N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations 1 - Direction de la Formation (DAF) - Séance dinformation aux associations détudiants 2 octobre 07

N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations 2 1.Informations de gestion 1.1/1.2 Demandes de prestations demandes de prestations à adresser à A. Fabian, I. Weber réception sur RV les mardis de 14h à 17h et jeudis entre 9h et 11h30 demandes traitées dans la semaine Consultez le site

N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations 3 1.Informations de gestion 1.1/1.3 Reconnaissance des associations Une demande doit être formulée à Les associations actuellement reconnues, le sont jusquau 1 er octobre 2010 Demande renouvelable tous les trois ans Les associations reconnues peuvent utiliser en-dessous de leur logo, le label « Associations reconnue par lEPFL » ou, au cas échéant, « Association reconnue par lUNIL et lEPFL » Label à télécharger sur

N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations 4 1.Informations de gestion 1.1/1.4 Pour conserver la reconnaissance Documents à communiquer à jusqu'au 15 décembre de chaque année: Vos statuts et les publier sur votre page web Vos comptes Les membres de votre comité et les mentionner sur votre page web L de l'association ) et de son président La date de la dernière AG, ainsi que le PV Etre en conformité avec les Principes régissant les associations reconnues par lEPFL consultez /principes applicables aux associationshttp://associations.epfl.ch

N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations 5 1.Informations de gestion 1.5 Sponsoring cigarettiers/alcool Pas de publicité ou de distribution de matériel promotionnel pour les producteurs/distributeurs de cigarettes et dalcool Vente de cigarettes et dalcool durant les manifestations acceptées sous conditions dossier à présenter à la DAF (cigarettiers) ou à M. Klopp (alcool) Possibilité de faire figurer le logo sur votre affiche des producteurs/distributeurs dalcool sous certaines conditions affiche à présenter à la DAF Le non respect de cette directive peut amener à linterdiction de la manifestation. consultez /Cigarettes,alcool durant la manifestationhttp://associations.epfl.ch

N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations 6 1.Informations de gestion 1.5 Alcool Pas de distribution gratuite dalcool sur le campus durant les heures ouvrables (8h00 à 17h00) Dérogations possibles pour les manifestations internes ( Maureen Klopp) Vente dalcool durant les manifestations: demande auprès de Maureen Klopp (patente) Le non respect de cette directive peut amener à linterdiction de la manifestation. consultez /Cigarettes,alcool durant la manifestationhttp://associations.epfl.ch

N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations 7 1.Informations de gestion 1.6 Utilisation du logo EPFL utilisation possible pour les « associations reconnues par lEPFL », sur demande et sous conditions, entre autres: respect des normes graphiques ( utilisation sur supports pour la publication -> soumise à autorisation il est demandé de faire apparaître le logo EPFL sur des produits de branding et affiches de toute catégorie pour des manifestations sponsorisées par lEPFL Carole Cohen est à votre disposition pour des conseils en matière de branding et de fournisseurs de produits consultez /utilisation des logos « EPFL »

N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations 8 1.Informations de gestion 1.7 Demande de financement formulaire à utiliser pour toute demande de financement (Les coûts « Mobility » sont à intégrer à la demande) pièces à joindre à la demande: dossier, budget, comptes précédents et la composition du comité actuel, statuts, de lassociation, date et PV de la dernière AG, coordonnées du compte bancaire de lassociation (et non personnel). A envoyer à pour le 15 décembre !!! Au-delà de cette date, pas doctrois sauf exceptions. !!! consultez / sponsoring et subventionshttp://associations.epfl.ch

N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations 9 1.Informations de gestion 1.8 Mobility Marche à suivre: Chaque association peut faire une demande de carte Mobility (octroi dépendant de limpact des activités sur les membres du campus) financement possible jusquà (budget de fonctionnement, hors manifestation) Possibilité dutiliser les cartes de la DAF, consultez /prêt de véhiculehttp://associations.epfl.ch

N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations 10 1.Informations de gestion 1.9 Locaux Aucun local disponible CM 0 117, CM 0 118, CM : - à disposition des associations, gestion par lAgépoly * armoires- à disposition, sur demande à la DAF, réparties entre CE et CM facultés: - octrois à valider par la DAF/DII consultez /locaux, armoireshttp://associations.epfl.ch

N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations 11 1.Informations de gestion 1.10 Informatique webHébergement par le KIS possible, sous la dénomination Sites uniquement gérés sur Jahia éventuellement wiki ou blog mail- à disposition des associations sous la forme une demande peut être formulée auprès du postmaster, en mettant en copie autres- prestations réseaux sur demande directives bientôt sur associations.epfl.ch

N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations Valorisation de lexpérience associative Le 5 septembre 2005, sur proposition de la DAF et du doyen bachelor/master, la Direction de lEPFL a accepté les mesures suivantes en matières de valorisation de lexpérience associative: Mention dans le diploma supplement Pas de faveurs académiques accordées Un mail est envoyé deux fois par année aux étudiants en cours de Projet de Master. consultez /valorisation associativehttp://associations.epfl.ch

N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations Une visibilité supplémentaire pour vos événements La page web culturelle Pour annoncer un événement culturel: vos annonces apparaîtront automatiquement sur et dans le Mémento aussi La newsletter a maintenant près de 700 abonnés. Vous pouvez offrir 5 à 10 billets par événements à travers la newsletter afin de donner une plus grande visibilité à vos événements vos annonces peuvent apparaître sur les grands écrans de lEcole possibilité dajouter une photo.

N. Pichard /I. Weber Cahour/A. Fabian Montabert Séance dinformation aux associations Divers Si dans le cadre dune manifestation, des jeux de hasard (par ex. le poker) devaient avoir lieu, cette manifestation ne pourrait pas être autorisée. Assopoly à organiser au début de chaque année académique par une association différente. LAGEPoly a mis en place un nouveau système de modération: : mailing liste contenant toutes les associations. : chaque association peut envoyer un mail à tous les étudiants et doctorants. La modération se fait par 5 étudiants. 3 avis positifs sont nécessaires pour que votre message soit diffusé.