PROCEDURE TYPE D'ORGANISATION DES EPREUVES PROCEDURE TYPE D'ORGANISATION DES EPREUVES Saisir les évolutions éventuelles de caractéristiques de salles : - Appeler l'écran Caractéristiques depuis le menu Salle. - Passer en mode recherche si nécessaire (F7). - Saisir le code de la salle à modifier puis lancer la recherche (F8). - Modifier les capacités et/ou l'incrément des numéros de places et/ou les périodes de disponibilités de la salle. Générer le tableau d'incompatibilités des épreuves : - Appeler l'écran Génération des tableaux d'incompatibilités depuis le menu Administration. - Sélectionner la période du CIE à traiter. - Lancer l'exécution du traitement en Différé ou en Immédiat. - Appeler l'écran Liste des travaux différés. - Suivre l'exécution du traitement : le traitement est terminé lorsque son état est à Fin normale. Créer ou modifier les maquettes du calendrier de la période : - Appeler l'écran Maquette depuis le menu Calendrier. - Pour créer une maquette : - Passer en mode création (F6). - Saisir le code calendrier à créer. - Sélectionner la période du calendrier. - Sélectionner les épreuves à traiter dans le calendrier par la touche F9 ou en cliquant sur Ajouter Epreuve. - Pour modifier une maquette : - Passer en mode recherche (F7). - Saisir le code de la maquette à modifier puis lancer la recherche (F8). - Supprimer des épreuves avec la fonction Poubelle ou en ajouter par la touche F9 ou le bouton Ajouter Epreuve Affecter les dates, heures de début d'examen et salles aux épreuves d'un calendrier : - Appeler l'écran Elaboration depuis le menu Calendrier - Saisir les dates et heures de début d'examen pour chaque épreuve. - Affecter une ou plusieurs salles à chaque épreuve. Pour ajouter une salle à une épreuve, positionner le curseur sur l'épreuve et cliquer sur le bouton Salle supplémentaire. 7 Modifier les répartitions globales qui ne conviennent pas : - Sur l'écran d' Elaboration du calendrier, positionner le curseur sur une épreuve pour laquelle il est nécessaire de modifier la répartition des étudiants dans la ou les salles affectées et cliquer sur le bouton Répartition Globale. - Modifier la répartition des étudiants dans les différentes salles affectées à l'épreuve. - Revenir sur l'écran d'élaboration en cliquant sur Elaboration du calendrier. Affecter éventuellement les étudiants nécessitant une aide ou l'octroi d'un tiers temps dans des salles particulières : - Sur l'écran d' Elaboration du calendrier, positionner le curseur sur une épreuve dont la case Cas particulier est cochée. - Cliquer sur le bouton Affectation étudiants. - Cliquer sur le bouton Afficher la population. - Si les étudiants sont dans le bloc de droite, cliquer sur le bouton Affectation par défaut. - Sélectionner les étudiants présentant un cas particulier et cliquer sur la flèche de désaffectation. - Sélectionner ces mêmes étudiants dans le bloc de gauche et cliquer sur la flèche d'affectation. - Cliquer sur le bouton Salle supplémentaire et sélectionner une salle (F9) pour ces étudiants. - Inscrire la totalité de l'effectif dans le champ Nbr.etud affectés et cliquer sur le bouton Accepter. - Revenir sur l'écran d'Elaboration en cliquant sur Elaboration du Calendrier. 8 PROCEDURE TYPE D'ORGANISATION DES EPREUVES Affecter des surveillants à chaque épreuve : - Cliquer sur le bouton sur l'écran d' Elaboration du calendrier. - Sélectionner les surveillants par la touche F9. - Cliquer sur Accepter pour épreuve si les personnels affectés surveillent uniquement l'épreuve concernée dans la salle ou cliquer sur Accepter pour la salle si les personnels surveillent toute la salle sans distinction des épreuves qui s'y déroulent. 