Appels dOffres Aspects Financiers et Comptables Arcachon 26 juin 2012 Talence 28 juin 2012

Quels types dAppels dOffres Projets Région Projets ANR Fonds Europe (7ème PCRDT, SUDOE, Interreg) Autres (partenariats privés, fondations, Ministère…..)

Rappel Types de Dépenses Fonctionnement - consommables - fournitures et/ou petits matériels (< 800 HT unitaire) - prestations de services: tout travail de recherche effectué par un tiers - missions (frais séjours, transports, inscription colloques) - indemnités de stage (gratifications) Equipement: tout matériel > 800 HT unitaire Respect de la réglementation liée aux Marchés Publics Dépenses de personnel: CDD (ingénieur, tech., post doc, doctorants)

Règles budgétaires à lUniversité Masse 10 = Fonctionnement (indemnités de stage rattachées au fonctionnement) Masse 20 = Equipement (> 800 HT unitaire ) Masse 30 = Dépenses de personnels

Exemple de situation de convention

Projets ANR: Préparation du Budget Prévisionnel DEPENSES de FONCTIONNEMENT 1 – Dépenses de Personnel * Salaires chargés (salaire brut + charges patronales) * Indemnités de stage

DEPENSES de FONCTIONNEMENT 2 – Autres dépenses de fonctionnement * Frais de laboratoire (fluides, petits matériels < 800 HT, consommables) * Missions (rappels / indemnités relatives aux missions) * Prestations de service (individualisées dans le montage du projet, < 50% du coût global entrant dans lassiette de laide) * Frais généraux de gestion (4% des dépenses éligibles)

DEPENSES d EQUIPEMENTS Tout matériel dune valeur unitaire > HT Respect de lapplication de la réglementation des Marchés Publics « Mise en concurrence » entre et (production 3 devis) Marché Public si > HT (Référente EPOC: S.Miglierina)

Exécution du projet: modification de la répartition des dépenses -Sans contrainte particulière pour les modifications à lintérieur du poste fonctionnement -Sans contrainte entre les postes « fonctionnement » et « équipement » sous réserve que la modification nexcède pas 30% du montant de laide -Si modification > à 30% : autorisation préalable de lAgence de la Recherche

ANR: Autres Informations Accord de consortium obligatoire pour les projets internationaux et projets partenariaux entreprises/organismes publics (max T mois) Suivi – Rapports davancement Durée du projet 39 mois Compte rendu démarrage T0+6 T0+6 T0+6 Compte rendu intermédiaire T0+12 T0+18T0+18 & T0+30 Compte rendu finalAu plus tard 2 mois après la date de fin de projet Relevé justificatif final de dépenses (liste détaillée pour les dépenses de personnels, déquipements et de prestations de services) Audit possible à tout moment pendant le projet et 2 ans après la fin du projet

PROJETS EUROPEENS Régimes de financement de lEurope Projets collaboratifs * 3 à 10 partenaires: projet moyenne taille (2 à 4 ans, 2 M) * 10 à 20 partenaires: projet grande taille ( 3 à 5 ans,10 M) Réseau dexcellence Actions de coordination Bourses Marie Curie Recherche au profit des PME

PROJETS EUROPEENS Pour être éligibles, les coûts doivent: –Être réels, –Être encourus pendant la durée du projet être supportés et enregistrés dans la comptabilité du bénéficiaire, –Suivre les règles comptables de lEtablissement, –Être indiqués dans le budget estimatif de lannexe 1.

1 - Les coûts directs: coûts rattachés sans ambiguïté au projet (consommables, missions, prestations, personnels permanents et/ou temporaires) Réactifs, consommables utilisés exclusivement pour le projet, Recrutement dun CDD pour travailler sur le projet, Missions chez un partenaire du consortium, Missions nécessaires à la réalisation du projet, Mission à colloques : présentation résultats du projet, Sté prestataire pour création site Web…. Tout temps passé par un permanent sur le projet pour le management (fiches temps) Amortissement Equipement

PROJETS EUROPEENS Coût des équipements durables * Seul lamortissement est une dépense éligible * Chacun applique ses règles damortissement habituelles * Part dutilisation de léquipement pour le projet européen (durée et pourcentage dutilisation) Calcul amortissement = A / B x C x D A = durée en mois dutilisation de léquipement après facturation B = durée damortissement (en mois) C = le coût de léquipement (hors TVA) D = pourcentage dutilisation de léquipement pour le projet pendant la période de reporting

2 - Les coûts indirects: coûts éligibles dont le montant nécessiterait une clé de répartition pour laffectation au projet Consommables liés aux travaux dentretien des équipements et le SAV Dépenses de papeteries Outils informatiques Sous traitant également partenaire du projet Missions à des colloques non liés au projet Toute formation à une technique nécessaire au projet Un permanent tech. déclaré pour des travaux de maintenance Heures passées par le gestionnaire du labo sur le projet

PROJETS EUROPEENS Exemple de Projet Collaboratif Coûts directsCoûts indirectsCoûts éligibles 60% R&D: Taux = 75% 75%x 160= 120 Démonstration Taux = 50% 50%x80=40 Formation, gestion et coordinationTaux = 100% %x16=16 000

Exemples de dépenses non éligibles TVA sur facture dhôtel Agent dun organisme non tutelle du laboratoire (sauf si clause 10 « third party » intégrée à la convention) Gratifications de stage Vacations Tout équipement mis en service 6 ans avant le début du projet

PROJETS EUROPEENS 1 – COUTS DIRECTS a) Personnel permanentaFiche temps b) Personnel temporairebFiche temps + contrat c) ConsommablescFactures d) Missions, DéplacementsdFactures, OM, EF e) EquipementeAmortissement f) Sous traitancefFacture A = TOTAL COUTS DIRECTSA = a+b+c+d+e+f 2 – COUTS INDIRECTS60%Forfait (hors sous traitance) Rappel: Actions de coordination7% Bourses du conseil européen20% B = TOTAL BUDGET = A + 2 FINANCEMENT UE (ex RTD) = 75% de B

INTERREG et SUDOE Subventions de lEUROPE Respect des règles déligibilité Contrôle de 1er niveau sur reporting Archivage indispensable (financier et scientifique) Audit systématique

Contacts Projets 7eme PCRDT Univ. Bordeaux 1: ANR et projets CRA (Conseil Régional dAquitaine) Univ. Bordeaux 1: EPOC: