1 Role du FIDA Dans la supervision et lAdministration des prets et Dons Ouaguadougou,Burkina Faso 4-5 Novembre 2009 Virginia Cameroon Mohamed Tounessi

2 OBJECTIFS DE LA PRÉSENTATION Rôle du FIDA Principes, pratiques et procédures de décaissements Traitement des demandes de retrait États financiers et audits Procédures de passation des marchés

3 Rôle du FIDA Superviser le programme Administrer le prêt, le don FIDA Faciliter lexécution du programme en aidant les parties au programme à interpréter et à se conformer aux documents relatifs au financement Assurer que soient respectées les dispositions des documents relatifs au financement Approuver le PTBA Examiner et approuver les passations de marchés pour lachat de biens, travaux et services Examiner et approuver les demandes de retrait

4 Rôle du FIDA Suite Effectuer les décaissements du compte de prêt et de don Examiner les états financiers du programme pour chaque année fiscale Examiner les rapports daudit et la lettre de recommandations sur le système de contrôle interne, les procédures opérationnelles et leur efficacité Approuver les amendements de laccord de financement Service de la Dette Envoyer les relevés des comptes relatifs au service de la dette

5 DOCUMENTS IMPORTANTS Accord de Financement Conditions Générales Lettre à lEmprunteur Manuel dopérations et des procédures administratives et financières Rapport dévaluation (et COSTAB) Directives Passation des marchés Audit

6 PRINCIPES,PRATIQUES ET PROCÉDURES DE DÉCAISSEMENTS Compte Spécial Contribution de lEmprunteur Retrait de Fonds Modalités de décaissements États certifiés de dépenses États Financiers et Audit Passation de marché

7 COMPTE SPÉCIAL LEmprunteur ouvre et tient un Compte Spécial en dollars des Etats-Unis auprès dune banque commerciale ou de tout autre établissement bancaire ayant lagrément de FIDA. Le montant autorisé du compte spécial sélève à XXXX USD. Première avance de XXX USD pour couvrir le six premiers mois dexécution du programme. Les dépôts successif seront effectués une fois que le montant des décaissements aura atteint XXXXX DTS

8 COMPTE SPÉCIAL suite Le FIDA reconstitue périodiquement le compte spécial, sur demande de lEmprunteur Doit être utilisé exclusivement pour couvrir les dépenses éligibles au titre de laccord de financement. Chaque demande de retrait doit être accompagnée de létat de réconciliation du compte spécial Recouvrement de lavance initiale commence avant la date dachèvement jusquau plus tard à la date de clôture

9 Contribution de lEmprunteur Droits, impôts et taxes pris en charge par lEmprunteur au moyen dexonération ou chèques Trésor Contribution sur le compte de programme dun dépôt des fonds de contrepartie pour un montant de XXXX USD pour couvrir la première année dexécution du Programme

10 Décaissements soumis: Aux conditions de décaissement Aux allocations par catégorie Aux pourcentages financement FIDA Etats certifiés de dépenses – (catégories/seuils)

11 Retraits de fonds Demande de retrait signée par le Représentant autorisé de lEmprunteur Demande relatives aux dépenses admissibles effectuées: - pendant la période dexécution du programme - dans un état membre du FIDA - conformément aux documents du programme ( PTBA, Manuel dopération, Accord de prêt, Conditions Générales, Directives FIDA)

12 Modalités de décaissements Paiement direct aux fournisseurs Remboursement à lEmprunteur Réapprovisionnement du compte spécial Engagement spécial (Lettre de crédit)

13 ETATS CERTIFIÉS DE DÉPENSES Annexe 2 de lAccord de Prêt et de don: Les retraits du compte de Prêt (et de don) peuvent être faits sur la base détats de dépenses certifiés conformément aux procédures convenues entre lEmprunteur et le Fonds. Le FIDA et lEmprunteur doivent convenir et formaliser des procédures

14 ÉTATS CERTIFIÉS DE DÉPENSES SUITE Mécanisme visant à simplifier la procédure de décaissement de certaines dépenses. Pièces justificatives conservées par le programme et disponibles pour inspections par les auditeurs et missions de supervision

15 ÉTATS CERTIFIÉS DE DÉPENSES SUITE Lutilisation est justifiée: Pour le paiement de petits montants Si la documentation est très volumineuse Pour contrats au dessous du seuil autorisé

16 ÉTATS FINANCIERS Le programme tient des comptes et des livres comptables distincts, conformément à des pratiques comptables - appropriées - régulièrement appliquées - de nature à refléter les opérations, les ressources et les dépenses relatives au programme. Ces documents sont tenus jusquà la date de clôture et conservés pendant les 10 années qui suivent au minimum.

17 RAPPORTS FINANCIERS ET INFORMATIONS LAgent principal du programme prépare chaque année fiscale les états financiers consolidés des opérations, des ressources et des dépenses relatives au Programme Les états financiers sont présentés au Fonds dans les trois mois suivant la fin de chaque année fiscale. Comprennent: Le bilan; les états annuels et cumulés de la source et de lutilisations des fonds, doivent indiquer séparément les fonds du FIDA, de contrepartie, dautres donateurs, des bénéficiaires

18 RAPPORTS DAUDIT Le programme doit: Faire vérifier chaque année budgétaire les comptes du programme Fournir au FIDA une copie certifiée du rapport de lauditeur et des états financiers audités Au plus tard six mois après la fin de lannée fiscale

19 RAPPORT DAUDIT Doit inclure: Etats financiers vérifiés Opinion de lauditeur sur le états financiers Opinion séparée sur compte spécial et états de dépenses Lettre de recommandations Si lEmprunteur ne se conforme pas aux dispositions concernant laudit le FIDA appliquera des sanctions y compris la suspension des décaissements

20 Passation de marché Nouvelles Directives approuvées en 2004 remplaçant celles de 1982 Entrée en vigueur en 2006 Plan de passation des marchés

21 Plan de passation des marchés Premier plan convenu au stade délaboration du programme Conforme au Directives de passation de marché et à lAccord de Prêt Actualisé dans le cadre de létablissement du 1er PTBA Doit couvrir les premier 18 mois du programme Doit inclure: - marché des fournitures, travaux et services consultatifs - méthodes proposées permises par laccord de prêt - procédure dexamen applicables du FIDA Partie du PTBA pour les années suivantes

22 Après la date dachèvement Demandes de retraits présentées jusquà la date de clôture (six mois après la date dachèvement) Paiements pour les contrats de biens, travaux et services achevés au plus tard à la date dachèvement du programme et petites dépenses correspondant aux frais de liquidation du programme Recouvrement du dépôt initial au compte spécial Présentation rapport final daudit et rapport dachèvement

23 Clôture du prêt Rapport final daudit Rapport dachèvement Recouvrement du dépôt initial au compte spécial