas les mêmes. Qui cherche dans la CZ? Le gestionnaire de ressources électroniques L’acquéreur pour des ressources électroniques Le catalogueur qui cherche des données d’autorité Alma - Recherche

La boîte à outils Alma @ ULiège Library Les supports de formation et How to proposés par Liège Université Library pour le travail dans le système ALMA La boîte à outils Alma @ ULiège Library Pour le traitement des ressources (inventaire physique et catalogage), le wiki Gestion des ressources & Catalogage Alma - Recherche

mail : alma-rm@lists.ulg.ac.be Alma - Recherche TF Alma Resource Management ULiège Library mail : alma-rm@lists.ulg.ac.be