Réaliser des documents lisibles par tous Mardi 10 juin 2008 Sylvie Duchateau, Association BrailleNet Dominique Burger, INSERM, Association BrailleNet Jérôme Adam, Easylife conseil, « Osez simplifier la vie » Philippe Beraud, Microsoft France

A cette 3 ième session du séminaire Déroulé de notre journée Accueil 9h30 – 11h00 Pause et démonstrations 11h15-12h30 Pause Déjeuner et démonstrations 14h00-15h30 Pause et démonstrations 15h45 – 17h30 Conclusion

L'accessibilité numérique est une nécessité Des plateformes de consultation de plus en plus diverses Le contenu dun même document électronique sert à de multiples usages De plus en plus de personnes concernées Un instrument de lutte contre l'exclusion des personnes handicapées et des personnes âgées De nombreuses mesures simples permettent de faciliter le quotidien de ces personnes Un document électronique pourra être consulté par tous

L'accessibilité numérique est une nécessité Elle garantit non seulement un accès égal à tous mais contribue également à la qualité, lergonomie et à la facilité dutilisation Cf. Livre-blanc « Laccessibilité de quoi sagit-il ? » 864e09-be31-49d4-a d72e8720&displaylang=fr

L'accessibilité numérique est une obligation 2002 : Résolution du Parlement Européen sur laccessibilité des sites Web publics et de leurs contenus (EP resolution ) 2005 : Loi votée par le parlement français le 11 février 2005 – Article : Adoption par les Nations Unies de la Convention relative aux Droits des Personnes Handicapées le 13 décembre signée par 118 pays (par la France en mars 2007)

Le traitement de texte est le premier outil de création de documents électroniques Tout le monde (ou presque) utilise un traitement de texte C'est le premier outil dans la chaîne éditoriale Microsoft Office Word est un des traitements de texte les plus utilisés au monde

Plusieurs versions depuis 1989 Microsoft Office Word 2007 offre une prise en compte accrue de laccessibilité Les principes abordés dans cette formation restent valables pour les versions précédentes Guide en ligne « Créer un document accessible avec Word 2003 » Formation en ligne « Créer un document accessible »

Appréhender les points fondamentaux Mieux comprendre ce qu'est un document accessible Observer l'impact et l'intérêt de l'accessibilité sur des exemples Apprendre à créer un document accessible avec Microsoft Office Word 2007 Etre capable de vérifier ses productions Savoir évaluer l'accessibilité d'un document Disposer des ressources nécessaires pour aller plus loin

Word ne comptait que 100 fonctionnalités

Nouvelle interface

Ruban contextuel à la place des menus déroulants Barre flottante Prévisualisation du résultat avant clic Bouton Office pour accéder aux fonctionnalités les plus courantes Amélioration de laide Barre de menu personnalisable Zoom

Le contenu du ruban varie en fonction de la tâche effectuée et présente les commandes le plus à même dêtre utilisées pour cette tâche 1.Onglet : une zone dactivité 2.Groupe : jeux de commandes connexes pour un type de tâche 3.Commandes

Pour en faciliter la prise en main Ruban personnalisé « Prise en Main » x?ProjectName=OfficePriseEnMain&ReleaseId=217 …Avec un accès immédiat à lensemble des liens utiles Ex. « Guide interactif de référence des commandes de Word 2003 et Word 2007 » B-4E B D7B18D0AA1&displaylang=en

Touches accélératrices pour le ruban Des raccourcis pour chaque bouton du ruban Des raccourcis qui nécessitent souvent moins de touches Activées via la touche ALT et visibles via des badges Egalement disponibles dans une aide technique par le biais de la technologie Microsoft Active Accessibility (MSAA) Ex. ALT + F + I pour afficher les options de Word 2007

Et les anciens raccourcis via la touche ALT ? Toujours utilisables, mais comme les anciens menus ne sont pas disponibles, aucune indication ne s'affichera à l'écran pour rappeler sur quelles lettres appuyer Nécessité de connaître toutes les touches de chaque raccourci pour pouvoir les utiliser Un message invite à continuer la séquence pour la touche d'accès rapide Office 2003 ou à appuyer sur la touche ECHAP

