Manuel utilisateur i-GRasp Campagne de recrutement 2008 CFA Banques 1

Sommaire Principes de traitement des candidatures Premiers pas dans i-GRasp Gestion des candidatures dans l’outil

1. Principes de traitement Traitement par la banque partenaire La banque étudie et sélectionne les candidatures avec un statut « Nouveau » La banque a fait une proposition d’embauche aux candidats retenus La banque a fait une proposition d’embauche à un candidat qui a déjà un statut « Proposition d’embauche adressée » Le candidat informe la banque qu’il souhaite retirer sa candidature Modifier le statut de la candidature : « Nouveau »  « Proposition d’embauche adressée » (Le candidat apparaît donc avec un statut « Proposition d’embauche adressée » aux autres banques sur cette candidature) Modifier le statut de la candidature : « Nouveau »  « Candidature retirée » La banque en informe le CFA qui l’indique dans le dossier du candidat (seul le CFA voit cette information) Email envoyé au candidat Email d’alerte hebdomadaire envoyé au CFA pour les propositions d’embauche sans réponse depuis plus de 20 jours Le candidat répond directement à la banque Email envoyé au Candidat La banque informe le CFA de la réponse du candidat

1. Principes de traitement Traitement par le CFA Banques La banque contacte le CFA pour l’informer de la réponse du candidat à une proposition d’embauche Le candidat a accepté la proposition de la banque Le candidat n’accepte pas la proposition de la banque et souhaite maintenir sa candidature pour les autres banques Le candidat n’accepte pas la proposition de la banque et souhaite retirer sa candidature Modifier le statut de la candidature « Proposition d’embauche adressée »  « Embauché » (modifier les statuts des autres candidatures du candidat à « Embauché sur une autre candidature » pour que le candidat ne soit plus visible aux autres banques et indiquer le nom de la banque dans le type d’embauche) Modifier le statut de la candidature : « Proposition d’embauche adressée »  « candidature retirée » Modifier le statut de la candidature : « Proposition d’embauche adressée »  « Nouveau » E-mail envoyé au candidat Envoyer un e-mail de confirmation manuellement au candidat

1. Principes de traitement Dans la pratique, il y a un risque que certaines banques ne signalent pas les réponses des candidats au CFA. Il est toutefois important que les CFA suivent le résultat des propositions d’embauche afin de mettre à jour les dossiers des candidats. Le CFA est alerté par e-mail une fois par semaine concernant les propositions d’embauche pour lesquelles aucune réponse n’a été indiquée dans un délai de 20 jours Le CFA contactera les banques partenaires (et/ou les jeunes dans le cas où plusieurs propositions d’embauche ont été adressées) et mettra à jour le dossier des candidats

1. Principes de traitement Cas particuliers : candidatures Licence et Masters En fonction des procédures définies par votre CFA , les candidats à une licence ou un master qui ne sont pas encore admis à l’université peuvent ne pas être accessibles aux banques Le CFA doit rendre ces candidats accessibles aux banques une fois admis Le CFA participe au jury de sélection ou est en contact avec l’université pour connaître les candidats validés Le CFA transfère les candidatures validées vers la bannette accessible aux banques

Sommaire Principes de traitement des candidatures Premiers pas dans i-GRasp 2.1. Connexion à « i-GRasp » 2.2. L’interface de l’outil Gestion des candidatures dans l’outil

2.1. Connexion à « i-GRasp » Se connecter sur le site www.banque-apprentissage.com Cliquer sur "Votre espace recruteur" 8

2.1. Connexion à « i-GRasp » Saisir votre identifiant : « <N° département>-cfa.<région> » (ex: 45-cfa.centre) Saisir votre mot de passe : «123456 » Cliquer sur « Login »

2.2. L’interface de l’outil Vous accédez alors à votre page d’accueil qui est définie par défaut sur le périmètre de vos formations.  Comprendre l’interface de l’outil Titre de la page = titre des rubriques Menus Rubriques Fenêtre d’informations affichée en fonction des rubriques sélectionnées

2.2. L’interface de l’outil  Comprendre l’interface de l’outil Indique le nombre de candidatures non encore traitées par l’utilisateur Indique le nombre de nouvelles candidatures présentes dans la base depuis plus de 5 jours et moins de 10 jours Indique le nombre de nouvelles candidatures présentes dans la base depuis plus de 10 jours Indique les formations auxquelles vous avez accès. La référence est composée de la manière suivante: « Nom de la formation – département » Accès à la liste des candidats d’une formation. L’icône est rouge si de nouveaux candidats ont déposé un dossier depuis votre dernière connexion

