LES TABLEAUX DE BORD Vers une gestion anticipée Master 2. contrôle de gestion sociale

Définition « Un tableau de bord est un ensemble d’instruments mis à disposition de responsables, rassemblant et présentant l’information en vue de favoriser la décision » B. Martory 1 Master 2. contrôle de gestion sociale

« L’existence de la mise en place de nouvelles formes d’organisation du travail, de nouveaux modes de gestion des Ressources Humaines conduit à l’adaptation de systèmes d’information adaptés aux contraintes spécifiques du pilotage socio économique » B. Martory 2 Master 2. contrôle de gestion sociale

Les tableaux de bord sont des moyens et non une fin en soi… Principes d’action (1) Les tableaux de bord sont des moyens et non une fin en soi… 6 Master 2. contrôle de gestion sociale

Principes d’action (2) Ils s’élaborent toujours par rapport au contexte et au regard des finalités poursuivies 7 Master 2. contrôle de gestion sociale

Le tableau de bord Un outil de pilotage Le pilotage offensif Mesurer la performance, optimiser les ressources, faire de la veille. Le pilotage défensif Maîtriser les évolutions, détecter les dysfonctionnements, gérer les données sociales. 8

Les questions que soulèvent les tableaux de bord Qu’est ce qui justifie la mise sous contrôle (le pourquoi ?) Comment mettre sous contrôle (le comment) ? Quelles données mettre sous contrôle (le quoi)? Quelles sont les conditions permettant de garantir le performance et la pérennité des tableaux de bord? 9 Master 2. contrôle de gestion sociale

Le pilotage… a quelles fins Le pilotage de…quoi ? - La stratégie sociale, économique. - Les évolutions Le pilotage… pourquoi? - La production - Améliorer la performance des hommes - Optimiser les ressources - Décider « efficacement » - Communiquer pour impliquer 10 Master 2. contrôle de gestion sociale

Les finalités Maîtriser les évolutions économiques, sociales Évolutions quantitatives : production, effectifs, masse salariale, temps de travail Évolutions qualitatives : emploi, climat social, relations sociales, qualité de service… 11 Master 2. contrôle de gestion sociale

Une difficulté cependant, L’efficacité sociale se repère plus qu’elle ne se mesure L’information sociale n’est pas systématiquement chiffrée, le fait social qu’elle traduit n’est pas toujours réductible à une donnée quantifiée. Aussi, il faut être prudent et distinguer le mesurable, du quantifiable, de l’appréciable. Une prise en compte délicate des quatre dimensions de l’information sociale : le quantitatif, le qualitatif, l’individuel et le collectif 12 Master 2. contrôle de gestion sociale

Les conditions permanentes d’usage Fiabilité L’origine des données est-elle incontestable? Permanence Les données sont-elles aléatoires ou constantes? Lisibilité Les tableaux de bord sont-ils lisibles par tous? Efficience Le coût de collecte et de traitement des données est-il à la mesure des gains escomtés? Efficacité Pourra-t-on agir sur ces données? Pertinence Les données permettent-elles des mesures significatives? Adaptée aux fonctions RH, Directions, managers et aux niveaux 13 Master 2. contrôle de gestion sociale

Finalités des tableaux de bord du point de vue des acteurs ETAT DIRECTION GENERALE DIRECTION FONCTIONELLE Tableau de bord GRH SALARIES / AGENTS ET PARTENAIRES SOCIAUX HIERARCHIE ET SERVICES OPERATIONNELS DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES Master 2. contrôle de gestion sociale 14

Finalités des tableaux de bord en termes de problématiques Vérifier que les orientations politiques et les choix stratégiques définis en amont sont mis en œuvre (choix stratégiques, budget…) Vérifier que les activités de la direction sont correctement réalisée (moyens mis en œuvre, prestations internes -externes, qualité de process… Vérifier que les variables d’action produisent bien les effets escomptés (image + acquis; effets terrain) Tableaux de bord GRH Gérer les risques RH… Master 2. contrôle de gestion sociale 15

Les conditions préalables d’élaboration Accepter que la mise sous contrôle ait un coût (logique investissement) Préférer le  « bien contrôler » au « tout contrôler » Formuler et expliciter des objectifs clairs pour chaque tableau de bord S’assurer d’une compréhension partagée des tableaux de bord ( par un lexique commun par exemple) Distinguer les moments de contrôle des moments d’analyse Intégrer, à toutes les étapes de l’activité GRH, l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi des tableaux de bord 16 Master 2. contrôle de gestion sociale

Tableau de bord Les composantes Une cible et des objectifs clairs Des informations pertinentes Un choix de critères hiérarchisés Des indicateurs repérables Des signaux d’alarme positionnés 17 Master 2. contrôle de gestion sociale

