Organisation personnelle du travail Conduire & Animer une réunion Prendre la parole en public A.T. Vidéo P.N.L. Animer Réunions Tests Public Outils Écouter

Conduire & Animer une Réunion Formation Conduire & Animer une Réunion

Conduire & Animer une Réunion Introduction La réunion : un événement maîtrisé Mettre en œuvre une méthodologie adaptée à l’objectif de la réunion La réunion : processus humain Schéma et Outils

Ordre du jour Groupe Réunion Valoriser la pertinence Maîtriser le déroulement

Groupe & Expérience Introuvable ! (Trop) Fréquent ! Mise en place du groupe spontanée … (Trop) Fréquent ! Incapacité du groupe à produire Problèmes internes Problèmes relationnels Forte personnalité Faible écoute

Groupe & Conditions Générer l’environnement propice à la production de groupe Clarifier les règles du jeu L’équipe « centre d’intérêt » n’en est pas moins transversale

Groupe & Synergie Équilibre interne - externe Gérer l’INTERFACE Constitution Rôles Communication Gestion Fixer l’OBJECTIF Mesurer la PERFORMANCE Gérer la PERCEPTION

Équilibre interne du groupe Naissance Formation initiale Enfance Perturbation Adolescence Restructuration Adulte Maturité

Formation initiale du groupe Position prudente Envie de se valoriser Soit : Tester Ne pas réaliser Pas d’initiative Pas de suivi Ne pas décider

Perturbation Imposer ses opinions avec vigueur Rupture du consensus initial Conflit de personnes Frustration de certains participants devant le manque de production

Restructuration : Normalisation Résolution des conflits par la connaissance des différents types de caractères Une nouvelle hiérarchie se met en place Les codes de comportement se constituent Des conflits (d’intérêt) apparaissent

Maturité et performances Les rôles dans les équipes (ni les meilleurs ni les plus brillants) L’équipe doit se constituer de diversité Un leader (orientations – motivations – relations ) Un responsable de mission (objectifs) Un responsable de ressources (moyens – connaissances – compétences – créativité)

Maturité et communication Omniprésence du responsable de groupe Tous canaux ouverts Déséquilibre de communication Équipe auto-gérée Responsable Membre équipe

Équilibre de gestion: mission - entretien + entretien : introspectif, peu enclin au progrès % temps imparti : travail de groupe productif + mission : néglige la dynamique de groupe

Équilibre externe Fixer précisément l’objectif Gérer l’interface Mesurer les performances Gérer la perception

Fixer l’objectif Définir l’objectif de mission Définir les objectifs de l’entretien Vérifier la cohérence entre objectifs du groupe et contexte global Questionnement préalable recommandé: Attentes ? Changement ? Comment doit œuvrer l’équipe ? Pièges et scénarios ? Lancement ? Pourquoi ?

Ressources de compétences (experts) Gérer l’interface Commanditaire Parties prenantes Parties prenantes Équipe Ressources de compétences (experts)

Mesurer les performances Mesure des écarts Objectifs – Réalisation Analyse des écarts Ajustements nécessaires Communication de la régulation

Gérer la perception

Résumé Travailler en équipe est gratifiant Le bon fonctionnement est issu de la convergence de personnalités différentes et compatibles La connaissance de la dynamique de groupe est nécessaire Temps et efficacité résultent d’une maîtrise des équilibres internes et externes

Une réunion C’est… Gérer de façon efficace des compétences dans des contextes fonctionnels et émotionnels Parvenir à des solutions supérieures à un travail isolé. CONSTAT Pas forcément nécessaire, la réunion est souvent mal préparée, conduite, clôturée.

AVANT la réunion Assurer vous que la réunion est nécessaire Fixer des objectifs réalistes et accessibles Préparer et diffusez un ordre du jour Invitez les personnes clés (pas un cercle d’amis)

PENDANT la réunion Commencez à l’heure prévue Maintenez le groupe dans le déroulement initial et les objectifs Prenez des décisions, ne vous contentez pas de donner des points de vue Résumez et faites un compte rendu des décisions Maintenez l’implication des participants en maîtrisant les fortes personnalités

APRES la réunion Adressez un compte rendu à chacun des participants Assurez le suivi des mesures retenues Parlez-en avec les personnes clés Taire ce qui s’est dit ou fait « sans intérêt »

PRODUIT & PROCESSUS Gérer les interactions personnelles Que doit-on faire ? Quand ? Satisfaire « l’ego » des participants A quel coût ? PRODUIT PROCESSUS S’assurer d’un accord actif Par qui ? Quelles sont les infos nécessaires ? Maîtriser les disgressions

Réunion = Processus Décisionnel Réunion considérée comme évènement: : Réunion considérée comme processus de décision: REUNION 80% PREPARATION 10% SUIVI 10% PREPARATION 40% REUNION 30% SUIVI 30%

Prendre la parole en public Formation Prendre la parole en public

Sommaire Facteurs – clés de réussite Soigner le visuel Réalisation : étape par étape Participation : les modes Erreurs … à éviter

Concepts A.T. P.N.L. Communication verbale Communication non verbale Communication visuelle

Soigner le visuel Impact Apprentissage Débit vocal

Réalisation : étape par étape Préparation Matérielle Personnelle Substantielle Déroulement Communication (verbale – non verbale – visuelle)

Réalisation : Préparation Matérielle Environnement Équipement Modes dégradés Documents

Réalisation : Préparation Personnelle Physique Mentale

Réalisation : Préparation Substantielle Définition du contenu Temps de préparation Questions fondamentales Structure de la présentation Détails du scénario Exposé « improvisé »

Déroulement Introduction (quatre 20) Communication verbale Communication non-verbale Communication visuelle

Déroulement : Introduction 20 secondes Salutations Présentation Sujet Contexte Avantage pour l’assistance Sommaire 20 gestes 20 mots 20 cm visage

Déroulement : Communication verbale Voix Intonation, débit, puissance Mots Choix, corrélation émission-réception Coordination Visuelle & verbale

Déroulement : Communication non-verbale Transmission – contact Regard Observation de l’auditoire Attitude et gestes Utilisation de l’espace

Déroulement : Communication visuelle Choix des documents Formalisation – mise en page Impact des supports Utilisation des graphiques

Participation Adéquation de la présentation Débat Questions Erreurs Présentation en équipe

Erreurs … évitons les Manque de préparation Surcharge d’effets Lecture Qualité des documents (photocopie, écriture) Orthographe Langage d’initié Anglicisme Humour