2.2. L’interface de l’outil  Liste des candidats d’une formation : Cette page vous permet en un clic d’accéder aux dossiers de candidature et d’effectuer des actions sur un ou plusieurs candidats à la fois. Accès aux pages suivantes et précédentes de la liste des candidats Liste des actions pour modifier un ou plusieurs statuts de candidatures en fonction des cases cochées Accès au dossier complet du candidat Accès à la liste des actions pour modifier le statut de candidature d’un candidat Accès aux informations saisies dans le formulaire Accès au CV et à la lettre de motivation Accès aux conditions d’accès validées par le candidat Accès aux autres candidatures du candidat

Sommaire Principes de traitement des candidatures Premiers pas dans i-GRasp Gestion des candidatures dans l’outil 3.1. Changer son mot de passe Traitement par la banque 3.2. Sélectionner des candidats 3.3. Gérer les dossiers favoris Traitement par le CFA 3.4. Contacter les candidats après une proposition d’embauche 3.5. Indiquer l’embauche d’un candidat 3.6. Indiquer l’admission d’un candidat par l’université 3.7. Retirer une candidature 3.8. Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3.9. Envoyer un e-mail depuis i-GRasp

3.1 Changer son mot de passe Le mot de passe initial étant très peu sécurisé, il est important de le modifier dés votre première connexion 1. Dans le menu « MON ESPACE » cliquer sur la rubrique « Mon Profil » 2. Cliquer sur la sous rubrique « Mot de passe » 3. Entrer le mot de passe de votre choix et confirmer le (le mot de passe doit comprendre six caractères) 4. Cliquer sur « Sauvegarder » 5. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée

Sommaire Principes de traitement des candidatures Premiers pas dans i-GRasp Gestion des candidatures dans l’outil 3.1. Changer son mot de passe Traitement par la banque 3.2. Sélectionner des candidats 3.3. Gérer les dossiers favoris Traitement par le CFA 3.4. Contacter les candidats après une proposition d’embauche 3.5. Indiquer l’embauche d’un candidat 3.6. Indiquer l’admission d’un candidat par l’université 3.7. Retirer une candidature 3.8. Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3.9. Envoyer un e-mail depuis i-GRasp

3.2 Sélectionner des candidats Cette étape vous est présentée pour vous donner un aperçu des actions que les banques peuvent effectuer depuis l’outil  Démo : Etudier des dossiers de candidatures 1. Dans le menu « Mon espace », cliquer sur « Mes formations » Vous accédez alors à la liste des formations de votre périmètre 2. Pour accéder à la liste des candidats d’un BTS, cliquer sur l’icône « Nouvelles candidatures »

3.2 Sélectionner des candidats 3. Vérifier que vous vous positionnez bien sur la formation souhaitée 4. Cliquer sur cette icône pour consulter les informations saisies par le candidat dans le formulaire de dépôt de dossier 5. Cliquer sur l’icône « Pièces Jointes » pour consulter le CV et la lettre de Motivation du candidat Résultat de l’accès au sommaire Résultat de l’accès aux pièces jointes Cliquer sur le nom du fichier pour le télécharger

3.2 Sélectionner des candidats La banque a reçu le candidat en entretien et lui a fait une proposition d’embauche  Démo : Indiquer qu’une proposition d’embauche a été adressée (cas 1 : rechercher un candidat depuis la liste ) 1. Chercher le candidat sélectionné 2. Cliquer sur le statut « Nouveau » pour le modifier Cliquer sur « Suivant » ou « Précédent » pour faire défiler les pages 3. Sélectionner le statut « Proposition d’embauche adressée » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »

3.2 Sélectionner des candidats  Démo : Indiquer qu’une proposition d’embauche a été adressée (cas 2 : rechercher un candidat par son nom ) 1. Cliquer sur « Rechercher » dans le menu « Candidats » 2. Entrer le nom du candidat dans le champ « Nom » 3. Cliquer sur « Rechercher » ou appuyer sur la touche « Entrée » de votre clavier Pensez à effacer vos critères entre chaque recherche !

