Développer votre plan et votre stratégie Intranet Ce document présente un aperçu des éléments à prendre en compte lors de la planification d’un Intranet en suggérant des méthodes de gestion. Présenté dans le cadre de WebÉducation, il demeure la propriété exclusive de Prospection inc. Toute reproduction en tout ou en partie, dans quelle que forme que ce soit, sans la permission expresse de Prospection inc. est interdite.

À propos de cette présentation Cette présentation est destinée à : Vous aider à comprendre ce qu’est un Intranet En proposant une définition technique et définition fonctionnelle Comprendre comment analyser les facteurs influençant un Intranet : Les questions que soulève l’implantation d’un Intranet Les freins, les risques, les incertitudes Vous aider à développer votre stratégie Intranet : En expliquant l’importance d’une analyse En proposant un modèle d’analyse En voyant comment actualiser cette analyse.

À retenir… Personne n’a toutes les réponses. Nous ne prétendons pas, dans le cadre de cette présentation, répondre à toutes les questions, ni présenter des solutions adaptées à toutes les situations. Nous espérons cependant vous donner les pistes nécessaires pour mieux organiser votre approche de l’Intranet. Il n’y a pas de réponse unique. Votre stratégie devra tenir compte de votre culture, de vos connaissances et de votre expertise technique. Nous vous suggérons une approche que vous pourrez adapter à votre situation. Nous croyons que votre Intranet a de meilleures chances de réussir s’il est précédé d’une bonne analyse et qu’il tient compte d’une solide stratégie. Nous souhaitons que cette présentation saura vous y aider.

Intranet - Aperçu Définition et comparaison technique Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet Les défis de l’Intranet

O U T i L Définition d’un Intranet Il existe plusieurs définitions d’un Intranet. En voici quelques-unes à considérer : « Utilisation des technologies de l’Internet à l’intérieur d’une organisation pour faciliter la communication et l’accès à l’information. » « Un mécanisme intégré pour les gens, les procédés et l’information à l’intérieur de l’entreprise.» « La partie corporative du réseau de l’information ». En fait, comme bien des termes des technologies de l’information, il n’y a pas une définition d’un Intranet… tout dépend ce que vous voulez en faire. Pour certains, il s’agit simplement d’une façon d’amener l’information aux utilisateurs – un substitut du bulletin d’information. Pour d’autres, l’Intranet est plus large et inclut « l’interaction » avec l’information : interrogations de bases de données, applications en ligne, etc. Les éléments clés sont que l’Intranet est composé à la manière de l’Internet (protocole standard), à l’intérieur d’une organisation et qu’il fournit un certain degré d’intégration et d’accès. O U T i L

V S Comparaison technique Internet Intranet Les paquets sont publics Protocole IP Les coûts sont partagés La gestion est problématique Les politiques sont vagues Aucun organisme de contrôle Intranet Les paquets sont privés Protocole IP L’entreprise est responsable La gestion est à la responsabilité de l’entreprise Les politiques sont plus strictes Contrôle par l’entreprise V S

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet Les possibilités sont très nombreuses, voire illimitées Elles sont en constante évolution L’intégration est graduelle Différents niveaux d’investissement, d’utilisation et de support

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet Intranet pour les ressources humaines Répertoire téléphonique, de courriel des employés Organigramme Pages personnalisées par département ou unité Guides de procédures Information interactive Horaires de travail Régime de retraite Assurances collectives Recrutement, postes à combler Application de gestion des curriculum vitae Bulletin interne Formation des employés Sondages auprès des employés

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet Intranet pour le service à la clientèle Information sur les consommateurs Gestion des commandes Information en ligne (base de données sur les clients, inventaire) Suivi de problèmes Questions et réponses des clients (FAQ)

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet Intranet pour les systèmes d’information Développement d’applications et de logiciels Documentation à l’usager Support technique Suivi de problèmes Gestion du réseau Centre d’information et de connaissance Ressources Internet Calendrier des ressources Normes et procédures techniques Formation multimédia FAQ sur l’Intranet, guides de publication

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet Intranet pour la Finance Comptes recevables, payables Feuille de paie Commerce Rapports financiers Politiques et procédures Budget Gestion des ressources Rapports de dépenses Rapports de Services

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet Information sur les partenariats avec les organismes externes Compte rendu de réunions Information départementale interne Analyse et suivi des cotes de la bourse Recherche d’affaires Recherche légale et législative Processus d’affaires Calendrier on-line Applications réseaux Groupes privés de nouvelles

