Les T.I.C. au service de l’organisation du directeur Les outils de communication du Directeur: la BALe

Décomposition de la journée Rappels sur la BALe Rappels sur la messagerie Le mail: quelques règles clés Le client de messagerie Exemple avec Gmail

La B.A.L.e Qu’est-ce que c’est? Le sigle: Boîte Aux Lettres électronique C’est une application pour recevoir du courrier numérique Elle permet de recevoir et envoyer des méls

La B.A.L.e En règle générale, on peut accéder à ses méls : soit en se connectant à un serveur par un webmél (depuis n’importe quel ordinateur), par exemple Orange ou Gmail, ou Free , ou celui de l’Académie de la Martinique, etc… soit en consultant un client de messagerie (Outlook , Thunderbird, etc…) qui importe, dans un ordinateur donné, les messages du serveur . Les messages stockés dans ce client ne sont consultables que dans l’ordinateur dans lequel ils ont été rapatriés.

La messagerie Il existe deux sortes de messageries : LA MESSAGERIE PRIVEE: on peut avoir une adresse mail privée (Orange, Free, Gmail, etc…) LA MESSAGERIE PROFESSIONNELLE (-ac-martinique.fr): tout personnel de l’Education nationale possède automatiquement une adresse mail personnelle (prénom.nom@ac-martinique.fr ). Chaque établissement possède également une adresse professionnelle (972053j@ac-martinique.fr) un annuaire académique est disponible depuis le webmel académique.

Les outils de communication du directeur A NOTER : il convient de distinguer la messagerie d’I-PROF I-PROF est une application (en ligne et accessible à tout moment) permettant à un agent d’accéder à certaines informations administratives le concernant (affectations, ancienneté, coordonnées, situation familiale, CV, …) et à en modifier certaines le cas échéant. Cette application comporte la possibilité d’échanger uniquement avec son gestionnaire.

Le mail Une fréquence d’utilisation quotidienne apparaît nécessaire Quels avantages? Rapidité de communication et d’échange de fichiers Envoi d’un message à plusieurs destinataires : Attention ! Quels principes? Un seul objet par courriel (communication administrative) Dans un courriel professionnel, il est important de respecter les usages administratifs de l’écrit. Tout échange administratif doit suivre la voie hiérarchique (ordre du choix des destinataires, des mises en copie)

Le client de messagerie L’avantage d’un client de messagerie est de pouvoir rapatrier « sous le même toit » les messages de l’ensemble de ses webmels si on le souhaite, ainsi que d’effectuer un classement de son courrier. Utiliser une liste de diffusion : Copie cachée invisible (C.C.I) : en utilisant ce type d’envoi, il n’est pas possible pour un destinataire de voir l’adresse des autres destinataires de la liste de diffusion. Par ailleurs, le destinataire ne peut faire « répondre à tous ». Un mail, un objet  Intérêt de la communication écrite (l’écrit laisse une trace) Recommandations : Avoir un mot de passe pour la boîte de messagerie Agir en fonctionnaire de l’état : professionnaliser la rédaction

Exemple de client de messagerie : Gmail Possibilité de créer: une ou des listes de diffusion des répertoires Recevoir des mails de différents comptes sans ressaisir les login Possibilité de partager des calendriers et des documents Possibilités de lire ses messages de n’importe quel ordinateur connecté à Internet Choix des paramètres d’envoi : choix du ou des destinataires, échelle d’importance, rédaction de l’objet en fonction des besoins du destinataire, intitulé des pièces jointes