3.2 Sélectionner des candidats 4. Cliquer sur le nom du candidat 5. Cliquer sur la sous-rubrique « Candidatures » 6. Cliquer sur le statut de la candidature 7. Sélectionner l’action « Proposition d’embauche adressée » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok » 8. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »

Email – Proposition d’embauche

3.2 Sélectionner des candidats Cas particulier Si le statut d'un candidat est déjà à "Proposition d'embauche adressée", une autre banque a déjà pris la décision d'embaucher ce candidat.  Si la banque a adressé une proposition d'embauche au même candidat, elle en informe le CFA qui l’indiquera dans le dossier du candidat

3.3 Gérer les dossiers favoris  Démo : Ajouter un candidat dans un dossier favoris 1. Après avoir étudier le dossier d’un candidat, cliquer sur son nom 2. Cliquer sur « Ajouter aux favoris » 3. Cliquer sur « Ajouter » 4. Cliquer sur le nom du dossier souhaité 5. Vérifier que votre action a bien été sauvegardée

3.3 Gérer les dossiers favoris  Démo : Créer un dossier favoris 1. Cliquer sur « Mes favoris » 2. Cliquer sur « Ajouter » 3. Donner un nom à votre dossier (ex: Candidats à contacter) 4. Sauvegarder 5. Vérifier que votre dossier est sauvegardé et qu’il apparaît bien dans le tableau

Sommaire Principes de traitement des candidatures Premiers pas dans i-GRasp Gestion des candidatures dans l’outil 3.1. Changer son mot de passe Traitement par la banque 3.2. Sélectionner des candidats 3.3. Gérer les dossiers favoris Traitement par le CFA 3.4. Indiquer une autre proposition d’embauche sur un même candidat 3.5. Indiquer l’embauche d’un candidat 3.6 Suivre les candidats avec une proposition d’embauche adressée 3.7. Indiquer l’admission d’un candidat par l’université 3.8. Retirer une candidature 3.9. Enregistrer une candidature spontanée 3.10. Sauvegarder une requête et programmer une alerte

3.4 Indiquer une autre proposition d’embauche sur un même candidat Cas particulier La banque souhaite adresser une proposition d'embauche à un candidat qui a déjà un statut « Proposition d’embauche adressée », elle en informe le CFA qui l’indiquera dans le dossier du candidat  Démo : Indiquer qu’une autre banque a fait une proposition d’embauche dans le dossier d’un candidat 1. Après avoir rechercher le candidat par son nom, cliquer sur « Commentaire CFA » 2. Cliquer sur « Ajouter » dans les « Notes sécurisées » pour ajouter un commentaires Vérifier que vous vous situez bien dans la fonctionnalité « Note sécurisée » 3. Renseigner le texte suivant : « Proposition d’embauche de <nom de la banque> pour la formation <nom de la formation> » 4. Cliquer sur sauvegarder

3.4 Indiquer une autre proposition d’embauche sur un même candidat 4. Vérifier que la note a bien été sauvegardée

3.5 Indiquer l’embauche d’un candidat Suite au contact de la banque pour informer le CFA qu’un candidat a accepté la proposition d’embauche, le CFA indique dans la base qu’il est embauché  Démo : Indiquer dans la base qu’un candidat est embauché 1. Cliquer sur « Rechercher » dans le menu « Candidats » 2. Entrer le nom du candidat dans le champ « Nom » 3. Cliquer sur « Rechercher » ou appuyer sur la touche « Entrée » de votre clavier

3.5 Indiquer l’embauche d’un candidat 4. Cliquer sur le nom du candidat pour accéder à son dossier 5. Cliquer sur le statut de la candidature 6. Sélectionner le statut « Embauché » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok »  Une fenêtre s’affichera ensuite pour sélectionner la banque qui a recruté le candidat. 7. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »

Email – Embauche Dossier : [Civilité] [Prénom] [Nom] Bonjour, Nous avons bien enregistré votre accord pour la proposition d'embauche qui vous a été faite dans le cadre de votre candidature à une formation en alternance auprès du réseau des CFA Banques. Nous avons donc le plaisir de vous confirmer votre inscription au CFA Banques [Nom du CFA] pour la formation en alternance '[Intitulé de la formation]' dans la ville de [Nom de la ville] avec la Banque [Nom de la banque]. Nous vous rappelons que vous vous engagez à signer le contrat correspondant le moment venu (généralement au mois de juillet). Cordialement, Le CFA Banques [Nom du CFA] (Contact : [Adresse mail indiquée dans votre profil]) PS : si vous recevez ce mail alors que vous n'avez pas encore reçu de promesse de signature de contrat ou que vous n'y avez pas répondu favorablement, merci de contacter au plus vite le CFA Banques à l'adresse : [Adresse mail indiquée dans votre profil] _____________________________________ ATTENTION : ce message vous est envoyé depuis une messagerie automatique. Nous vous remercions de ne pas y répondre.

