Bilan Audit 2011 Réunion des gestionnaires - 15 Novembre ICMCB

P. 2 Pôle audit l Réunion des gestionnaires 15 Novembre 2011 ICMCB 1 I Bilan général des audits I Rappel et bonnes pratiques 2.1 I Factures 2.2 I Carte dachat 2.3 I Missions 2.4 I Immobilisations 2.5 I Achats supérieurs à euros 2.6 I Bonus SOMMAIRE

P. 3 Pôle audit l Réunion des gestionnaires 15 Novembre 2011 ICMCB Bilan général des audits 2011

P. 4 Pôle audit l Réunion des gestionnaires 15 Novembre 2011 ICMCB 25 Laboratoires audités en /4 des laboratoires ont une note comprise entre « A » et « B ». 12 laboratoires ont vu leur note finale augmentée. 8 laboratoires ont la même note que lors du précédent audit. 5 laboratoires ont vu leur note finale baissée par rapport au dernier audit. 2 laboratoires ont utilisé le droit de réponse présent dans le rapport daudit. 1 I Bilan général des audits 2011

P. 5 Pôle audit l Réunion des gestionnaires 15 Novembre 2011 ICMCB Rappel et bonnes pratiques

P. 6 Pôle audit l Réunion des gestionnaires 15 Novembre 2011 ICMCB 2.1 I Factures Saisir tous les bons de commande avant la facture (nombreux BC postérieurs aux dates de la facture). Joindre les BC à lappui des factures en Délégation pour les factures non libellées CNRS et pour les factures sur marchés nationaux. Erreur sur la saisie de certains codes familles (ex : frais de publication doit être saisie sur le C135…). Contresignature des attestations de frais de réception lorsque le DU est à la fois organisateur. Vigilance quant au délai global de paiement (dans certaines unités 98 jours, 68 jours….). 2 I Rappel et bonnes pratiques

P. 7 Pôle audit l Réunion des gestionnaires 15 Novembre 2011 ICMCB 2.2 I Cartes dachat Etablir les attestations de frais de réception pour tous les achats relatifs à des repas ou réception (buffet, traiteurs…). Saisir la commande immédiatement après lachat effectué par carte. Signature des relevés dopération administration. Transmettre la copie des factures à la DR avec le numéro dinventaire lorsque lachat est inventorié. Vigilance quant à la saisie des codes familles. 2 I Rappel et bonnes pratiques

P. 8 Pôle audit l Réunion des gestionnaires 15 Novembre 2011 ICMCB 2.3 I Missions Saisir lordre de mission avant tout déplacement (15 laboratoires audités sur les 25 ont au moins 1 ou plusieurs OM postérieurs dans les échantillons). Pour les missions à létranger, ne pas rembourser les frais divers (taxi, transport commun, frais internet) à lintérieur dune mission, ces frais sont inclus dans lindemnité journalière (tous les trop perçus réclamés lors des audits concernent cette règle). Si pour les indemnités kilométriques il est demandé un remboursement sur la base dun tarif SNCF 2 ème classe, les frais de carburant, péage ne peuvent être remboursés (lagent est considéré comme navoir utilisé que le train). 2 I Rappel et bonnes pratiques

P. 9 Pôle audit l Réunion des gestionnaires 15 Novembre 2011 ICMCB 2.3 I Missions Limiter lutilisation de la case « Autres » sur létat de frais. Si utilisé, mentionner exactement la nature de la dépense (limité au frais de visa, vaccinations, documentation, frais internet en France…). Rayer soit « utilisation carte », soit « marché infructueux » sur létat de frais. Fournir reçu carte corporate pour lhébergement quand lagent a payé les nuitées avec sa carte corporate. Dater les état de frais. Joindre partie financière du colloque quand les frais dinscription sont à rembourser à lagent. 2 I Rappel et bonnes pratiques

P. 10 Pôle audit l Réunion des gestionnaires 15 Novembre 2011 ICMCB 2.4 I Immobilisations Etiquetage en priorité des matériels supérieurs à euros. Etiquetage dans la foulée des autres matériels…. Ne pas confondre date de mise en service du matériel et date de livraison du matériel. De plus, indiquer la date de mise en service dans le support dinventaire du laboratoire. Frais de formation du personnel, la maintenance et les extensions de garantie sont à imputer en classe 6 (fonctionnement). Les logiciels sont à imputer sur le compte 2053 « Logiciels » (code famille E4L1 à E8L1 ou F041 à F045) au lieu du compte 2183 « Matériels de bureau et informatiques ». 2 I Rappel et bonnes pratiques

P. 11 Pôle audit l Réunion des gestionnaires 15 Novembre 2011 ICMCB 2.5 I Achat supérieurs à euros Conserver les devis des fournisseurs écartés et les joindre dans les fonds de dossier. Conserver si possible les traces de négociations avec les différents candidats. 2 I Rappel et bonnes pratiques

P. 12 Pôle audit l Réunion des gestionnaires 15 Novembre 2011 ICMCB 2.6 I Bonus Néanmoins beaucoup de points positifs : Fonds de dossiers très complets dans la plupart des unités : missions, factures, cartes dachat, achats supérieurs à euros….). Recommandations lors des audits précédents sont en général suivies. Collaboration avec les services de la Délégation est jugée satisfaisante dans la majorité des cas. Accueil lors de notre venue est lui aussi jugé très satisfaisant de notre part!!! 2 I Rappel et bonnes pratiques