La Ligue des Cadets de l’air du Canada Inscription et filtrage des bénévoles Procédures pour les Comités Répondants

Obligation légale 3 décisions de la Cour Suprême du Canada ont un impact sur notre programme: Myers v. Peel County Board of Education K.L.B. v. British Columbia John Doe v. Bennett C’est par l’entremise de ces cas légaux, que la Cour Suprême du Canada impose un degré de protection accru pour les « personnes vulnérables », c.-à-d. que le degré ou la nature de la protection est celle <<d’un parent prudent et concerné>> et non celui de la <<personne raisonnable>>.

Le Protocole d’entente avec le Ministère de la Défense Nationale (MDN) Il s’agit d’une entente signée entre les trois Ligues et le MDN. La Section 5.2.3 concernant les bénévoles cite: “Seuls les bénévoles vérifiés et approuvés selon la procédure entendue entre le MDN et les Ligues peuvent participer aux activités définies à titre de <<service comme cadet>>”.

Qu’entend-on par <<Service comme cadet?>> D’après le Protocole: Inclus la présence et la participation du cadet dans une activité de cadet autorisée ou une période de formation. Déplacement (physique) pour se rendre (et ensuite le retour à la maison) à l’endroit ou s’effectue la période de service comme cadet ou la période de formation. En termes généraux: Le cadet, une fois arrivé au quartier général ou s’effectue la formation ou au site de formation, sera présumé comme étant officiellement en période de <<service comme cadet>>. Les cadets en période de service comme cadet actifs, seront sous la supervision d’un officier CIC ou d’un Instructeur Civil.

Qui doit-on inscrire et filtrer? Ceci inclus: Les membres du CR Les conducteurs d’automobiles bénévoles (réguliers et occasionnels) Les personnes travaillant à la cantine Les instructeurs bénévoles, les adjoints de bureau, les assistants magasiniers, etc. Toutes les personnes désirant se joindre au Comité répondant (CR) ou avec le reste du personnel de l’escadron, doivent être inscrits comme bénévoles et filtrés.

Quels sont les gens dont il n’est pas nécessaire d’inscrire et filtrer? Le MDN complètera la vérification approfondie de la fiabilité des officiers CIC et des instructeurs civils. Les membres des Forces Canadiennes (FC) [régulières et réserves] peuvent offrir leurs services en tant que bénévoles sans être inscrits et filtrés, cependant ils devront compléter le formulaire d’entente avec les bénévoles. (OAIC 23-07, Annexe A).

Responsabilités au niveau local Le CR devra: Identifier et effectuer l’inscription et le filtrages des bénévoles offrant leurs services. Expédier les formulaires complétés au bureau provincial de la Ligue. Fournir une liste des bénévoles approuvés au commandant de l’escadron. Identifier le besoin et offrir toute formation requise. S’assurer de l’utilisation de bénévoles autorisés selon les lignes directrices nationales. Le commandant devra: Fournir au CR ses besoins en terme de bénévoles requis. Identifier et offrir toute formation requise par le MDN. S’assurer que l’on utilise seulement des bénévoles autorisés selon les lignes directrices nationales de l’OAIC 23-07.

Responsibilités provinciales/régionales Le comité provincial devra: Vérifier les documents reçus, les résultats des procédures de filtrage et expédier l’information au bureau national de la Ligue. Émettre les cartes aux membres dûment enregistrés. S’assurer de l’utilisation des bénévoles en conformité avec les lignes directrices nationales. Le MDN devra: Collaborer et supporter la mise en force/place des politiques nationales concernant les bénévoles. S’assurer de l’utilisation des bénévoles en conformité avec les lignes directrices nationales.

Responsabilités – niveau national La Ligue des Cadets de l’air devra: Participer conjointement avec le MDN au développement de programmes de gestion des bénévoles et des politiques en matière de filtrage. Réviser les résultats du programme d’inscription et de filtrage et d’aviser les comités provinciaux de toutes déficiences ou problèmes. Le MDN devra: Participer conjointement avec la Ligue au développement de programmes de gestion des bénévoles et des politiques en matière de filtrage.