Via la touche CTRL indépendamment du ruban Restent inchangés par rapport aux versions précédentes de Word Ex. CTRL+C pour Copier ou CTRL+ALT+1 pour Titre 1

Déplacement au sein du ruban Les touches DROITE et GAUCHE permettent d'accéder aux onglets adjacents La touche HAUT permet dactiver la barre d'outils Accès rapide La touche BAS permet d'accéder à l'onglet actif afin de se déplacer ensuite à l'aide des autres touches de direction La touche TAB permet de passer d'une commande à l'autre au sein d'un groupe, avant de passer au groupe suivant Activer différent éléments La touche F6 permet dactiver successivement le document ouvert, les volets Office ouverts, la barre d'état en bas de la fenêtre et le ruban

Pour aller plus loin « Raccourcis Clavier du système Office 2007 »

Formats binaires Open XMLOpen XML Office 97 Formats de fichiers binaires conçus en 1994 Office 2000 Innovation Propriétés de document XML Office XP Premier format XML pour Excel Office 2003 Prise en charge de XML Office 2007 Formats Office Open XML

Microsoft Office Word 2007 Nouveau format de fichier Office Open XML par défaut Nouvelles extensions de fichier.docx pour un document Word 2007.dotx pour un modèle Word 2007 Lecture/Enregistrement des anciens formats (binaires) Versions précédentes dOffice Lecture/Enregistrement du nouveau format avec le Pack de compatibilité

Pack de compatibilité Conversion de fichiers au cas par cas Pour Microsoft Office XP et b3470-3ae9-4aee-8f43-c6bb74cd1466&displaylang=fr

Mode de compatibilité Edition et sauvegarde des fichiers dans lancien format binaire Fonctionnalités dOffice 2007 désactivées

Vérificateur de compatibilité Liste les données qui seront perdues lors de lenregistrement du fichier dans lancien format binaire

Comment les personnes handicapées lisent des documents électroniques : démonstration d'une aide technique

Objectifs Donner une alternative aux éléments non textuels… Photos, diagrammes, cartes, graphiques (SmartArt), dessins, etc. …en utilisant correctement les texte de remplacement et légende Le texte de remplacement décrit au mieux le contenu de lélément non textuel lorsque celui-ci ne peut être affiché ou perçu La légende permet de référencer lélément non textuel dans le contexte La légende doit être placée en dessous de lélément de façon à pouvoir être conservée lors de la publication au format DAISY XML

Procédure Donner un texte de remplacement de la fonction de lélément non textuel dans le contexte où il se trouve Onglet « Texte de remplacement » de la boîte de dialogue « Taille » / « Format de la forme automatique » Pas disponible pour les graphiques et les formules mathématiques Compléter lélément non textuel par une légende Groupe « Légendes » de longlet « Références »

Nouveauté de Microsoft Office Word 2007 Groupe « Illustrations » de longlet « Insertion » Outils Graphiques SmartArt Listes, processus, cycle, hiérarchie, etc. Intégration des graphiques via Microsoft Office Excel 2007 Histogrammes, courbes, secteurs, etc.

Evaluation Vérification depuis longlet « Texte de remplacement » Conversion en HTML et vérification de la présence de lattribut ALT Vérification avec un logiciel de lecture décran

Bons et mauvais exemples

Avantages Contenu de ces illustrations accessibles pour ceux qui n'ont pas accès à l'écran Alternatives textuelles et légendes conservées lors de conversions dans d'autres formats Ex. cas de lattribut ALT en HTML Meilleure gestion des illustrations Navigation vers une illustration Constitution dune table des illustrations

Objectifs Structurer le document Créer des listes, ou des listes numérotées Insérer des notes

Procédure Utiliser correctement les paragraphes « Ce qui est compris entre deux retours chariot » Utilisation des commandes du groupe « Paragraphe » de longlet « Accueil » Contrôle de lalignement, de la justification, du positionnement, de linterligne, de lespacement entre paragraphes, etc.