Ce qu’il est possible de faire avec un Intranet Intranet pour la vente et le marketing Démonstration de produit Carte de tarifs Rapports de ventes Gestion des contacts Gestion des ventes Études de marché Prospection Communiqués de presse Collaboration des équipes de ventes Calendriers Formation multimedia Recherche compétitive

Et ce n’est qu’un début… Nous en sommes au tout début de l’utilisation de l’Intranet. Dans l’avenir : Un plus grand nombre d’applications utiliseront les technologies web La bande passante permettra davantage de son, de vidéo et d’interactivité Nous verrons la croissance : de la gestion de connaissances (knowledge management) des Extranets des équipes virtuelles du commerce électronique

Intranet - Aperçu Les grandes préoccupations Les freins, les risques et les incertitudes

Développer un Intranet Implanter un Intranet peut être très simple… Si le réseau est approprié Un serveur est installé Quelques pages sont créées Les utilisateurs le connaissent et alors..... Le défi est de créer un système d’information « extensible » qui peut être utilisé par plusieurs personnes de niveaux de compétences différents.

Comment échouer son Intranet Développer un Intranet parce que « tout le monde » en a un. Développer un Intranet en tenant compte des besoins, de la volonté ou des directives de la Direction… seulement. Déployer l’architecture et le contenu à partir de l’organigramme de l’organisation ou du site Internet. Penser d’abord architecture et technologies. Développer un Intranet réducteur, pour ne répondre qu’au besoin de diffusion. Ne pas prévoir de budget ou de ressources pour l’entretien de l’Intranet. Développer un Intranet sans feuille de route, sans guide, sans planification, sans analyse.

Les freins, les risques et les incertitudes La résistance au changement Définition d’un Intranet Intranet trop réducteur Compétition des Intranets Obligation de produire de nouveaux contenus et difficulté d’entretenir le site Mobilisation des ressources Duplication avec les outils déjà en place Toutes les unités de l’organisation ne sont pas au même niveau

Les grandes questions Combien cela va coûter ? Un Intranet nous apportera quoi ? Est-ce qu’un Intranet va changer notre processus de travail ? Comment les employés doivent l’utiliser pour assurer qu’il rencontre les objectifs ? Est-ce que notre culture est favorable à un Intranet ? Comment allons-nous travailler avec l’Intranet? (les nouveaux rôles) ? Quelle formation sera nécessaire ? Comment tirerez-vous profit de la capacité de partager l’information ? Comment mesurera-t-on le succès de l’Intranet ?

Un Intranet apportera quoi ? Les bénéfices d’un Intranet sont nombreux… Accès plus rapide à l’information Circulation plus libre de l’information Meilleures opportunités de collaboration … mais ils ne se réaliseront pas sans planification

Combien cela va coûter ? L’implantation d’un Intranet doit être graduelle… les coûts le seront donc également. Le budget « design » doit être sacrifié au profit de l’ergonomie. Les coûts les plus « visibles » sont liées aux technologies, mais ce sont loin d’être les seuls…

Est-ce qu’un Intranet va changer notre processus de travail ? Oui, immanquablement. Et la mesure de ce changement permettra de mesurer le succès de l’Intranet. Plus le processus de travail est modifié, plus grand est le succès de l’Intranet.

Comment les employés doivent l’utiliser pour assurer qu’ils rencontrent les objectifs ? Les utilisateurs de l’Intranet doivent avoir l’assurance que l’information est pertinente

Quelle formation sera nécessaire ? Continue… Sur l’organisation de l’information à l’intérieur de l’Intranet (architecture) Sur le processus de gestion des documents (stockage, archivage, taxonomie, etc.)

Un élément clé de cette présentation est qu’un Intranet ne peut être développé par accident. La plupart sont élaborées de manière plutôt chaotique, mais à un moment ou l’autre, il est nécessaire de planifier son évolution. Ce qui ne signifie pas pour autant qu’une structure administrative lourde soit requise, mais la planification doit s’attarder à tous les éléments de façon à améliorer ce qui fonctionne plutôt bien et à analyser et revoir les parties plus confuses.

La stratégie Par où commencer ? o u

Les éléments à analyser (PTOPP)

Plan L’élément « Plan » permet : de garder une vue d’ensemble d’établir les liens entre les différents éléments prendre conscience des décisions et de leur incidences

Technologies serveur (type, capacité) capacité du réseau (vitesse de la bande passante) applications possibles (ASP, XML, SQL, etc.)

Organisation Portrait de l’organisation : nombre de personnes structure organisationnelle etc…

Processus Façons dont l’information circule actuellement Façons dont les personnes utilisent l’information Utilisation des technologies en général (courrier électronique, Internet, etc.)