Le processus d’inscription et de filtrage Réunion initiale Trousse d’inscription Entrevue Recommendation CR Vérification du dossier - Police Vérification des références Confirmation par la province Base de données Nationale Émission de la carte

La réunion initiale Mot de bienvenue aux nouveaux bénévoles à l’escadron ou au comité répondant. Vue d’ensemble du rôle des bénévoles. Vue d’ensemble du programme d’inscription et de filtrage des bénévoles et la raison pourquoi il est obligatoire. Détermination de l’intérêt et des opportunités pour le bénévole. Ne pas surcharger d’informations ou de questions le bénévole lors de sa première visite!

La trousse d’inscription Utiliser l’annexe B. À être complété avec l’aide d’un représentant du CR. Utiliser le terme <<s/o>> (sans objet) au lieu de cases non remplies. Demander des pièces d’identité avec photo (permis de conduire, carte d’assurance santé, passeport, etc.). Inscrivez ces informations à la case 30 du formulaire. Faire la révision de l’énoncé sur la dernière page, en s’assurant que le bénévole comprend bien ce qu’on lui demande, c.-à-d. avant de signer le formulaire.

L’entrevue Utiliser le formulaire d’entrevue du candidat. On recommande deux intervieweurs inscrits et filtrés. Un des deux peut-être le commandant ou un représentant nommé par le commandant. Utiliser les questions suggérées dans le guide pour débuter l’entrevue. Demander des questions probantes et approfondies si nécessaire. Donner la chance au candidat de faire des commentaires ou de donner des explications supplémentaires s’il y a lieu.

La vérification des références Utiliser le formulaire de vérification des références inclus dans la trousse. La vérification doit être effectuée par un ou les deux intervieweurs. N’oublier pas de vous présenter et de donner les raisons de votre appel et le pourquoi de la vérification des références.

La vérification avec les autorités policières Le Président du CR complète l’Annexe D1. L’appliquant rempli l’Annexe D2. Ne modifiez pas le texte, il est cependant permis d’utiliser le papier en-tête de l’escadron. Qui paiera les frais associés (s’il y a lieu) est une décision locale? Les autorités militaires pourront peut-être en temps et lieu rembourser les frais demandés par les services policiers. Veuillez noter que ceci est encore sous discussion!

La recommandation La recommandation finale est faite par le CR en consultation avec le commandant lorsqu’il sera approprié. Aviser le candidat. Rappeler lui que la recommandation n’est qu’intérimaire, c.-à.-d. en attendant la confirmation des niveaux provinciaux et nationaux. Expédier les formulaires au coordonnateur provincial. Le coordonnateur provincial coordonnera le processus avec le bureau national. Le comité provincial émet la carte d’identité suivant la confirmation du bureau national.

Expédier les documents au bureau provincial Le CR devra: Passer tous les formulaires en revue en s’assurant que le tout est complet. Expédier tous les formulaires aux divers comités provinciaux (voir la liste dans le manuel d’inscription et de filtrage). Le coordonnateur provincial devra: Vérifier tous les formulaires reçus. Expédier les informations au bureau national. Émettre les cartes à tous les bénévoles ayant complété avec succès l’inscription et le filtrage.

Au bureau national de la Ligue Télécharger dans la base de données nationale, les divers fichiers électroniques provinciaux. Vérifier que le/les membres n’ont pas précédemment été rejetés comme <<non-désirable(s)>> dans la base de données nationale intégrée. Si le candidat est identifié comme étant <rejeté> ou <non-désirable>, aviser le comité provincial qu’une vérification plus poussée ou approfondie sera nécessaire. Préparer une/des listes de bénévoles dont la période d’inscription et de filtrage est expirée, pour effectuer le renouvellement .

Questions et réponses Ce processus détaillé et onéreux, causera-t-il une certaine crainte et le départ possible de certains bénévoles? Ce procédé ne diffère aucunement de ceux de plusieurs autres organismes de jeunesse. Les gens au courant des activités et programmes des organismes de jeunesse, s’attendent a voir ce genre de procédures / programmes. Nous nous devons d’éduquer les gens n’ayant pas eu l‘opportunité de travailler avec des organismes de jeunesse. La crainte de certaines personnes à se soumettre à ce genre de filtrage sera peut-être une bonne chose!

Questions et réponses Je m’attends d’être nommé Trésorier d’un CR, dois-je me soumettre à une revue de ma cote de solvabilité personnelle avec un bureau de crédit? En ce moment, ceci est une décision du Président du CR local. La Ligue des Cadets de l‘Air du Canada entreprend la recherche d’une police d’assurances nationale « détournement et vol » pour la protections des actifs du CR et de l’escadron.

