Gestion des emplois du temps et des salles Université de La Rochelle Rentrée 2000

Création d ’un emploi du temps Exemple de sorties Emploi du temps Création des emplois du temps, réservation de salles & heures complémentaires Création d ’un emploi du temps Exemple de sorties Emploi du temps Validation du réalisé (heures complémentaires)

Emploi du temps Enseignant/enseignement Réalisation Il est mis à jour (construit) à partir des renseignements fournis au travers de: l’application de gestion des emplois du temps et des salles l’application missions l’application agenda individuel Un système d’envoi de messages par mail permet aux personnes intéressées d ’être tenues informées

Lancement de l ’application par un utilisateur quelconque Inspecteur de création et modification Personne ayant lancé l’application Parcourir les semaines Changer de ressource affichée Verrouillage Déverrouillage Semaine courante Réservation réalisée avec l ’application AGENDA Emploi du temps de l’IATOS éventuel Réservation réalisée avec l ’application SALLES et Emplois du Temps Réservation réalisée avec l’application Missions Réservation réalisée avec l’application AGENDA dans une période de congés

Le cas particulier de l’agenda personnel (valable pour tous) Initialement prévu pour être utilisé avec la gestion/réservation des salles et la création des EDT enseignement : saisie de la disponibilité des enseignants, mise à jour automatique à partir de leur programmation en cours, TD, TP, Réunion accessible via le réseau. Son usage a été élargi en fonction des besoins des utilisateurs Version WEB (sécurisée)…. dans les cartons !

Agenda individuel associé Version encore très perfectible et « Webisable »

Lancement de l ’application par un utilisateur quelconque Inspecteur de création et modification Personne ayant lancé l’application Parcourir les semaines Changer de ressource affichée Verrouillage Déverrouillage Semaine courante Réservation réalisée avec l ’application AGENDA Emploi du temps de l’IATOS éventuel Réservation réalisée avec l ’application SALLES et Emplois du Temps Réservation réalisée avec l’application Missions Réservation réalisée avec l’application AGENDA dans une période de congés

Comment changer la "ressource" visualisée ? Les diplômes Cliquez sur ce « PopUp » pour choisir entre Diplôme, Salle et Individu par défaut positionné sur diplôme Cliquez ici pour choisir par défaut positionné sur préférences Choisir l ’année. L ’année universitaire par défaut est sélectionnée. Saisir éventuellement dans ces champs un chaîne de recherche Déroulez ce menu pour choisir un groupe (dans le cas du diplôme) par défaut positionné sur TOUS

Comment changer la "ressource" visualisée ? Les salles Cliquer ici pour lancer la recherche. Taper les première lettres connues du Bâtiment par exemple

Comment changer la "ressource" visualisée ? Les individus La recherche peut s’effectuer parmi les étudiants attention au nombre!

Les préférences diplômes Choisir parmi les diplômes de l’établissement les plus fréquemment utilisés Tous les diplômes de l ’établissement Je reviens sur mon choix Je fais mon choix Mes diplômes de travail habituel

Gestion des réservations: l ’inspecteur Création: les personnes Partie destinée à la saisie : - Du jour, - De l'horaire, - Des semaines concernées - De type de la réservation - De l'année scolaire Partie destinée à la recherche des ressources concernées par cette réservation - Personne Salle Matière et examen - Objets (vidéo-projecteurs …) Cliquer ici pour ajouter la (es) ressource(s) sélectionnées dans le panier Le "Panier" qui est la liste de toutes les ressources concernées. On ajoute la ressource recherchée dans le panier grâce à la flèche vers le bas

Gestion des réservations: l ’inspecteur Création: les salles Réservation valable sur plusieurs semaines. Saisie à la « microsoft »! De ce choix dépendent certaines ressources. Ajouter un commentaire Je choisi parmi les salles que je gère ou toutes? Lancer la recherche Le « Au choix » indique que je sélectionne plusieurs salles possibles pouvant convenir. Un email sera adressé au(x) dépositaire(s) de(s) salle(s) qui valideront ou pas la demande. La 1ère validation sera la bonne

