(ré)Affiliations GUIDE A DESTINATION DES GESTIONNAIRE DES AFFILIATIONS DES CLUBS ET DES LICENCIES Guide élaboré par : Jasmina MARKOVIC Comité Territorial de Rugby de Franche-Comté

AFFILIATIONS ET REAFFILIATIONS (ré)Affiliations AFFILIATIONS ET REAFFILIATIONS

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande d’affiliation ou de réaffiliation Cliquer sur le nom du club pour accéder à la fiche du club

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande d’affiliation ou de réaffiliation Cliquer sur l’onglet affiliés

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande d’affiliation ou de réaffiliation Cliquer sur le bouton Actions puis Affiliation

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande d’affiliation ou de réaffiliation Etape 1 : Saisir les informations demandées dans le formulaire (nom, prénom, date de naissance…) Ajouter le nom des tuteurs légaux pour les mineurs

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande d’affiliation ou de réaffiliation Etape 2 : Choisir les qualités (joueur, dirigeant, éducateur…) du futur licencié -Cliquer sur le bouton : Transmettre à l’affilié -Un mail se génère dans la boîte mail du licencié

Le futur licencié rempli sa demande d’affiliation ou de réaffiliation (ré)Affiliations Le futur licencié rempli sa demande d’affiliation ou de réaffiliation Un mail se génère dans la boîte mail du futur licencié Expéditeur : ne_pas_répondre Objet : Demande d’affiliation à la FFR Attention : vérifier les spams

Le futur licencié rempli sa demande d’affiliation ou de réaffiliation (ré)Affiliations Le futur licencié rempli sa demande d’affiliation ou de réaffiliation Lien donnant accès au formulaire sur Oval-e2 Identifiant : N° d’identifiant Mot de Passe d’initialisation

Le futur licencié rempli sa demande d’affiliation ou de réaffiliation (ré)Affiliations Le futur licencié rempli sa demande d’affiliation ou de réaffiliation Page d’accueil Oval-e2 Identifiant : N° de licence s’il s’agit d’une ré-affiliation Mot de Passe d’initialisation Page d’accueil Oval-e2 Mot de Passe : en cas de copier/coller, penser à supprimer le dernier caractère, il s’agit d’un espace! Page d’accueil Oval-e2 Mot de passe oublié : permet de générer un nouveau mot de passe dans la boîte mail du licencié à condition que son mail soit renseigné sur sa fiche dans Oval-e2

(ré)Affiliations Le futur licencié rempli sa demande d’affiliation ou de réaffiliation Formulaire d’affiliation

(ré)Affiliations Le futur licencié rempli sa demande d’affiliation ou de réaffiliation Etape 3 : -cocher les conditions de la FFR Etape 3 : -cocher les informations relatives aux précautions à prendre Etape 3 : -ouvrir une nouvelle fenêtre avec les conditions d’assurance

(ré)Affiliations Le futur licencié rempli sa demande d’affiliation ou de réaffiliation Etape 3 : -cocher les conditions d’assurances -cocher l’option choisie -valider

-le certificat médical peut-être téléchargé par le licencié ou le club (ré)Affiliations Le futur licencié ou le gestionnaire des affiliations du club peut agir sur la demande d’affiliation Etape 3 bis -le certificat médical peut-être téléchargé par le licencié ou le club

(ré)Affiliations Le futur licencié rempli sa demande d’affiliation ou de réaffiliation Etape 3 bis : -imprimer le certificat médical et le faire tamponner, dater et signer par le médecin -signer les conditions d’assurance sur le certificat

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliation du club peut accéder au formulaire d’affiliation afin de télécharger le certificat médical ainsi : Etape A : cliquer sur le Tableau de Bord Etape B : cliquer sur Affiliations

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliation du club peut accéder au formulaire d’affiliation afin de télécharger le certificat médical ainsi : Etape C : -sur la ligne correspondant à la personne concernée -cliquer sur Actions puis -Voir le formulaire afin d’accéder au formulaire d’affiliation du futur licencié

