COHERENCE COMPTABILITE GENERALE ET COMPTABILITE ANNEXE ALISE
LES INCONTOURNABLES Les deux comptabilités doivent être arrêtées simultanément. Le jour de la vérification ( ou la demi-journée), nous demandons qu’il n’y ait aucun encaissement ALISE. Il faut donc valider la FQE d’ALISE préalablement à la saisie de régie Si ALISE est installé dans l’établissement siège de l’agence comptable, il faut à minima valider en fin de mois (juste avant les vérifications mensuelles.
LES DOCUMENTS INDISPENSABLES A l’appui des documents de régie, ou pour la vérification interne, il est nécessaire fournir certains documents. Le plus important est l’annexe à la FQE. Il retrace les encaissements par catégories et par compte d’encaissement. Il doit être systématiquement fourni.
DOCUMENTS POUR LES FORFAITS La liste des créances issues d’ALISE La simulation des droits constatés si une reconstatation est en cours (car, celle-ci modifie directement les créances). Les transferts d’argent de date à date (du lendemain de la précédente régie à la date de la régie).
TRANSFERT DE COMPTE A COMPTE Ces opérations sont sensibles. Il convient d’utiliser la fonction « OPERATIONS GROUPEES » pour effectuer ces transferts. Ils sont ainsi retranscrits dans l’annexe à la FQE. L’opération consistant à faire un encaissement et un reversement est à prohiber car elle est moins bien tracée.
LES OBLIGATIONS S’il y a cohérence entre régie (ou comptabilité), nous demandons que les justificatifs des OR et de reversements soient édités puis validés immédiatement. Le but de cette opération est de figer les situations vérifiées: il sera dès lors impossible de supprimer un repas par exemple . Si cela n’est pas fait, les utilisateurs d’ALISE peuvent modifier des situations vérifiées. Une situation cohérente à l’origine ne l’est alors plus!
LES VERIFICATIONS COMPLEMENTAIRES Chaque mois, il faut vérifier sur les documents que la reprise de soldes est bien identique à celle du mois précédent.