Procédure Hiérarchiser le texte à l'aide de titres Utiliser les fonctions appropriées uniquement pour structurer le texte Groupe « Style » de longlet « Accueil » Mode plan Respecter la hiérarchie sans sauter de niveau de titre

Procédure Utiliser les listes numérotées ou non Commandes « Puces » ou « Numérotation » du groupe « Paragraphe » de longlet « Accueil » Commandes de retrait pour la gestion des sous-listes Procédure au clavier pour une gestion automatique des listes Taper * ou 1 puis ESPACE ou TAB

Procédure Utiliser les notes (bas de page et fin) Deux parties liées : marque dappel et le texte de la note correspondante Groupe « Notes de bas de page » de longlet « Références »

A éviter Structuration logique du document par des fonctions de mise en forme du texte Gestion de la mise en page par des espaces ou des retours à la ligne Création de listes avec des tirets ou symboles spéciaux

Évaluation Affichage des marques de paragraphes Mode plan Vérification de la nature des listes (en plaçant le curseur sur un élément pour vérifier si l'icône correspondante est activée) Navigation dans les notes et retour dans le texte Utilisation dun logiciel de lecture d'écran

Bons et mauvais exemples Avec en fil conducteur un exemple d'un document inaccessibleun exemple d'un document inaccessible Référence Web : pport_zmirou.htm pport_zmirou.htm

Avantages Navigation facilitée Facilité de gestion et de modification de la présentation graphique Conservation de la structure lorsque le document est exporté dans d'autres formats

Reprise à 11h15 Des matériels vous sont présentés à l'occasion des pauses de cette journée

Objectifs Déterminer si un tableau est nécessaire Penser un tableau pour qu'il soit accessible

Pertinence dun tableau Données formatées ? A deux dimensions ? Volume de données ? Tableau accessible Perception/existence dune description générale Ex. Titre du tableau Uniformité ou non du tableau Capacité à identifier chaque cellule et sa signification dans le contexte Ex. Fusion de cellules Plusieurs tableaux simples plutôt quun tableau complexe

Procédure Utiliser la fonction « Insérer un tableau » du groupe « Tableaux » de longlet « Insertion » Créer un tableau uniforme de préférence Donner un titre aux lignes et aux colonnes Empêcher les coupures de ligne Utiliser les fonctions de formatage proposées Insérer une légende de tableau

Bons et mauvais exemples

A éviter Ne pas utiliser les tableaux pour mettre le texte en forme, en particulier créer des colonnes Ne pas inclure dillustrations au sein de tableau Ne pas imbriquer les tableaux, et à un degré moindre fusionner les cellules Ne pas couper les lignes Ne pas inclure de cellule vide Pas de lignes blanches ou despaces à des fins de formatage

A retenir Formater des données Donner des en-têtes de colonnes et de lignes explicites Une cellule contient une information ! Préciser une légende

Avantages Plus clairs pour tous les utilisateurs Meilleure exploitation par une aide technique Meilleure identification du contenu d'un tableau Meilleure gestion des tableaux Navigation vers un tableau Constitution dune table des illustrations (tableaux)

Reprise à 14h00

Des documents bien structurés permettront une facilité de navigation pour tous les utilisateurs Objectifs Faire référence à une ressource dans le document ou à une ressource externe Permettre d'aller à une référence et de revenir dans le texte Tirer profit des fonctionnalités de Word 2007 Pour se déplacer dans le document Pour faciliter une utilisation du contenu dans un autre format Donner un texte de lien/signet explicite Gérer et insérer différents types de tables Table des matières, table des illustrations, bibliographie, etc.