L’affilié ou le gestionnaire des affiliation du club (ré)Affiliations L’affilié ou le gestionnaire des affiliation du club peut accéder au formulaire d’affiliation afin de télécharger le certificat médical et les justificatifs : Etape 4 : -cliquer sur Sélectionner afin de télécharger le certificat médical et/ou les éventuels justificatifs supplémentaires nécessaires Etape 5: -télécharger le dossier médical (cas spécifique pour joueurs/arbitres de 40 ans et +) Etape 6 : -le gestionnaire des affiliations du club transmet la demande à la FFR (comité)

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliations du club transmet la demande d’affiliation Etape 6 : -si un encadré rouge apparaît : la demande n’a pas été transmise -il faut corriger l’erreur indiquée

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliations du club transmet la demande d’affiliation Etape 6 : -si un encadré vert apparaît : la demande a été transmise -le comité ou la FFR instruit le dossier

Le gestionnaire des affiliations du club imprime la licence (ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliations du club imprime la licence Etape 7 : -dans le tableau de bord (voir étapes ABC ci-dessus) -sur la ligne du licencié concerné : -cliquer sur Actions puis -cliquer sur imprimer la carte de qualification -un pdf se génère dans une nouvelle fenêtre

(ré)Affiliations Sur la fiche signalétique du club, le nom du nouveau licencié apparait dans l’onglet affiliés

REAFFILIATIONS EN MASSE (ré)Affiliations REAFFILIATIONS EN MASSE

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliations du club initialise les demandes de réaffiliation Cliquer sur le nom du club pour accéder à la fiche du club

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliations du club initialise les demandes de réaffiliation Cliquer sur l’onglet affiliés

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliations du club initialise les demandes de réaffiliation Etape 1’ -Filtrer le listing des affiliés sur la saison N-1 -Appliquer le filtre -Vous pouvez triez (bandeau rouge) ou filtrer (case blanche) les licenciés par catégories d’âge ou type de dirigeant

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliations du club initialise les demandes de réaffiliation Etape 2’ Cocher les joueurs/dirigeants que vous souhaitez réaffilier

(ré)Affiliations Le gestionnaire des affiliations du club initialise les demandes de réaffiliation Etape 3’ -Cliquer sur le bouton ‘réaffilier les membres sélectionnés pour la saison N’ -un mail se génère dans la boîte mail des personnes dont la réaffiliation a été initialisée -le réaffilié suit le processus décrit ci-dessus (Etape 3, page 8) ATTENTION Avant d’initialiser l’affiliation/réaffiliation vérifier que les personnes concernées ont une adresse mail valide

(ré)Affiliations/Mutations

(ré)Affiliations/Mutations Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande de mutation Etape 1: -cliquer sur le nom du club -clique sur l’onglet affiliés -cliquer sur le bonton ‘Actions’ -cliquer sur affiliations

(ré)Affiliations/Mutations Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande de mutation Saisir les nom et prénom du joueur qui mute

(ré)Affiliations/Mutations Le gestionnaire des affiliations du club initialise la demande de mutation Etape 0 : Oval-e2 indique : -qu’il s’agit d’une mutation -le coût de la mutation -le montant des indemnités de formation (IF) Les autres étapes du formulaire se remplissent comme une demande d’affiliation de base (voir étapes 1 et suivantes page 6) ATTENTION : il faut envoyer le chèque correspondant aux IF à l’organisme qui valide la licence

(ré)Affiliations/Mutations Le futur licencié rempli sa demande de mutation Etape 0 : -Cocher la case conditionnant la démission du joueur de son club quitté -génération d’un mail au président du club quitté ainsi qu’au club quitté (codeclub@ffr.fr) Les autres étapes du formulaire se remplissent comme une demande d’affiliation de base (voir étapes 1 et suivantes page 6)

(ré)Affiliations/Mutations Le club quitté donne suite à une demande de mutation Cliquer sur tableau de bord -cliquer sur Affiliations Sur la ligne correspondant au joueur qui mute : -cliquer sur Actions -cliquer sur Avis_CL_codeclub_AFF Une nouvelle fenêtre apparaît : le club quitté donne son ‘accord’ ou ‘opposition’ ATTENTION : faute d’avis du club quitté, au-delà de 15 jours, la mutation est réputée acceptée