Les angles de vue des tableaux de bord La photo, ou l’état à un instant T Pour contrôler la situation au regard d’un référent clair et « immobile » - donnés n Le film, ou l’évolution dans le temps Pour contrôler la tenue d’un cap – données « échéançables » La comparaison, ou la superposition de deux photos - Pour contrôler des écarts dans le temps et/ou dans l’espace – données comparables 18 Master 2. contrôle de gestion sociale

Indicateur «  Variable dont certaines valeurs sont significatives (d’un état…) V. Indice, clignotant » (Le Petit Robert) Taux d’absentéisme par catégorie de population, budget formation par domaine de compétences, taux de turn-over par métier… L’indicateur ne fait qu’indiquer; il alerte sur le degré de conformité (ou d’écart) mais ne sanctionne pas mécaniquement. 21 Master 2. contrôle de gestion sociale

Système de captage « Mode de recueil des données qui nourriront les indicateurs » Le système de captage définit, pour chaque indicateur : la nature de l’information à recueillir : questionnaires d’évaluation, base de données RH, enquêtes de motivation… le responsable du recueil : responsable RH, hiérarchie, … le moment du recueil : mensuel, trimestriel… les modalités du recueil : base de données, entretiens… 22 Master 2. contrôle de gestion sociale

Processus d’élaboration des tableaux de bord Étape 1 : Qu’est-ce que je veux mettre sous contrôle ? - Que dois-je mesurer, évaluer, observer ( thématique, acteurs, angle de vue) Produit de sortie : les critères et problématiques du tableau de bord 24 Master 2. contrôle de gestion sociale

Processus d’élaboration des tableaux de bord Étape 2 : Quels sont les indicateurs qui me renseigneront ? Quelles sont les informations nécessaires, et donc le type de données à recueillir ? Ces informations sont – elles significatives, représentatives de ce que je veux observer ? Ces informations me permettront-elles de mieux piloter, rendre compte et/ou décider ? Produit de sortie : Les indicateurs associés à chaque problématique 25 Master 2. contrôle de gestion sociale

Processus d’élaboration des tableaux de bord Étape 3 : Comment recueillir les informations ? - puis-je obtenir ces informations aisément, à un coût raisonnable en fonction de mes priorités et enjeux ? - comment obtenir ces données : auprès de qui, où, quand, comment ? Produit de sortie : définition du système de captage – Quoi ? Qui ? Où ? Comment 26 Master 2. contrôle de gestion sociale

Processus d’élaboration des tableaux de bord Étape 4 (si distincte de l’étape 3) : comment traiter les données ? - Comment traiter les données ? Par traitement informatique ou traitement manuel ? Qui ? Sur des supports déjà existants ou non ? Les modalités de traitement me permettront-elles de nourrir les finalités poursuivies ? Produit de sortie : définition des modalités de traitement : Comment ? Qui ? Quand ? 27 Master 2. contrôle de gestion sociale

Processus d’élaboration des tableaux de bord Étape 5 : Quelle forme définitive je donne aux tableaux de bord ? - Réaliser une maquette pour visualiser le tableau de bord et effectuer les modifications nécessaires, tout particulièrement si le tableau retenu est complexe. Expliciter la finalité du tableau de bord, au besoin, la définition des termes. Le soumettre aux interlocuteurs qui vont l’alimenter, le traiter, l’utiliser, vierge ou sur la base de données factices. Produit de sortie : Maquette validée du tableau de bord 28 Master 2. contrôle de gestion sociale

Processus d’élaboration des tableaux de bord Étape 6 : Comment je fais évoluer mes tableaux de bord ? - Veiller, dans les premiers temps notamment, à la maintenance du tableau de bord et à son adaptation au regard de l’évolution des données. Produit de sortie : maintien, transformation, suppression du tableau de bord. Master 2. contrôle de gestion sociale 29

Processus d’élaboration des tableaux de bord Étape 7 : Comment j’évalue mes tableaux de bord pour garantir leur efficacité ? - Performance : Toutes les informations sont-elles exportables et exploitées ? Donnent-elles lieu à des actions observables ? Efficience : le recueil, la saisie, le traitement et l’exploitation de données représentent-ils un coût inférieur aux gains obtenus, quels qu’en soit leur nature ? Pertinence : Peut-on améliorer la nature des données recueillies au regard de ce que je souhaite mettre sous contrôle ? Produit de sortie : maintien, transformation, suppression du tableau de bord ou élaboration de nouveaux tableaux de bord. Master 2. contrôle de gestion sociale 30