Flux des messages EDI et Règles de Gestion

Introduction Ce document décrit les différents flux de messages EDI par filière et les règles de gestion associées pour assurer le bon fonctionnement des processus de commande, livraison et facturation.   Le non-respect de ces prérequis impose de traiter manuellement les opérations en mode dégradé et entraine des retards de mise en rayon, des risques de rupture, des risques de retard dans la passation de nos futures commandes ainsi que des retards de paiement de vos factures. Dématérialisation La dématérialisation est devenue un prérequis aux échanges de flux entre KINGFISHER et les fournisseurs. Cette dématérialisation concerne l’ensemble des flux : Les commandes : PO, Purchase Order Les accusés de réception de commande (pour les commandes e-commerce livrées à domicile) : ACK Les avis d’expédition : ASN ou DESADV Les preuves de livraison (pour les commandes e-commerce livrées à domicile) : POD ou RECADV La facturation : INV, Invoic Les envois de document par fax, mail ou courrier ne sont plus acceptés. Deux choix sont proposés aux fournisseurs : l’EDI ou l’utilisation de notre portail Web EDI.

= = 1 Commande n Avis de livraison n Facture Worklow Une commande pour « n » avis de livraison et « n » facture. Bon de livraison papier (à l’exception des livraisons à domicile) Votre bon de livraison, document papier qui accompagne le transport, doit contenir les informations décrites dans ce document indispensables au bon fonctionnement de la réception des marchandises. 1 Commande = n Avis de livraison = n Facture

FILIERES Les prérequis Directe Magasin : DTS Cross Dock Entrepôt : DC Cross Dock Eclatement : RCC – ECLT Cross Dock Contrôlé : RCC – CTRL Livraison Directe Domicile : DSV Entrepôt WEB : FC

Workflow des messages EDI Directe Magasin - Cross Dock – Entrepôt - FC Directe Magasin - Cross Dock – Entrepôt – Entrepôt WEB Workflow des messages EDI Le numéro de commande sera sur 10 chiffres Le numéro de commande doit systématiquement se retrouver dans les messages EDI envoyés par le fournisseur et sur le BL papier qui accompagne le transport. Le numéro de commande doit être scrupuleusement restitué à l’identique Envoi Commande d’achats au fournisseur Le numéro de commande doit être identique à celui envoyé dans la commande ( 10 Chiffres ) Les quantités ne peuvent pas être supérieures à celles commandées et doivent correspondre aux quantités livrées physiquement. Ne peut pas contenir des lignes articles non commandés Doit être envoyé avec une date de livraison future doit être envoyé avant la livraison effective L’unité de mesure article doit être la même que celle de la commande (EA) Fournisseur envoie Avis de livraison (ASN) à l’Opco Le numéro de commande doit être identique à celui envoyé dans la commande ( 10 Chiffres ) Ne peut pas être envoyée vec des quantités ou des produits différents de ceux envoyés dans l’ASN Doit être envoyée après la livraison en magasin Doit contenir le numéro d’ASN dans le segment RFF+DQ L’unite de mesure article doit être la même que celle de la commande (EA) Fournisseur envoie Facture à l’Opco Premier Message Second Message Troisième Message

Règles de gestion à respecter Directe Magasin - Cross Dock – Entrepôt – Entrepôt WEB PURCHASE ORDER Toute commande non livrée au-delà de 15 jours de sa date prévue sera clôturée (pas de reliquats). Exception : Les commandes Client (livraison en magasin ou livraison à domicile) ne sont pas concernées par cette clôture et restent donc ouvertes malgré le retard. ASN Ne doit pas contenir des produits qui ne sont pas dans la commande d’achats (PO). des quantités supérieures aux quantités commandées. des quantités à zéro. une date de livraison passée. Doit contenir Les mêmes unités de mesure que celles de la commande. Le code EAN produit. Le numéro de ligne de la commande Les fournisseurs doivent être en mesure de corriger et renvoyer un ASN si celui-ci a été rejeté par l’EDI ou SAP.

Règles de gestion à respecter Directe Magasin - Cross Dock – Entrepôt – Entrepôt WEB Directe Magasin - Cross Dock - Entrepôt FACTURE Ne doit pas contenir des produits qui ne sont pas sur l’ASN. des quantités supérieures aux quantités de l’ASN. des lignes avec une quantité à zéro. (pas de facturation pour les produits gratuits) Doit contenir Les mêmes unités de mesure que celles de la commande. Le code EAN produit. le numéro d’ASN, dans le segment RFF+DQ. Le numéro de ligne de la commande. Les fournisseurs doivent être en mesure de corriger et renvoyer une facture si celle-ci a été rejetée par l’EDI ou SAP.

