Dépôts institutionnels en Communauté Française de Belgique Comité de pilotage 15 septembre 2006

Plan Coordination Etat davancement de lAcadémie Wallonie-Bruxelles Etat davancement de lAcadémie Wallonie-Europe Etat davancement de lAcadémie Louvain

Coordination Catalogue commun en BICfB –Rédaction du plan de travail –Organisation dune réunion GT1 –Les trois Académies ont annoncé avoir implémenté les spécifications communes pour la compatibilité OAI Plans dimplémentation 2006 –Deux plans reçus Communication au sein du partenariat

Etat davancement Académie Wallonie-Bruxelles

AWB : plan dimplémentation grands axes: 1.Finaliser la base de la plate-forme (DISpace 1.0.) 2.Services à valeur ajoutée locaux (notamment une fonction de sortie automatique du CV) 3.Tester le DI (encodage courant avec les chercheurs et tests utilisateurs finaux)

AWB : plan dimplémentation Continuer à remplir le DI (encodage rétrospectif des CVs des autorités) 5.Promouvoir le DI au sein de la communauté universitaire 6.Assurer la viabilité du DI (business plan)

AWB : DISpace 1.0. Gros travail de programmation réalisé Création des formulaires d'encodage –avec champs obligatoires et optionnels –incluant les métadonnées décrites au préalable de façon structurée et très précise (avec traitement du statut de la référence et des versions)

AWB : DISpace 1.0 Fichiers dautorité : –Noms dauteur: sélection automatique et tri pour les auteurs ULB ; ajout de nouveaux noms dauteur hors ULB –Titres de périodiques Système d'authentification : –Construction basée sur le numéro de matricule –A remplacer ultérieurement par un système basé sur le mot de passe de l'adresse ULB

AWB : DISpace 1.0 Module de mise à jour et de suppression des items par les auteurs Dialogue avec Romeo (en cours) Interface de recherche : DISpace compatible SRW-SRU (bug à corriger) site Web technique : html html

AWB : services à valeur ajoutée Sortie automatique des publications pour le CV –Application « CV Recherche » de la Cellule Recherche permettant au chercheur dencoder toutes les données nécessaires au FNRS et à lULB. Les Bibliothèques soccupent de la partie « publications » Création dun premier format de référence bibliographique ULB, inspiré de la norme Z Mappings entre métadonnées de DISpace, CV-type de lULB et formulaires à remplir au FNRS Accord avec la Cellule Web pour la construction dun outil dexportation des données

AWB : services à valeur ajoutée –Formulation de propositions concrètes à construire sur base de DISpace Bibliographie académique en ligne, listes envoyées sur le site Web de lauteur, dans linventaire de la recherche,… En attente de décision des autorités Chargement du contenu dans Repec (pour l'économie) : échanges avec Thomas Krichel Tests de remplissage automatique dans DISpace : prise de connaissance des logiciels BiBteX, Endnote, Reference Manager et Refworks.

AWB : remplissage du dépôt Encodage des publications des autorités: –18 CVs communiqués –15 CVs encodés (2.100 références) par des bibliothécaires dans une base de données Access conçue à cet effet –Ajout dautorités : ISBN/ISSN/Titre uniforme + matricules des auteurs ULB En ce moment : recherche des fichiers (Romeo, Web, auprès des professeurs)

AWB : promotion Accords avec plusieurs unités de recherche pour les tests Nouvelle version des politiques intégrant des propositions concrètes à construire sur base de DISpace. Lettres aux éditeurs : 40 politiques envoyées à RomeoLettres aux éditeurs : 40 politiques envoyées à Romeo

Etat davancement Académie Wallonie-Europe

AWE : plan dimplémentation Rédaction du plan dimplémentation pour lannée 2006 => 6 grands axes : A. Améliorations des fonctionnalités de linterface B. Remplissage –Finalisation pour les deux premiers groupes cibles –Traitement des publications des autorités et de 2 nouveaux groupes –Objectif: + de 500 publications en texte complet fin 2006

AWE : plan dimplémentation C.Implémentation et développement des services à valeur ajoutée D. Traitement des aspects juridiques Mise en place dun suivi des politiques déditeurs en matière de dépôt Protection juridique de linstitution et du chercheur E. Finalisation des politiques Finalisation de la définition des responsabilités Analyse de la viabilité du projet Elaboration dune politique institutionnelle F. Promotion et mise en place dune stratégie de communication

