FAX migration Project RightFAX UCMail FAX migration Project RightFAX Présentation du 09 janvier 2014 presentation title

Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Ordre du Jour Le besoin – Modernisation du service fax L’architecture Un choix structurant Architecture mode « standalone » Architecture mode « shared » Comparatif Recommandations Connexion vers Exchange 2010 Choix fonctionnels – recommandations Plate-forme de validation – Démonstrations Points ouverts Questions / Réponses Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Le besoin – Modernisation du service fax Les demandes dans le cadre du projet UCMail Service FAX émission/réception disponible à partir du client Outlook standard sans composant logiciels supplémentaires, service FAX à partir des applications métiers, compatibilité avec les copieurs Multifonctions (Scan to Mail), service Continu et Tolérance aux pannes, support du plan de numérotation, pas de rétention des fax émis ou reçus, le service Fax est un service de transport. L’environnement Infrastructure téléphonique sur la base de serveurs d’appels Cisco Infrastructure messagerie basée sur Microsoft Exchange 2010 Plusieurs milliers d’utilisateurs Un trafic fax à prendre en charge pouvant atteindre 24 000 pages/jour Présentation RightFax du 09 janvier 2014

L’architecture – Un choix structurant La solution OpenText RightFax présente une grande flexibilité sur le plan architecture et propose différentes options structurantes: Redondance de la solution dans un contexte dual-datacenter, Connexion vers Exchange, Connexion vers la plate-forme téléphonique. (Remarque: ces choix n’impactent pas l’expérience utilisateur) Domaine Alternatives Architecture dual-site Installation du service RightFax indépendant sur chacun des sites Installation des serveurs RightFAX en mode partagé (Base SQL partagée) Connexion vers Exchange Utilisation d’un connecteur installé sur Exchange 2010, Connexion par l’utilisation de EWS (*) Connexion SMTP Connexion vers la ToIP Installation du service transport localement au serveur RightFax Installation du service transport sur un service dédié (*) Exchange Web Services Présentation RightFax du 09 janvier 2014

L’architecture – Mode « standalone » Un service RightFax indépendant par datacenter Présentation RightFax du 09 janvier 2014

L’architecture – Mode « shared » Un service RightFax global distribué sur les 2 datacenters (Requiert une DB et un espace de stockage fichier partagés) Présentation RightFax du 09 janvier 2014

L’architecture – Comparatif Dans le mode « standalone », le service est complet sur un serveur sans dépendance vis-à-vis du site distant mais aucune redondance intra-site et risque de blocage des fax en transit Dans le mode « shared », le service est intégré entre deux datacenters mais un incident sur la base SQL ou sur le partage impacte la totalité de la production et toute mise à niveau entraîne une indisponibilité du service. Présentation RightFax du 09 janvier 2014

L’architecture – recommandations Une haute disponibilité intra-site couplée à une redondance inter-site Présentation RightFax du 09 janvier 2014

L’architecture – recommandations Combinaison des 2 modes Une redondance site par l’utilisation du mode « shared » par site Une redondance inter-site Pré-requis sur l’infrastructure SQL: Microsoft SQL server 2008 ou 2012 en mode service continu de manière transparente vis-à-vis du serveur RightFax, 2 bases de données hébergées sur cet environnement Pré-requis sur l’infrastructure Data-sharing: Haute disponibilité RightFax utilise des UNC(*) Réplication Data-Sharing via DFS (**) (*) Universal Naming Convention (**) Distributed file system Présentation RightFax du 09 janvier 2014