Personnes Qui fait quoi actuellement Définir les « nouveaux » rôles Édimestre Webmestre Programmeurs Administrateur réseau

Liste des besoins Faire une différence entre les besoins exprimés de façon explicite et les besoins implicites Faire une liste de besoins par groupe significatif, donc autant que nécessaire Besoins exprimés Rendre accessible en ligne des données interactives (bases de données à références géospatiales) Gestion des projets (équipes multidisciplinaires) et calendriers pour la gestion de temps Liste des dossier actifs, par services Calendrier de suivi des projets Permettre la gestion des inventaires des produits (documents) Besoins implicites Travail de collaboration sur un même document Liste de diffusion intra-services Babillard Besoins exprimés Mieux faire connaître notre service auprès du Ministère Ajouter des signets communs, spécifiques à notre secteur d’activités Diffuser l’information de nature administrative Besoins implicites Mise en ondes des programmes annuels de formation Production d’information de nature financière

Traduction des besoins en moyens Tracer un inventaire des « choses à faire »

Classification des besoins Selon les besoins de l’organisation Selon la complexité et les relations entre chacun des éléments PRIORITÉS + - Mieux faire connaître notre service auprès du Ministère Ajouter des signets communs, spécifiques à notre secteur d’activités Diffuser l’infromation de nature administrative Mise en ondes des programmes annuels de formation Production d’information de nature financière

Grille d’évaluation Comment les projets influencent chaque élément de l’analyse Plan Technologies Organisation Processus Personnes Mieux faire connaître notre service auprès du Ministère 3,2 2,0 5,0 6,5 4,0 Ajouter des signets communs, spécifiques à notre secteur d’activités 1,0 0,5 Diffuser l’information de nature administrative 8,0 4,5 7,5 6,0 Mise en ondes des programmes annuels de formation 8,5 7,0 10 Production d’information de nature financière 9,0

L’analyse par projets Mieux faire connaître notre service auprès du Ministère Priorité : 1 Temps : 2 semaines (rédaction / approbation) Budget : 300,00 $ pour la rédaction Plan : Un représentant du service rencontrera le rédacteur afin de brosser un portrait. La documentation pertinente sera fournit. L’approbation de la direction du service est requise. La conception graphique, le montage et la mise en pages seront effectuées par les ressources internes. Technologies : ASP selon les gabarits définis. Organisation : Établir un protocole pour répondre rapidement aux demandes d’informations générales. Processus : Mises à jour minimales Personnes : Rédacteur (ressource externe), représentant du Service, directeur du service (approbation), graphisme, adjointe (mise en page, mise en ondes, transfert des demandes d’information aux personnes concernées.

Mesurer l’envergure du projet

Références Sur l’ergonomie de sites : Usability.gov Your Resource for designing usable, useful and accessibleWeb sites and user interfaces http://www.usability.gov/ useit.com: Jakob Nielsen's Website http://www.useit.com/ Catalogue de logiciels destinés à la gestion de l’information et pouvant être intégrés à des Intranets : KMWorld Buyers' Guide The KMWorld Buyers' Guide Corporate Profiles below give detailed information on providers of document- and information-content management solutions, and the products and services they provide. The KMWorld Buyers' Guide offers real solutions to knowledge management dilemmas that will help users gain and maintain control of their enterprise environment. http://www.kmworld.com/publications/buyersguide/default.htm Références générales sur les Intranets : Intranet Journal http://www.intranetjournal.com/ Intranet Road Map http://www.intranetroadmap.com The Intranet Road Map is a guide/portal or tutorial for those creating a corporate intranet or those wanting to improve an existing intranet.

À propos de cette présentation Cette présentation a été conçue par l’équipe de Prospection inc. Toute reproduction en tout ou en partie, dans quelle que forme que ce soit, sans la permission expresse de Prospection inc. est interdite. Vos commentaires et suggestions sont appréciées à info@prospection.qc.ca Visitez le site de Prospection à http://www.prospection.qc.ca. Développer votre plan et votre stratégie Intranet © 2001 Prospection inc. 1750, ave de Vitré C.P. 60 – 5e étage Québec (Québec) G1J 1Z6 Tél. : 418.521.2248 Fax : 418.521.2333 Huguette Nadeau Présidente directrice-générale hnadeau@prospection.qc.ca http://www.prospection.qc.ca 1750, ave de Vitré C.P. 60 – 5e étage Québec (Québec) G1J 1Z6 Tél. : 418.521.2248 Fax : 418.521.2333 Claudette Voyer VP Exécutif, Responsable de la veille informationnelle cvoyer@prospection.qc.ca http://www.prospection.qc.ca