AWE : développements techniques Traduction française de l'interface Analyse des développements réalisés par lAWB et de leur application au répertoire de l'Académie Wallonie-Europe Installation du crosswalk BICfB pour la consultation fédérée de DSpace (en attente résultats des tests ULB) Automatisation de lidentification des dépositaires (LDAP) : analyse des éléments techniques et fonctionnels

AWE : poursuite du remplissage Publications des 2 premiers groupes-test (Cerm et Cyclotron - ULg) –ajout des mots clés auteurs, des mots clés et catégories du Web of Science –finalisation du fichier excel dimport avec mentions éditeurs obligatoires –recherche de versions fulltext via le web et transmission pour traitement OCR –contacts avec les deux groupes cibles pour la mise en place dune fourniture systématique des nouvelles publications et méthodologie de suivi pour le remplissage prospectif.

AWE : poursuite du remplissage Publications du 3ème groupe-test (Service dEntomologie fonctionnelle et évolutive – FSAGx) –Contacts initiaux –Encodage des 608 publications du service dans un fichier intermédiaire de traitement –Vérification des autorisations de dépôt en cours –Récupération des tirés à part du service ( ) et dépôt sur serveur ftp de 527 pdf

AWE : services à valeur ajoutée Proposition de classification en fn du public ciblé en cours danalyse Sélection dharvesters potentiellement intéressants – inscription en cours Elaboration dune proposition de catégorisation thématique du répertoire

AWE : aspects juridiques Proposition de courrier à destination des éditeurs pour obtenir leurs politiques Contacts pris avec les responsables du projet Sherpa afin dincrémenter leur base de données Réunions internes avec spécialiste ULg pour analyse des questions légales (en vue rencontre avec services juridiques ULg)

AWE : finalisation des politiques Réflexions et rédactions de propositions pour : –Les étapes à suivre pour déposer un document –Le rôle des différents acteurs dans le processus de dépôt et de validation –La catégorisation des personnes habilitées à déposer dans le répertoire –La mise en place dun dépôt obligatoire

AWE: promotion du répertoire Document dinformation et de sensibilisation des chercheurs Aide (ébauche) En lien avec le projet, le Recteur de lULg a donné via son blog, son point de vue sur le mouvement du Libre Accès.

Etat davancement Académie Louvain

AL : aspects techniques Amélioration du processus de soumission –Métadonnées définies en interne -Formulaire de soumission Web pour Working Papers (UCL, FUNDP) -Séparation de la mise en forme et des textes pour permettre des traductions et des personnalisations -Corrections de données présentes -Traduction partielle des interfaces

AL : aspects techniques Amélioration des interfaces de recherches -Résolution de problème de diacritiques -Mise en place dun portail web avec une interface similaire au portail de BOREAL -Traduction partielle des interfaces Développements -mise à jour de VITAL 2.1 -hiérarchisation des objets existants dans les collections ad hoc (Thèses FUNDP, Working Papers UCL, Thèses UCL, Test)

AL : aspects techniques -choix de la structure des Handles (URI identifiants uniques) -mise en place d'un script de veille pour vérifier le statut des applications (Apache, Fedora, Vital...) et signaler leur indisponibilité éventuelle sous forme de mail. -mise en route d'un service SRU/SRW –possibilité d'exporter les données aux formats METS et FOXML. –tests réalisés pour la manipulation d'objets multimédia Mapping pour lexposition des données selon les spécifications communes adoptées par le BICfB et premiers tests effectués

AL : services à valeur ajoutée Indexation des données pour les moteurs de recherche –Mise en œuvre de pages spéciales pour les robots indexeurs

AL : politiques et déploiement Politiques et procédures de soumission précisées Déploiement général défini –Phase 1 (2006 – 2007): entités supplémentaires approchées Peut-être : numérisation et dépôt des publications de quelques personnalités –Phase 2 (2007 – ) : généralisation du service et extension à des collections non-textuelles. –Phase 3: Obligation du dépôt pour tous les articles de périodiques (à lexception des Romeo blancs)