Une approche documentaire de la diffusion sur Internet Journée WebÉducation Martin Sévigny / Irosoft / 14 mai

2 Rappel du programme En lien direct avec la conférence précédente, nous allons terminer la journée par une exploration des impacts de la diffusion sur Internet des documents numériques. L'objectif est de voir comment un intranet documentaire peut se transformer - en tout ou en partie - en un outil de diffusion sur Internet, en tenant compte des besoins en sécurité, authenticité, confidentialité, interopérabilité, etc.

3 Plan de la présentation Diffusion sur Internet Concepts Impacts généraux Impacts sur les documents Impacts sur la gestion documentaire Stratégies Bilan de la journée

4 Diffusion sur Internet Principaux concepts Un réseau étendu, avec un grand nombre potentiel dutilisateurs Des technologies de base identiques, mais des caractéristiques techniques très variées Un phénomène social, pas seulement un outil Modes, tendances Objet de discussions, de pouvoir En bref… Une apparente continuité par rapport à intranet… … mais les petites différences peuvent avoir des impacts majeurs

5 Diffusion sur Internet Principaux impacts Démographiques Nombre dutilisateurs potentiels très élevé Diversité culturelle Diversité des niveaux de connaissance Technologiques Grande diversité des dispositifs de consultation Diversité des vitesses daccès Diversité des logiciels, en particulier les navigateurs Internet

6 Diffusion sur Internet Principaux impacts Dutilisation Utilisateurs finaux Agrégateurs, intermédiaires Utilisateurs humains, utilisateurs informatiques De visibilité Impacts médiatiques Phénomènes sociaux

7 Impacts sur les documents Est-ce le bon document? Diffuser la bonne (dernière?) version Ne pas introduire derreurs (voir la question des formats) Donner confiance à lutilisateur concernant lorigine et lauthenticité du document Quel format utiliser Le format peut-il être lu par la vaste majorité des utilisateurs, peu importe leur nature? Dans certains cas, le format peut-il être modifié par les utilisateurs concernés? Dois-je prévoir une conversion? Si oui est-elle fiable? Dois-je la faire à la demande ou prévoir une conversion préalable?

8 Impacts sur les documents Ais-je les bonnes métadonnées? Est-ce que le profil de métadonnées du document prévoit les propriétés pertinentes à la diffusion sur Internet? Est-ce que mon document a des valeurs correctes pour ces propriétés? Est-ce que tous les usages potentiels de ces propriétés ont été considérés? Recherche sur le site Recherche sur des moteurs de recherche publics Affichage des propriétés Navigation

9 Impacts sur la gestion documentaire Technologies Est-ce que mon outil est capable de gérer laugmentation du nombre dutilisateurs? Faire notamment attention aux pics daudience, par exemple suite à une forte exposition médiatique Est-ce que mon outil supporte la grande diversité des logiciels utilisés par les différents utilisateurs? Est-ce que mon outil est « ouvert » sur lextérieur?

10 Impacts sur la gestion documentaire Gestion des droits daccès Est-ce que je peux distinguer une diffusion « interne » dune diffusion « externe »? Est-ce pertinent? Est-ce suffisant? Est-ce que jai prévu un utilisateur anonyme? Est-ce que je peux avoir des utilisateurs nommés externes dans mon annuaire? Dans mon outil? Est-ce que je peux faire confiance à ces accès externes? Est-ce que je peux faire confiance à mon outil de gestion documentaire pour bien gérer les accès maintenant que jai ouvert (un peu) sur lextérieur?

11 Impacts sur la gestion documentaire Organisation des documents Est-ce que le mode dorganisation des documents sur lintranet correspond à celui que je souhaite utiliser sur Internet? Est-ce que les règles imposées par la gestion intégrée des documents doivent avoir une réalité pour les utilisateurs externes sur Internet? Est-ce que lutilisateur final a besoin de comprendre le fonctionnement interne de mon organisme pour accéder aux informations?

12 Impacts sur la gestion documentaire Organisation des documents – exemple interne

13 Impacts sur la gestion documentaire Organisation des documents – exemple externe

14 Stratégies Faire une bonne gestion documentaire Ne pas négliger les besoins internes, fonctionnels de lorganisation Une saine gestion documentaire en interne peut aisément se transformer en qualité sur un site Internet Agir en amont Concevoir les profils de métadonnées en tenant compte des besoins de diffusion sur Internet Appliquer consciencieusement les bonnes métadonnées aux bons documents, en tenant compte des besoins de diffusion sur Internet

15 Stratégies Prévoir les impacts technologiques Séparation des applications internes et externes? Prévoir des liens tout de même… Planifier la montée en charge Temps CPU Bande passante Prévoir des interfaces utilisateurs différentes

16 Stratégies Récapitulatif des principaux ingrédients Des documents correctement décrits Un logiciel ouvert de gestion intégrée des documents sur intranet Des règles de transposition de lintranet vers Internet Règles dextraction: quels documents dois-je publier à qui? Règles de navigation: comment organiser et naviguer les documents extraits? Une vue informatique de lintranet transposé vers Internet Un outil de gestion de sites Internet qui peut exploiter cette vue informatique parmi dautres informations et services

17 Bilan de la journée Questions? Commentaires? Prochaines étapes?