Présentation de l’outil INDICO Indico est l’outil Cern mis en place pour la gestion des conférences et workshops. Il permet la gestion : des abstracts, des présentations, du programme, des participations. Indico permet aussi la gestion de réunions simples. Julie Hadre ( AT-ADM) - Juin 2005

INDICO – Page d’accueil Login Liste des conférences Adresse : http:/indico.cern.ch

INDICO – Login Création d’un compte utilisateur, Possibilité d’utiliser les login et password Nice, Etape obligatoire pour la soumission et l’approbation des abstracts/présentations.

INDICO – Liste des conférences Ajouter un évènement Accès au contenu de l’évènement par un simple clic.

INDICO – Exemple avec AMT 01 Page d’accueil d’un évènement Possibilité de logo Crayon rouge pour accéder à l’interface de modification Contact support Rubriques actives accessibles

INDICO – Accès à l’interface Management area 13 onglets : Main, Programme, Contribution, Book of abstracts, Timetable, Call for abstracts, Abstracts, Access control, Archiving, Registration form, Registrants, Display, Tools.

INDICO – Management area Onglet « Main » Description de l’évènement : nom, lieu, dates, horaires, responsables. Possibilité d’ajouter des documents (lettre d’info, documents de présentation, etc.).

INDICO – Management area Onglet « Programme » Cette page présente le programme scientifique de l’évènement. Liste des présentations ; possibilité d’accès aux documents relatifs (abstracts, slides).

INDICO – Management area Onglet « Contributions » Cette page présente la liste des abstracts acceptés pour l’évènement. Accès aux documents « déposés » par les auteurs pour leurs présentations.

INDICO – Management area Onglet « Timetable » (1)

INDICO – Management area Onglet « Timetable » (2) Pour chaque session de l’emploi du temps, vous pouvez : Modifier les couleurs, Modifier le contenu, Supprimer la session sans incidence sur les autres sessions, Lier les contribution qui se rattachent à la session, Ajouter des contrôles d’accès spécifiques, Ajouter des commentaires.

INDICO – Management area Onglet « Call for abstracts » Permet de gérer la soumission des abstracts (dates de début, de fin, de prolongement exceptionnel, templates).

INDICO – Management area Onglet « Abstracts » Statut de l’abstract : Accepted, withdrawn, under review, propose to reject, etc. Gestion des abstracts : enregistrement et processus d’acceptation.

INDICO – Management area Onglet « Access Control » Gestion des accès et possibilité de définir un mot de passe d’accès à la conférence. Gestion des accès utilisateurs, pour créer, modifier, supprimer des données de l’interface.

INDICO – Management area Onglet « Registration Form » Formulaire d’enregistrement : Dates de validités du formulaires, infos relatives à l’évènement, etc. Jusqu’à 5 sessions réponses pour le participant : - Motifs de participation, - Détail de la présence aux sessions, - Réservations d’hôtel, - « activités » durant l’évènement, - Autres informations. Synthèse des infos sous l’onglet « Registrants »

INDICO – Management area Onglet « Display » Permet la gestion des rubriques ; A tout moment, des rubriques peuvent être activées ou désactivées. Il est possible d’ajouter des rubriques non prévues par Indico. Pour cela il faut créer la rubrique manquante sur une page web, via Frontpage par exemple, et lier la nouvelle rubrique vers cette page web. Permet la gestion de la « trame » de l’évènement : couleurs de fonds et de texte ; Permet d’insérer un logo.

INDICO – Listings Les informations de mêmes catégories peuvent être éditées sous forme de listes : Auteurs, speakers, chairpersons, Abstracts, contributions, Participants (liste par session, hôtel…).

INDICO – Gestion de réunions simples La gestion de simples réunions est grandement simplifiée par rapport à celle des conférences et workshops. Indico permet de stocker à long terme tous les fichiers relatifs à une réunion. Il offre aussi beaucoup d’autres possibilités : préparation de la timetable, du calendrier, du planning Export vers les outils d’agenda personnel…

INDICO – Gestion de réunions simples Exemple Timetable

INDICO – Gestion de réunions simples Exemple Calendrier

INDICO – Gestion de réunions simples Exemple Planning

INDICO – Avantages et inconvénients (1) Pas de guide de formation rapide, Problème de visibilité de l’ensemble de la structure.

INDICO – Avantages et inconvénients (2) Uniformisation de la gestion des conférences et workshop, Nombreuses possibilités offertes par l’outil, Un interlocuteur réactif et efficace en cas de soucis (contact : indico-project@cern.ch), Gain de temps dans la gestion des abstracts et contributions, Interactivité de l’outil.