Tutoriel de gestion du matériel B-ASSOCIATION Tutoriel de gestion du matériel Ce tutoriel vous explique en détail les règles de fonctionnement utilisées par B-Association pour gérer les matériels.

d’affecter chacun d’eux à B-Association vous permet de dresser ; la liste de vos matériels et d’en gérer d’affecter chacun d’eux à les stocks un local une catégorie

Liste des matériels, locaux, catégories Vous intégrez dans cette liste tous les matériels disponibles dans l’association ; le mobilier, le matériel de bureau, les consommables (papier, enveloppes, …), l’outillage, les équipements pour les évènements (tables, chaises, …), les objets destinés à la revente (tee shirt, boissons, …) ou aux prêts. Catégories Pour faciliter ensuite votre gestion, chaque matériel est affecté à une catégorie, catégories que vous pourrez créer selon vos besoins. Il est très facile ensuite d’obtenir la liste des matériels d’une catégorie. Locaux Vous disposez sans doute de plusieurs locaux pour stocker vos matériels. Chaque matériel est donc « rangé » dans le local de votre choix.

Ajustement inventaire Prêts, Réservation pour prêt, Devis, Vente, GESTION DES STOCKS un matériel ; compteur pour stock vont augmenter son stock vont diminuer son stock Pour gérer le stock de chaque matériel, Entrées Sorties Achats Dons reçus Ajustement inventaire Prêts, Réservation pour prêt, Devis, Vente, Réservation pour vente, Don, Ajustement inventaire, Besoin interne Il sera également possible de définir un seuil minimum de commande pour chaque matériel. Un simple clic et vous obtiendrez la liste du matériel à commander.

LES ENTREES DE MATERIELS Explications Une entrée de matériel correspondra dans la plupart des cas à un achat. Mais cela peut aussi être un don reçu d’un fournisseur, d’un sponsor voire d’un adhérent, ou aussi l’enregistrement d’un matériel de récupération. L’inventaire physique peut être supérieur au stock théorique : le plus souvent on a oublié de comptabiliser un achat, si on retrouve la facture qui n'a pas été comptabilisée il suffit de la comptabiliser et dans cette hypothèse on revient au cas normal, à défaut il faut quand même ajuster le stock en quantité. Pour chaque matériel, on pourra donc enregistrer autant d’entrées que nécessaire qui viendront augmenter le total du stock de ce matériel. Achat Don Inventaire

LES SORTIES DE MATERIELS Une sortie de matériel(s) pourra être enregistrée pour un adhérent, pour un contact ou pour toute autre personne physique ou morale. B-Association peut gérer les différents types de sorties suivants ; Prêts, Réservation pour prêt, Devis, Vente, Réservation pour vente, Don, Ajustement inventaire, Besoin interne Chacun de ces types sont détaillés dans les pages suivantes.

LES SORTIES DE MATERIELS ; 3 étapes à suivre 1) Enregistrer la sortie de matériels La première opération consiste à saisir une sortie de matériel. Cela permettra de saisir les coordonnées de la personne qui effectue la sortie de matériel et de choisir un type de sortie (prêt, vente, …) 2) Etablir la liste des matériels à sortir Une fois la sortie enregistrée, on va pouvoir établir la liste des matériels à sortir. B-Association vérifiera pour vous la disponibilité des stocks. En fonction du type de sortie, les stocks seront impactés ou non. Ceci est expliqué en détail dans le descriptif de chaque type de sortie. 3) Enregistrer le(s) paiement(s) de la sortie Si la sortie est payante, vous pourrez enregistrer le paiement de l’acompte s’il a été défini ainsi que le paiement de la facture. Ces paiements viendront alimenter le module comptable si vous le souhaitez.

LES SORTIES DE MATERIELS LE PRÊT Un prêt correspond à un ou plusieurs matériels que l’association va prêter pour une durée limitée. Un prêt peut être gratuit ou payant. Dans ce dernier cas, on aurait également pu parler de location. Dans B-Association, le terme PRÊT englobe donc le prêt ET la location. Gestion des stocks Lors de la sortie Lors du retour Total stock Inchangé Inchangé Réservation prêt Inchangé Inchangé Réservation vente Inchangé Inchangé Total en prêt Augmenté Diminué Total disponible Diminué Augmenté

LES SORTIES DE MATERIELS LA RESERVATION POUR PRÊT Cette réservation permet d’enregistrer les prêts à venir; un adhérent souhaite réserver 5 tables et 10 bancs pour le week-end du 14 juillet par exemple. Cela me permettra de conserver cette information en mémoire pour pouvoir évaluer les disponibilités aux dates demandées. Je pourrai le moment venu transformer cette réservation en prêt avec la possibilité de consulter les stocks disponibles. Gestion des stocks Lors de la sortie Lors du retour Total stock Inchangé Inchangé Réservation prêt Augmenté Diminué Réservation vente Inchangé Inchangé Total en prêt Inchangé Inchangé Total disponible Inchangé Inchangé

