Session d’information 07/09/2006 Nouveau système Absentéisme Medex A partir du 02/10/2006

Projet absentéisme: but Nouveau système Absentéisme Medex Accès système Témoignage SPF Santé publique Conditions de réussite Planning et informations complémentaires

Projet absentéisme: but Redéfinir et implémenter la politique en matière d’absentéisme pour maladie au sein de l’autorité (fédérale) Introduire un management de l’absentéisme en tant que partie intégrante de la politique fédérale du personnel Mettre au point un régime de gestion de l’absentéisme pour maladie (communication – enregistrement – rapport) permettant de générer des chiffres fiables concernant les absences pour maladie. Relancer les contrôles des absences pour maladie et les faire réaliser d’une manière performante et qualitative par le service Medex (démarrage 01/10/2006)

2. Nouveau système Absentéisme de Medex 2. 1 2. Nouveau système Absentéisme de Medex 2.1. Communication des absences Membre du personnel : Prend contact immédiatement avec l’employeur en cas d’absence pour maladie Envoie un certificat medical (modèle Medex) au centre compétent de Medex en cas d’une absence de plusieurs jours Si on ne connaît pas le centre compétent ou le numéro médical  call center: 02/524 97 97 Ne doit pas envoyer de certificat médical en cas d’une absence d’un jour Proposition nouvel AR: membre du personnel malade 2x un jour pendant l’année calendrier  certificat médical exigé

2.2. Enregistrement absence par employeur L’employeur enregistre immédiatement dans le système Absentéisme de Medex la communication de l’absence, que celle-ci soit d’un jour ou de plusieurs jours L’enregistrement se fait sur base des données du personnel introduites par l’administration (voir infra) Un certificat d’un jour (SSA 1C) ne doit plus être envoyé à Medex L’employeur introduit dans le système les informations concernant : Période du congé de maladie Type d’absence (maladie, accident du travail, prolongation d’une période de maladie…) Prolongation? Adresse du contrôle Sortie autorisée? Principe: 1 période de maladie = 1 certificat

Ecran enregistrement absence

Ecran recherche absence

Ecran recherche absence

2.3. Politique de contrôle Quand un contrôle est-il exécuté ? Premiers 6 mois Minimum 50% de contrôles “at random” (générés arbitrairement par le système ICT) Maximum 50% de contrôles demandés par l’employeur Après 6 mois objectivation maximale sur base du facteur de Bradford. Un faible pourcentage de contrôles “ad hoc“ reste possible.

Combien de contrôles seront exécutés? Sur base des absences du jour: contrôler 30% des absences d’un jour contrôler 20% des absences de plusieurs jours  répartition entre demandes de contrôle et contrôles at random p.ex. 200 absences 100 absences d’un jour 100 absences de plusieurs jours Droit à 30 contrôles droit à 20 contrôles 25 contrôles ad hoc maximum 25 contrôles at random minimum Le quota pour votre administration est calculé quotidiennement Si le quota du jour est atteint  rejet des demandes de contrôle

2.4. Demande de contrôle de l’employeur L’employeur demande un contrôle et reçoit le feedback concernant le contrôle via le système Absentéisme de Medex Si demande avant 9h30  contrôle le jour même  résultat dans le système à 12h le jour ouvrable suivant Services en équipes: demande avant 13h30 ou avant 21h00 Priorité aux demandes de contrôle pour absences d’un jour (pas de contrôles générés at random dans ce cas) Week-end et jours fériés: même procédure, mais seules les demandes de contrôle sont traitées, pas de at random

Flow demandes de contrôle Demande de contrôle résultat

Ecrans demande contrôle

2.5. Enregistrement des certificats par Medex Le jour de sa réception Medex enregistre le certificat dans le système Absentéisme Les certificats sont enregistrés suivant les données déjà présentes dans le système Irrégularités éventuelles entre l’absence communiquée et la durée de du certificat de maladie  liste dans l’application Feedback nombre de jours de maladie  via système + possibilité d’imprimer les listes (dès le 2 octobre plus par correspondance) A terme: possibilité d’un filetransfer

2.6. Conclusion: qu’est-ce qui change ? Dès le 02/10/2006: La communication de la maladie est enregistrée immédiatement dans le système Absentéisme de Medex  Medex peut réagir plus vite Les absences d’un jour désormais uniquement via le système  Medex ne traitera plus les SSA1C qui seront encore envoyés Les données du personnel sur lesquelles Medex se base, seront communiquées par vous mensuellement, via filetransfer ou IFA, of manuellement via le système  Vous pouvez vous-même introduire les modifications dans le système, donc données actuelles Demande de contrôle via le système  délai de traitement plus court, dispatching automatique Feedback concernant le contrôle via le système  délai de traitement plus court du résultat du contrôle + employeur peut suivre l’avancement Feedback jours de maladie via système  délai de traitement plus court, donc à partir du 02/10/2006 plus d’accusé de réception avec le nombre de jours par courrier

