Formation au leadership d’Optimist International Présidents de club élus Séminaire Partie 3

Déléguer à des comités

Qu’est-ce qu’un comité? Un groupe nommé ou formé pour examiner ou traiter certaines questions ou affaires. Pour notre usage : C’est un groupe qui organisera et dirigera les talents et l’énergie des membres de son club vers des activités significatives pour le mieux-être de la jeunesse et de sa collectivité.

Tâches du comité Il y a des « comités permanents » et les autres « autres comités » au sein des clubs Optimistes afin de garder ordonner les opérations des clubs. La responsabilité ou la raison d’être (c.-à-d. le service communautaire, les programmes, etc.) et l’étendue du comité sont établies par le président de club. Les comités se rapportent au conseil d’administration. Les comités doivent soumettre des recommandations pour approbation par le conseil d’administration, ou à certains moments, par les membres du club.

Quels sont les types de comité qu’un club devrait avoir?

Comités permanents Projets de service communautaire Camaraderie Finances Membres Fondation de nouveaux clubs Relations publiques Programme des clubs junior

Autres comités Publicité et médias sociaux Activités sociales Croissance personnelle Programme Bulletin Collecte de fonds

Taille d’un comité La taille d’un comité devrait être en fonction de la taille du club et des exigences de l’activité qui lui est confiée. Idéalement, chaque membre devrait faire partie d’un comité permanent et d’au moins un comité spécial (projet) chaque année. Les membres pourraient être affectés à plus d’un comité, sans toutefois présider plus d’un comité. L’efficacité d’un comité diminue considérablement s’il compte plus de sept membres.

Sélection du comité Posez-vous les questions suivantes au moment de sélectionner vos comités : Le comité nécessite-t-il une connaissance ou un talent particulier? Le membre a-t-il manifesté de l’intérêt pour l’activité? Le membre pourrait-il être président ou est-il plutôt un suiveur? Quel est le bilan du membre dans les comités précédents? Le membre prendra-t-il le temps de siéger au comité? Le membre est-il capable de travailler avec des gens (le comité et le public)? Les membres du comité travailleront-ils tous ensemble?

Préparation pour les comités Avant la réunion d’un comité, le président, ou le vice-président approprié, devrait conseiller le comité : Assurez-vous que les objectifs du comité sont bien compris. Fournissez les renseignements nécessaires délivrés par Optimist International (www.dirigeantsoptimiste.org) ou indiquez au président de comité où il pourrait approfondir ses connaissances. Assurez-vous que le comité comprend le principe de transformer des idées en plans d’action. Établissez un horaire pour les rapports et les réalisations. Demandez au président de comité de s’efforcer de former un successeur.

Planifier une réunion de comité Trouvez un endroit et un moment appropriés pour la rencontre. Informez tous les participants de la tenue de la réunion et de l’ordre du jour une semaine à l’avance. La productivité d’une réunion repose sur un ordre du jour bien planifié.

Que la réunion commence! Commencez la réunion à l’heure prévue! Définissez les objectifs du comité et assurez-vous qu’ils sont compris par tous. Encouragez les membres à apporter leur contribution; qui sait, leurs propos pourraient déclencher un nouveau projet spécial excitant. Conservez une approche positive. Ne précipitez rien; il faut du temps pour trouver des solutions de rechange valables. Choisissez la solution la plus convenable pour tous. Répartissez les responsabilités. Levez la séance à l’heure prévue!

Le suivi Donnez un compte-rendu du progrès et de toutes les recommandations au conseil d’administration. Faites rapports des réponses aux membres du comité. Restez en contact.