Élaboration du CRF Recueil des données Alexandra Rousseau URCEST

Cahier d’observation = Case Report Form (CRF)

Élaboration du CRF Recueil des données Introduction Dispositions générales Données du protocole Écueils à éviter Éléments de codage Améliorer la qualité des CRF Recueil

1.Introduction

Cahier d’observation ou CRF = élément clé Question Analyse statistique Recueil CRF Critères d’évaluation Conclusion

CRF = élément clé Document officiel de collecte des données d’une étude clinique Regroupement des informations pour 1 patient Standardisation du recueil Traçabilité (instances réglementaires)

Qualités d’un CRF doit être adapté aux besoins de l’étude le plus concis possible : aller à l’essentiel «donnée recueillie » = «donnée analysée» doit être facilement identifiable doit être agréable à utiliser - clair, précis, complet

Types de CRF et transmission CRF PAPIER Impression Élaboration masque de saisie SAISIE REMPLISSAGE CRF Élaboration du cahier Tests patients fictifs CRF ÉLECTRONIQUE Élaboration du cahier Mise en place des contrôles de saisies Tests patients fictifs Mise en place REMPLISSAGE = SAISIE Fin de l’étude Analyse statistique

Quand et comment une fois le protocole validé en respectant : les Bonnes Pratiques Cliniques les dispositions légales les Procédures Opératoires Standards du promoteur (POS)

2.Dispositions générales

Structure d’un CRF Une couverture : - le titre de l’étude et son code promoteur - numéro de patient ou identifiant - numéro de centre - correspondants de l’études investigateurs principal, coordonnateur scientifique/logistique, statisticien chef de projet du promoteur Papier surtout

Structure d’un CRF A chaque page : - Identification du patient - Identification et/ou numéro du centre - Identification du promoteur - Date de l’évaluation ou de l’examen Signature de l’investigateur ou de son représentant Numérotation de la page

Structure d’un CRF Critères d’inclusion et de non inclusion Données du protocole Fiche de fin d’étude Formulaire de déclaration des EIG

Pour un CRF papier De préférence : Variable selon les POS De préférence : Pour tout le cahier, papier carbone dupliqué Formulaires d’information et de consentement inclus dans le CRF (tripliqué) Éventuellement : Prévoir plusieurs cahiers ex: cas / témoin, plusieurs stratégies…

Pour un CRF papier Mais aussi : Variable selon les POS Mais aussi : une pochette pour recueil des originaux (biologie, ECG, etc…) un dispositif pour éviter une duplication mal venue

Pour un CRF papier Mais aussi, la suite : des ordonnances pré-établies Variable selon les POS Mais aussi, la suite : des ordonnances pré-établies la liste exhaustive comprenant les DCI et les noms commerciaux de tous les traitements interdits

Pour un CRF électronique Définition des items préalable différente pour permettre sa création informatique Collaboration informaticiens, biostatisticien, créateur de l’e-crf +++ Prévoir la mise en ligne de documents pdf : EIG, ordonnances… Prévoir les niveaux d’accès des utilisateurs

3.Données du protocole

Données du protocole Les données colligées doivent permettre répondre à la question posée. => Éléments indispensables => Le reste : à limiter Basé sur le déroulement pratique de l’étude, calendrier des évaluations A faire : flow chart ou schéma exhaustif de l’étude

Le flow chart

Le schéma de l’étude Inclusion Traitement B A x M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 J2 J3 J4 J5 J6 J7 J8 J9 J10 J11 J12 J13 J14 J15 J1 x b M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M12 Suivi V V V Dosages EP R = = aaaa W w w X x x yyy = bbbb

Établissement de la liste des items Par visite/ consultation Par type de données ex : antécédents familiaux, personnels Selon le calendrier des évaluations

4.Les écueils à éviter

Réponses nécessitant un calcul préalable Sauf si indispensable ex : critère d’inclusion Solutions : => Sur papier : rappeler au moins la formule => e-CRF : calcul automatique Ex: surface corporelle Remarque : Le BMI pourra être calculé par le statisticien, à la fin…

Les unités de mesure Vérifier que tout les résultats sont rendus avec l’unité proposée Possibilité pour un eCRF d’avoir une double unité. Ex : Charge virale, HPV16 (copies / cellules) ou (copies / µg d'ADN)

Les textes libres Ex: « Si autre, préciser : » ……. « Commentaires » Car qu’en fait–on ensuite ? Car difficilement exploitables Mais parfois incontournables: descriptif d’un EIG, EI…

Les cases à cocher Surtout sur papier Car on ne sait pas bien le remplissage est complet Réponse à choix multiple, choix unique ? Pas toujours clair Source d’erreur pour la saisie

5. Éléments de codage ou prévoir et contrôler le remplissage

Types de réponses Date : JJ/MM/AAAA Réponses en Non / Oui = 0 / 1 Réponses numériques : - entiers et décimale - unités de mesure +++ - normes de laboratoire, ou de la pathologie

Exemple

Liste de choix proposées Types de réponses Liste de choix proposées Une seule réponse possible : choix unique

Types de réponses Plusieurs réponses possibles = Choix multiples 1 2

Types de réponses Ex : Étude sur des patients brûlés On veut recueillir les circonstances et causes de la brûlure 1 = Liquide 2 = Flamme 3 = Contact 4 = Autre 1 = projection 2 = immersion 1 = Espace clos 2 = suies Et puis …

Types de réponses …Finalement, choix multiple

Types de réponses Confusion choix unique / multiple => Une liste de choix unique serait adaptée

Préparation e-CRF Ensuite, contrôles de saisie et contraintes d’affichage

Concevoir un bon cahier d’observation est un exercice difficile Conclusion Concevoir un bon cahier d’observation est un exercice difficile Il n’existe pas de cahier parfait

6. Améliorer la qualité des cahiers

Pour améliorer la qualité des cahiers Attention COHERENCE

Pour améliorer la qualité des cahiers Expérience : - Tenir compte des erreurs passées - Privilégier les pages standards déjà « validées » Faire revoir la maquette préliminaire par : Médecins, ARC, data manager, bio-statisticien + Si possible, le faire relire par «un naïf averti».

Pour améliorer la qualité des cahiers Tester le remplissage : - Remplissage d’un cahier papier à blanc - Saisie de patients fictifs Expliquer, présenter le cahier d’observation aux intervenants de l’études

7. Recueil

Cahier papier

Remplissage cahier électronique

Erreurs de remplissage Elles sont favorisées par : un cahier mal conçu ou mal expliqué un cahier mal vérifié un remplissage non testé

Le CRF a besoin qu’on y consacre du temps ! La qualité d’un cahier d’observation est le reflet de la qualité d’un essai Un cahier bien présenté incite à un remplissage plus soigneux Un cahier d’observation bien conçu doit permettre de travailler sans le protocole dans un grand nombre de cas