Absence pour accident du travail/maladie professionnelle Mêmes principes que pour les autres absences (p.ex. plus d’accusé de réception du certificat médical par courrier) Les absences seront toujours notées dans les conclusions de l’expertise médicale relatives à l’accident du travail/maladie professionnelle La correspondance spécifique concernant le lien causal entre l’absence et accident du travail/maladie professionnelle est maintenue Prestations réduites Mêmes principes que pour les autres absences (p.ex. plus d’accusé de réception par courrier) Le document avec les conclusions du médecin de Medex sera toujours donnée à la personne concernée + copie pour l’employeur

3. Accès système Choix transfert du fichier: nécessite accès au serveur SFTP adresse IP machine utilisateur technique mot de passe nom du répertoire seront communiqués au chef de projet/personne de contact Choix application web communiquer les données (nom, prénom, numéro national et rôle linguistique) du usermanager: via le formulaire web usermanager accorde les rôles aux membres du personnel-users de son institution (manuel à ce sujet disponible bientôt) chaque user du système demande au plus vite un token fonctionnaire via le gestionnaire de sécurité de l’institution (voir mail 01/09)      

3.1. Fichier “person” Plusieurs possibilités: Fichier IFA (reçu par Medex le 15 de chaque mois) Fichier: à communiquer le 15 de chaque mois  nouvelle fiche technique sur le site web (ne sont plus obligatoires: numéro GSM, régime de travail sur 10 semaines, numéro medical…) Encodage des modifications ou des nouveaux membres du personnel via l’application web Membres du personnel manquants: possibilité de modifier/créer depuis le fichier “absence” Principe : la dernière version écrase les données antérieures        

3.2. Ecrans  Rechercher un agent        

 Créer ou modifier un agent        

4. Témoignage SPF Santé publique Projet Absences pour maladie dans SPSCAE Contexte: 1800 membres du personnel (exclus Smals) 5 DG, 4 Services d’encadrement, une dizaine de commissions, 2 IS Administration centrale et services extérieurs provinciaux Processus décentralisé de l’annonce de la maladie Pas de contrôle de qualité central du SD P&O Processus difficile vers un nouveau règlement de travail Projets P&O liés: Extension centrale du Call Center (guichet unique) Responsabilisation du management de ligne : Management Development Contrôle de qualité des processus P&O du SD P&O (ex. : application uniforme)  Au sein du service Conditions de travail et Gestion des rémunérations Introduction du système électronique de pointage (PROTIME) Augmentation des données de qualité & agrandissement du système e-HR DIP

4.1. Approche concret: projet pilote  Choix banque de données ITMA ( -> IFA : tout collaborateur payé par le SCDF) + compléments pour les PJ, … Raisons : notre banque de données (DIP) n’est pas encore adaptée -> ITMA ‘pour le moment’ plus complet, plus exact éventuelle reconversion vers DIP plus tard

 Communication + enregistrement de l’absence Entre 8h et 9h prévenir le Call Center, qui enregistre l’absence (application web) + envoi d’un mail à une boîte mail centrale par DG/SD + cc chef fonctionnel + cc SD P&O Raisons : Communication au Call Center : - augmentation de l’efficience (projet extension du Call Center) - sont déjà présents à partir de 8h et entre 8h et 9h période plus calme - déjà prévu dans la proposition ‘nouveau’ règlement de travail que l’on prévienne le Call Center en cas de maladie. Enregistrement par le Call Center : - doivent déjà noter l’absence (pour la transmettre au SD P&O) -> pas de double travail -> aussi enregistrer ! - pas de nombre ‘infini’ d’intermédiaires -> moins de chance de fautes - ne doit pas prévoir de permanence entre 8h et 9h au SD P&O, ce qui est déjà le cas au Call Center

Changements dans les données enregistrées peuvent aussi être apportées par le SD P&O (cellule Conditions de Travail) : ex. Fautes Vue d’ensemble des absences par collaborateur : - consultable dans le système par le SD P&O (cellule CT) - com.dir, chefs de service, chefs fonctionnels peuvent demander de l’information par mail au SD P&O (cellule CT) -> raisons: centralisation + confidentialité!