LES SORTIES DE MATERIELS LE DEVIS Un devis vous permet d’établir une description détaillée d’une sortie de matériels avec estimation des dépenses en vue d’une vente. Un devis pourra être transformé en VENTE ce qui vous évitera de devoir recommencer vos saisies. Gestion des stocks Lors de la sortie Total stock Inchangé Réservation prêt Inchangé Réservation vente Inchangé Total en prêt Inchangé Total disponible Inchangé

LES SORTIES DE MATERIELS LA VENTE La vente vous permet d’établir une description détaillée d’une sortie de matériels afin d’établir une facture. Gestion des stocks Lors de la sortie Total stock Diminué Réservation prêt Inchangé Réservation vente Inchangé Total en prêt Inchangé Total disponible Diminué

LES SORTIES DE MATERIELS LA RESERVATION POUR VENTE Cette réservation permet de réserver un ou plusieurs matériels dans le but de l’acquérir. Cela peut être utile lorsque vous n’avez que très peu de stock pour un matériel et qu’un adhérent souhaite absolument acquérir. Le matériel réservé pour vente est immédiatement retiré du stock disponible. Gestion des stocks Lors de la sortie Total stock Inchangé Réservation prêt Inchangé Réservation vente Augmenté Total en prêt Inchangé Total disponible Diminué

LES SORTIES DE MATERIELS LE DON Vous aurez peut être besoin de sortir du matériel pour faire un don à une personne physique ou morale. Ce type de sortie est prévu pour ce cas. Le stock est instantanément diminué. Gestion des stocks Lors de la sortie Total stock Diminué Réservation prêt Inchangé Réservation vente Inchangé Total en prêt Inchangé Total disponible Diminué

LES SORTIES DE MATERIELS AJUSTEMENT INVENTAIRE L'inventaire physique peut être inférieur au stock théorique : soit on a oublié de faire une sortie. A défaut d'une régularisation par une pièce justificative, il faut quand même ajuster le stock. Soit il s'agit de sorties frauduleuses et là aussi il faut ajuster le stock. Gestion des stocks Lors de la sortie Total stock Diminué Réservation prêt Inchangé Réservation vente Inchangé Total en prêt Inchangé Total disponible Diminué

LES SORTIES DE MATERIELS BESOIN INTERNE L‘association peut sortir du matériel pour ses propres besoins ; j’ai besoin de deux ramettes de papier A4 pour notre dévouée secrétaire. C’est une sortie qui n’a pas besoin d’être facturée mais il est préférable d’en conserver une trace. Gestion des stocks Lors de la sortie Total stock Diminué Réservation prêt Inchangé Réservation vente Inchangé Total en prêt Inchangé Total disponible Diminué

VALORISATION DU STOCK LE COUT MOYEN PONDERE Comme nous l’avons vu, vous allez être amené à enregistrer plusieurs entrées pour un même matériel. Il est possible que le prix d’achat soit différent d’une entrée par rapport à une autre. J’ai acheté le mois dernier 10 tee-shirt à 15 euros pièce. Je souhaite aujourd’hui en acheter 10 autres mais le prix actuel est de 16 euros. J’ai 20 tee-shirt en stock mais il ne m’ont pas tous coûté le même prix. Pour connaître le prix moyen d’un tee-shirt, B-Association utilise la méthode du COUT MOYEN PONDERE.

VALORISATION DU STOCK CALCUL DU COUT MOYEN PONDERE (CMP) Exemple 1/10/09 : achat de 10 tee-shirt à 15 euros 1/11/09 : achat de 20 tee-shirt à 16 euros 1/12/09 : achat de 30 tee-shirt à 17 euros Le coût moyen pondéré est égal à : (10*15) + (20*16) + (30*17) = 16,33 euros 10+20+30 Le CMP est recalculé à chaque entrée de matériel. Il est facile ensuite de fixer si nécessaire un prix de revente du matériel.

VALORISATION DU STOCK VALEUR DU STOCK Mon stock de tee-shirt à une valeur de 16,33 € * 60 = 979,80 € A chaque mouvement que vous allez enregistrer, entrée ou sortie, B-Association recalcule le coût moyen pondéré, la valeur du stock de chaque matériel, et ce pour tous les matériels. Vous connaissez ainsi instantanément la valeur totale de votre stock de matériels ainsi que la valeur par local ou par catégorie. Je vous souhaite une bonne utilisation. Bruno