Juin 2016

Les entreprises et leur information… Coût de la recherche d’information pour une PME : 5700 € par employé par an 36% de la journée d’un employé administratif 60% des employés qui recherchent des informations utilisent au moins 4 sources différentes 40% des recherches sont infructueuses ! Notre objectif est d’aider les entreprises, Tpe, PME et petites collectivités, en particulier, à résoudre leurs problématiques vis-à-vis de la gestion de leur information et de leurs documents. La recherche d’information coûte aux entreprises environ 5700 euros par employé par an. Plus pratiquement, cette recherche se traduit en temps passé à rechercher des document et en informations qui ne sont pas retrouvées lors de ces recherches. Pour un employé ayant des tâches dites « administratives » ou ayant régulièrement à travailler sur des dossiers, la recherche d’information représente 36% du temps de sa journée. Si l’on essaie d’en analyser les raisons, on voit que 60% de ces employés doivent rechercher cette information dans au moins 4 sources d’information différentes (armoires papier, boite e-mail, serveur, ordinateur…). Au final, c’est non seulement beaucoup de temps perdu à rechercher de l’information mais, en plus, 40% des recherches pour lesquelles la personne ne retrouve finalement pas ce qu’elle cherchait! SI l’on ajoute à cela l’explosion des volumes de documents et données qui continuent d’affluer dans l’entreprise, la problématique ne fait que s’aggraver. 5 à 10 fois plus d’information à gérer d’ici à 2020 Etude IDC – Juillet 2014 Unlocking the hidden value of information

Les entreprises et la dématérialisation… Coût d’une facture papier : 6 à 10 € pour l’émetteur 9 à 15 € pour son client 60% à 80% d’économie en dématérialisant Zeendoc aide également les entreprises à dématérialiser leurs processus et leurs documents natifs. La dématérialisation des factures client est, en particulier, une très bonne opportunité de réaliser des gains d’efficacité significatifs. Une facture client coûte, au total, entre 15 et 25 euros entre sa gestion par l’émetteur et le destinataire. En passant à une facture électronique, envoyée par voie électronique, il est possible de réaliser jusqu’à 80% d’économie sur ce coût. Par ailleurs, le contexte légal va obliger beaucoup d’entreprises françaises à systématiquement évoluer vers ce processus. En effet, entre 2017 et 2020, dans le cadre de la loi Macron, l’ensemble des factures à destination des collectivités devront être produites au format électronique. 2017, obligation de dématérialisation de la Loi Macron

Zeendoc vous permet de reprendre le contrôle de votre base documentaire Réduire/éliminer ses archives papier Partager des documents avec des partenaires internes ou externes Rechercher rapidement des informations critiques Dématérialiser ses processus Accéder à distance à l’information de l’entreprise Stocker en sécurité et pour longtemps Ne plus perdre de documents Accéder à distance à l’information de l’entreprise

Dépôt de documents facile Numérisation papier en 1 clic vers Zeendoc Transfert direct e-mail et pièces jointes Intégration rapide Contenu web Glisser-Déposer documents électroniques

Dépôt documents papier Un/des boutons Zeendoc pour l’utilisateur Numérisation par lot de documents possible Transfert automatique vers un de mes classeurs Zeendoc

Recherche instantanée de documents Recherche par index Si possible réaliser une démonstration du produit à la place des slides 7 à 13. Recherche plein texte

Classement automatique Zeendoc bénéficie d’un système unique et propriétaire de création automatique de modèles de Reconnaissance et de Lecture Automatique de Documents (RAD/LAD). Le document est entièrement pré indexé automatiquement, et l’utilisateur n’a plus qu’à valider le classement.  

Classement assisté Pour les documents non reconnus automatiquement, de nombreux outils d’aide permettent de faciliter le classement. Le Click2Index : Cliquer sur un mot du document pour le copier dans un champ de classement L’auto complétion : commencer à saisir un terme pour voir apparaître des suggestions de classement contenant les caractères déjà saisis La suggestion de classement : reconnaît les termes présents dans le document et qui ont déjà servis à classer d’autres documents La détection des dates : surligne les dates présentes dans le document La détection des montants HT/TVA/TTC : pré renseigne ces informations lorsqu’elles sont présentes dans le document

Liaison des documents Lors du classement, il est possible de mettre les documents dans des dossiers virtuels, créant ainsi un lien ou un chainage entre les documents. Une fois que ce lien est créé, depuis un des documents du dossier, il est très facile de retrouver les autres documents partageant le même dossier. Accès à un lien existant sur le document Création d’un lien

Partage et échange de document Une interface de consultation claire et facile à utiliser Possibilité de partage d’un ou plusieurs documents par lien ou par courriel Envoi par email avec lien sécurisé et possibilité d’envoi par courrier postal

Administration et traçabilité Gestion des droits d’accès et création de groupe suivant la nature des documents et restrictions possible sur toutes les fonctionnalités Historique complet de toutes les actions sur tous les documents

Mobilité Accédez à tous vos documents en mobilité : Consultez, partagez ou capturez vos documents à partir de votre smartphone ou de votre tablette (iOS et Android). Une interface mobile dédiée pour une navigation rapide et efficace au sein de votre base documentaire Zeendoc. Plus de 200 formats de fichiers lus : consultez tous vos documents sur votre smartphone ou tablette. Un outil rapide de capture de documents lorsque vous êtes en déplacement : une photo et c’est partagé dans l’espace Zeendoc de votre entreprise.

