Extranet des collèges Guide dutilisation des fonctionnalités de la paye des intervenants de la D.A.E. Novembre 2006

Page 2 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Sommaire Connexion à lExtranet : Accès du responsable de site – Établissement – Fiches individuelles – Saisies des heures – Impression du relevé d'heures – Envoi des données

Page 3 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. La connexion à lExtranet passe toujours par une page dauthentification. Cette page est accessible à partir de ladresse Internet suivante : Pour vous connecter, vous devez saisir lidentifiant et le mot de passe que vous avez déclaré à nos services. Ces données sont confidentielles. (ex. Identifiant Mot de passe : mdupond3) Page dauthentification

Page 4 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Dès que vous êtes connecté, avant de commencer la saisie, vous devez : Cliquer sur le menu «Outils», Cliquer sur «Options internet…» Cliquer sur longlet «Connexion», Cliquer sur longlet «Paramètres réseau»,

Page 5 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Sur cette page, vous devez vérifier que : Loption «Détecter automatiquement les paramètres de connexion» est cochée. Loption «Utiliser un serveur proxy pour votre réseau local» qui peut être cochée automatiquement, en fonction du paramétrage de votre ordinateur, soit désactivée.

Page 6 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Une fois connecté, vous arrivez sur le sommaire : Vie de létablissement Actions éducatives Modalités administratives et financières Paye des intervenants Menu paye des intervenants

Page 7 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Les menus proposés pour le responsable de site : Établissement Fiches individuelles Saisies des heures Impression du relevé d'heures Envoi des données

Page 8 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu établissement Cet écran permet de visualiser un tableau récapitulatif des droits ouverts par le Conseil général dans la convention PAL.

Page 9 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu fiches individuelles Cet écran permet de voir, dajouter, de modifier, de supprimer ou dimprimer une fiche dun intervenant ou lensemble des fiches. Les intervenants de lannée scolaire dernière sont conservés en mémoire dans le menu déroulant «Liste des intervenants».

Page 10 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. En cliquant sur le bouton « Imprimer», du menu «Fiches individuelles», vous allez imprimer la fiche individuelle qui est à lécran. Une nouvelle fenêtre souvre avec Adobe reader et vous navez plus quà cliquer sur licône impression. Menu fiches individuelles

Page 11 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. En cliquant sur le bouton «Imprimer toutes les fiches», du menu «Fiches individuelles», vous allez imprimer lintégralité des fiches individuelles de votre site. Une nouvelle fenêtre souvre avec Adobe reader et vous navez plus quà cliquer sur licône impression. Menu fiches individuelles

Page 12 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu fiches individuelles En cliquant sur le bouton «Ajouter un intervenant», un formulaire vide souvre. Lensemble des champs est à remplir. Une fois que tous les champs sont remplis, le responsable de site doit valider en cliquant sur «Valider».

Page 13 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu fiches individuelles En cliquant sur le bouton «Modifier», un formulaire rempli avec les informations concernant lintervenant souvre. Une fois que les modifications sont faites, le responsable de site doit les enregistrer en cliquant sur «Valider».

Page 14 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Si dans le menu déroulant «Liste des intervenants», il reste des intervenants qui ne travailleront pas pour le Conseil général, pendant lannée scolaire en cours, alors il faut sélectionner les fiches individuelles concernées puis les supprimer une à une, à laide du bouton «Supprimer».

Page 15 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu saisies des heures Pour saisir les heures des intervenants, cliquer sur le menu «Saisie des heures» et sélectionner lintervenant concerné à partir du menu déroulant «Liste des intervenants». Cet écran permet de voir les heures saisies pour lintervenant sélectionné. Le responsable de site peut également ajouter, modifier ou supprimer des heures, jusquaux dates limites, communiquées dans le dossier de gestion, pour chaque trimestre.

Page 16 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu saisies des heures En cliquant sur le bouton «Ajouter une nouvelle ligne», un formulaire apparaît en bas de lécran, permettant de saisir dans un menu déroulant le «Type dintervention» et le «Nombre dheures ou de mois» travaillé.

Page 17 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu saisies des heures Le responsable de site peut sélectionner une ligne du trimestre en cours, en cochant la case correspondante. Dès lors, il peut cliquer sur «Supprimer cette ligne» pour lenlever, ou bien sur «Modifier cette ligne» pour faire apparaître un formulaire qui permet de la corriger. Rappel : la suppression ou la modification éventuelle du relevé dheures dun intervenant nest possible que sur le trimestre en cours et jusquà lenvoi des données au Conseil général.

Page 18 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu impression du relevé d'heures Si on clique sur le bouton «Imprimer», une nouvelle fenêtre souvre avec un relevé dheures saisies. Une nouvelle fenêtre souvre avec Adobe reader et vous navez plus quà cliquer sur licône impression Une fois imprimé, vous devez porter de façon manuscrite, le total heures et le total mois en toutes lettres. Et signer en apposant le cachet de lécole.

Page 19 Guide dutilisation pour la paye des intervenants de la D.A.E. Menu envoi des données Pour la validation et la transmission des données au Conseil général : Cliquer sur le menu «Envoi des données». Le relevé dheures saisies est affiché pour une dernière vérification par le responsable de site. Une fois la vérification terminée, le responsable de site peut valider, ce qui équivaut à une certification des services faits. Cela entraîne lenvoi des données au Conseil général. Après la date limite de saisie, ou celle denvoi des données, le responsable de site ne peut effectuer aucune modification jusquau trimestre suivant.