Gestion des réservations: rechercher une salle spécifique Recherche « fine » d ’une salle « degré » de liberté? Lancer la recherche Cliquer pour choisir et ajouter à la création en cours

Gestion des réservations: l ’inspecteur Création: les matières Je choisi parmi les diplômes que je gère ou tous? Quel enseignement?on saisit le code ou une partie du code puis on interroge Menu déroulant pour choisir les groupes Quel(s) groupe(s)? Apparaissent ici les groupes créés avec l ’application Groupes (Trombino) suivant le type choisi Un panier complet?

Utilisable surtout pour les vacataires extérieurs Dans le cas d'une personne notamment la vérification s'effectue sur : les missions les jours fériés les vacances universitaires les indisponibilités par diplôme (cf fenêtre ci-après : menu Outils - Indisponibilités) Si c’est un IATOS sur son emploi du temps hebdomadaire Si c’est un Enseignant les indications que ceux-ci ou leur secrétariat auront bien voulu indiquer à l’aide de l’application: AGENDA Utilisable surtout pour les vacataires extérieurs

Création directe et simplifiée d ’un « occupant » Dans le cas où la personne concernée est par exemple un extérieur non encore enregistré menu « Outils - Création Personne » L ’adresse Email, le téléphone et le fax seront ajoutés

Modifications/suppressions à l’aide de l’inspecteur

Modifications/suppressions graphiquement Déverrouiller le déplacement graphique Déplacement de la réservation à la souris avec affichage des «nouvelles coordonnées» Panneau de validation de la modification

Editer/afficher les emplois du temps Version Papier Version WEB

Effectuer une impression En cliquant sur cet icône, vous pouvez imprimer l'emploi du temps visualisé

Mettre l’emploi du temps sur le WEB "Fichier  exporter sur le web" (c'est l'emploi du temps affiché à l'écran qui va être exporter) : Acrobat Distiller va se lancer et effectuer une conversion. Lorsqu'il aura fini, il affichera *** fin du travail *** Fermer la fenêtre Acrobat Distiller L'application effectuera le transfert sur le web et affichera un message si tout c'est bien déroulé. Génération directe en PDF en cours

Accéder à l’emploi du temps sur le WEB L'emploi du temps est visible en cliquant sur "Emploi du temps/Planning" dans la page "Intranet" du site web. Des sorties (WEB) par salle (pour le service technique par exemple) et enseignant (surtout pour les vacataires extérieurs)

Emploi du temps sur le WEB- Accès - Cliquez ici

Emploi du temps sur le WEB-Diplômes- Cliquez sur le numéro de semaine Cliquez sur un de ces items pour accéder aux diplômes de la composante

Emploi du temps sur le WEB-Salles- Cliquez sur le numéro de semaine Cliquez sur un de ces items pour accéder aux bâtiments recherchés

Conséquences sur les heures complémentaires Elles se déduisent du prévisionnel réalisé! Il suffit sur la base des informations transmises par les responsables pédagogiques de pointer/valider (sans aucune saisie!) les enseignements effectués.

Validation du réalisé (menu Outils - Heures Complémentaires) Période à considérer Par défaut tout est réalisé. Validation de la période et transfert « heures complémentaires » Boutons de validation Détail des enseignement non réalisés

Gestion du réalisé En cours d ’intégration avec les heures complémentaires

Des questions, des problèmes ou des remarques ? Le menu "Outils »: "Problèmes » permet d'envoyer un mail à qui de droit "Forum Gest. Des salles » ouvre le web à la page des forums, choisissez ensuite le forums "Gestion des salles et emploi du temps".

Un message envoyé directement au développeur Menu « outils »=>  »problèmes »