Procédure Créer un signet Pour identifier une zone de texte en dehors des titres, des légendes, des formules mathématiques Groupe « Liens » de longlet « Insertion » Sélectionner le texte et insérer le signet Créer un lien hypertexte Pour une référence externe au document Pour un titre ou un signet au sein du document Groupe « Liens » de longlet « Insertion » Sélectionner le texte et insérer le lien Créer un renvoi Pour une référence au sein du document Groupe « Liens » de longlet « Insertion » Sélectionner le texte et insérer le renvoi

Procédure Créer une citation Pour construire une bibliographie Citation (page) et source Groupe « Citation et bibliographie » de longlet « Références » Créer une légende Cf. Donner une alternative aux éléments non textuels Cf. Utiliser des tableaux à bon escient

Procédure Insérer une table des matières Cf. Bien structurer un document Groupe « Table des matières » de longlet « Références » Travailler avec le Mode plan ou lexplorateur de documents Insérer une table des illustrations Cf. Donner une alternative aux éléments non textuels Cf. Utiliser des tableaux à bon escient Groupe « Légendes » de longlet « Références » Insérer une bibliographie Groupe « Citation et bibliographie » de longlet « Références »

Evaluation Navigation ALT + Touches FLECHE GAUCHE et FLECHE DROITE Contrôle visuel dans Word 2007 Ex. via le style par défaut pour les liens hypertextes qui signale la présence de liens textuels Ex. Surbrillance lorsque lélément a le focus Utilisation dun logiciel de lecture décran

Avantages Aperçu visuel de la structure du document Ex. Tables Création et mise à jour automatiques de tables Exportation de la structure et des éléments de navigation dans d'autres formats Identification de la structure et des éléments de navigation par les aides techniques

Objectifs Créer des formulaires compréhensibles par tous Libellé associé aux champs du formulaire Regroupement logique des champs Faire en sorte qu'une aide sur les champs de formulaire soit disponible

Nouveautés de Microsoft Office Word 2007 Contrôles de formulaires Egalement appelés Contrôles de contenu Formulaires hérités …des anciennes versions de Word

Procédure Créer un formulaire hérité Groupe « Contrôles » de l'onglet « Développeur » Activer le mode création Créer une zone de texte Créer une liste déroulante Créer une case à cocher Rendre accessible lobjet créé Rendre le champ éditable Décrire le champ Définir un ordre de tabulation pour le champ

Evaluation Évaluer en regardant le formulaire Avec le logiciel de lecture décran Mode création désactivé, affichage normal ou impression

Bons et mauvais exemples

Avantages Enregistrement des données des formulaires dans une base Accès au formulaire pour la lecture et l'écriture pour une personne ayant un handicap Remplir un formulaire sans trop de manipulations

Aller plus loin avec les contrôles de contenu Tout ce qui a été dit avant sapplique ici Permettent une séparation claire entre les données et la présentation Les données sont stockées sous forme de parties XML personnalisées au sein du document Les données peuvent être facilement injectées dans le contenu électronique ou extraites du document Intégration aisée avec des processus métier « Word 2007 Content Control Toolkit »

Aller plus loin avec les contrôles de contenu Sappliquent à des formulaires ainsi quà tout autre type de document Permettent la définition de composants QuickPart au sein dun modèle

Aller plus loin avec les contrôles de contenu

Objectifs Spécifier les langues utilisées dans le document Définir des métadonnées pour mieux indexer le document

Procédure Gérer les langues Activer les langues d'édition Définir la langue principale d'édition Définir une langue spécifique pour une portion de texte Renseigner les propriétés Insérer l'auteur, le titre, les mots clés, etc. Support de lensemble des éléments de métadonnées DublinCore ISO 15836:2003

Evaluation Lire la barre d'état pour la langue Consulter les propriétés du document ouvert ou les vérifier une fois le document fermé Utilisation dun logiciel de lecture d'écran

Avantages Microsoft Office Word 2007 insère automatiquement lors de la frappe la langue du texte appropriée Correction orthographique et grammaticale améliorée Lors de la lecture avec synthèse multilingue, changement de voix automatique Exportation des informations dans d'autres formats Meilleure indexation des documents

Reprise à 15h45

Objectifs Permettre à l'utilisateur de donner au document l'aspect qui lui convient le mieux

