La gestion électronique des documents Classe de terminale STG

Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ? La gestion électronique des documents ou GED est l’ensemble des outils, des matériels et des technologies logicielles qui permettent : d’acquérir*,d’organiser, de gérer, de stocker, et de distribuer des documents sous forme électronique des documents sous forme électronique.

Quelles sont les sources de documents ? Les documents peuvent être : des documents électroniques par nature. des documents papier transformés par numérisation en documents électroniques.

1a - Intégrer des documents électroniques dans le système GED Fichiers Intégrer des documents dans le système GED 1a On peut intégrer dans le système de GED des documents électroniques par nature issus des applications informatiques de l’entreprise :  sous forme d’états  sous format texte  sous toutes les autres formes de fichier électronique

1b - Entrer des documents non électroniques dans le système GED Entrer des documents dans le système GED Acquérir par numérisation 1b Il s’agit de tous les documents que l’entreprise utilise et qui ne sont pas des documents électroniques. Ils sont numérisés et dématérialisés.

2a – Organiser l’accès aux documents du système GED Organiser l’accès aux documents Indexer 2a On doit pouvoir trouver facilement et rapidement les documents pour les utiliser en fonction des besoins de l’entreprise. Il faut indexer les documents.

2b – Classer les documents dans une arborescence 2b Classer dans une arborescence Il faut ensuite classer les documents dans une organisation de dossiers informatiques qui constitue l’arborescence des dossiers et fichiers.

3 – Stocker les documents et les protéger Les documents indexés et classés sont stockés dans des serveurs de stockage qui doivent être protégés des virus, des erreurs de manipulation, etc. Stocker et protéger les documents 3

4 – « Alimenter » les bases de données de l’organisation 4 « Alimenter » les bases de données de l’organisation Tous les documents indexés, classés et stockés enrichissent les bases de données des applications logicielles administratives, techniques, commerciales et comptables de l’entreprise.

5 – Utiliser des documents dans l’organisation Utiliser les documents dans l’organisation 5 ENRICHISSEMENT Pour pouvoir utiliser le système GED, les salariés de l’entreprise doivent pouvoir chercher et trouver facilement et rapidement les différents documents électroniques en utilisant des moteurs de recherche.

6 - La décomposition du système GED – schéma complet « Alimenter » les bases de données de l’organisation 4 Acquérir par numérisation 1b1b Intégrer et entrer des documents dans le système GED Fichiers 1a1a 1a1a ENRICHISSEMENT Utiliser des documents dans l’organisation 5 2b2b classer dans une arborescence Organiser l’accès aux documents Indexer et 2a2a Stocker et protéger les documents 3