Bon de livraison papier Directe Magasin - Cross Dock – Entrepôt – Entrepôt WEB BON DE LIVRAISON PAPIER La conformité du bon de livraison papier concerne les processus de livraison Directe Magasin, Plateforme Cross Dock, Entrepôt, Entrepôt WEB. Le bon de livraison papier ne concerne pas le processus de Livraison Directe à Domicile. Le bon de livraison papier doit comporter toutes les informations suivantes :   Le N° de commande repris intégralement. Les codes EAN des produits. Les quantités des produits livrés. L’intitulé « N° de Bon de livraison » ou « Réf BL ». Le numéro de bon de livraison en clair et sous forme de code à barre. Aucun caractère spécial ne doit être présent dans le numéro de bon de livraison. Le N° de bon de livraison strictement identique au n° de bon de livraison EDI (RFF+DQ). Le code à barre doit contenir le N° de bon de livraison sans caractères spéciaux (exemple : / ou -) et doit correspondre au n° de BL transmis par EDI ou saisi sur le portail WebEDI. Nos lecteurs de code à barre en magasins ou en entrepôts acceptent les différents standard 2D du marché. Le bon de livraison issu de votre système doit être qualifié par nos équipes lors des tests des messages EDI.

Bon de livraison papier EXEMPLE DE BL

FILIERE Les prérequis LDD - Livraison Directe Domicile (DSV – Drop Ship Vendor)

Workflow des messages EDI Livraison Directe Domicile Avec la quantité commandée. Ne peut pas être envoyé avec des quantités partielles ou à zéro. Avec la quantité réelle de livraison au client. Ne peut pas être supérieur à la quantité dans “ACK”. Ne peut pas contenir des lignes articles non commandées. Doit être envoyé après reception de l’ACK par l’Opco. Doit être envoyé avec une date de livraison future. Doit être envoyée dès livraison au client final. Quantité ne doit pas être supérieure à la quantité dans ASN mais peut être inférieure. Ne peut pas contenir des produits non presents dans ASN Doit être envoyée après reception de l’ASN par l’Opco Ne doit pas être envoyée avant la POD Ne doit pas être envoyée pour des quantités et produits non presents dans POD. Doit contenir le numéro d’ASN dans le segment RFF+DQ. Envoi Commande d’achats au fournisseur Fournisseur envoie Accusé de reception (ACK) à l’Opco Fournisseur envoie Avis de livraison (ASN) à l’Opco Fournisseur envoie la Preuve de livraison (POD) à l’Opco Fournisseur envoie Facture à l’Opco Premier Message Second Message Troisième Message Quatrième Message Cinquième Message

Règles de gestion à respecter Livraison Directe Domicile ACK Ne doit pas contenir des quantités partielles et à zéro. Doit contenir la quantité commandée des produits ASN Ne doit pas contenir des produits qui ne sont pas dans la commande d’achats. des quantités supérieures aux quantités commandées. une date de livraison passée. Doit contenir Les mêmes unités de mesure que celles de la commande. Le code EAN produit. Le numéro de ligne de commande Les fournisseurs doivent être en mesure de corriger et renvoyer un ASN si celui-ci a été rejeté par l’EDI ou SAP.

Règles de gestion à respecter Livraison Directe Domicile La prevue de livraison déclenche l’envoi de la facture et de la garantie au client La preuve de livraison est un prérequis à l’intrégation de la facture du fournisseur POD Ne doit pas contenir des produits qui ne sont pas sur la POD. une quantité supérieure à la POD. La POD doit être envoyée après réception et intégration dans SAP de l’ASN. Les fournisseurs doivent être en mesure de corriger et renvoyer une POD si celui-ci a été rejeté par l’EDI ou SAP.

Règles de gestion à respecter Livraison Directe Domicile FACTURE Ne doit pas contenir des produits qui ne sont pas sur l’ASN et la POD. des quantités supérieures aux quantités de l’ASN ou POD. des lignes avec une quantité à zéro. Doit contenir Les mêmes unités de mesure que celles de la commande. Le code EAN produit. Le numéro d’ASN, dans le segment RFF+DQ. Le numéro ed ligne de la commande Les fournisseurs doivent être en mesure de corriger (avoir total ou partiel) et renvoyer une facture si celle-ci a été rejetée par l’EDI ou SAP.