L’architecture – recommandations Licences requises 4 RightFax Enterprise Server 30 voix (2 déjà acquises, 2 à commander) 4 modules sharing services 4 modules listener SMTP 4 modules d’encryptage Infrastructure requise: 4 serveurs physiques RightFax (2 par site) Infrastructure mutualisée fournissant la ressource SQL et le partage (A définir avec les DbA) Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Connexion vers Exchange 2010 Envoi de fax par mail  Interconnexion du service RightFax et d’Exchange 2010. Cette interconnexion peut être réalisée selon 3 méthodes: Utilisation d’un connecteur SMTP Utilisation d’un « Foreign » connecteur installé sur Exchange, Utilisation d’un connecteur utilisant EWS (Exchange Web Services) Avantage(s) Inconvénient(s) SMTP Requis pour l’utilisation des MFP Foreign Connecteur Requis pour l’utilisation le champ « other fax » d’un contact Requiert l’installation d’un logiciel sur les serveurs transports Exchange 2010 « Add-in Outlook» non disponible sur les clients non Outlook Connecteur EWS Requis pour l’utilisation le champ « other fax » d’un contact. Utilise la technologie native 2010 SP1 ou supérieure (inclus Exchange 2013) Tous les fax transitent via une mailbox spécifique Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Connexion vers Exchange 2010 Le mode recommandé est l’utilisation uniquement du mode SMTP universel utilisable depuis: L’interface messagerie, Un copieur MFD Un smartphone Une application métier Outlook 2010 offre la possibilité d’associer 3 adresses SMTP pour chaque contact : @ email @ fax @ sms Le champ « télécopie bureau du contact » est une utilisation spécifique pour Outlook qui est non recommandé car non disponibles pour les tablettes et tout autre device. Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Choix fonctionnels – recommandations Indépendamment de l’architecture , il existe des choix de configuration qui impacteront l’expérience utilisateur: Sécurisation des accès aux images FAX Par défaut, le contenu n’est pas lisible (requiert des outils spéciaux). l’image n’est conservée que le temps du transit (1 mn par page pour les fax émis et moins de 2 mn pour les fax entrants) La définition des permissions et de la sécurité sur le répertoire des images peut être limitée (compte de service RightFax)  limitation de l’accès aux images. Un module d’encryptage sera utilisé pour encrypter les images en transit. Page de garde (Cover sheet) La gestion de la page de garde est désactivée par défaut dans les envoi de fax pour laisser à l’utilisateur le choix de son contenu et de sa présentation Remarque: cette gestion représente une charge additionnelle considérable pour l’exploitation et pour un rendu qui ne correspond pas à l’attente utilisateur. Dès lors que la page de garde est laissée au soin de l’utilisateur, le corps de message doit être désactivé pour respecter la cohérence du fax. Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Choix fonctionnels – recommandations Accusé de réception Envoi de tout le fax en attachement Envoi d’une réduction de la première page Si copieur MFP en libre service (sans authentification), l’accusé de réception sera imprimé automatiquement. Réception de Fax PDF searchable dans la boîte de messagerie assignée au numéro entrant par défaut, PDF image dans le cas d’application. Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Plate-forme de validation – Démonstration Scénario 1 : L’utilisateur LRightFax.28420 reçoit un fax depuis un numéro externe 1 / On montre le fax papier à envoyer 2 / On pose le fax et on numérote 28420 3 / On montre la réception des Fax sur les channel UCLABLANLRF02) Expliquer que la notif succes est envoyé à cet instant 4 / On montre le resultat dans Outlook et le PDF recu On explique les 2 messages avec comme information que la premiere notification est inutile si on ne met pas à disposition FaxUtil (client lourd ou client web)  inutile car les fax sont effaces après routage On montre comment supprimer cette notification (en enlevant le when initially received) Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Plate-forme de validation : Démonstration Scénario 2 : L’utilisateur LRightFax.28420 envoie un fax vers un numéro externe en utilisant l’adresse SMTP Fax du contact Outlook 2010 Etat inital Pas de cover sheet insere par RF elle est inclus dans le document Le premier test envoi vers le numero en tapant l’addresse SMTP Second test envoi vers le numero en tapant l’addresse SMTP Inclus une cover sheet par RF  Supprime la cover sheet 3ieme test envoie en utilisant un contact 4ieme Test envoie vers une group de distribution Présentation RightFax du 09 janvier 2014

Présentation RightFax du 09 janvier 2014 Points ouverts Administration de la solution avec intégration dans les outils de monitoring Gestion des codes analytiques Gestion du DRP RightFAX et son intégration dans les DRPs Exchange et Voix Utilisation d’outils disponibles en option: La gestion de fax par les utilisateurs (FAX Util, Add-in Outlook) L’administration par les opérations (Enterprise FAX Manager) Présentation RightFax du 09 janvier 2014

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