3.5 Indiquer l’embauche d’un candidat Dans l’outil, le statut « Embauché » est appliquée à une candidature (par ex. BTS Dijon) Si un candidat embauché a effectué une candidature sur une autre formation (par ex. : BTS Lyon), les banques partenaires de cette formation ne verront pas qu’il est embauché  C’est pourquoi vous devez modifier le statut de toutes les candidatures du candidat pour qu’il ne soit plus visible aux autres banques  Démo : Indiquer dans la base qu’un candidat est embauché sur une autre candidature 1. Vérifier si le candidat possède plusieurs candidatures 2. Cliquer sur le statut de la ou des autres candidatures (hormis « Embauché ») 3. Sélectionner le statut « Embauché sur une autre candidature » dans le menu déroulant et cliquez sur « Ok »

3.5 Indiquer l’embauche d’un candidat 4. Vérifier que le statut a bien été mis à jour et qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »

3.6 Suivre les candidats avec une proposition d’embauche adressée Cas particulier Si la banque n’a pas signalé au CFA la réponse d’un candidat, un e-mail d’alerte hebdomadaire sera envoyé au CFA reprenant le nombre de candidats dont le statut « proposition d’embauche adressée » n’a pas été modifié dans un délai de 20 jours  Pour ces candidats, contacter les banques partenaires (et/ou les candidats si plusieurs propositions d’embauche ont été faites) pour mettre à jour leur dossier  Démo : Une fois alerté, lancer la requête sauvegarder pour retrouver les candidats concernés 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 2. Cliquer sur la sous-rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées » 3. Cliquer sur « Lancer la recherche » pour la requête souhaitée

3.6 Suivre les candidats avec une proposition d’embauche adressée 4. Cliquer sur le nom du candidat pour accéder à son dossier 5. Cliquer sur « Commentaires CFA » pour savoir si le candidat a plusieurs propositions d’embauche 6. Cliquer sur « Candidatures » pour connaître la banque qui a modifié son statut 7. Cliquer sur le statut « Proposition d’embauche adressée » Vous accédez alors aux informations concernant la mise à jour du statut 8. Contacter la banque et/ou le candidat

3.7 Indiquer l’admission d’un candidat par l’université Cas particuliers Pour les Licences et les Masters, selon la procédure définie dans certains CFA, les banques peuvent n’accèder qu’aux candidats inscrits à l’université (une bannette uniquement accessible aux banques sera créée à cette occasion) Pour cela le CFA : rapproche la liste des candidats inscrits à l’université à ceux présents dans le système transfert les candidats inscrits vers une bannette accessible aux banques  Démo : Transférer une candidature pour la rendre accessible aux banques 1. Depuis la page d’accueil, cliquer sur l’icône « Candidatures » devant la formation qui n’est pas accessible aux banques 2. Cliquer sur le nom du candidat pour accéder à son dossier

3.7 Indiquer l’admission d’un candidat par l’université 3. Cliquer sur la sous rubrique « Candidatures » 4. Cliquer sur « Ok » devant « Ajouter à une formation » 5. Cliquer sur la référence devant la formation accessible aux banques 6. Vérifier que l’action a bien été effectuée

3.8 Retirer ou maintenir une candidature Le candidat vous signale qu’il souhaite retirer définitivement sa candidature ou qu’il souhaite maintenir sa candidatures pour les autres banques  Démo : Retirer ou maintenir une candidature 1. Après avoir recherché le candidat concerné, cliquer sur le statut de la candidature pour laquelle le candidat souhaite se retirer 2. Sélectionner le statut : « Confirmer retrait au candidat » s’il souhaite retirer définitivement sa candidature « Nouveau » s’il souhaite maintenir sa candidature pour les autres banques et cliquez sur « Ok » 3. Pour le retrait de la candidature, indiquer à quelle étape le candidat a retiré sa candidature et préciser le motif du retrait, puis cliquer sur « Ok »

3.8 Retirer ou maintenir une candidature 4. Vérifier : - qu’il s’agit bien de la bonne formation que le statut a bien été mis à jour qu’il apparaît bien dans la colonne « Statut de la candidature »* * Les statuts qui génèrent un e-mail automatique sont affichés jusqu’à ce que l’e-mail soit envoyé (30 minutes maximum) puis remplacés par un statut d’état. Dans cet exemple, le statut deviendra « Candidature retirée ».