Nouveautés de Microsoft Office Word 2007 Notion de thème Ensemble de choix de mise en forme Ensemble de couleurs de thème Ensemble de polices de thèmes (polices den-têtes et de corps de texte) Ensemble deffets de thème (lignes et effets de remplissage) Notion de style Style de paragraphe vs. style de caractères Couleur et police (type, taille, soulignement, effets, espacement) Alignement, justification, interligne, espacement, etc. Notion de jeu de styles Ensemble de styles (rapides) adaptés

Procédure Créer ou adapter les styles nécessaires Ex. Style encadré Créer un nouveau jeu de styles Appliquer un thème à un document Personnaliser une couleur de thème Personnaliser une police de thème

Procédure Répartir le texte en plusieurs colonnes Utiliser les commandes « Colonnes » du groupe « Mise en page » de longlet « Mise en page »

Evaluation Vérification de lordre de lecture Sélection du contenu du document et copie dans un éditeur de texte simple comme le Bloc-notes Utilisation dun logiciel de lecture décran

A retenir Au travers du choix dun thème et des styles définis en conséquence Utiliser des couleurs bien contrastées Utiliser des polices lisibles et clairement dessinées

A éviter Utiliser la couleur seule pour donner ou faire ressortir une information Utiliser la mise en majuscule pour souligner un passage ou mettre en évidence un titre Création de colonnes à l'aide de tableaux ou de tabulations

Format ouvert, standard international ECMA-376 et désormais norme ISO IS 29500:2008norme ISO IS 29500:2008 Offre un très bon niveau daccessibilité si lon en croit le rapport publié sur OpenXMLDeveloper.org et élaboré avec la communauté des développeursOpenXMLDeveloper.org Quelques autres bénéfices notables Permet de réduire de façon sensible la taille des documents Contribue à réduire les risques daltération des documents électroniques et améliore leur potentiel de récupération Aide à rendre les documents plus sûrs Prend en charge de nouvelles fonctionnalités comme les thèmes, les outils graphiques SmartArt, les contrôles de contenu, les composants QuickArt, les équations mathématiques, etc.

Open XML

Format UOF Microsoft Office 2007 Format Open XML Format binaire Microsoft Office 2000, XP, 2003 Format ODF Open Office, Star Office, Word Perfect Format DAISY XML Pipeline DAISY Format PDF Adobe Acrobat Format XPS Format HTML Pack de compatibilité Mode de compatibilité Traducteurs

Objectifs Utiliser Word 2007 pour convertir les documents Open XML dans d'autres formats tels que HTML, PDF, XPS, DAISY XML Limites de la conversion Contraintes aux caractéristiques des différents formats

Convertir en HTML Procédure Conversion native Depuis le bouton Office, « Enregistrer sous », « Autres formats » Limites Conservation des alternatives aux illustrations, des liens/signets, de la structure, de la langue Retravailler les tableaux et les formulaires

Publier en PDF Généralités Trois vues Vue physique Arbre des balises PDF Vue de contenu Procédure Suppose linstallation préalable dun complément Office « Complément de Microsoft Office 2007 : Enregistrement en PDF ou XPS dans Microsoft » r&FamilyID=4d e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041 Depuis le bouton Office, « Enregistrer sous », « PDF ou XPS » Publication en PDF/A

Publier en PDF Limites Restitution des liens et signets Effectuer avec Adobe Acrobat des rajouts pour les alternatives aux images, les tableaux, les formulaires et les changements de langue. Évaluation Utilisation dun logiciel de lecture d'écran

Publier en XPS XML Paper Specification En cours de standardisation à lEcma International Procédure Suppose linstallation préalable dun complément Office « Complément de Microsoft Office 2007 : Enregistrement en PDF ou XPS dans Microsoft » r&FamilyID=4d e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041 Depuis le bouton Office, « Enregistrer sous », « PDF ou XPS » Visualiser le résultat « Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack » r&FamilyID=b8dcffdd-e3a5-44cc fd37ffee

Publier en DAISY XML Film DAISY rend la lecture plus facile Digital Accessible Information System Norme NISO (National Information Standards Organization) Z Application pour lédition adaptée Exemple du serveur Hélène Mis en place en 2001 par lassociation BrailleNet pour répondre aux besoins des transcripteurs-producteurs d'ouvrages adaptés aux personnes déficientes visuelles Réservoir sécurisé de textes numérisés, dont la plupart sont fournis par les éditeurs dans le cadre de contrats spécifiques avec BrailleNet