9 Modifier éventuellement la numérotation des places dans les salles : - Sur l'écran d' Elaboration du calendrier, positionner le curseur sur une salle pour laquelle il est nécessaire de modifier la numérotation et cliquer sur Numérotation places. - Cliquer sur Afficher étudiants. - Cliquer sur Numéroter et utiliser les algorithmes de numérotation ou numéroter manuellement chaque étudiant. - Revenir à l'écran d'Elaboration en cliquant sur Elaboration Calendrier. Lancer les éditions désirées en utilisant les écrans fournis dans le menu "Documentation" : - Editer les calendriers d'épreuves et plannings de salles. - Editer les convocations des étudiants et des surveillants. - Editer les listes d'affichage, les listes d'émargement et les PV d'épreuves. 10 Saisir ou modifier les modalités d'organisation des épreuves : - Appeler l'écran Modalités d'Organisation depuis le menu Epreuve. - Passer au mode recherche si nécessaire (F7) (ou passer par l'écran de la recherche d'épreuve). - Saisir le code de l'épreuve puis lancer la recherche (F8). - Consulter les modalités de contrôle, si nécessaire, en cliquant sur Modalités de Contrôle. - Saisir ou modifier les modalités d'organisation. 11 Générer le traitement complémentaire des incompatibilités: - Appeler l'écran Génération des tableaux d'incompatibilités depuis le menu Administration. - Cliquer Traitement complémentaire (ajout d'une ou plusieurs épreuves) - Sélectionner la période du CIE à traiter. 4 Répartir les étudiants d'une épreuve dans des salles en fonction de leur groupe de TD/TP: - Sur l'écran d' Elaboration du calendrier, positionner le curseur sur l'épreuve et cliquer sur le bouton Affectation étudiants. - Cliquer sur le bouton Afficher la population. - Lorsque les étudiants sont dans le bloc de gauche, cliquer la flèche d'affectation. - Sélectionner le premier groupe de TD ou TP (F9) dans le champ Groupe. L'effectif total du groupe concerné s'affiche dans le champ Effectif à affecter. - Cliquer sur le bouton Salle supplémentaire et sélectionner une salle (F9) pour ces étudiants. - Inscrire la totalité de l'effectif dans le champ Nbr Etud affectés. Répartir les étudiants d'une épreuve dans des salles en fonction de leur groupe de TD/TP (suite) - Sélectionner un autre groupe de TD/TP, cliquer sur Salle Supplémentaire et recommencer les manipulations. - Pour les étudiants non affectés dans des groupes, cliquer sur le bouton Hors Groupe. Leur nombre s'affiche. Il est possible de les affecter dans une salle particulière. 12

AIDE MEMOIRE ORGANISATION DES EPREUVES Apogée ActionEditionNavigationRechercheOption MENU GENERIQUE - BARRE D'ICONES Libellé niveau 1Libellé niveau 2IcôneAction CréerF6 SupprimerMaj + F6 ValiderF10 Quitter NavigationPrécédentHaut SuivantBas RechercheEntrer critèresF7 Exécuter rechercheF8 OptionBasculer vers le menu AideListe des valeurs Insertion d'un enregistrement Suppression enregistrement Sauvegarde modifications Sortie de la fenêtre Enregistrement précédent Enregistrement suivant Saisie des critères Exécution de la recherche Affichage menu du domaine Affichage de la liste F9 NOTIONS DE BASE DEPLACEMENTS DANS L'ECRAN ACCES ET UTILISATION DES MODES DEPLACEMENTS DANS LES ENREGISTREMENTS : permet d'aller au champ suivant + : permet de revenir au champ précédent accès au mode recherche : saisie des critères exécution de la recherche : sortie du mode recherche : + pour se positionner sur l'enregistrement suivant pour se positionner sur l'enregistrement précédent AnnulerMaj + F7 Annulation des modifications LES MESSAGES Voici les messages qui apparaissent au bas de l'écran : Count : Nombre d'enregistrements déjà ramené de la base v ou ^ : Indicateur de présence d'enregistrements avant ou/et après (ici respectivement aucun et au moins un après) : Une liste de valeur est disponible Ce message est indicateur du mode recherche