 Communication et enregistrement « Horaires déviants » Ex.: Personnel de nettoyage commence à 6h, … Communication de l’absence: 1h avant le début du travail auprès du chef de service, qui prévient le Call Center entre 8h et 9h -> situation inverse! Enregistrement + demande de contrôle + résultat du contrôle = Procédure des horaires normaux

 Demande de contrôle Chef fonctionnel/chef de service/DG/SD/Président demandent des contrôles ad hoc : via la boîte mail ‘controle’ (du service d’encadrement P&O) puis les contrôles sont enregistrés avant 9h30 (13h30 et 21h) (nom, adresse, numéro médical, …) par le service d’encadrement P&O Raisons: Centralisation de l’enregistrement au SD P&O shared service SD P&O : décharger les chefs fonctionnels contrôle de qualité (application uniforme, déviation éventuelle par rapport à la gestion des contrôles convenue)

 Gestion de contrôle: critères pour demander un contrôle Ex.: absence répétitive le lundi matin, absence après jour de fête, souvent absent le mercredi, 3 X absent 1 jour, … Ces critères seront discutés dans les groupes d’intervision des chefs de service dans le cadre du projet management intégral, ensuite validé par le Comité de direction

 Rapport des resultats de contrôle Seul le SD P&O (cellule CT) peut consulter les résultats des contrôles demandés / effectués par collaborateur à cause du shared service SD P&O SD P&O rapporte au Comdir les chiffres dans le cadre de la gestion de l’absentéisme SD P&O peut sur demande donner une vue d’ensemble des contrôles demandés et effectués par collaborateur au Président, DG, SD, chefs de service et chefs fonctionnels

 Communication et actions de formation Concertation au CCB Envoi d’une lettre à tous les collaborateurs Ecrans de plasma Formations des opérateurs et membres du personnel SD P&O Bulletin d’info Echo (info sur le fond sur procédures et projet absences pour maladie) Formation des chefs de service dans le cadre du management intégral -> utilisation du set de base (slides + articles) -> important de ne pas uniquement communiquer sur la ‘procédure’ mais aussi sur le ‘pourquoi’ du projet! Pratiquement: -au dos du badge : brève explication de la procédure en cas de maladie + numéro d’appel du Call Center -à l’avant du badge : mention du numéro médical

 Conclusion Projet d’essai : évaluer pour apprendre et si nécessaire adapter les procédures Tenir compte des autres projets de changement Attention à la communication et la formation Interne au SD P&O redessiner les processus AVBM

5. Conditions de réussite Désigner un chef de projet interne Désigner un usermanager Définir les processus internes relatifs à la communication de l’absence pour maladie, l’enregistrement des absences, les demandes de controle et la consultation des données Demander le token fonctionnaire pour les utilisateurs Gérer le fichier IFA ou un fichier propre Eventuellement, désigner un formateur interne S’inscrire pour la formation système Absentéisme Medex (groupe cible: chef de projet interne/personne de contact/formateur interne) Prévoir une formation interne

6. Planning + information complémentaire Pour le 13/09/2006 Communiquer le choix pour la base de données “person”, “absence” et “contrôle” via le formulaire électronique Communiquer les coordonnées du usermanager local via le formulaire électronique  formulaire électronique : https://portal.health.fgov.be/portal/page?_pageid=56,8646422&_dad=portal&_schema=PORTAL S’inscrire pour la formation système Absentéisme Medex via absenteisme@health.fgov.be

Formation A Eurostation (Place Victor Horta, gare du Midi) Dates Nombre maximal de participants par session: 16 Groupe cible: chef de projet ou formateur interne Principe de l’inscription: les administrations qui se sont inscrites les premières seront invités à la session (s’inscrire pour le 13/09 via absenteisme@health.fgov.be) Si nécessaire  sessions supplémentaires Dates 25/09/2006 9.00-12.00 FR 14.00-17.00 NL 27/09/2006 9.00-12.00 NL 14.00-17.00 FR 29/09/2006

Informations complémentaires https://portal.health.fgov.be/portal/page?_pageid=56,8646422&_dad=portal&_schema=PORTAL Frequently asked questions: concernant la définition de l’absentéisme, la politique de contrôle, la réglementation, les questions techniques etc. Fiche technique actualisée sur base des remarques des administrations A terme: manuel du système Absentéisme Medex http://medex.fgov.be (thème “Personnel de la fonction publique/Contrôles des absences pour maladie”) Dès octobre: nouvelles procédures Medex relatives aux contrôles des absences pour maladie – directives à suivre pour le fonctionnaire + dernière version des formulaires (rubrique supplémentaire “formulaire” à droite)

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