Rechercher dans Zeendoc à partir Connecteur avec vos logiciels métiers La capacité de Zeendoc à s’interfacer avec les applications utilisées dans vos entreprises est une fonctionnalité cruciale. Déposer des documents Logiciel métier Exporter des données Rechercher dans Zeendoc à partir du logiciel Extraction de données à partir des indexes de Zeendoc vers le logiciel métier Transfert « en un clic » dans le logiciel métier Recherche de documents dans Zeendoc à partir d’un « bouton » Zeendoc dans le logiciel métier

L’approche produit Zeendoc Des solutions spécifiques développées pour répondre à vos besoins opérationnels ou métiers OPERATIONNEL METIERS Besoins des entreprises : Gestion des Contrats Dématérialisation des factures sortantes Administration des Ventes Ressources Humaines Comptabilité… Besoins Métiers : Immobilier Collectivités Comptable Cabinet juridique Assurances… RH

La sécurité de vos données Une infrastructure sécurisée Données stockées en France et répliquées sur deux Data Centers Partenaire hébergement : Iguane solutions – seul Data Center français certifié Tier 3 (accès sécurité biométriques, garantie de disponibilité 99,982%) Option d’archivage à valeur probatoire – norme ISO 14641-1 Les garanties d’intégrité de vos données Documents stockés sous trois formats dont Transferts des données sous canal sécurisé SSL Cryptage des documents stockés en AES (ISO/IEC 18033-3) Contrôles d’intégrité des documents de type MD5 (empreinte numérique)

Architecture Zeendoc AES: Advanced Encryption Standard SSL: Secure Sockets Layer (cryptage lors du dépôt du document)

RAD / LAD : ZEENDOC propriétaire système Les technologies Zeendoc OCR : ABBYY et IRIS RAD / LAD : ZEENDOC propriétaire système Cryptage : COMODO et AES Recherche : Solr

Expert en valorisation de l’information

L’entreprise Sages Informatique VALORISEZ L’INFORMATION de votre ENTREPRISE Depuis plus de 15 ans, Sages Informatique aide les entreprises et les collectivités à mieux analyser et gérer leurs documents et à tirer le meilleur parti de l’information qu’ils contiennent. La force de notre offre c’est à la fois sa simplicité pour nos interlocuteurs et sa globalité, afin de pouvoir agir à tous les niveaux de leur problématique informationnelle. Numérisation : Notre chaine de numérisation, conforme à la norme NF Z42-013, traite plus d'un million de pages par an. Solution GED en mode SaaS, Zeendoc est notre solution de gestion électronique de documents pour les TPE/PME et petites/moyennes collectivités. Dématérialisation : Sages aide les entreprises à passer au Zéro papier » et à créer leurs documents directement sous un format électronique : factures, déclarations financières, appels d’offres… Un des vecteurs fort de la dématérialisation : à l’horizon 2020, toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille, devront envoyer leurs factures aux collectivités sous format électronique. Sécurisation : Si la disponibilité de l’information est critique pour votre entreprise, il n’en est pas moins essentiel de pouvoir garantir sa sécurité et la confidentialité d’accès. Sous-jacent à l’ensemble de son offre, Sages propose une infrastructure hébergée qui garantie des niveaux de sécurité très largement supérieur à ceux dont ses clients disposait auparavant sur leurs systèmes locaux. Sauvegarde : Avec notre solution S-BACKUP, sécurisez vos données informatiques, protégez et préservez le patrimoine numérique de votre entreprise. Accompagnement et conseil ( intégration) : Nous mettons notre expérience à votre service, bénéficiez d'un accompagnement sur-mesure pour valoriser et sécuriser l'information de votre entreprise.

SAGES en quelques dates 2000 Création de Sages Informatique, Lancement de S-backup: solution de sauvegarde de données à distance 2005 Introduction d’un offre de numérisation et sécurisation des documents pour répondre à une problématique documentaire grandissante chez nos clients 2008 Numérisation de la base d’archivage du GIRTEC (fonds cadastraux napoléoniens) – 1.5 millions d’images numérisées, archivées et classées. 2011 Lancement en France de Zeendoc, l’offre de gestion des documents en mode SaaS à destination des TPE/PME et petites et moyennes collectivités 2013 Signature d’une partenariat avec Lexmark France – déploiement de Zeendoc auprès de 40 partenaires commerciaux partout en France 2016 Signature d’une partenariat avec Kyocera Document Solutions – déploiement de Zeendoc auprès de 80 partenaires commerciaux partout en France 2012 Partenariat « Sécurité des documents » avec CDC Arkhineo, filiale de la Caisse des Dépôts et Consignations

SAGES en quelques chiffres 80+ distributeurs sur la France et l'Europe 600+ clients 16 ans d'existence 20 employés en France 40 % des équipes dédiées à la technologie et l'innovation 3 data centers en Europe 1 atelier de numérisation agréé Afnor 20 000 000+ de documents consultés annuellement

Nos partenaires… Label de garantie financière et opérationnelle des offres SaaS Partenaire commercial France Partenaire Commercial France et Italie 1er réseau de bureauticiens français Investisseur Top 5 des fonds d’investissement auprès des PME françaises Intégrateur SAP-Zeendoc et distributeur Suisse

Nos clients… …plus de 600 clients Fauchon EDF Gestion contrats et des dossiers fournisseurs EDF Gestion des dossiers d’aide à l’accès au chauffage sur les trois sites distants en charge (Paris-Marseille-Lyon) Gestion des contrats, dossiers clients et factures fournisseurs Mairies, Communautés des communes… Traitement du courrier, aide au PESv2 et gestion des archives dans plus de 250 communes françaises …plus de 600 clients