Questions et réponses Est ce que je dois signer le formulaire d’entente avec les bénévoles selon l’OAIC 23-07? Ceci est une décision personnelle. Nous le recommandons, afin de pourvoir fournir au Commandant une liste de bénévoles la plus complète possible. Votre participation ne garantira pas que vous serez choisi comme bénévole par le commandant, c’est sa décision personnelle. Fournit une protection accrue pour les bénévoles ayant indiqués leur désir de participer comme « Agent de la Couronne » (en cas de poursuite judiciaire).

Questions et réponses Qu’advient-il si quelque chose de négatif apparaît sur le dossier de vérification des autorités policières? Tout dépend de la nature de la dérogation et quant a eu lieu la situation en question. Le candidat doit avoir la chance d’offrir des explications. S’il/elle refuse, vous aurez peut-être des doutes sur la fiabilité du candidat(e). Inclure des détails sur les explications fournies par le candidat sur les formulaires à être expédiés aux comités provinciaux. Votre jugement pour les « cas difficiles » devrait être de nature conservatrice, c.-à-d. celui d’un « parent prudent » favorisant la protection de la jeunesse.

Questions et réponses Qui est responsable du paiement pour la vérification du dossier avec les autorités policières? Certaines agences policières ne chargent rien pour ce service. Le candidat peut-être demandé de payer, à moins que le CR ait pris la décision de payer. C’est une décision locale. La Ligue négocie avec le MDN pour voir s’il sera possible d’obtenir un remboursement des frais encourus pour la vérification du dossier.

Questions et réponses Quels documents doit-on garder au quartier général local? La page 1 du formulaire d’inscription. La copie originale de l’entente avec le bénévole (Annexe A, OAIC 23-07) Tous les autres documents (que le candidat soit recommandé ou non) doivent être acheminés au bureau du comité provincial.

Questions et réponses Pourquoi doit-on expédier tous les documents au bureau du comité provincial? Pourquoi doit-on garder les dossiers si longtemps? Le bureau du comité provincial est responsable de maintenir tous les documents pour fins de vérification. Les documents doivent être gardés pour de nombreuses années en cas de litiges futurs possibles, soit pour des cas concernant l’abus.

Questions et réponses Est-il acceptable de sauvegarder une copie des documents dans des formats électroniques tels que des documents imagés, sur CD ROM, etc.? Il se peut que oui, nous conduisons des vérifications avec les autorités légales. Confirmation à venir. Tous documents incluant les notes prises par les intervieweurs et pendant la vérification des personnes de référence devraient être sauvegarder électroniquement . Plus d’informations à venir.

Questions et réponses Je suis un membre inscrit au niveau provincial/national. Je ne suis pas supposé être seul avec les cadets, dois-je être inscrit et filtré? Tous les membres doivent être inscrits et filtrés à tous les niveaux. Les membres actuels au niveau provincial et national devront simplement renouveler leur inscription en utilisant le formulaire de renouvellement. Les membres au niveau Provincial / national n’ont pas besoin de signer le formulaire de consentement de service bénévole (OAIC 23-07) à moins qu’ils servent au sein d’un escadron.

Questions et réponses Les membres de la Ligue qui sont présentement inscrits et filtrés sans VDP (Vérification Dossier – Police) doivent-ils refaire le processus? Non! Nous espérons que tous les membres présentement inscrits et filtrés seront sous une clause «grand père» jusqu’à la fin de leur cinquième année. Ils devront alors compléter le formulaire de renouvellement. Si cela n’est pas acceptable pour le MDN, alors chaque personne devra compléter le formulaire de renouvellement incluant la VDP.

Questions et réponses Les bénévoles œuvrant au sein de l’escadron devront-ils être inscrits et filtrés au complet? Oui, c.-à.-d. s’ils n’ont été sujet à aucune forme de vérification antérieure par le MDN. Les bénévoles actuels qui ont été filtrés par le MDN ( incluant la VDP) fourniront l’information sur le formulaire de renouvellement.

Questions et réponses Où puis-je obtenir plus d’informations sur l’emploi des bénévoles et le processus d’inscription et de filtrage? Vous devez vérifier avec votre coordonnateur provincial – Inscription et filtrage. Le site WEB de la Ligue des cadets de l’air. (www.aircadetleague.com) Le site des cadets de l’air des Forces Canadiennes. (www.cadets.ca) Les sites WEB des comités provinciaux