Claim EDH Voyage officiel Gabriele Thiede (FI-DI-OP)

Pourquoi faut-il créer un OT claim? Voyages officiels de MoP Voyages darrivée et de départ Voyages des invités officiels Déplacements locaux avec imputation dun code budgétaire CERN Si imputation à 100% sur codes Teams Claim de Subsistance ou Claim de Frais Divers

Quand faut-il créer un OT claim? Avant le voyage si une avance est à payer Lors de la reception dune facture dun tiers fournisseur (CWT...) et si un remboursement au voyageur est probable Après le retour de voyageur

Date effective Détermine les droits du voyageur et/ou influence le taux de change pour les dépenses en devises Détection automatique de la date effective Quelle est la bonne date? –Voyage darrivée ou de départ: premier/dernier jour de contrat à saisir manuellement –Autres voyages: dernier jour ouvrable du voyage autorisé date effective automatique recommandée

Utilisation de la liste des événements officiels du CERN, gérée par la bibliothèque: Création dun nouvel événement via votre DAO: avec les informations suivantes: DAO soumet votre demande à la bibliothèque Réponse le lendemain (sans garantie!) Type dévénement (ex. Conference, School, Workshop, Symposium..) Titre en anglais le plus complet possible, (ex. "Particles and Nuclei International Conference") Titre court (ex. "PANIC 05") Dates de début et de fin Adresse en anglais URL de la conférence home page Événements

Routage En fonction du Type de voyage (qui détermine aussi le compte comptable) Bénéficiaire signe Responsable(s) budgétaire(s) signe(nt) HR-SOC signe FI signe Type de voyage Voyages officiels MoPVoyages des Invités Arrivée, Départ

Déplacements locaux Pour rembourser les frais kilométriques des déplacements locaux avec voiture privée En attendant la création dun nouveau type de voyage: –Motif: Déplacements locaux –Type: Conference, Seminar... –Destination: CH – Genève –Position Autres Frais: Type: Transport – Voiture privée Montant: 0.60 CHF Nombre: nombre de kilomètres Compte de débit:

Paiements au Tiers pour OT claim TPP peut exister de façon isolée! TPP peut être liée à un claim Lien faible qui peut être coupé: Annulation ou rejet - dun claim liée à un TPP ou - dun TPP liée à un claim naffecte pas le dernier Pour liéer un TPP à un claim: –Créez le claim et sauvegardez le –Appuyez sur le bouton en haut du claim

Avances sur OT claim Plusieurs avances sur OT claim possibles! Avance doit être lieée à un OT claim! Lien fort et indestructible après paiement de lavance Pour créer une Avance sur OT claim: –Créez le claim et sauvegardez le –Appuyez sur le bouton en haut du claim –Completez lavance et envoyez la. –Lors de lenvoie de lavance, le OT claim sera transferé automatiquement dans votre Inbox EDH. (à compléter après le retour)

Annulation dun OT claim Avant tout: Assurez-vous où le claim se trouve! –Si aux Finances: Contactez M. Hausermann et suivez ses instructions Pour annuler un OT claim: –Ouvrez le claim –Appuyez sur le bouton en haut du claim Annulation dun OT claim avec Avance payée: EDH envoie le claim automatiquement à FI pour récuperer lavance.

OT claim - Démonstration