3.9 Enregistrer une candidature spontanée Cas particulier : le CFA peut proposer aux banques d’enregistrer leurs candidatures spontanées dans la base Lorsqu’une banque vous envoie une candidature spontanée, vous pouvez la saisir dans l’outil afin de la mettre à disposition de la banque concernée Il est important avant tout de vérifier si le candidat est déjà présent dans la base. Le cas échéant, vous n’avez pas à ressaisir sa candidature  Démo : Rechercher un candidat 1. Cliquer sur « Rechercher » dans le menu « Candidats » 2. Entrer le nom du candidat dans le champ « Nom » 3. Cliquer sur « Rechercher » ou appuyer sur la touche « Entrée » de votre clavier

3.9 Enregistrer une candidature spontanée Les démarches pour ajouter un candidat sont : renseigner les informations personnelles du candidat en votre possession joindre le CV et la lettre de motivation ajouter le candidat à la formation et à la banque souhaitée envoyer un e-mail pré-formaté de confirmation au candidat (le modèle vous sera envoyé ultérieurement)  Démo : Créer le dossier d’un candidat 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Ajouter » 2. Renseigner les informations en votre possession NB : « * » signifie que ces informations sont obligatoires ATTENTION ! l’identifiant permettra au candidat de se connecter à son « Espace candidature ». Il doit correspondre à son adresse e-mail. 3. Cliquer sur « Sauvegarder »

3.9 Enregistrer une candidature spontanée 4. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée 5. Cliquer sur « Mot de passe » et créer le mot de passe suivant au candidat : « 123456 » 6. Cliquer sur « CV » pour insérer le CV et la lettre de motivation du candidat 7. - Cliquer sur « Parcourir » pour sélectionner le document à joindre - Cliquer ensuite sur « Télécharger » pour joindre le document 8. Vérifier que les documents ont bien été insérés

3.9 Enregistrer une candidature spontanée  Démo : Ajouter le candidat à une formation et à la banque souhaitée Une bannette « Formation-ville-banque » sera créée à cette occasion (ex: BTS-21-BNPParibas) 1. Cliquer sur candidatures 2. Cliquer sur « Ok » devant « Ajouter à la formation » 3. Cliquer sur la référence correspondant à la banque souhaitée 4. Vérifier que l’action a été sauvegardée et que l’attribution correspond bien au souhait du candidat

3.9 Enregistrer une candidature spontanée  Démo : Envoyer un mail de confirmation pré-formaté depuis i-GRasp 1. Cliquer sur « Informations perso. » 2. Cliquer sur l’icône « Envoyer un e-mail» en bas de page 3. Renseigner l’adresse mail que vous souhaitez afficher au candidat 4. Copier/coller l’objet du mail 5. Copier/coller le texte pré-formaté en renseignant le mot de passe du candidat 6. Cliquer sur « ENVOI » pour envoyer l’email L’adresse mail du candidat est automatiquement intégrée 7. Vérifier que le message a bien été envoyé

3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte Le système permet de : rechercher des candidats selon certains critères sauvegarder ces critères programmer une alerte vous informant du nombre de candidat répondant à ces critères  Démo : Sauvegarder une requête et programmer une alerte 1. Dans le menu « Candidats », cliquer sur « Rechercher » 2. Cliquer sur la sous-rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »

3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte 3. Cliquer sur « commencer une nouvelle requête » 4. Cliquer sur la sous-rubrique de votre choix en fonction des critères sur lesquels vous souhaitez effectuer votre recherche 5. Cliquer sur « Rechercher »

3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte 6. Cliquer sur « Sauvegarder la recherche » 7. Donner un nom à votre requête (ex: « Candidats à contacter ») 8. Sélectionner la fréquence de la requête automatique si vous souhaitez être alerté 9. Cocher cette case pour ne pas recevoir d’alerte si aucun candidat ne correspond à cette requête 10. Cliquer sur sauvegarder 11. Vérifier que votre requête à bien été sauvegardée et qu’elle apparaît bien dans le tableau Vous pouvez à tous moments retrouver votre requête sauvegardée dans la rubrique « Alertes et requêtes sauvegardées »

3.10 Sauvegarder une requête et programmer une alerte  Démo : Renseigner votre adresse mail pour recevoir des alertes 1. Cliquer sur « Mon profil » 2. Renseigner votre adresse mail 3. Cliquer sur « Sauvegarder » 4. Vérifier que la sauvegarde a bien été effectuée

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