Publier en DAISY XML Application pour lédition adaptée Microsoft Office 2007 Format Open XML Format DAISY XML Pipeline DAISY Traducteur BrailleStar / Duxbury Braille pour impression Format HTML conforme WCAG eLivre / IRIS

Publier en DAISY XML Procédure Suppose linstallation préalable du traducteur « Open XML to DAISY XML Translator » Intégré comme complément (Add-in) à Word ou autonome sous forme de convertisseur Batch Disponible également pour Word 2003 ou Word XP (avec le pack de compatibilité Open XML) Assure la conversion au format « DTBook » (XML) compatible avec les spécifications DAISY

Publier en DAISY XML Avantages attendus Aujourdhui, seulement 5% du contenu disponible a été converti en formats accessibles Avec le nombre dutilisateurs de Word aujourdhui et la quantité de contenu quils génèrent, la disponibilité de contenus accessibles va augmenter de façon considérable Aujourdhui, la création de fichiers DAISY peut être le résultat dun processus quelque peu complexe Grâce à une intégration directe dans Word, la création devient familière, simple et peu coûteuse Un exemple réel du véritable objectif des standards Eliminer les barrières dusage quelle que soit leur origine Faciliter linteropérabilité entre les standards

Autres formats de publication Ce que nous nabordons pas dans le cadre de la formation Traducteur vers/depuis le format ODF (Open Document Format) « Open XML/ODF Translator Add-in for Office » Traducteur vers/depuis le format UOF (Chinese Uniform Office Format) « UOF Add-in for Microsoft Word »

Publication du coupon dinvitation du séminaire

Résumé de la conversion/publication en dautres formats Des documents bien structurés permettent une meilleure conversion dans d'autres formats Néanmoins quelques limites et ajustements sont nécessaires

Standard de création de contenu Comprend les normes et les standards les plus riches en matière de création et de modification de contenu tel que Open XML ou ODF (documents révisables) Doivent fournir un certain ensemble déléments techniques ainsi que le niveau de support nécessaire pour fournir une accessibilité bout en bout Contraints par les possibilités offertes par les applications pour définir ces éléments, styles, etc. accessibles de manière simple pour lutilisateur Applications de création de contenu Standards de création de contenu Standards de publication

Comprend des formats plutôt « fixes » (ou non révisables) tels que PDF, XPS ou DAISY XML Rendu spécialisé destiné à un type dusage spécifique Comme PDF ou XPS qui fournissent une bonne expérience dimpression ou de publication, DAISY XML fournit un contenu « finalisé » pour les utilisateurs ayant besoin dutiliser des technologies dassistance Applications de création de contenu Standards de création de contenu Standards de publication

Applications de création de contenu Déterminent quelle est linformation qui est réellement contenue dans le document Beaucoup de possibilités et doptions pour déterminer comment un auteur de contenu inclut des informations daccessibilité au sein dun document Peuvent comprendre des traducteurs permettant de passer facilement dune application à une autre et de produire un contenu spécialisé pour la publication Applications de création de contenu Standards de création de contenu Standards de publication

Stream Iris Easy Reader Vibe Microsoft Office 2007 Format DAISY XML Appareil Braille HTML DAISY Audio Synthétiseur en différentes langues Synthèse de parole Mémoire Flash CD-ROM

Le document montré au début de la journée a été rendu accessible Exemple rendu accessible

Pourquoi faire un document accessible ? Lire quelle que soit l'interface Accéder à toutes les fonctionnalités du document électronique Dissocier la structure du contenu Permettre une plus grande personnalisation du document Faciliter la navigation, l'indexation Faciliter l'exportation et la conversion du document

Tous nos remerciements à la société pour les matériels présentés et les démonstrations associées à l'occasion de ce séminaire

Site Association BrailleNet Site Consortium DAISY Site Microsoft France Accessibilité

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