d’un laboratoire hospitalier multisite Paris La Villette - Cité des Sciences et de l’Industrie Lundi 29 et mardi 30 novembre 2010 Accréditation des laboratoires de biologie médicale Atelier n°35   Gestion documentaire pour l’accréditation d’un laboratoire hospitalier multisite Docteur Yannick COSTA, Chef de pôle médicotechnique et traitement du cancer, Chef de service du laboratoire de biologie médicale – Centre Hospitalier de Marne la Vallée ycosta@ch-lagny77.fr – 01 64 30 71 79 Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Contexte : Groupe Hospitalier de l’Est Francilien (GHEF) = CH de Coulommiers, Marne la Vallée, Meaux = 2091 lits et places en 2009 (MCO : 1161, PSY : 461, SSR : 194, SLD : 151, EHPAD : 124) = Groupement de coopération sanitaire de moyens, avec direction commune, mais 3 entités juridiques Avec ouverture du nouveau CH de Marne la Vallée sur le site de Jossigny au 1er semestre 2012 (+36% de lits MCO « installables ») Fin 2010 : création d’un laboratoire multisite dans le cadre d’un « pôle » de territoire de biopathologie (biologie + anatomopathologie) Activité 2009 : 66 millions de B Prévision 2013 (à B constants 2009) : 85 millions de B Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Chantiers initiés depuis janvier 2010 (I) Etat des lieux partagé : avec rapport au directeur général et présidents de CME (5 mois : février à juin) Projet organisationnel (5 mois : février à juin) Activités de niveau 1 (< 30 mn-1h) : sur chaque site Activités de niveau 2 : mutualisées sur 2 sites (électrophorèses, allergologie, hormonologie, marqueurs tumoraux, sérologie, biologie moléculaire, cytométrie en flux, hémostase spécialisée, VS, mycobactéries avec P3, mycologie, parasitologie) Calendrier de mise en place progressive Système de gestion de laboratoire commun futur : appel d’offres en cours (5 mois : juillet à novembre) avec installation progressive sur les 3 sites de 2011 à 2014 Remplacement des automates : dialogue compétitif sur préanalytique, biochimie, immuno-analyse, cytologie, hémostase, VS, « middleware » (9 mois : oct 2010 à juin 2011) Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Chantiers initiés depuis janvier 2010 (II) Autres investissements : communs et coordonnés Accréditation : Choix d’un consultant commun aux 3 CH du GHEF et au CH de Provins : cabinet Alain Cœur (mai) avec accompagnement sur 2 ans (2010 à 2012) Choix d’1 logiciel de gestion documentaire : mai Constitution d’un comité de pilotage : juin Audit qualité sur 4 sites : juin, restitution en juillet et septembre Constitution des cellules qualité locales : septembre Formation qualité des personnels et référents : septembre à novembre Choix d’un logiciel de gestion des stocks : appel d’offres en cours (5 mois : juillet à novembre) avec installation progressive sur les 3 sites de 2011 à 2012 Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Eléments du choix d’Ennov Gestion documentaire en mai 2010 : Coulommiers et Meaux : pas de logiciel opérationnel Marne la Vallée : Réseau partagé Windows pour le laboratoire : depuis 1999 Logiciels Ennov6 et Process : pour gestion documentaire et des évènements indésirables depuis 2006 pour le CH et 2008 pour le laboratoire (après retard d’implantation d’un autre logiciel) Pragmatisme : Extension de licence aux 2 autres sites : coût faible Expérience acquise à Lagny-Marne la Vallée Ouverture sur la gestion documentaire du CH (intérêt pour les phases préanalytiques et post-analytiques) Qualité globale du logiciel : richesse et ouverture du paramétrage, traçabilité jusqu’à la prise de connaissance, archivage, moteur de recherche multicritères, outils statistiques … Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Structuration d’Ennov au CHMLV (I) Accessibilité : Mode web, avec login et mot de passe pour chaque utilisateur du CH (à partir de l’annuaire LDAP de l’hôpital) Sur chaque PC ou client léger du CHMLV Public pour tous à toute la documentation du CHMLV Privé pour membres du laboratoire à sa documentation Souhait : à partir du SGL, par lien contextuel (étude à faire) Référencement automatique au CHMLV : Entité – Document – Année – N° de création acrémenté exemple : LABO-PR-2008-230 1 modèle Word évolutif au CHMLV : Format « Socrate 2010 » : commun à tout le CHMLV Avec règles d’écriture, signets de rapatriement automatique (référencement, version, auteur, valideur, indexation, docuements associés ….) Intégration de tout type de documents : Word, Excel PDF … Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Structuration d’Ennov au CHMLV (II) Acteurs du CHMLV (I) : Sous-comité qualité « Socrate » : définition et vérification de la forme des documents Administrateur général = cellule qualité du CH : paramétrage, structuration et gestion des documents dans Ennov Administrateur d’entités : Certaine autonomie de paramétrage et de gestion Public : équipe d’hygiène (procédures validées par le CLIN) Privés : Radiothérapie Réanimation : certifiée ISO 9001 Laboratoire : responsable qualité (et co-responsable) Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Structuration d’Ennov au CHMLV (III) Acteurs du CHMLV (II) : Emetteur : Alimente les documents dans Ennov : création, version, indexation, transformation en PDF, envoi en signature au valideur, diffusion et rediffusion éventuelle aux lecteurs ciblés ou non par courriel Révise ou archive les documents après un délai paramétrable 10 émetteurs actuels au laboratoire : 4 biologistes, 6 techniciens Auteur = rédacteur (biologiste, cadre, technicien, secrétaire, AS-ASH), à partir d’un modèle défini Vérificateur = relecteur (biologiste, cadre, technicien …) Valideur = approbateur (biologiste responsable d’unité médicale) Personnel concerné = lecteur : Reçoit un courriel les informant d’un nouveau document à lire avec lien permettant un accès direct au document Ouverture du document à lire : déclenche un accusé de réception traçant la « prise de connaissance » Responsable d’application : auprès des personnels concernés Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Structuration d’Ennov au CHMLV (IV) 3 types d’indexation d’un document au CHMLV: Normes : ISO 15089, 22870, 9001, GBEA, certification HAS … Structure interne concernée : pôle, service unité médicale (exemple : biochimie, hématologie-transfusion, microbiologie-hygiène, hygiène interhospitalière) Thème = plan de classement de l’entité : Avec arborescence limitée à 3 niveaux au CHMLV Exemple : LABO  Procédures  Allergie 5 types de documents au CHMLV : Révisables : PR : protocole / fiche technique / guide MO : mode opératoire FORM : Bon / formulaire / imprimé / questionnaire / enregistrement COMR : Document institutionnel ou de communication révisable Non révisables : CR : Compte rendu / procès verbal / relevé de décisions COMU : Document institutionnel ou de communication non révisable Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Conclusion A ce jour dans l’entité privée LABO du CHMLV : 670 Documents référencés, soit 45% de la base de données Transfert progressif des anciens documents indexés sur le réseau partagé Windows Etapes suivantes concernant la GED : Mise en réseau de la GED avec serveur commun des 3 sites du GHEF : fin 2010-début 2011 Ecriture de la procédure des procédures : en cours (déc 2010) Transfert, référencement, indexation des documents déjà existants dans leur format Création des nouveaux documents manquants dans un format uniformisé à définir (format Socrate 2010 ?) Au total : démarche qualité pragmatique, adaptative, de convergence progressive vers 2013 et 2016 Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Annexe : Navigateurs personnalisables Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Annexe : Arborescence documentaire par thème Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Annexe : Arborescence documentaire par référentiel Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Annexe : Arborescence documentaire par service Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Annexe : Exemple d’informations sur un document Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Annexe : destinataires d’un document par courriel avec accusé de réception tracé Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Annexe : Traçabilité de la prise de connaissance d’un document Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Annexe : archivage et version antérieure d’un document Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Annexe : documents associés à un document Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Annexe : visualisation PDF du chapitre « documents associés » d’un document Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Annexe : Masque Word « Socrate » Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010

Annexe : visualisation PDF d’un document Gestion documentaire pour l'accréditation d'un laboratoire hospitalier multisite - Y Costa - JIQHS - 30/11/2010